医院档案管理员岗位制度

PAGE医院档案管理员岗位制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本岗位制度。（二）适用范围本制度适用于医院档案管理员岗位及医院各部门涉及档案管理工作的相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全院档案工作。2.真实性原则档案内容必须真实反映医院各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、岗位职责（一）档案管理员职责1.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。2.按照档案管理的有关规定和标准，对档案进行科学分类和编号，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理借阅手续，确保档案的安全使用。对逾期未归还的档案及时进行催还，对丢失、损坏档案的情况进行调查和处理。5.积极开展档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。6.参与医院档案鉴定工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后按规定进行处理。7.协助医院各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，提供档案业务指导和咨询服务。8.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。（二）部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的齐全完整。2.按照医院档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的文件材料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好本部门档案的查询、借阅等工作，及时提供相关档案资料。4.了解和掌握档案管理的基本知识和技能，积极参加医院组织的档案业务培训，提高自身档案管理水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案包括病历档案、医疗统计报表、医疗技术档案、医疗纠纷处理档案等。2.教学档案涵盖教学计划、教学大纲、教案、讲稿、学生成绩册、教学评估材料等。3.科研档案有科研项目申请书、研究方案、实验数据、论文发表记录、科研成果鉴定材料等。4.行政管理档案包含医院行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。5.党团工作档案如党组织文件、团组织活动记录、党员和团员档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保各类文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于重要文件材料，应收集其定稿、修改稿及相关背景材料，以反映文件形成的全过程。（三）整理方法1.按照档案的形成规律和特点，对收集到的文件材料进行分类整理。一般可分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学类、科研类等大类，再根据具体情况细分小类。2.每份文件材料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对文件材料进行编目，填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目，确保目录清晰准确。4.按照分类和编号顺序，将文件材料装订成册或装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案保管（一）保管场所1.医院应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、吸尘器等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）档案检查1.档案管理员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。2.发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取措施进行修复和处理。3.对检查情况应做好记录，发现问题及时报告并处理。五、档案利用（一）借阅规定1.医院内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并在《档案借阅登记簿》上进行登记。3.借阅档案一般不得带出档案库房，如需带出，需经档案管理部门负责人批准，并限期归还。4.借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、转借或丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（二）查阅规定1.医院内部人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门进行查阅。档案管理部门应提供必要的查阅条件，并协助查阅人员查找所需档案。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经档案管理部门负责人批准，并在档案管理部门指定的地点进行查阅。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换或污损档案，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）出具证明1.医院外部单位或个人因工作需要要求医院出具档案证明的，需提供有效证明材料，并填写《档案证明申请表》，注明所需证明的档案内容、用途等信息。2.档案管理部门应根据申请内容进行审核，对符合出具证明条件的，经档案管理部门负责人批准后，出具档案证明，并加盖医院档案管理部门印章。3.档案证明应客观、准确地反映档案内容，不得擅自扩大或缩小证明范围。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行合理鉴定，既要保证档案的完整性，又要避免不必要的档案积压。（二）鉴定组织1.成立医院档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理员等组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，对档案进行综合分析和评估，确定档案的保存价值和保管期限。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值，如已无保存必要，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并附上鉴定意见。2.将造册登记的档案销毁清册报医院主管领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，并在销毁清册上签字确认。4.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁，防止档案信息泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、共享和利用，为医院各项工作提供有力支持。（二）数据录入与维护1.档案管理员应按照档案整理的要求，将档案信息准确录入档案管理信息系统，确保数据的完整性和准确性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或不再保存的档案数据。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.定期对档案管理信息系统进行备份，防止数据丢失。同时，做好系统的安全监测和病毒防范工作，保障系统的稳定运行。（四）信息