公司内部公章制度

PAGE公司内部公章制度总则1.目的本制度旨在规范公司内部公章的使用与管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，保护公司及相关方的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，以及公司全体员工。3.基本原则依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度。审批授权原则：公章的使用应经过严格的审批流程，明确授权范围和权限。安全保密原则：加强公章的保管和使用过程中的安全保密措施，防止公章被盗用、冒用或滥用。责任追究原则：对违反公章使用规定的行为，依法依规追究相关人员的责任。公章种类及用途1.公司公章公司公章是公司对外行使权力的象征，用于代表公司签署各类重要文件、合同、协议等具有法律效力的文书。2.法定代表人章法定代表人章用于特定的文件签署或代表法定代表人行使某些特定职权，具体使用范围由公司另行规定。3.财务专用章财务专用章用于公司财务相关文件、票据、报表等的签章，是公司财务管理的重要工具。4.合同专用章合同专用章专门用于签署公司各类合同，明确合同的法律效力和责任主体。5.部门章各部门根据工作需要可申请刻制部门章，用于本部门内部文件、通知、报表等的签章，不得对外使用。公章的刻制与启用1.刻制申请因工作需要刻制公章的部门或个人，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的种类、用途、数量等信息，并提交相关证明材料。2.审批流程《公章刻制申请表》经部门负责人审核后，报公司分管领导审批，最后由法定代表人批准。3.刻制与备案经批准后，由公司指定专人负责联系具有合法资质的印章制作单位刻制公章。刻制完成后，应及时将新刻公章的印模报公安机关备案，并留存一份印模存档于公司档案室。4.启用通知新公章启用前，应发布《公章启用通知》，明确公章的启用日期、使用范围、保管责任人等信息，并在公司内部进行公示。公章的保管1.保管责任人公司公章由专人负责保管，保管责任人应具备高度的责任心和保密意识。公司公章由总经理办公室指定专人保管。法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。财务专用章由财务部门指定专人保管。合同专用章由合同管理部门指定专人保管。部门章由各部门负责人指定专人保管。2.保管要求公章应妥善存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。公章保管场所应保持清洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。公章保管责任人应严格遵守印章保管制度，不得擅自将公章转借他人或带出公司办公区域。下班或离开办公场所时，应将公章锁入保险柜或保管箱内，并确保门窗关闭、电源切断。公章的使用1.使用申请使用公章前，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、文件名称、文号、用章时间、用章份数等信息，并提交相关文件或资料作为附件。2.审批流程一般性文件、合同等用章，由部门负责人审核后，报分管领导审批。重要文件、重大合同等用章，需经部门负责人、分管领导审核后，报法定代表人审批。涉及财务、人事、法律等重要事项的用章，应按照公司相关专项管理制度进行审批。3.用章登记公章保管责任人应建立《公章使用登记簿》，对每一次公章使用情况进行详细登记，包括用章日期、用章事项、文件名称、文号、审批人、用章人等信息。4.用章方式原则上应在公司办公场所内使用公章，如确需在公司外使用，必须经法定代表人批准，并由专人携带公章前往用章地点，确保公章始终处于保管责任人的视线范围内。使用公章时，应在文件或合同规定的盖章位置加盖公章，确保印章清晰、端正、完整。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。公章的停用与销毁1.停用原因因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，相关公章不再使用。公章损坏、遗失或被盗用等情况，需要停用公章。2.停用申请由公章保管责任人填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因，并提交相关证明材料。3.审批流程《公章停用申请表》经部门负责人审核后，报公司分管领导审批，最后由法定代表人批准。4.停用通知公章停用后，应发布《公章停用通知》，明确停用日期、停用公章的种类等信息，并在公司内部进行公示。5.销毁程序对于停用的公章，由公司指定专人负责销毁。销毁前，应填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁公章的种类、数量、销毁原因等信息，并提交相关证明材料。《公章销毁申请表》经部门负责人审核后，报公司分管领导审批，最后由法定代表人批准。销毁公章时，应采用粉碎、熔毁等方式进行彻底销毁，并由至少两名监销人员在场监督，确保销毁过程真实、有效。销毁完成后，监销人员应在《公章销毁记录》上签字确认，并将销毁记录存档于公司档案室。监督与检查1.内部监督公司内部审计部门负责定期对公章的使用与管理情况进行审计监督，检查公章使用是否符合规定、审批流程是否规范、保管是否安全等。2.外部监督接受上级主管部门、政府相关部门以及社会公众的监督，对发现的问题及时进行整改。3.违规处理对于违反本制度规定使用公章的行为，视情节轻重给予相应的处罚：对初次违规且情节较轻的，给予批评教育，并责令立即改正。对多次违规或情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分