例会组织职责分工制度办法

例会组织职责分工制度办法一、总则（一）目的规范。为明确例会组织职责分工，提升会议效率，确保决策科学性，特制定本办法。1.本办法适用于公司各级例会，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、部门例会等。2.例会组织应遵循民主集中、依法合规、高效务实原则。3.各单位应将本办法纳入内部管理制度，确保执行到位。（二）适用范围。本办法涵盖例会筹备、召开、记录、督办等全流程职责分工，适用于公司各部门、子公司及全体参会人员。二、组织架构（一）领导机制。公司设立例会组织领导小组，由总经理担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审定重大会议议题，协调解决会议组织中的重大问题。1.领导小组下设办公室，办公室设在综合管理部，负责日常例会组织协调工作。2.各部门应根据本办法明确内部例会组织职责分工，指定专人负责。（二）职责划分。例会组织职责分工按层级、按部门、按会议类型具体划分。1.公司级例会由领导小组办公室统筹组织，各部门配合实施。2.部门级例会由各部门自行组织，报领导小组办公室备案。3.特殊会议由领导小组根据实际情况指定组织单位。三、筹备阶段职责分工（一）议题征集。各部门负责收集、整理本部门会议议题，于会前5个工作日提交至领导小组办公室。1.议题应明确会议目标、主要内容、预期成果，并附相关材料。2.领导小组办公室对议题进行审核，不符合要求的退回修改。（二）会前准备。领导小组办公室负责制定会议方案，明确会议时间、地点、议程、参会人员等。1.会议方案经领导小组审定后，由办公室印发至相关部门。2.各部门根据会议方案做好准备工作，包括资料准备、人员通知等。（三）会场布置。综合管理部负责会场布置，确保会议设备正常运行。1.会场布置应符合会议性质要求，配备必要的音响、投影等设备。2.会前进行设备调试，确保会议期间正常运行。四、召开阶段职责分工（一）会议主持。公司级例会由总经理或其授权人主持，部门级例会由部门负责人主持。1.主持人负责控制会议节奏，确保会议按议程进行。2.对突发情况应及时处置，必要时可休会或延期。（二）会议记录。综合管理部指定专人负责会议记录，详细记录会议内容、决议等。1.会议记录应完整、准确，包括会议时间、地点、参会人员、主要发言、决议事项等。2.会议结束后24小时内，将会议记录提交领导小组办公室审核。（三）参会管理。各部门负责人负责组织本部门人员参会，确保参会人员准时到位。1.参会人员应提前10分钟到达会场，签到后入座。2.会议期间应遵守会场纪律，不得随意离场或从事与会议无关活动。五、会后阶段职责分工（一）决议督办。领导小组办公室负责将会议决议分解为具体任务，明确责任部门、完成时限。1.各部门应按照任务分工，按时完成工作任务。2.领导小组办公室定期跟踪任务进度，对未按时完成的进行督办。（二）资料归档。综合管理部负责将会议资料整理归档，包括会议方案、会议记录、决议事项等。1.资料归档应规范、完整，便于查阅。2.重大会议资料应报领导小组办公室备案。（三）效果评估。领导小组办公室负责对例会组织效果进行评估，每年开展一次全面评估。1.评估内容包括会议效率、决议落实情况、参会满意度等。2.评估结果作为改进例会组织工作的重要依据。六、监督与考核（一）监督检查。领导小组办公室负责对例会组织工作进行监督检查，发现问题及时纠正。1.监督检查采取定期检查与不定期抽查相结合方式。2.对检查中发现的问题，应形成书面报告，报领导小组处理。（二）考核评价。将例会组织工作纳入各部门年度考核，考核结果与绩效挂钩。1.考核内容包括会议组织规范性、决议落实率、参会效率等。2.对考核结果优秀的部门予以表彰，对不合格的部门进行通报批评。七、附则（一）解释权。本办法由领导小组办公室负责解释。（二）修订程序。本办法每年修订一次，重大调整由领导小组决定。（三）生效日期。本办法自发布