东城作家协会工作制度

PAGE东城作家协会工作制度一、总则（一）协会宗旨东城作家协会以繁荣文学创作、培养文学人才、促进文化交流为宗旨，团结和组织东城地区的作家及文学爱好者，积极开展各类文学活动，推动东城文学事业的发展，为丰富人民群众的精神文化生活、建设文化强区贡献力量。（二）协会任务1.组织会员开展文学创作活动，鼓励创作优秀文学作品，提高文学创作水平。2.举办文学讲座、研讨会、培训班等，加强文学交流与学习，提升会员的文学素养和创作能力。3.开展文学评选、表彰活动，奖励优秀文学作品和文学人才，激励会员创作积极性。4.加强与其他地区作家协会及文学团体的联系与合作，拓展文学交流渠道，促进文学事业的繁荣发展。5.维护会员的合法权益，反映会员的意见和要求，为会员提供必要的服务。（三）会员管理1.本协会会员分为个人会员和团体会员。凡赞成本会章程，在文学创作、文学评论、文学编辑、文学翻译等方面有一定成绩，或从事文学组织工作有显著成绩者，经本人申请，由本会两名会员介绍，理事会批准，并报上级主管部门备案，即可成为本会个人会员。凡赞成本会章程，从事文学创作、研究、编辑、教学等工作的单位或组织，经申请批准，可成为本会团体会员。2.会员享有下列权利：选举权、被选举权和表决权；参加本会组织的各项活动；获得本会提供的文学创作指导、培训、交流等服务；优先在本会主办的刊物上发表作品；对本会工作提出批评、建议和监督；入会自愿，退会自由。3.会员履行下列义务：遵守本会章程，执行本会决议；积极参加本会组织的各项活动，完成本会交办的工作任务；向本会推荐优秀文学作品和文学人才；按规定缴纳会费；维护本会的合法权益和声誉。4.会员如有违反本会章程或损害本会声誉的行为，经本会理事会讨论通过，视情节轻重，给予批评教育、警告、严重警告、暂停会籍、除名等处理。二、组织架构（一）会员代表大会1.会员代表大会是本会的最高权力机构，每届任期[X]年。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，报业务主管单位审查并经社团登记管理机关批准同意。但延期换届最长不超过1年。2.会员代表大会的职权是：制定和修改章程；选举和罢免理事；审议理事会的工作报告和财务报告；决定终止事宜；决定其他重大事宜。3.会员代表大会须有2/3以上的会员代表出席方能召开，其决议须经到会会员代表半数以上表决通过方能生效。（二）理事会1.理事会是会员代表大会的执行机构，在闭会期间领导本会开展日常工作，对会员代表大会负责。理事会由会员代表大会选举产生，每届任期与会员代表大会相同。2.理事会的职权是：执行会员代表大会的决议；选举和罢免会长、副会长、秘书长；筹备召开会员代表大会；向会员代表大会报告工作和财务状况；决定会员的吸收或除名；决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任；领导本会各机构开展工作；制定内部管理制度；决定其他重大事项。3.理事会须有2/3以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事2/3以上表决通过方能生效。（三）常务理事会1.常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使理事会的部分职权，对理事会负责。常务理事会人数不超过理事会人数的1/3。2.常务理事会的职权是：执行会员代表大会和理事会的决议；筹备召开会员代表大会和理事会；决定会员的吸收或除名；决定设立办事机构及其负责人的聘任；领导本会各机构开展工作；制定内部管理制度；决定其他重大事项。3.常务理事会须有2/3以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事2/3以上表决通过方能生效。（四）会长办公会1.会长办公会由会长、副会长、秘书长组成，在常务理事会闭会期间行使常务理事会的部分职权，对常务理事会负责。2.会长办公会的职权是：执行会员代表大会、理事会和常务理事会的决议；研究决定协会日常工作中的重要事项；协调各机构之间的工作关系；其他需要会长办公会研究决定的事项。3.会长办公会须有2/3以上成员出席方能召开，其决议须经到会成员2/3以上表决通过方能生效。（五）会长、副会长、秘书长1.会长为本会法定代表人。本会法定代表人不兼任其他团体的法定代表人。2.会长行使下列职权：召集和主持理事会、常务理事会、会长办公会；检查会员代表大会、理事会、常务理事会、会长办公会决议的落实情况；代表本会签署有关重要文件；领导协会全面工作，制定协会发展战略和工作计划。3.副会长协助会长开展工作，受会长委托负责某方面的工作。4.秘书长行使下列职权：主持办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划；协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作；提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人，交理事会或常务理事会决定；决定办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员的聘用；处理其他日常事务。三、会议制度（一）会员代表大会会议制度1.会员代表大会每年召开一次，如有特殊情况，可提前或延期召开。2.会员代表大会的筹备工作由理事会负责，主要包括确定会议议程、起草会议文件、通知会员代表等。3.会员代表大会须有2/3以上代表出席方能召开，会议由理事会召集，会长主持。4.会员代表大会的主要议程包括：审议理事会工作报告、财务报告；审议章程修改草案；选举理事会成员；决定协会重大事项等。