内部政府采购管理制度

PAGE内部政府采购管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的内部政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门、各分支机构使用财政性资金和非财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正的原则，保障供应商平等参与竞争，维护市场秩序。3.公开性原则：采购信息应当公开透明，接受社会监督，提高采购活动的透明度和公信力。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，应当优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金的使用效益。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立由公司/组织高层领导、相关部门负责人等组成的采购决策机构，负责审议和决策重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等工作。采购执行部门应当配备专业的采购人员，具备相应的业务知识和技能。（三）采购监督部门设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购文件和合同的条款，处理采购活动中的投诉和举报等。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应当根据本部门的工作任务和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行报送。采购执行部门应当对各部门报送的采购预算进行汇总和审核，结合公司/组织的整体发展规划和资金状况，编制年度采购总预算，报采购决策机构审议通过。（二）预算执行采购执行部门应当严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。确因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报采购决策机构审批。在采购过程中，应当加强对采购资金的管理，严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。（三）预算监督采购监督部门应当定期对采购预算的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。对于违反预算规定的采购行为，应当责令其改正，并追究相关人员的责任。四、采购需求管理（一）需求调研采购执行部门应当在采购项目实施前，深入开展需求调研工作，了解各部门的实际需求，收集相关信息，分析市场供应情况，为制定采购文件提供依据。需求调研可以采取问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行。（二）需求论证对于重大采购项目或者技术复杂的采购项目，采购执行部门应当组织相关专家对采购需求进行论证。论证专家应当具备相应的专业知识和经验，能够对采购需求的合理性、可行性、必要性等进行全面评估，并提出意见和建议。（三）需求变更在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，应当按照规定的程序进行审批。采购执行部门应当及时通知相关供应商，并对采购文件进行相应调整。变更后的采购需求应当符合法律法规和相关政策要求，确保采购活动的顺利进行。五、采购方式选择（一）公开招标公开招标是政府采购的主要方式。对于符合公开招标条件的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。公开招标应当按照规定的程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，并按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。对于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。六、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应当包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应当符合法律法规和相关政策要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性内容，确保采购活动的公开、公平、公正。（二）采购文件编制要求采购执行部门应当按照规定的格式和要求编制采购文件，确保采购文件的内容完整、清晰、准确。采购文件应当经过严格审核，避免出现歧义、漏洞等问题。对于重大采购项目的采购文件，应当组织相关专家进行审核，确保采购文件的质量。（三）采购文件发售采购执行部门应当按照规定的时间和地点发售采购文件，并收取相应的费用。采购文件的发售期限应当符合法律法规和相关政策要求，确保供应商有足够的时间获取采购文件。七、采购活动组织（一）招标公告发布对于采用公开招标方式采购的项目，采购执行部门应当按照规定的程序在指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（二）投标报名与资格审查供应商应当按照招标公告的要求进行投标报名，并提交相关资格证明文件。采购执行部门应当对供应商的资格进行审查，确保参与投标的供应商符合资格要求。对于不符合资格要求的供应商，应当拒绝其投标。（三）开标、评标与定标采购执行部门应当按照规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标应当公开进行，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标应当按照评标标准进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人，并出具评标报告。采购人应当根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（四）竞争性谈判、询价等采购活动组织对于采用竞争性谈判、询价等采购方式的项目，采购执行部门应当按照规定的程序组织谈判、询价活动。谈判、询价应当邀请符合资格条件的供应商参加，谈判小组、询价小组应当按照规定的程序和方法进行评审，确定成交供应商，并出具评审报告。采购人应当根据评审报告确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。八、合同签订与执行（一）合同签订采购人与中标供应商、成交供应商应当按照采购文件和投标文件、响应文件的内容签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。政府采购合同签订后，应当及时报采购监督部门备案。（二）合同执行采购人和供应商应当按照政府采购合同的约定履行各自的义务。采购人应当按照合同约定及时支付采购资金，供应商应当按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。在合同执行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，应当按照规定的程序进行审批，并签订补充合同。补充合同的内容应当符合法律法规和相关政策要求，不得对原合同的实质性内容进行修改。（三）合同验收采购项目完成后，采购人应当按照合同约定组织验收。验收应当成立验收小组，验收小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数。验收小组应当按照合同约定的标准和方法进行验收，出具验收报告。验收合格的，采购人应当按照合同约定支付采购资金；验收不合格的，采购人应当要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购人有权拒绝支付采购资金，并按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的采购预算、采购需求、采购文件、采购活动记录、评标报告、中标通知书、政府采购合同、验收报告等相关资料。采购档案应当真实、完整、有效，能够反映采购项目的全过程。（二）档案整理与归档采购执行部门应当按照规定的时间和要求，对采购项目的相关资料进行整理和归档。采购档案应当按照项目进行分类，建立电子档案和纸质档案，确保档案的安全和完整。（三）档案保管与查阅采购档案应当妥善保管，保管期限应当符合法律法规和相关政策要求。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应当按照规定的程序办理审批手续，并做好查阅记录。十、监督检查与责任追究（一）监督检查采购监督部门应当定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购文件和合同的条款，处理采购活动中的投诉和举报等。监督检查可以采取现场检查、查阅资料、询问当事人等方式进行。（二）投诉处理供应商认为采购活动侵犯其合法权益的，可以在知道或者应当知道其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购监督部门提出投诉。采购监督部