大学采购项目管理制度

PAGE大学采购项目管理制度一、总则（一）目的为了加强大学采购项目管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规和学校相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开，采购过程公平，采购结果公正。3.效益原则：追求采购资金使用效益最大化，确保所购货物、工程和服务符合学校需求。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购工作领导小组1.组成：由学校领导及相关职能部门负责人组成。2.职责：研究制定采购工作的方针、政策和制度。审议采购工作的重大事项，包括采购计划、采购方式、采购预算等。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.组成：学校设立专门的采购部门，配备专业采购人员。2.职责：贯彻执行国家法律法规和学校采购制度。负责编制采购计划，组织实施采购活动。建立和管理采购项目档案。参与采购项目的验收工作。（三）需求部门1.职责：提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购项目的论证、评审等工作。配合采购部门进行采购项目的验收。（四）监督部门1.组成：学校纪检监察部门等。2.职责：对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉和举报。查处采购活动中的违规违纪行为。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据学校事业发展规划、教学科研任务等，结合实际需求，提前编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划应按照学校预算管理要求，纳入学校年度预算。（二）采购计划审批1.采购计划编制完成后，需经需求部门负责人审核、分管校领导审批。2.对于重大采购项目，采购计划还需提交采购工作领导小组审议。（三）采购计划调整1.采购计划一经批准，原则上不得随意调整。2.如因特殊原因确需调整采购计划，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，按原审批程序进行审批。四、采购方式管理（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.招标程序：采购部门发布招标公告。潜在投标人报名并获取招标文件。开标、评标、定标。发布中标公告。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。潜在投标人报名并获取招标文件。开标、评标、定标。发布中标公告。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组。谈判小组制定谈判文件。谈判小组确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门组织专家进行论证。采购部门填写单一来源采购审批表，报分管校领导审批。采购部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门成立询价小组。询价小组确定被询价的供应商名单。询价小组向供应商发出询价通知书。供应商报价。询价小组确定成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应符合法律法规和学校采购制度的要求，采用书面形式。（二）合同审核1.采购合同签订前，需经学校法务部门或相关专业人员进行审核。2.审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。（三）合同执行1.采购部门应督促供应商按照合同约定履行义务，及时跟踪合同执行情况。2.需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，提供必要的协助。（四）合同变更与解除1.如因特殊原因需要变更或解除采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除应按照原合同审批程序进行审批。六、采购项目验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，由需求部门组织验收，采购部门、监督部门等参与。2.对于大型或复杂的采购项目，可邀请相关专家参与验收。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的技术规格、数量、质量要求等进行。2.验收标准应符合国家相关标准和行业规范。（三）验收程序1.需求部门制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收人员等。2.供应商提交验收申请，提供相关验收资料。3.验收人员按照验收方案进行验收，填写验收报告。4.验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后重新验收。七、采购资金管理（一）预算管理1.采购资金应纳入学校年度预算管理，严格按照预算执行。2.采购部门应根据采购计划和合同约定，编制采购资金预算，报学校财务部门审核。（二）支付管理1.采购资金支付应按照采购合同约定的付款方式进行。2.采购部门应提供采购合同、验收报告等相关资料，经学校财务部门审核后办理支付手续。（三）资金监督1.学校财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保资金使用安全、合规。2.监督部门应定期对采购资金使用情况进行检查，发现问题及时整改。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案整理采购部门应及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照学校档案管理规定办理查阅手续。九、违规处理（一）对采购部门及相关人员的违规处理1.采购部门及相关人员在采购活动中违反法律法规和学校采购制度的，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.因违规行为给学校造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。（二）对供应商的违规处理1