疫情防控期间管理体系与服务认证实施规则

疫情防控期间管理体系与服务认证实施规则一、总则为确保在疫情防控特殊时期，管理体系认证与服务认证活动的有序、有效开展，保障认证工作质量，维护认证相关方的合法权益，同时切实保护认证人员及受审核方相关人员的身体健康与生命安全，特制定本规则。本规则适用于疫情防控期间各类管理体系认证（如质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等）及服务认证活动的策划、实施与管理。本规则旨在提供一套灵活且严谨的指导框架，认证机构应结合疫情发展态势、区域风险等级以及自身实际情况，在遵守国家及地方疫情防控要求的前提下，参照本规则制定具体的实施细则。所有相关活动均应以保证认证的公正性、客观性和有效性为根本前提，不得因疫情因素降低认证标准。二、基本原则与目标（一）基本原则1.生命健康优先原则：将所有参与认证活动人员的健康与安全放在首位，严格落实各项疫情防控措施。2.质量保障原则：确保认证过程的完整性和认证结果的可靠性，不因疫情采取的临时措施而削弱认证的核心价值。3.风险导向原则：根据疫情风险等级、认证项目特点及受审核方实际情况，动态评估认证活动风险，并采取相应的控制措施。4.依法合规原则：严格遵守国家及地方关于疫情防控的法律法规、政策要求以及认证相关的法规和标准。5.灵活务实原则：在保证认证质量的前提下，积极采用创新、灵活的认证方式方法，最大限度减少疫情对认证活动的不利影响。（二）主要目标1.保障认证活动在疫情防控期间的连续性和稳定性。2.规范特殊时期认证行为，统一认证实施尺度。3.提升认证机构应对突发公共卫生事件的应急响应能力。4.为受审核方提供清晰的指引，帮助其配合完成认证活动。三、认证机构的总体要求认证机构应建立并实施疫情防控期间认证工作专项管理机制，明确责任部门和责任人。（一）内部管理与资源保障认证机构应确保自身运营的连续性，保障与客户沟通、审核策划、文件评审、审核实施、认证决定等各环节的有效运作。应配备必要的技术手段和资源，支持远程审核等非现场认证活动的开展，并对相关人员进行必要的培训，使其具备远程审核的能力和技巧。（二）人员健康与安全管理认证机构应制定并执行审核人员（包括审核员、技术专家等）健康监测与防护指引。在选派审核组时，应充分考虑审核人员的健康状况、所在地区疫情风险等级以及前往审核地点的交通和住宿条件等因素。审核人员应主动配合疫情防控要求，做好个人防护。（三）审核方案的动态调整认证机构在制定和评审审核方案时，必须将疫情因素纳入考量。根据受审核方所在地区的疫情风险等级、行业特点、认证类型及认证阶段（初审、监督、再认证），灵活确定审核方式（如远程审核、现场审核与远程审核相结合等）、审核时长、审核人日及审核组构成。对于疫情高风险地区或受疫情影响严重的行业，应优先考虑采用远程审核方式，或适当调整审核时间。（四）与受审核方的前期沟通在审核活动开始前，认证机构应与受审核方进行充分沟通，了解其疫情防控情况、生产经营状况、可提供的审核条件（尤其是远程审核所需的网络、设备、资料获取途径等），共同评估审核可行性及相关风险，并就审核方式、审核计划、信息安全保障等达成一致。四、审核活动的实施（一）审核方式的选择与应用1.远程审核：在疫情防控期间，远程审核可作为主要的审核方式。认证机构应明确远程审核的适用条件、范围和具体实施流程。远程审核可利用视频会议、电话、邮件、即时通讯工具、远程桌面共享、云文档等多种信息技术手段组合实施。*适用场景：对于管理体系运行成熟、文件化信息管理规范、具备良好信息化基础且非高风险的行业，可优先采用远程审核。*实施要求：审核组应提前获取受审核方的相关文件和记录；确保远程通讯工具稳定可靠；审核过程中应进行有效的屏幕录制或会议记录，作为审核证据的一部分；对于关键过程和活动，应尽可能通过视频实时观察。