合同归档分类归集规范手册

合同归档分类归集规范手册一、总则规范（一）适用范围。本规范适用于公司所有合同文本的归档、分类与归集工作，涵盖合同起草、签署、履行、变更、终止等全生命周期管理。（二）基本原则。坚持统一管理、分级负责、安全保密、高效利用的原则，确保合同档案的完整性、准确性和可追溯性。（三）职责分工。行政部负责合同归档的统筹协调，法务部负责合同分类标准的制定，各业务部门负责合同归集的具体执行。二、归档范围与标准（一）归档范围。所有具有法律效力的合同、协议、补充协议、法律意见书等关联文件，以及合同履行过程中形成的往来函件、审批记录等。（二）归档条件。合同文本经双方签署盖章或电子签章确认，且相关附件齐全，方可归档。（三）归档时效。合同签署后30日内完成归档，重大合同或涉外合同可适当延长至60日内。（四）归档材料要求。纸质合同应使用A4规格档案袋，电子合同应存储在专用云盘，并生成唯一索引号。三、分类归集细则（一）分类维度。按照合同性质、业务领域、金额规模、履行期限四个维度进行分类。（二）分类标准。1.合同性质分为销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同、投资合同等；2.业务领域分为研发、生产、销售、人力资源、行政等；3.金额规模分为特大型（500万元以上）、大型（100万-500万元）、中型（10万-100万元）、小型（10万元以下）；4.履行期限分为长期（3年以上）、中期（1-3年）、短期（1年以下）。（三）归集要求。1.同类型合同集中存放，不同类型合同按分类标准排序；2.电子合同与纸质合同建立索引对应关系；3.关联文件按时间顺序排列。四、归档操作流程（一）合同接收。行政部指定专人每日收集各部门移交的合同，核对合同要素是否齐全。（二）合同整理。1.去除多余空白页；2.折叠合同至统一尺寸；3.填写合同信息卡，包括合同编号、签订日期、金额、双方当事人等。（三）合同扫描。1.扫描分辨率不低于300dpi；2.扫描顺序为封面-目录-正文-附件；3.生成PDF格式归档。（四）合同装订。1.纸质合同使用无酸纸装订；2.电子合同生成归档包，包含PDF、XML、元数据等文件。五、存储与保管（一）物理存储。1.档案柜应保持垂直摆放，间距30cm；2.温湿度控制在10-25℃、45%-60%；3.定期检查防虫防潮。（二）电子存储。1.存储设备进行双备份；2.建立三级权限管理；3.定期进行数据恢复测试。（三）保管期限。1.一般合同保管期限为5年，重要合同保管期限为10年；2.保管期满按规定进行鉴定销毁。六、借阅与利用（一）借阅条件。1.业务部门因工作需要可申请借阅；2.涉外合同需经法务部审批。（二）借阅程序。1.填写借阅申请单；2.行政部审核；3.办理借阅登记手续。（三）归还要求。1.合同原件必须原样归还；2.电子合同借阅期限不超过30日。七、监督与考核（一）监督检查。行政部每季度开展合同归档检查，法务部每年进行专项审计。（二）考核机制。将合同归档工作纳入部门绩效考核，连续两次不合格的部门负责人通报批评。（三）责任追究。因归档工作失误导致合同遗失的，相关责任人按公司规定处理。八、附则说明（一）本规范由行政部负责