中石化石科院采购制度

PAGE中石化石科院采购制度一、总则（一）目的为规范中国石化石油化工科学研究院（以下简称“石科院”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和中国石化的有关规定，结合石科院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于石科院及所属各部门、单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金、科研项目经费等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须遵守国家法律法规和中国石化的相关规定，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，确保采购结果公正公平。3.科学合理原则根据科研工作实际需求，科学合理地确定采购内容、采购方式和采购预算，提高采购资金使用效益。4.诚实守信原则采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构石科院设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由院领导、相关部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购战略和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构石科院设立采购管理部门，作为采购执行机构，负责组织实施采购活动。采购管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和石科院采购制度，制定采购工作流程和操作规范。2.编制年度采购计划，经批准后组织实施。3.负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。4.建立和管理供应商库，组织供应商评价和考核。5.协调采购过程中的相关事宜，处理采购投诉和纠纷。6.定期统计分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作。其主要职责包括：1.根据科研工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等。2.参与采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等环节，提供技术支持和意见建议。3.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。4.及时反馈采购项目执行过程中的问题，协助采购管理部门处理采购纠纷。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据科研项目任务书、工作计划等，结合实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门负责汇总各部门采购预算，编制石科院年度采购预算草案，经审核后报采购决策委员会审议批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。因特殊原因确需调整采购预算的，应按规定程序报经批准。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中的问题。（三）预算调整1.采购预算一经批准，原则上不得随意调整。但在采购过程中，因政策变化、市场价格波动、技术规格变更等原因确需调整预算的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因和调整金额。2.采购管理部门对申请进行审核后，报采购决策委员会审批。经批准的预算调整申请作为采购预算的补充文件，与原预算一并执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在200万元以上或者项目总投资额在3000万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照国家有关规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从供应商库中随机抽取不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标和定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购管理部门代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，形成论证意见，并报采购决策委员会批准。采购管理部门应与供应商就采购价格、技术规格、服务要求等进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向不少于三家供应商发出询价单，供应商应在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并与其签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据科研工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交采购管理部门，采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性和完整性。（二）采购审批1.采购管理部门将初审通过的采购申请报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据采购项目的性质、金额等，按照规定的审批权限进行审批。2.对于重大采购项目，采购决策委员会应组织相关部门和专家进行论证，充分听取各方面意见，确保采购决策科学合理。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购决策委员会的审批意见，组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，采购管理部门应按照国家有关规定发布招标公告或投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标和定标等活动。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门应按照相应的采购方式规定，组织谈判小组、与供应商进行协商或发出询价单等，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购管理部门应按照规定的时间和程序组织采购活动，确保采购项目按时完成。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交需求部门、法律部门等进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同要求组织验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等，工程的质量、进度、性能等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。3.付款方式应按照采购合同约定执行，原则上应通过银行转账等方式支付。对于符合规定的小额采购项目，可以采用现金支付等方式。六监督与检查（一）内部监督1.石科院审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作各环节的监督管理，确保采购活动规范有序进行。3.各部门应积极配合内部监督工作，如实提供采购活动相关资料和信息，自觉接受监督检查。（二）外部监督1.石科院采购活动应接受国家有关部门、中国石化及社会公众的监督。采购管理部门应按照规定及时公开采购信息，接受社会监督。2.对于涉及国家重大利益、社会关注度高的采购项目，应主动接受相关部门的专项监督检查。（三）违规