中小学保管档案制度规范

PAGE中小学保管档案制度规范一、总则（一）目的为加强中小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合中小学实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组及全体教职工在工作中形成的各类档案的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对全校各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理学校在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全、完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校秘密及个人隐私的档案信息进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则档案管理工作应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为学校各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立档案管理室，作为学校档案管理的专门机构，负责全校档案的集中管理和日常工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善学校档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和催还档案。5.负责档案信息的开发利用工作，根据学校工作需要，编制档案检索工具，提供档案信息咨询服务，为学校决策和各项工作提供参考依据。6.负责对学校各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作培训，提高全校档案管理人员的业务水平。7.负责档案管理设施设备的维护和管理，保证档案管理工作的正常开展。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照学校档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交学校档案管理室。3.协助学校档案管理室做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时提供本部门相关档案信息。4.接受学校档案管理部门的业务指导和监督检查，积极参加档案工作培训，提高档案管理业务水平。三、档案的分类及归档范围（一）党群工作类档案1.党组织建设档案：包括党组织设置、党员名册、党员发展、党组织活动记录等。2.宣传工作档案：包括学校宣传计划、总结、宣传资料、新闻报道等。3.纪检监察工作档案：包括党风廉政建设文件、纪检监察工作材料、违纪案件处理记录等。4.工会工作档案：包括工会组织建设、会员名册、工会活动记录、职工权益保障材料等。5.共青团工作档案：包括团组织建设、团员名册、团活动记录、青年工作材料等。（二）行政管理类档案1.学校行政会议记录：包括校长办公会、行政例会等会议记录、纪要。2.学校发展规划、工作计划、总结：包括年度计划、学期计划、专项工作计划及总结等。3.学校规章制度：包括学校制定的各项规章制度、办法、细则等。4.学校机构设置与人员编制：包括学校机构设置文件、人员编制方案、岗位设置及人员变动记录等。5.学校文件收发与处理：包括上级文件、学校发文、收文登记、文件传阅记录等。6.学校印章管理：包括印章使用登记、印章保管规定等。7.学校安全保卫工作档案：包括安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理材料等。8.学校对外交流与合作档案：包括对外交流合作协议、活动记录、来访接待材料等。（三）教育教学类档案1.教学工作计划、总结：包括学科教学计划、教学工作总结、教学改革与实验计划及总结等。2.课程设置与教学安排：包括课程标准、教学大纲、课程表、教学进度表等。3.教材、教辅资料管理：包括教材选用、征订记录、教辅资料审查备案材料等。4.教学常规管理档案：包括备课、上课、作业批改、辅导、考试等教学环节的检查记录、教学质量分析材料等。5.教研活动档案：包括教研计划、教研活动记录、教研成果材料等。6.教师业务档案：包括教师个人基本情况、教学工作业绩、教学成果、培训进修记录、师德表现等。7.学生学籍档案：包括学生入学登记表、学籍卡片、成绩册、奖惩记录、毕业登记表等。8.招生工作档案：包括招生计划、招生简章、录取名单、招生工作总结等（四）德育工作类档案1.德育工作计划、总结：包括年度德育计划、学期德育计划及总结等。2.学生思想政治教育材料：包括政治课教学资料、学生思想状况调查分析报告、主题班会记录等。3.学生品德教育与行为规范管理档案：包括学生品德评定记录、学生违纪处理材料及学生行为规范教育活动记录等。（五）后勤管理类档案1.校园建设与维修档案：包括校园规划、建设项目审批文件、工程图纸、施工协议、工程预决算、竣工验收报告等。2.物资设备管理档案：包括物资设备采购计划、采购合同、验收报告、设备台账、设备维护保养记录等。3.财务管理档案：包括财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.总务后勤工作档案：包括后勤工作计划、总结、后勤服务保障工作记录、校园环境卫生管理材料等。（六）教师培训与继续教育档案1.教师培训计划、总结：包括教师培训规划、年度培训计划及总结等。2.教师参加培训的相关材料：包括培训通知、培训证书、培训学习记录、培训考核成绩等。3.教师继续教育档案：包括教师继续教育登记证书、继续教育学分认定材料等。（七）特殊载体档案1.照片档案：包括学校重大活动、校园建设、师生风采等方面的照片及底片。2.录音、录像档案：包括学校重要会议、活动、教学实践等的录音带、录像带、光盘等。3.电子档案：包括学校各类文件、资料、数据等的电子存储介质及相关管理记录。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门兼职档案员应按照档案归档范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对具有保存价值但未及时归档的零散文件材料，档案管理部门应定期进行收集。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（三）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将属于同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度适中，一般不超过2厘米。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，内容包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等；同时编制案卷目录，内容包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等。4.装订：对纸质档案进行装订，去除文件材料上的金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写相关标识，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级等。五、档案的保管（一）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜档案保管的条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案分类方案和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案柜或档案架上，便于查找和利用。2.对特殊载体档案，应根据其特点进行单独存放和保管，如照片档案应存放在相册或照片册中，电子档案应存储在专用的存储设备上，并做好备份。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重要的规章制度、学校发展规划、重大活动记录、教职工人事档案等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括学校一般性的文件材料、教学档案、科研档案等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括学校临时性的文件材料及在一定期限内具有查考价值的档案。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案保管状况进行检查，一般每年不少于一次。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管条件、安全状况等，对发现的问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，并存档备查。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本校教职工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校主管领导批准。（二）查阅手续1.本校教职工查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.外单位查阅档案时，应持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经学校主管领导批准后，由档案管理室安排专人陪同查阅。（三）借阅范围1.本校教职工因特殊情况确需借阅档案的，须经学校主管领导批准。2.外单位一般不办理档案借阅手续，如因特殊原因需要借阅的，须经学校主管领导批准，并严格按照规定办理借阅手续。（四）借阅手续1.借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理借阅手续。2.档案管理室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，向借阅人发放《档案借阅证》，并将档案交借阅人当面清点核对。3.借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复制档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应责任。（五）查阅、借阅记录档案管理室应建立档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、期限等进行详细记录，并存档备查。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合学校实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.通过直接鉴定法，对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，确定其保存价值。2.参考档案保管期限表，结合档案实际情况，对档案的保管期限进行调整和确定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保