重要合同归档交接流程规范

重要合同归档交接流程规范一、总则（一）目的规范。为加强重要合同档案管理，明确归档交接流程，确保档案完整、准确、安全，特制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于公司所有重要合同档案的归档交接工作，包括但不限于销售合同、采购合同、工程合同、投资合同等。（三）基本原则。重要合同归档交接工作应当遵循统一管理、分级负责、安全保密、及时准确的原则。二、组织机构与职责（一）归档管理部门。公司档案管理部门是重要合同归档工作的归口管理部门，负责制定归档标准，监督归档流程，组织归档培训。（二）合同管理部门。合同管理部门负责重要合同的签订、履行和变更，并负责将合同文本及相关附件及时移交归档管理部门。（三）业务部门。各业务部门是重要合同档案的初始形成部门，负责合同签订前的准备工作，包括合同草案的起草、审核、谈判等，并负责将合同文本及相关附件及时移交合同管理部门。（四）各级责任人。公司主要负责人是重要合同归档工作的第一责任人，各部门主要负责人是本部门重要合同归档工作的直接责任人。三、归档范围与标准（一）归档范围。凡公司签订或履行的重要合同，均应纳入归档范围，包括但不限于以下合同：1.金额超过公司规定标准的合同；2.涉及公司重大投资、重大项目的合同；3.涉及公司核心技术、商业秘密的合同；4.其他对公司具有重要意义的合同。（二）归档标准。重要合同档案应包括以下内容：1.合同正本或副本；2.合同附件；3.合同签订过程的相关文件，包括合同草案、谈判记录、审批文件等；4.合同履行过程中的相关文件，包括履行情况报告、变更协议、补充协议等；5.合同终止或解除的相关文件，包括终止协议、解除协议、清算报告等。四、归档流程（一）合同签订阶段1.业务部门在起草合同草案时，应按照公司合同管理制度进行审核，确保合同内容合法合规；2.合同草案经审核通过后，由业务部门组织相关部门进行谈判；3.谈判结束后，业务部门应将合同文本及相关附件整理齐全，并填写《重要合同归档移交单》，提交归档管理部门。（二）合同履行阶段1.合同管理部门在收到业务部门提交的《重要合同归档移交单》后，应进行审核，并安排归档人员对合同档案进行整理、分类、编目；2.归档人员应按照归档标准，对合同档案进行系统整理，确保档案的完整性、准确性和安全性；3.合同履行过程中，业务部门应及时将履行情况报告、变更协议、补充协议等文件整理齐全，并提交归档管理部门。（三）合同终止或解除阶段1.合同履行结束后，业务部门应将终止协议、解除协议、清算报告等文件整理齐全，并提交归档管理部门；2.归档管理部门应将合同档案进行封存，并按照公司档案管理制度进行保管。五、交接流程（一）交接条件1.合同档案整理完毕；2.合同档案编目完成；3.合同档案符合归档标准。（二）交接程序1.归档管理部门在合同档案整理完毕后，应填写《重要合同归档交接单》，并安排归档人员和业务部门人员进行交接；2.交接过程中，双方应核对合同档案的完整性、准确性和安全性，并在《重要合同归档交接单》上签字确认；3.归档管理部门应将合同档案进行封存，并按照公司档案管理制度进行保管。（三）交接责任1.归档人员对交接的合同档案负有保管责任；2.业务部门对合同档案的初始形成质量负有责任；3.公司档案管理部门对合同档案的归档质量负有监督责任。六、档案保管与利用（一）档案保管1.归档管理部门应将合同档案进行分类、编目、登记，并建立档案目录；2.合同档案应存放在符合档案保管要求的库房内，并做好防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等工作；3.归档管理部门应定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性、准确性和安全性。（二）档案利用1.公司内部人员因工作需要利用合同档案的，应填写《重要合同档案利用申请单》，并经相关部门负责人签字批准；2.归档管理部门在收到《重要合同档案利用申请单》后，应进行审核，并安排档案管理人员提供档案利用服务；3.档案利用完毕后，利用人员应将合同档案归还归档管理部门，并办理借阅手续。七、附则（一