5.会员代表大会的决议须经到会代表半数以上表决通过方能生效。会议结束后，应及时整理会议纪要，并将会议决议传达给全体会员。（二）理事会会议制度1.理事会会议每季度召开一次，遇有重要情况可随时召开。2.理事会会议由会长召集和主持，会长因故不能出席时，可委托副会长召集和主持。3.理事会会议的主要议程包括：传达会员代表大会精神；讨论协会工作计划和工作总结；审议协会财务预算和决算；决定会员吸收和除名；决定协会内部机构设置和人事任免等。4.理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开，会议决议须经到会理事2/3以上表决通过方能生效。会议结束后，应及时整理会议纪要，并将会议决议传达给相关部门和人员。（三）常务理事会会议制度1.常务理事会会议每月召开一次，遇有紧急情况可随时召开。2.常务理事会会议由会长召集和主持，会长因故不能出席时，可委托副会长召集和主持。3.常务理事会会议的主要议程包括：传达理事会会议精神；讨论协会近期工作安排；审议协会重要文件和报告；决定协会重大活动和项目；研究解决协会工作中的重大问题等。4.常务理事会会议须有2/3以上常务理事出席方能召开，会议决议须经到会常务理事2/3以上表决通过方能生效。会议结束后，应及时整理会议纪要，并将会议决议传达给相关部门和人员。（四）会长办公会会议制度1.会长办公会会议根据工作需要不定期召开。2.会长办公会会议由会长召集和主持，会长因故不能出席时，可委托副会长召集和主持。3.会长办公会会议的主要议程包括：研究决定协会日常工作中的重要事项；协调各部门之间的工作关系；审议协会重要文件和报告；决定协会重大活动和项目的具体实施方案；研究解决协会工作中的紧急问题等。4.会长办公会会议须有2/3以上成员出席方能召开，会议决议须经到会成员2/3以上表决通过方能生效。会议结束后，应及时整理会议纪要，并将会议决议传达给相关部门和人员。四、财务管理制度（一）经费来源1.会费收入；2.捐赠收入；3.政府资助；4.在核准的业务范围内开展活动或服务的收入；5.利息收入；6.其他合法收入。（二）经费使用1.协会经费必须用于本章程规定的业务范围和事业的发展，不得在会员中分配。2.经费使用主要包括：文学创作活动费用，如征文比赛、创作采风等；文学交流活动费用，如讲座、研讨会、培训班等；编辑出版协会刊物、书籍等费用；表彰奖励优秀文学作品和文学人才的费用；协会工作人员的薪酬、福利等费用；办公费用，如房租、水电费、办公用品等；其他与协会业务相关的合理费用。（三）财务预算与决算1.协会应编制年度财务预算，经理事会审议通过后执行。财务预算应包括收入预算和支出预算，明确各项收入和支出的来源、用途和金额。2.协会应定期编制财务决算，向理事会报告财务收支情况。财务决算应真实、准确、完整，反映协会一定时期内的财务状况和经营成果。3.协会应建立健全财务管理制度，加强财务管理和监督，确保经费使用合法、合理、合规。（四）财务审批1.协会经费支出实行审批制度，所有支出必须经过严格的审批程序。2.日常费用支出由秘书长审批，重大项目支出须经会长办公会或理事会审议通过。3.经费支出应取得合法有效的票据，票据上应注明支出内容、金额、日期、开票单位等信息，并由经手人、证明人、审批人签字后报销。（五）财务审计1.协会应定期接受财务审计，确保财务工作规范透明。2.财务审计可由协会内部审计人员进行，也可委托具有资质的会计师事务所进行。3.审计结束后，应出具审计报告，对协会财务状况进行客观评价，并提出改进建议。五、活动管理制度（一）活动策划1.协会开展各类文学活动，应提前进行策划。活动策划应明确活动主题、目的、内容、形式、时间、地点、参与人员等要素。2.活动策划方案应经相关部门或人员审核，报会长办公会或理事会批准后实施。3.活动策划应充分考虑活动的可行性、安全性、影响力等因素，确保活动顺利开展。（二）活动组织1.活动组织部门应按照活动策划方案，认真组织实施活动。活动组织过程中应明确各部门和人员的职责分工，确保活动各项工作有序进行。2.活动组织部门应提前做好活动的宣传推广工作，吸引会员和社会各界人士参与。宣传推广方式可包括发布通知、海报、新闻稿、社交媒体宣传等。3.活动组织过程中应注重安全管理，制定安全预案，确保活动现场人员的人身安全和财产安全。（三）活动总结1.活动结束后，活动组织部门应及时进行总结。活动总结应包括活动的开展情况、取得的成效、存在的问题及改进措施等内容。2.活动总结报告应报会长办公会或理事会审议，作为协会今后开展活动的参考依据。3.协会应定期对活动进行评估，不断提高活动质量和水平。六、档案管理制度（一）档案分类1.协会档案分为会员档案、会议档案、活动档案、财务档案等类别。2.会员档案应包括会员基本信息、入会申请材料、会员证复印件、会员作品发表情况等。3.会议档案应包括会议通知、会议议程、会议纪要、会议决议等。4.活动档案应包括活动策划方案、活动组织实施过程中的相关材料、活动总结报告等。5.财务档案应包括财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。（二）档案收集与整理1.协会各部门应及时收集本部门工作中形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门应对收集到的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。3.档案整理过程中应剔除重复、无效的文件，对重要文件进行备份保存。（三）档案保管与利用1.协会应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备