医院电子档案谁管理制度

PAGE医院电子档案谁管理制度一、总则（一）目的为加强医院电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全，便于档案的查阅、利用和保存，根据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门及全体员工在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的电子档案的管理。（三）基本原则1.统一管理原则医院设立专门的电子档案管理部门，对全院电子档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.全程管理原则对电子档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理，保证电子档案管理工作的连续性。3.真实有效原则确保电子档案内容真实、准确，与纸质档案具有同等效力，能够真实反映医院各项活动的实际情况。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止电子档案的丢失、损坏、篡改和泄露，确保档案信息安全。二、管理职责（一）电子档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关电子档案管理的法律法规和行业标准，制定医院电子档案管理制度并组织实施。2.负责医院电子档案管理系统的建设、维护和管理，确保系统的正常运行。3.指导和监督各部门电子档案的收集、整理、归档工作，对归档的电子档案进行审核、验收。4.负责电子档案的存储、保管和利用，提供档案查阅、借阅等服务。5.定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安全。6.组织开展电子档案管理业务培训，提高医院员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门电子档案的收集、整理、归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.按照医院电子档案管理制度的要求，及时将整理好的电子档案移交至电子档案管理部门。3.配合电子档案管理部门做好档案管理工作，提供必要的支持和协助。（三）档案形成人员职责1.在工作中及时形成电子档案，并按照规定进行整理和分类。2.确保电子档案内容真实、准确，对档案的真实性和完整性负责。3.按照医院电子档案管理制度的要求，将电子档案及时移交至本部门档案管理人员。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围医院各部门及员工在医疗、教学除、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于以下几类：1.医疗文件：病历、检查检验报告、医嘱单、手术记录等。2.教学文件：教学计划、教案、课件、学生成绩等。3.科研文件：科研项目申请书、研究报告、论文发表记录等。4.管理文件：行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等。5.其他文件：医院宣传资料、招投标文件、合同协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.电子文件应采用通用格式存储，确保能够被长期有效读取。3.收集的电子文件应包含文件的元数据信息，如文件名称、生成时间、作者、格式等，以便于档案的管理和利用。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照医院档案分类方案进行分类，确保分类准确、合理。3.对电子文件进行编号，编号应具有唯一性，便于档案的标识和查找。（四）整理方法1.按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，建立电子档案分类目录。2.对电子文件进行命名，命名应简洁明了，能够准确反映文件的内容和性质。3.建立电子档案文件夹结构，将分类后的电子文件按照文件夹结构进行存储，便于管理和查找。四、电子档案的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度整理好的电子档案移交至电子档案管理部门。2.对于重要的紧急文件，应在文件形成后及时归档。（二）归档流程1.各部门档案管理人员对整理好的电子档案进行自检，确保档案的质量符合要求。自检内容包括文件的完整性、准确性、元数据信息的完整性等。2.将自检合格的电子档案移交至电子档案管理部门。移交时应填写电子档案移交清单，清单内容包括档案名称、数量、移交时间等。3.电子档案管理部门对接收的电子档案进行审核、验收。审核验收内容包括档案的分类是否准确、编号是否规范、元数据信息是否完整等。对审核验收不合格的档案，应及时通知移交部门进行整改，整改合格后重新移交。4.审核验收合格的电子档案，由电子档案管理部门进行归档存储。五、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.采用服务器存储和磁盘阵列存储相结合的方式，确保电子档案数据的安全可靠。2.定期对服务器存储的电子档案进行备份，备份数据存储在磁带或光盘等存储介质上，并异地存放。（二）存储环境1.服务器机房应具备良好的温湿度条件，温度控制在18℃27℃之间，湿度控制在40%60%之间。2.机房应配备不间断电源（UPS），确保在停电情况下服务器能够正常运行一段时间，以保护数据安全。3.机房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保存储环境的安全。（三）保管期限1.电子档案的保管期限按照国家相关规定和医院实际情况确定，一般分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括医院的重要历史文件、重大科研成果、重要医疗记录等。长期保管的档案保管期限为30年，主要包括医院的一般性医疗文件、教学文件、科研文件等。短期保管的档案保管期限为10年，主要包括医院的临时性文件、一般性管理文件等。2.电子档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）保管要求1.定期对电子档案进行检查，确保档案数据的完整性和可读性。2.对存储电子档案的服务器和存储介质进行维护和保养，及时更新硬件设备，确保设备的正常运行。3.建立电子档案保管台账，记录档案的存储位置、保管期限、备份情况等信息，便于档案的管理和查询。六、电子档案的利用（一）利用范围医院内部员工因工作需要，可查阅、借阅电子档案。外部单位因工作需要查阅医院电子档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用流程1.医院内部员工查阅、借阅电子档案，应填写电子档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、用途、时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至电子档案管理部门。2.电子档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，为申请人提供档案查阅、借阅服务。查阅电子档案应在电子档案管理部门指定的场所进行，不得擅自复制、传播档案内容。借阅电子档案应按照规定的时间归还，如需延期归还，应办理延期手续。3.外部单位查阅医院电子档案，应提交查阅申请函，注明查阅的目的、内容、范围等信息，并加盖单位公章。查阅申请函经医院相关部门负责人签字同意后，提交至电子档案管理部门。电子档案管理部门对查阅申请函进行审核，审核通过后，按照规定的程序为外部单位提供档案查阅服务。外部单位查阅电子档案应在医院指定的场所进行，查阅过程中不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理审批手续，并支付相应的费用。（三）利用记录1.电子档案管理部门应建立电子档案利用记录台账，记录档案查阅、借阅的申请人、时间、内容、用途等信息。2.利用记录台账应定期进行整理和归档，保存期限与电子档案的保管期限相同。七、电子档案的安全与保密（一）安全措施1.建立电子档案安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范。2.对电子档案管理系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和病毒感染。3.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。4.对电子档案存储设备进行加密处理，防止数据泄露。（二）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密的电子档案进行保密管理。2.对电子档案管理人员进行保密培训，提高保密意识，签订保密协议。3.限制电子档案的访问权限，根据工作需要设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员能够访问相应的档案。4.在电子档案传输过程中，采用加密技术进行传输，防止数据泄露。（三）安全保密检查与监督1.定期对电子档案的安全保密情况进行检查，发现问题及时整改。2.加强对电子档案管理部门和各部门档案管理人员的监督，对违反安全保密规定的行为进行严肃处理。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关规定和医院实际情况，对保管期限届满的电子档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、合理取舍的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立电子档案鉴定小组，由电子档案管理部门、相关业务部门和档案专家组成。鉴定小组负责对电子档案进行鉴定，并出具鉴定意见。（三）鉴定方法1.对电子档案的内容进行审查，判断其是否仍具有保存价值。2.对电子档案的形成背景、历史意义、现实作用等进行综合评估，确定其保管期限是否需要调整。3.参考国家相关档案鉴定标准和医院档案分类方案，对电子档案进行分类鉴定。（四）销毁流程1.根据鉴定小组出具的鉴定意见，对确无保存价值的电子档案进行销毁。2.填写电子档案销毁申请表，注明销