企业慈善会采购制度

PAGE企业慈善会采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范企业慈善会的采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障慈善项目顺利实施，实现慈善会的宗旨和目标。（二）适用范围本制度适用于企业慈善会开展的所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应公正、公平，维护所有参与采购活动的供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。3.透明性原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，确保采购活动的全过程可追溯。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益，实现慈善资源的最大化利用。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构企业慈善会设立采购决策委员会，负责审议和决策重大采购事项。采购决策委员会由慈善会管理层、相关部门负责人、财务人员及外部专家等组成。其职责包括：1.制定和修订采购政策、制度和流程。2.审议采购计划和预算。3.审批重大采购项目的采购方案、采购合同等。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门慈善会设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购活动的具体执行。采购执行部门的职责包括：1.根据采购计划和预算，组织实施采购活动。2.收集、整理和分析采购需求，制定采购方案。3.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查和评标等工作。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。5.建立采购档案，记录采购活动的全过程。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供采购项目的详细技术规格、质量要求等信息，并参与采购项目的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核和付款审批等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据慈善项目的实施计划和实际需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，并报采购决策委员会审议通过。（二）采购预算管理1.财务部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额和支付方式等内容。2.采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购执行部门依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定的程序和标准确定中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定的公开招标限额标准以上的。采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，但采用公开招标方式更能满足项目需求的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的，但采用公开招标方式更能保证项目质量和效益的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购执行部门依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购执行部门与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购执行部门从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购执行部门从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购执行部门向有关供应商发出询价通知书，要求其报价，采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据慈善项目的实际需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交相关技术规格、质量要求等资料。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。采购执行部门对采购申请进行初审，审核通过后报采购决策委员会审批。（二）采购信息发布1.根据采购方式和采购项目的特点，采购执行部门制定采购信息发布方案。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公告或邀请书应包括采购项目的基本情况、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件或询价通知书，采购文件或询价通知书应包括采购项目的技术规格、商务条款、报价要求、评审标准等内容。（三）供应商报名与资格审查1.供应商应按照采购信息发布的要求，在规定的时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。2.采购执行部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.对于通过资格审查的供应商，采购执行部门应将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件或询价通知书。（四）采购文件编制与发售1.采购执行部门根据采购项目的需求和特点，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、报价要求、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，采购执行部门应组织相关人员对采购文件进行审核，确保采购文件的合法性、合规性和准确性。3.采购执行部门应按照规定的时间和方式向供应商发售采购文件，并收取相应的费用。（五）投标与响应文件提交1.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，并在规定的时间内提交。2.投标文件或响应文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并加盖供应商公章。3.供应商应按照采购文件的要求，将投标文件或响应文件密封包装，并在封口处加盖供应商公章。（六）开标与谈判1.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应按照规定的时间和地点组织开标会议。开标会议应邀请所有投标供应商参加，并由采购执行部门主持。2.开标会议应首先宣布开标纪律，然后由供应商代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购执行部门应按照规定的时间和地点组织谈判会议。谈判会议应邀请所有符合资格条件的供应商参加，并由采购执行部门主持。4.谈判会议应首先宣布谈判纪律，然后由采购执行部门介绍采购项目的基本情况和谈判要求，供应商按照谈判文件的要求进行报价和谈判。（七）评标与评审1.采购执行部门应组织成立评标委员会或评审小组，负责对投标文件或响应文件进行评审。评标委员会或评审小组由采购执行部门代表、相关技术专家、财务专家等组成，成员人数应为五人以上单数。2.评标委员会或评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法，对投标文件或响应文件进行评审。评审内容包括商务部分、技术部分、价格部分等，并进行综合打分。3.评标委员会或评审小组应根据评审结果，推荐成交候选人，并编写评标报告或评审报告。评标报告或评审报告应包括采购项目的基本情况、评审过程、评审结果、成交候选人名单等内容。（八）中标与成交供应商确定1.采购决策委员会根据评标报告或评审报告，确定中标供应商或成交供应商。2.采购执行部门应向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并通知其他未中标供应商或未成交供应商。3.中标通知书或成交通知书应包括采购项目的基本情况、中标供应商或成交供应商名称、中标价格或成交价格、签订合同的时间和地点等内容。（九）合同签订1.采购执行部门应按照中标通知书或成交通知书的要求，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应组织相关人员对采购合同进行审核，确保采购合同的合法性、合规性和准确性。3.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（十）合同履行与验收1.中标供应商或成交供应商应按照采购合同的要求，履行合同义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.采购执行部门应组织需求部门、财务部门等相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。3.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告，并按照采购合同的约定支付货款或服务费用。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购程序的执行、采购合同的签订与履行、采购资金的使用等。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格审核采购预算和采购合同，监督采购资金的支付情况，确保采购资金的安全和合理使用。3.采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和考核，规范采购人员的行为，防止采购过程中的腐败和违规行为。（二）外部监督1.企业慈善会应主动接受社会监督，及时公开采购信息，包括采购项目的名称、采购方式、采购预算、采购结果等，接受社会公众的查询和监督。2.对于涉及公众利益的重大采购项目，企业慈善会应邀请相关部门、专家和社会公众代表参与采购活动的监督，确保采购活动的公正、透明。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购计划、采购预算、采购文件、投标文件或响应文件、评标报告或评审报告、中标通知书或成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案保管采购执行部门应指定专人负责采购档案的保管工作，确保采购档案的安全和完整。采购档案应按照档案管理的要求进行分类、整理、装订和归档，并妥善保管。采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。（三）档案