中石油物资采购管理制度

PAGE中石油物资采购管理制度一、总则（一）目的为加强中国石油天然气集团公司（以下简称“集团公司”）物资采购管理，规范采购行为，保障物资供应，降低采购成本，防范采购风险，提高物资采购管理水平和经济效益，依据国家有关法律法规和集团公司相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属企事业单位（以下简称“各单位”）的物资采购活动。物资采购包括生产建设所需的原材料、设备、构配件、办公用品、劳保用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：物资采购活动应当遵守国家法律法规和集团公司相关规定，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：以满足生产建设需求为前提，优先选择质量可靠、性能优良的物资，确保物资质量符合相关标准和要求。3.成本效益原则：在保证物资质量和供应的前提下，通过科学合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.公开公正原则：采购活动应当公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购，保证采购结果公正公平。5.廉洁自律原则：采购人员应当严格遵守廉洁自律规定，严禁在采购活动中谋取私利，杜绝商业贿赂等违法违纪行为。二、管理职责（一）集团公司层面1.规划计划部负责制定集团公司物资采购规划和年度计划，指导各单位物资采购计划的编制和执行。对集团公司重大物资采购项目进行统筹协调和管理。2.物资采购管理部门负责制定和完善集团公司物资采购管理制度、流程和标准。组织实施集团公司集中采购项目，对集中采购活动进行监督和管理。建立和维护集团公司物资采购供应商管理体系，负责供应商的准入、评价、考核等工作。协调解决各单位物资采购工作中的重大问题。3.审计部门负责对集团公司物资采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规、采购程序是否执行到位、采购结果是否公正等。对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关单位进行整改。4.监察部门负责对集团公司物资采购活动中的廉洁自律情况进行监督检查，查处违法违纪行为。对违反廉洁自律规定的采购人员进行责任追究。（二）各单位层面1.物资采购管理部门负责本单位物资采购管理制度的贯彻执行，制定本单位物资采购实施细则和流程。组织实施本单位物资采购项目，对采购活动进行全过程管理和监督。负责本单位物资采购供应商的选择、评价和管理工作，建立本单位供应商名录。定期向集团公司物资采购管理部门报送本单位物资采购情况。2.需求部门负责提出本单位物资采购需求，明确物资的规格、型号、数量、质量等要求。参与物资采购项目的技术谈判、商务谈判等工作，提供技术支持和商务建议。负责对采购物资的验收工作，确保物资符合需求部门要求。3.财务部门负责审核物资采购预算，监督采购资金的支付和使用。参与物资采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。对物资采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务依据。三、采购计划管理（一）计划编制1.各单位需求部门应根据生产建设、科研开发等实际需求，结合库存情况，提前编制物资采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.物资采购计划应按照集团公司规定的格式和流程进行编制，并报本单位物资采购管理部门审核。审核内容包括采购需求的合理性、准确性、时效性等。3.物资采购管理部门应根据各单位上报的采购计划，结合集团公司物资采购规划和年度计划，进行汇总平衡，编制本单位年度物资采购计划，并报集团公司物资采购管理部门备案。（二）计划执行与调整1.各单位应严格按照批准的物资采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。因特殊原因需要调整采购计划的，应提前向本单位物资采购管理部门提出申请，说明调整原因和调整内容。2.物资采购管理部门应根据实际情况对采购计划调整申请进行审核，必要时组织相关部门进行论证。经审核同意的采购计划调整申请，应及时通知需求部门和相关单位，并报集团公司物资采购管理部门备案。四、采购方式管理（一）招标采购1.达到集团公司规定招标规模标准的物资采购项目，应当采用招标方式进行采购。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定组织实施。2.招标采购应编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。招标文件应经本单位物资采购管理部门和相关部门审核后发布。3.招标采购应公开招标信息，邀请符合条件的供应商参与投标。投标供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。4.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。物资采购管理部门应根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标通知书。（二）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，谈判小组由物资采购管理部门、需求部门、技术专家等人员组成。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。3.谈判小组应邀请符合条件的供应商参与谈判。谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购项目的技术要求、商务条款等进行充分沟通和协商，确定成交供应商。（三）询价采购1.采购的物资规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的，可以采用询价采购方式。询价采购应向三家以上供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。2.询价采购应成立询价小组，询价小组由物资采购管理部门、需求部门等人员组成。询价小组应根据供应商的报价情况，综合考虑物资质量、价格、交货期等因素，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照集团公司规定的程序进行审批。审批通过后，物资采购管理部门应与供应商就采购项目的价格、交货期等条款进行协商，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.集团公司建立统一的物资采购供应商管理体系，明确供应商准入条件和标准。供应商准入条件应包括企业资质、生产能力、产品质量、售后服务、信誉等方面。2.各单位物资采购管理部门应按照供应商准入条件和标准，对申请准入的供应商进行审核。审核内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等相关资质证明文件，以及供应商的业绩、信誉等情况。3.经审核合格的供应商，应纳入集团公司供应商名录，并在集团公司物资采购管理信息系统中进行登记。（二）供应商评价与考核1.集团公司物资采购管理部门应定期组织对供应商进行评价和考核。评价和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.各单位物资采购管理部门应根据日常采购活动中对供应商的了解情况，及时向集团公司物资采购管理部门反馈供应商的相关信息。3.集团公司物资采购管理部门应根据供应商评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于评价和考核优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价和考核不合格的供应商，采取暂停采购、取消准入资格等措施。（三）供应商动态管理1.集团公司物资采购管理部门应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商名录和相关信息。对于因企业改制、重组、破产等原因不再具备供应商资格的，应及时从供应商名录中删除。2.各单位物资采购管理部门应定期对本单位供应商名录进行清理，对于长期未合作、信誉不佳的供应商，应及时进行调整。六、采购合同管理（一）合同签订1.物资采购项目确定成交供应商后，采购方应与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同应采用书面形式，并经双方签字（盖章）确认。采购合同签订前，应经本单位物资采购管理部门、财务部门等相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性等方面。3.采购合同签订后，采购方应及时将合同副本送本单位物资采购管理部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购方和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购方应及时支付货款，供应商应按时交付物资，并保证物资质量符合合同要求。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购方和供应商应按照法律法规和合同约定办理相关手续，并及时通知本单位物资采购管理部门和相关部门。（三）合同验收1.采购物资到货后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等方面。2.验收合格的物资，需求部门应出具验收报告，并及时通知物资采购管理部门办理入库手续。验收不合格的物资，需求部门应及时通知物资采购管理部门，由物资采购管理部门与供应商协商解决。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，审核物资采购款项的支付申请。审核内容包括合同执行情况、验收报告、发票等相关资料。2.经审核无误的物资采购款项支付申请，财务部门应及时办理付款手续，并将付款情况通知物资采购管理部门和需求部门。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.各单位应建立物资采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应包括采购计划风险、采购方式风险、供应商风险、合同风险、验收风险付款风险等方面。2.各单位应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险等级。风险评估应考虑风险发生的可能性、影响程度等因素。（二）风险应对措施1.针对不同等级的采购风险，各单位应制定相应的风险应对措施。对于高风险采购项目，应采取重点监控、专项管理等措施；对于中风险采购项目，应采取加强管理、定期检查等措施；对于低风险采购项目，应采取常规管理、适当关注等措施。2.各单位应加强对采购风险的监控和预警，及时发现风险变化情况，并采取相应的措施进行调整和处理。八、监督与检查（一）内部监督1.集团公司审计部门和监察部门应定期对各单位物资采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购管理制度执行情况、采购程序合规情况、采购结果公正性等方面。2.各单位物资采购管理部门应建立