*信息安全与保密：认证机构和审核人员应采取有效措施，确保在远程审核过程中获取的受审核方信息的保密性和安全性，遵守相关数据保护法规。2.现场审核：当远程审核无法充分获取审核证据，确需进行现场审核时，认证机构必须对现场审核的必要性和可行性进行审慎评估，并严格执行当地疫情防控要求。*防控措施：审核组应提前了解并遵守受审核方所在地及受审核方内部的疫情防控规定，如提供健康证明、行程码、接受体温检测、佩戴口罩、保持社交距离、避免前往人群密集区域等。应尽量缩短现场审核时间，减少审核人员与受审核方人员的接触。*应急预案：审核组应随身携带必要的个人防护用品，并制定现场突发疫情情况的应急预案。3.结合审核：根据实际情况，可采用远程审核与现场审核相结合的方式。例如，文件评审、部分部门或过程的审核采用远程方式，而对关键过程、高风险区域或远程难以核实的活动采用现场审核。（二）审核内容的关注重点除按认证标准/规范要求进行审核外，疫情防控期间的审核还应适当关注：1.受审核方在疫情防控方面采取的管理措施及其有效性，包括对员工健康的关注、生产经营场所的防疫、供应链的稳定性管理等。2.疫情对受审核方管理体系运行带来的影响，以及组织为应对这些影响所采取的措施和有效性。3.对于服务认证，应特别关注疫情期间服务提供方式的调整、服务质量的保障、客户沟通与需求响应的及时性和有效性等。（三）审核证据的获取与验证审核证据的获取应遵循充分性、相关性、客观性的原则。*对于远程审核获取的电子证据，审核员应核实其来源和真实性，可通过交叉验证、追溯原始数据、要求提供佐证材料等方式。*鼓励受审核方提供实时的、动态的证据，而非仅提供预先准备好的文件。*审核员应对获取证据的过程进行清晰记录，包括证据来源、获取时间、获取方式等。（四）审核发现与报告审核报告应清晰说明本次审核所采用的方式（远程、现场或结合），以及在疫情条件下为保证审核质量所采取的特殊措施。审核发现应基于充分的审核证据，对于因疫情限制未能充分覆盖的审核内容，应在报告中说明，并评估其对认证结论的影响。五、认证决定与证书管理（一）认证决定认证决定人员应充分考虑疫情期间审核方式的特殊性以及审核证据的局限性，基于审核组提交的完整审核资料（包括审核报告、审核记录、相关证据等），客观、公正地做出认证决定。对于存在轻微不符合项且受疫情影响短期内难以完成整改的，可适当考虑延长整改期限，但需确保不影响管理体系或服务的整体有效性。（二）证书信息证书内容应符合相关法规要求。对于主要采用远程审核方式获得的认证，可在认证报告中详细说明审核方式，但通常不在证书上特别标注审核方式。（三）证书暂停、撤销与恢复对于因疫情导致管理体系严重失效或服务质量显著下降，且在合理期限内未能采取有效纠正措施的获证组织，认证机构应按规定暂停或撤销其认证证书。当疫情影响消除，获证组织采取有效措施恢复管理体系运行或服务能力后，可按程序申请恢复认证。六、获证组织的责任与配合获证组织应积极配合认证机构在疫情防控期间的认证安排，提供必要的支持和便利条件。*确保提供的文件、记录和信息真实、准确、完整，并配合审核人员通过远程方式获取所需证据。*为远程审核提供稳定的网络环境和必要的设备支持，指定专人协助审核组与相关部门、人员的沟通和联络。*如实向认证机构反映疫情对其生产经营和管理体系运行带来的影响。*对于现场审核，应严格执行当地疫情防控规定，为审核人员提供必要的防疫保障。*持续改进其管理体系和服务质量，特别是针对疫情暴露出来的薄弱环节。七、监督与改进认证机构应建立疫情防控期间认证工作的内部监督机制，定期对认证过程的合规性、审核质量以及远程审核的有效性进行检查和评估。收集来自审核员、受审核方的反馈意见，及时发现问题并采取纠正和预防措施，持续改进认证实施规则和相关流程。八、沟通与协作认证机构应加强与监管部门的沟通，及时汇报疫情防控期间认证工作的开展情况及遇到的问题。加强行业内的交流与合作，分享疫情期间认证工作的经验和最佳实践。九