1.原料供应商管理制度

一、目的与意义为确保公司所采购原料的质量稳定、供应及时，降低采购成本，优化供应链管理，维护公司与供应商之间的良好合作关系，防范采购过程中的各类风险，特制定本制度。本制度旨在规范原料供应商的开发、评估、选择、合作、绩效评估及动态管理等一系列活动，以实现公司与供应商的共同发展和互利共赢。二、适用范围本制度适用于公司所有生产用主要原料、辅助原料及包装材料等供应商的管理。公司采购部是原料供应商管理的归口部门，其他相关部门（如质量部、生产部、技术部、财务部等）应依照本制度履行相应职责。三、核心原则1.质量优先原则：供应商提供的原料必须符合国家及行业相关标准，满足公司产品质量要求。2.诚信为本原则：与供应商建立基于诚信的合作关系，恪守合同承诺。3.公平公正原则：在供应商选择、评估等过程中，坚持客观标准，确保公平竞争。4.动态管理原则：对供应商实行动态跟踪与评估，激励优秀供应商，淘汰不合格供应商。5.风险控制原则：关注供应链风险，寻求多元化供应渠道，确保供应安全。四、管理流程与要求（一）供应商开发与准入1.信息收集：采购部应通过多种渠道（如行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐、市场调研等）广泛收集潜在供应商信息，建立初步的供应商信息库。2.初步筛选：根据原料特性、质量要求、产能需求、地理位置及公司初步的采购策略，对潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求的供应商。3.实地考察（必要时）：对于关键原料或新开发的重要供应商，采购部可组织质量、技术等相关部门人员进行实地考察。考察内容包括但不限于：生产环境、工艺流程、质量控制体系、生产能力、设备状况、管理水平、环保及社会责任等。4.资质审核：供应商需提供有效的营业执照、相关生产许可证、质量认证证书（如适用）、产品检验报告、专利证书（如适用）等资质文件。采购部负责对这些文件的真实性、有效性进行审核。5.样品测试与小批量试用：通过资质审核的供应商，需提供代表性样品。由质量部按规定标准进行检验和/或小批量试用评估，确保其产品符合公司质量要求及生产工艺需求。6.准入审批：综合考察结果、资质审核情况及样品测试/试用结果，采购部填写《供应商准入审批表》，报相关领导审批。审批通过后，该供应商正式纳入合格供应商名录。（二）供应商评估与选择1.评估指标体系：建立科学的供应商评估指标体系，通常包括但不限于：*质量：产品合格率、质量稳定性、质量体系认证情况、质量问题响应速度及处理能力。*价格：报价的合理性、成本控制能力、价格竞争力。*交付：交货及时性、订单满足率、交付灵活性。*服务：售前售后服务水平、技术支持能力、沟通协作效率。*信誉与财务状况：商业信誉、履约历史、财务稳定性。*创新能力与发展潜力：产品研发能力、技术升级潜力。*合规性与社会责任：环保合规、劳动用工合规等。2.评估方法：可采用定性与定量相结合、定期与不定期相结合的方式进行。对于新供应商，重点评估其准入条件的符合性；对于现有供应商，侧重其合作过程中的综合表现。3.选择决策：根据评估结果，结合采购需求的紧急程度、供应市场状况等因素，综合权衡，选择最优供应商。对于大额或长期采购项目，可考虑引入招标、竞争性谈判等方式。（三）合同管理1.合同签订：与选定的供应商必须签订书面采购合同。合同内容应明确原料规格型号、质量标准、数量、价格、交付期、付款方式、验收标准、违约责任、知识产权、保密条款及争议解决方式等关键条款。2.合同评审：采购合同在签订前需经过公司内部相关部门（如采购、法务、财务、质量等）的评审，确保合同条款的合法性、完整性和可执行性。3.合同履行与跟踪：采购部负责合同的执行跟踪，确保双方严格按照合同约定履行各自义务。对合同履行过程中的变更、补充，需签订书面协议。（四）采购执行与交付1.订单下达：根据生产计划及库存情况，采购部向合格供应商下达采购订单，明确采购物料的具体要求。2.生产与交付跟踪：采购部应与供应商保持沟通，了解生产进度，确保按期交付。对可能出现的交付延迟风险，应及时预警并协调解决。3.运输与包装：供应商应按照合同约定的运输方式和包装要求进行物料发运，确保物料在途安全。（五）质量控制与验收1.入厂检验：原料送达后，仓储部门会同质量部门依据采购订单、送货单及质量标准进行核对与检验。检验合格后方可入库；不合格品按《不合格品控制程序》处理。2.过程质量反馈：生产部门在使用过程中如发现原料质量问题，应及时反馈给质量部和采购部，由相关部门与供应商沟通处理。3.供应商质量问题处理：对供应商出现的质量问题，采购部应组织质量部等相关部门与供应商进行沟通，要求其分析原因、采取纠正和预防措施，并验证效果。（六）供应商关系维护与绩效评估1.定期沟通：建立与主要供应商的定期沟通机制，包括业务洽谈、技术交流、问题协调等，维护良好的合作关系。2.绩效评估周期：对合格供应商的绩效评估通常按季度或半年度进行，年度进行一次全面评估。3.绩效评估实施：采购部牵头，会同质量、生产、技术等相关部门，根据设定的评估指标体系对供应商进行打分评价，形成《供应商绩效评估报告》。4.评估结果反馈与改进：将绩效评估结果及时反馈给供应商，对于表现优秀的供应商给予肯定和激励；对于存在不足的供应商，共同分析原因，明确改进要求和期限。5.激励机制：对绩效优异的供应商，可在订单分配、付款条件、合作深度等方面给予优先考虑或适当优惠。（七）供应商动态管理与优化1.合格供应商名录更新：合格供应商名录应根据准入、评估结果及合作情况进行动态更新，并确保其准确性和时效性。2.供应商分级：可根据绩效评估结果对供应商进行分级（如A、B、C级），实施差异化管理策略。3.供应商淘汰：对于绩效持续不合格、严重违反合同约定、提供虚假信息、发生重大质量或社会责任事故，且在规定期限内未能有效改进的供应商，应启动淘汰程序，将其从合格供应商名录中移除，并做好后续善后工作。4.持续改进：鼓励供应商进行技术创新、质量改进和管理优化，共同提升供应链的整体竞争力。五、责任部门与职责*采购部：负责本制度的制定、修订、解释与组织实施；供应商的开发、信息收集、初步筛选、实地考察组织、准入报批、合同管理、订单下达、交付跟踪、绩效评估组织、关系维护及淘汰建议等。*质量部：负责供应商提供样品的检验与测试、原料入厂检验、生产过程中原料质量问题的分析与反馈、参与供应商实地考察（质量部分）、提供质量方面的绩效评估数据。*生产部：参与关键原料供应商的实地考察（生产适用性部分）、提供原料使用过程中的性能反馈、参与供应商绩效评估（如交付及时性对生产的影响）。*技术部：参与供应商技术能力评估、提供原料技术标准支持、参与样品试用评估、解决与原料相关的技术问题。*财务部：负责供应商财务状况的初步审核、采购款项的支付、参与供应商绩效评估（如付款条件、成本控制）。*法务部/合规部：负责采购合同的法律审核、提供法律支持、确保合作合规性。六、附则1.