人社局档案三合一制度方案

PAGE人社局档案三合一制度方案一、总则（一）目的为加强人社局档案管理，提高档案管理的规范化、科学化水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度方案。（二）适用范围本制度适用于本局各科室、下属事业单位在工作中形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，各科室、下属事业单位应指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作。2.分类管理原则。按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，便于档案的整理、保管和利用。3.安全保密原则。加强档案安全保密措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工作决策、业务办理等提供有效支持。二、档案分类与编号（一）文书档案1.分类按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。即先按年度分开，再按保管期限（永久、长期、短期）划分，最后按机构（问题）进行排列。2.编号文书档案编号采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式。例如，2023年永久保管的第1份文书档案编号为“2023Y001”，其中“Y”代表永久保管期限。（二）业务档案1.分类根据本局各项业务工作的特点和档案形成规律，进行具体分类。如就业创业业务档案可分为就业登记档案、创业扶持档案等；社会保险业务档案可分为养老保险档案、医疗保险档案等。2.编号业务档案编号采用“业务类别代码+年度+流水号”的形式。例如，养老保险业务档案2023年的第5份档案编号为“YL2023005”，其中“YL”代表养老保险业务类别。（三）人事档案1.分类按照干部人事档案管理的相关规定，分为十大类：履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料、其他材料。2.编号人事档案编号采用个人身份证号作为唯一标识。三、档案收集（一）收集范围1.文书档案本局在履行职能过程中形成的各类文件、通知、报告、会议记录、请示批复等。2.业务档案各项业务工作中产生的申请表、审批表、协议书、合同、报表、证明材料等。3.人事档案干部职工的履历表、工资变动表、考核表、奖惩决定、学历证书、职称证书等相关材料。（二）收集要求1.各科室、下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、齐全，字迹清晰，签字盖章完备。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）收集时间1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集整理工作。2.业务档案根据业务开展情况，及时收集归档，确保业务办理结束后一个月内完成档案收集。3.人事档案新增人员档案应在办理入职手续后一个月内完成收集整理；人员档案变动材料应及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）文书档案整理1.装订去除文件上的金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.分类排序按照年度保管期限机构（问题）的顺序进行分类排序。3.编目编制卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目；编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数、备注等项目。（三）业务档案整理1.分类组卷按照业务类别和档案形成时间顺序进行分类组卷，同一业务的档案应集中整理。2.编号编目为每卷档案编制唯一的编号，并编制卷内目录，内容包括序号、文件题名、日期、页号等。（四）人事档案整理1.材料鉴别对收集到的人事档案材料进行认真鉴别，剔除不应归档的材料。2.材料排序按照人事档案十大类的顺序进行材料排序。3.编目装订编制人事档案目录，对整理好的档案进行装订，每类材料应加封面和目录。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应排列整齐，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.文书档案永久保管的档案主要包括本局制定的重要政策文件、年度总结、机构演变、人事任免等；长期保管的档案保管期限为16年至50年；短期保管的档案保管期限为5年以下。2.业务档案根据业务性质和相关规定确定保管期限，一般重要业务档案保管期限较长，如社会保险缴费记录等保管期限为10年以上，一般性业务档案保管期限为5年左右。3.人事档案按照干部人事档案管理规定执行保管期限。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案；外单位因工作需要查阅本局档案，需按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本局档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、内容和范围，经局办公室负责人批准后，方可查阅。如需借阅，应经局领导批准，并办理借阅登记手续。（三）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人、业务骨干和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案保管期限和档案价值，对超过保管期限的档案进行鉴定。对失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核，报局领导批准后予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等内容。2.经局领导批准后，在指定地点进行销毁，销毁过程应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。3.销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，图像格式应为JPEG或TIFF等。（三）数据录入与挂接将扫描后的电子档案数据录入档案信息化管理系统，并与对应的纸