卫生院档案工作管理制度

PAGE卫生院档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本卫生院实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所指档案是指卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则卫生院档案工作实行统一领导，由院长全面负责，各科室负责人负责本科室档案工作的组织和管理，档案管理人员负责具体的档案业务指导和监督工作，确保档案工作的协调统一。2.完整准确、系统安全原则各科室应确保档案的形成过程完整、内容准确，按照档案管理的要求进行系统整理和分类，保证档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理应充分考虑档案利用的需求，建立科学合理的检索体系和利用制度，方便工作人员查阅和使用档案，提高档案的利用效率。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理领导小组成立以院长为组长，各职能科室负责人为成员的档案管理领导小组，负责领导和决策卫生院档案工作的重大事项，协调解决档案工作中的问题，监督检查档案管理制度的执行情况。（二）档案管理部门卫生院设立综合档案室，作为档案管理的专门机构，负责集中统一管理全院档案。综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（三）各科室兼职档案员各科室指定一名兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展档案管理相关工作。（四）人员职责1.院长职责全面领导卫生院档案工作，将档案工作纳入卫生院发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需的经费、设备等条件。定期听取档案工作汇报，研究解决档案工作中的重大问题，督促检查档案管理制度的执行情况。2.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系和数据库。负责档案的保管、保护工作，确保档案的安全与完整，定期对档案进行检查、清点和统计，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。负责档案的开发利用工作，根据工作需要，编制各类档案检索工具和参考资料，积极为卫生院各项工作提供档案信息服务，办理档案查阅借阅手续，做好利用效果的跟踪和反馈。负责对各科室兼职档案员进行业务培训和指导，组织开展档案工作的宣传和交流活动。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。3.各科室兼职档案员职责负责本科室档案的收集、整理工作，确保本科室档案的齐全完整，并按照档案管理要求进行分类、编号、装订等初步整理。定期将本科室整理好的档案移交至综合档案室，办理交接手续。协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供本科室相关档案信息。在日常工作中，注意保护本科室档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括卫生院行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理等方面形成的文件材料。3.医疗业务类：包括医疗质量管理、医疗技术操作规范、病历档案、护理记录、医技检查报告、药品管理等方面形成的文件材料。4.教学科研类：包括教学计划、教学大纲、教案、科研项目申报、研究成果鉴定等方面形成的文件材料。5.设备物资类：包括设备采购计划、设备验收报告、设备维护记录、物资采购合同、库存清单等方面形成的文件材料。6.基建档案类：包括卫生院基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面形成的文件材料。7.声像档案类：包括反映卫生院重大活动、医疗场景、先进事迹等方面的照片、录音、录像等材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.档案材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本或进行有效的备份存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别和保管期限进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。（四）整理方法1.文书档案分类：按照年度保管期限机构（问题）的方法进行分类。编号：编制档案号，包括全宗号、年度号、保管期限号、目录号、案卷号等。编目：填写卷内文件目录、备考表等，装订成册。2.病历档案按照病历书写规范和要求进行整理，确保病历资料的完整性和准确性。建立病历索引，方便查阅和统计。3.声像档案分类：按照内容、时间等进行分类。编号：编制声像档案编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。整理：对照片进行冲洗、排版、标注说明，对录音、录像资料进行转录、编辑，制作相应的文字说明。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光、防高温等适宜档案保管的条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为1650年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定，及时剔除无保存价值的档案，办理销毁手续。4.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。五、档案的利用（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本院档案，须经卫生院领导批准，并办理相关手续。3.涉及司法、行政机关依法查阅档案，应按照有关法律法规办理。（二）利用方式1.查阅：工作人员可在综合档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经所在科室负责人签字同意，报档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理人员可为其提供档案复制服务，复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明出处和用途。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容等信息，以便对档案利用效果进行跟踪和统计分析。（四）利用反馈档案管理部门应定期收集利用者对档案利用情况的反馈意见，了解档案利用效果，总结经验教训，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据国家有关规定和卫生院档案保管期限划分标准，结合档案的实际情况，对档案的保存价值进行全面、客观、准确的鉴定。鉴定时应重点考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否具有历史凭证作用和现实利用价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报卫生院主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并注明销毁日期。4.已销毁的档案应在档案目录和检索工具中注明，并永久保存档案销毁记录。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案管理要求进行整理，确保电子文件的格式规范、内容完整、标识清晰。2.电子文件应按照其来源、时间、内容等进行分类，建立相应的文件夹结构，并进行命名和编号，便于查找和管理。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.对存储电子档案的设备应进行定期维护和检查，确保设备的正常运行，防止因设备故障导致电子档案损坏或丢失。（三）电子档案的利用与安全管理1.建立电子档案利用系统，方便工作人员查阅和利用电子档案。利用电子档案时，应严格遵守相关操作规程