档案异地存放调阅保障细则制度

档案异地存放调阅保障细则制度一、总则（一）目的规范。为加强档案异地存放管理，确保档案调阅工作高效有序，特制定本细则。1.档案异地存放是指因工作需要，将部分档案存放于指定异地保管库的行为。2.档案调阅是指因工作需要，按规定程序临时取用异地存放档案的行为。3.本细则适用于所有涉及档案异地存放调阅的单位和个人。4.档案异地存放调阅工作必须坚持"安全第一、规范管理、高效服务"的原则。（二）适用范围。本细则适用于本单位所有门类和载体的档案异地存放调阅工作，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、音视频档案等。（三）管理职责。档案管理部门负责档案异地存放调阅工作的统筹规划、组织协调和监督指导；各业务部门负责本部门档案异地存放调阅的具体实施。二、异地存放管理（一）存放条件。档案异地存放应符合以下条件：1.存放场所应符合国家相关安全标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。2.存放环境应保持恒温恒湿，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。3.存放设施应配备专业的档案保管设备，如密集架、档案柜等。（二）存放程序。档案异地存放应按以下程序办理：1.需要异地存放档案的单位应填写《档案异地存放申请表》，经部门负责人签字后报档案管理部门审批。2.档案管理部门审核批准后，安排档案整理、装订、入库等工作。3.档案存放后，应建立《档案异地存放登记簿》，详细记录档案名称、数量、存放时间、存放位置等信息。（三）保管期限。档案异地存放期限应根据档案保管要求确定，一般分为短期（10年以下）、中期（10-30年）和长期（30年以上）三种期限。三、调阅管理（一）调阅条件。符合以下条件的可申请调阅异地存放档案：1.工作需要，确需查阅档案内容。2.临时性调阅，调阅时间不超过30天。3.调阅档案未数字化，需查阅原件。（二）调阅程序。档案异地存放调阅应按以下程序办理：1.需要调阅档案的单位应填写《档案异地存放调阅申请表》，经部门负责人签字后报档案管理部门审批。2.档案管理部门审核批准后，安排档案调取、运输、送达等工作。3.档案调阅完毕后，应立即办理归还手续，并在《档案异地存放调阅登记簿》上记录调阅情况。（三）调阅费用。档案异地存放调阅应按规定收取费用，包括档案调取费、运输费、保管费等。四、安全保障（一）安全措施。档案异地存放调阅应采取以下安全措施：1.档案存放场所应设置门禁系统，实行24小时监控。2.档案运输应使用专用车辆，配备专业押运人员。3.档案调阅应严格履行审批手续，建立调阅登记制度。（二）应急处置。发生档案丢失、损坏等突发事件时，应按以下程序处理：1.立即采取措施防止事态扩大。2.保护现场，收集相关证据。3.上报档案管理部门，按规定进行调查处理。五、数字化管理（一）数字化要求。档案异地存放调阅应积极推进数字化工作，实现档案数字化管理，提高工作效率和服务水平。（二）数字化流程。档案数字化应按以下流程进行：1.档案整理。对异地存放档案进行系统整理，确定数字化范围。2.扫描成像。使用专业设备对档案进行扫描成像，确保图像质量。3.数据处理。对扫描图像进行图像处理，确保图像清晰、可读。4.数据存储。将数字化档案数据存储在专用服务器上，确保数据安全。六、监督检查（一）内部监督。档案管理部门应定期对档案异地存放调阅工作进行监督检查，发现问题及时整改。（二）外部监督。接受上级档案管理部门的监督检查