分会询价采购制度

PAGE分会询价采购制度一、总则（一）目的为规范分会采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对采购活动的监督管理，特制定本询价采购制度。（二）适用范围本制度适用于分会内部开展的各类物资采购、服务采购等活动，涉及办公用品、设备器材、会议服务、培训服务等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，保证公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构分会设立采购领导小组，由分会会长担任组长，副会长及相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门分会指定专门的部门或人员作为采购执行部门，负责具体的采购操作。采购执行部门应具备专业的采购知识和技能，熟悉采购流程和市场情况。其职责包括：1.根据分会需求，制定采购计划和采购方案。2.开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。3.组织询价、比价、议价等采购活动，选择合适的供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）监督部门分会设立监督部门，负责对采购活动进行全程监督。监督部门应独立行使监督职责，对采购过程中的违规行为进行及时纠正和处理。其职责包括：1.审查采购计划、采购预算等是否符合分会规定。2.监督采购执行部门的采购操作流程，确保采购活动公平公正。3.参与采购项目的开标、评标、定标等活动，对采购结果进行监督。4.受理供应商和分会内部人员对采购活动的投诉举报，进行调查处理。三、采购流程（一）采购申请1.分会各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.将初步审核通过的采购申请提交至采购领导小组进行审批。采购领导小组根据分会实际情况和采购预算，对采购申请进行审议，做出批准或不批准的决定。3.对于金额较大或重要的采购项目，采购领导小组应组织相关人员进行专题研究和论证，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购实施1.制定采购方案：采购执行部门根据采购审批结果，制定具体的采购方案。采购方案应包括采购方式选择、供应商选择标准、采购时间安排等内容。2.询价：采购执行部门通过多种渠道向供应商发出询价函，要求供应商提供物资或服务的报价、规格、质量标准、交货期等信息。询价函应明确采购项目的具体要求和评分标准。3.比价：采购执行部门对收到的供应商报价进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、服务等方面的差异，选择至少三家符合要求的供应商进行进一步洽谈。4.议价：采购执行部门与选定的供应商进行议价，争取更优惠的价格和条款。在议价过程中，应充分了解供应商的成本构成和市场行情，合理协商价格。5.确定供应商：采购执行部门综合考虑供应商的报价、质量、信誉、服务等因素，按照采购方案中的选择标准，确定最终的供应商。对于重大采购项目，采购执行部门应将供应商选择结果提交至采购领导小组进行审定。（四）合同签订1.采购执行部门与确定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交至分会法律顾问进行审核，确保合同内容合法合规。审核通过后，由分会法定代表人或授权代表签字盖章。（五）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购执行部门应通知相关部门和人员做好验收准备工作。2.采购物资或服务到货后，采购执行部门组织相关人员按照合同约定的质量标准和验收方式进行验收。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货物。3.对于重要物资或服务的采购项目，采购执行部门应邀请专业机构或专家参与验收，确保验收结果的准确性和公正性。（六）付款结算1.采购执行部门根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购发票、验收报告等相关资料，提交至财务部门审核。2.财务部门对《付款申请表》及相关资料进行审核，核实采购项目的真实性、合法性和合规性，以及发票的真实性和有效性。审核通过后，按照财务审批流程进行付款。3.财务部门应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，不得擅自变更付款条件。对于逾期付款的情况，财务部门应及时与供应商沟通协商，避免产生不必要的纠纷。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.通过市场调研、供应商推荐、行业协会介绍等多种渠道，收集供应商信息，建立供应商库。3.在选择供应商时，采购执行部门应按照供应商选择标准，对供应商进行综合评估和比较，选择合适的供应商参与采购项目。（二）供应商评价1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价方式可包括实地考察、问卷调查、数据分析等。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，不再纳入供应商库。3.采购执行部门应将供应商评价结果反馈给供应商，并要求供应商针对存在的问题进行整改。同时，采购执行部门应跟踪供应商的整改情况，确保供应商不断提高自身的服务水平和质量。（三）供应商激励与约束1.分会建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予业务奖励等。通过激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.分会建立供应商约束机制，如果供应商存在违反采购合同约定、提供虚假信息、产品质量不合格等违规行为，分会有权采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。同时，分会应依法追究供应商的法律责任。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.针对不同的风险因素，采购执行部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.市场价格波动风险：采购执行部门应密切关注市场价格动态，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。2.供应商违约风险：采购执行部门在选择供应商时，应充分了解供应商的信誉和实力，要求供应商提供履约保证金或担保。同时，在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商违约问题。3.质量风险：采购执行部门应加强对采购物资或服务的质量控制，严格按照合同约定的质量标准进行验收。在采购合同中明确质量验收条款和质量保证期限，要求供应商提供质量合格证明文件。对于质量不合格的物资或服务，采购执行部门应及时要求供应商退换或采取整改措施。4.法律风险：采购执行部门应加强对采购法律法规的学习和了解，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，应将合同文本提交至分会法律顾问进行审核，避免合同条款存在法律漏洞。同时，采购执行部门应妥善保管采购文件和资料，以备不时之需。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请文件、采购审批文件、采购合同、询价文件、报价文件、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，应及时将相关文件和资料进行整理，按照时间顺序和类别进行分类归档，确保档案资料的完整性和准确性。（三）档案保管与查阅采购档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所。分会内部人员因工作需要查阅采购档案的