天津大学档案管理制度

PAGE天津大学档案管理制度一、总则（一）目的为加强天津大学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天津大学各学院、部、处、直属单位及附属机构等校内各部门（以下简称“各部门”）和全体教职工、学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校各类档案，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则各部门和个人应确保档案内容真实、准确，如实反映学校各项工作的历史面貌和发展过程。3.完整性原则档案收集应全面、系统，涵盖学校工作的各个方面，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.服务利用原则充分开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理及社会利用提供优质、高效的服务。二、档案管理体制与职责（一）档案管理体制学校设立综合档案室，作为学校档案管理的职能部门，在学校分管领导的直接领导下，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，形成学校档案管理网络。（二）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计学校各部门移交的档案资料。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和维护学校档案信息管理系统。4.组织档案编研工作，开发档案信息资源，编辑档案参考资料，为学校各项工作提供档案信息服务。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的设施设备，确保档案的安全与完整。6.对全校兼职档案员进行业务培训和指导，定期开展档案工作检查和考核。7.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案业务支持。8.依法向社会提供档案查阅利用服务，做好档案利用登记和统计工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门各类文件材料的收集、整理、分类和归档工作，确保档案的齐全完整。2.按照学校档案管理规定，定期将整理好的档案移交学校综合档案室。3.协助综合档案室开展档案信息化录入工作，保证录入信息的准确无误。4.负责本部门档案的日常保管，维护档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.积极配合综合档案室的业务指导和检查工作，及时整改存在的问题。6.为本部门及学校其他部门提供档案查阅利用服务，做好利用登记工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、外事、财会、人事、学生等十大类。每大类下再根据档案内容的性质和特点进行细分，具体分类如下：1.党群类包括学校党委、纪委、工会、团委等组织形成的文件材料，如会议记录、工作计划、工作总结、组织建设、宣传教育等方面的档案。2.行政类涵盖学校行政工作中产生的各类文件，如学校发展规划、行政会议纪要、规章制度、行政管理、后勤保障等方面的档案。3.教学类主要涉及学校教学管理、教学实践、教学研究、专业建设、课程建设、教材建设等方面的文件材料，如教学计划、教学大纲、教案、试卷、实习报告、教学成果等档案。4.科研类包括学校科研项目管理、科研成果、科研奖励、学术交流等方面的档案资料，如科研项目申请书、研究报告、论文发表、专利证书、科研获奖证书等。5.基本建设类记录学校基本建设项目从立项、设计、施工到竣工验收全过程的文件材料，如项目可行性研究报告、初步设计、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等档案。6.仪器设备类关于学校仪器设备购置、使用、维护、报废等方面的文档，如设备采购合同、设备验收报告、设备使用说明书、设备维修记录、设备报废审批表等档案。7.产品生产类学校生产经营活动中形成的各类文件，如产品设计图纸、生产工艺文件、质量检验报告、产品销售合同等档案。8.外事类涉及学校国际交流与合作、外事活动等方面的文件材料，如外事出访计划、邀请函、协议合同、外事接待记录等档案。9.财会类学校财务工作中产生的各类凭证、账簿、报表等财务档案，如会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、财务预决算等档案。10.人事类包括学校教职工的招聘、考核、晋升、奖惩、工资福利、人事档案等方面的文件材料，如人员招聘登记表、考核表、职称评审材料、工资发放表、人事档案等。11.学生类主要是学生从入学到毕业全过程中形成的各类档案，如学生学籍档案、成绩单、奖惩记录、毕业实习报告、毕业论文等档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行编号。编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构形式。1.全宗号：为“12345”（代表天津大学），由学校综合档案室统一编制，保持不变。2.分类号：根据上述档案分类表，每大类赋予一个特定的分类代码，如党群类为“A”，行政类为“B”，教学类为“C”等。3.年度：采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种，分别用“Y”“C”“D”表示。5.件号：以每份文件或每组文件为单位进行编号，从“1”开始连续编号。例如，一份党群类的永久档案，其编号为：12345A2023Y001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集范围，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料。2.学校举办的各类重大活动、重要会议、重要项目等形成的文件材料，由活动或项目承办部门负责收集整理，在活动结束或项目完成后及时移交学校综合档案室。3.教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的重要文件材料，如科研成果、教学课件、管理经验总结等，应在规定时间内主动向所在部门兼职档案员归档。4.学生在学习过程中形成的各类档案材料，由学生所在学院负责收集整理，在学生毕业时统一移交学校综合档案室。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制。3.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类、组卷、编目。卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，卷内目录应填写准确、完整，备考表应注明卷内文件的缺损、修改、补充等情况。4.装订应牢固、整齐，便于保管和利用。装订时应去除金属物，对纸张规格不一致的文件应进行折叠或裱糊处理，使其大小一致。五、档案的保管与保护（一）档案保管1.学校综合档案室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点和编号。3.对电子档案应进行备份存储，采用异地备份等方式，防止数据丢失。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。4.定期对档案进行清查核对，做到账物相符。发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。（二）档案保护1.严格执行档案库房管理制度，控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和维护，对破损、褪色、霉变等档案应及时进行修复或复制。对磁性载体档案应定期进行检测和拷贝，防止数据丢失。3.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，制定安全应急预案，确保档案库房的安全。严禁在档案库房内吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。4.对档案管理人员进行安全保密教育，提高安全意识，严格遵守档案管理操作规程，防止因操作不当造成档案损坏或泄密。六、档案的利用与统计（一）档案利用1.学校综合档案室应建立健全档案利用制度，依法向校内各部门、教职工和学生提供档案查阅利用服务。查阅利用档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.外单位查阅利用学校档案，应持有单位介绍信，经学校综合档案室负责人批准后方可查阅。涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案，未经学校相关部门批准，不得查阅和利用。3.档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案阅览室进行，不得带出室外。借阅档案应严格履行借阅手续，限期归还。复制档案应经档案管理人员审核，按照规定进行复制，并收取相应的费用。4.档案管理人员应积极主动地为利用者提供优质服务，帮助利用者查找所需档案信息，解答利用过程中遇到的问题。（二）档案统计1.学校综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。统计数据应真实、准确、完整，定期向上级主管部门报送。2.档案统计内容包括档案数量统计、档案利用情况统计、档案库房设施设备统计等。通过统计分析，及时掌握档案管理工作的动态，发现存在的问题，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应按照规定的格式和要求填写，报表数据应与档案实际情况相符。统计报表应妥善保管，保存期限按照档案管理规定执行。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.学校综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成由档案管理人员、业务部门人员和相关领导参加的鉴定小组，按照档案鉴定标准和方法进行。2.档案鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，判断档案的保存价值。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。3.鉴定小组应形成鉴定意见，经学校主管领导批准后执行。鉴定意见和销毁清册应妥善保存，以备查考。（二）档案销毁1.对经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。2.销毁档案应在指定地点进行，