采购询价管理制度

采购询价管理制度第一章总则第一条为规范公司采购行为，提高采购效率与资金使用效益，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。第二条本制度所称采购询价，是指公司因生产经营、项目建设或日常运营需要，向符合条件的供应商发出询价单，邀请其报价，并根据报价情况择优确定供应商的采购方式。第三条本制度适用于公司各部门、各子公司（以下统称“各单位”）所有通过询价方式进行的物资、设备、服务等采购活动。凡涉及公司核心机密、独家供应或经批准采用其他采购方式的项目，不适用本制度，但应参照相关规定执行。第四条采购询价工作应遵循以下原则：（一）合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度。（二）效益优先原则：在保证质量和服务的前提下，力求以最经济的成本获取所需资源。（三）公平竞争原则：给予符合条件的供应商平等的竞争机会。（四）阳光操作原则：采购过程应透明、规范，接受监督。（五）权责对等原则：明确各参与方的职责与权限，确保责任落实。第二章组织与职责第五条公司采购部门是采购询价工作的归口管理部门，主要职责包括：（一）组织制定和修订采购询价管理制度及相关细则；（二）统筹协调公司范围内的采购询价活动；（三）审核各单位提交的采购询价申请及询价文件；（四）组织或参与供应商的邀请、资格审查及询价过程；（五）负责询价结果的汇总、初审与报批；（六）监督检查各单位采购询价制度的执行情况；（七）负责采购询价相关文件的归档管理。第六条需求部门是采购活动的发起单位，主要职责包括：（一）根据实际需求，提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量标准、技术参数、交付时间等具体要求；（二）参与询价文件的编制，提供专业技术支持；（三）参与供应商的考察与评审（如需）；（四）负责对采购物资或服务的验收工作；（五）配合采购部门处理采购过程中出现的问题。第七条财务部门负责采购资金的审核与支付，并对采购询价活动的经济性进行监督。第八条法务部门负责对采购合同的合法性进行审核，提供法律支持。第九条审计部门负责对采购询价活动的合规性进行监督审计。第三章询价流程第十条采购需求提出与审批需求部门根据实际需要，填写《采购申请表》，详细列明采购物品或服务的相关信息，经部门负责人审批后，提交至采购部门。对于大额或重要采购项目，需按公司规定报请更高层级领导审批。第十一条采购方式确定采购部门收到《采购申请表》后，根据采购物品的特性、金额、市场供应情况等因素，判断是否适用询价方式采购。对于符合询价条件的，启动询价流程；对于不符合的，按其他采购方式（如招标、单一来源采购等）执行。第十二条询价文件编制与发出（一）采购部门会同需求部门共同编制《询价单》。《询价单》应至少包含：采购项目名称、编号、采购内容及数量、技术规格要求、质量标准、交货（服务）时间及地点、报价要求（包括报价有效期、报价货币单位）、付款方式、报价文件组成及份数、报价截止时间及地点、评审标准等核心要素。（二）采购部门负责选择符合条件的供应商。供应商的选择应具有代表性和竞争性，原则上邀请的合格供应商不少于三家。邀请方式可采用公开邀请或定向邀请。（三）《询价单》可通过传真、邮件、即时通讯工具或书面形式发送给选定的供应商，并要求供应商在规定时间内反馈书面报价。第十三条供应商报价接收（一）供应商应在《询价单》规定的截止时间前，将密封的报价文件（或指定格式的报价单）送达指定地点。逾期送达的报价文件，采购部门有权拒收。（二）采购部门应对接收的报价文件进行登记，妥善保管，在规定的开启时间前不得擅自拆封。第十四条报价开启与评审（一）报价截止后，采购部门应组织相关人员（一般包括采购部门、需求部门代表，必要时可邀请财务、技术等部门人员参加）进行集中拆封报价。（二）评审小组首先对报价文件的有效性进行审查，包括：供应商资格是否符合要求、报价文件是否完整、是否按规定密封、是否在有效期内等。无效报价应予以剔除。（三）对于有效报价，评审小组应根据《询价单》中确定的评审标准进行评审。评审标准应以价格为主要考量因素，同时兼顾质量、交货期、售后服务、供应商信誉等。（四）评审过程应有详细记录，参与评审人员应签字确认。第十五条确定成交供应商与合同签订（一）评审结束后，采购部门汇总评审结果，填写《采购询价评审报告》，提出拟成交供应商建议，按审批权限报请相关领导审批。（二）审批通过后，采购部门向成交供应商发出《成交通知书》，同时将结果通知其他未成交供应商。（三）采购部门与成交供应商依据《成交通知书》及报价文件内容，在平等协商的基础上签订书面采购合同。合同条款应明确、具体，符合国家法律法规及公司相关规定。第十六条合同履行与验收供应商按照合同约定履行供货或服务义务。需求部门负责组织对到货物资或服务成果进行验收，验收合格后签署《验收单》。采购部门依据合同及《验收单》办理付款手续。第四章管理要求第十七条供应商管理采购部门应建立供应商信息库，对供应商的资质、信誉、业绩、供货能力等进行动态管理和评价，优选合格供应商。第十八条保密要求参与询价活动的所有人员应对询价信息、供应商报价、评审过程等敏感信息严格保密，不得泄露给无关第三方。第十九条公平竞争在询价过程中，应确保所有参与供应商享有平等的竞争机会，不得设置不合理条件歧视或排斥潜在供应商，不得与供应商串通作弊。第二十条报价有效性供应商报价应为一次性报价，在报价有效期内不得更改。若市场价格波动较大，可在《询价单》中约定价格调整机制。第二十一条评审原则评审应坚持客观、公正、科学的原则，以事先确定的评审标准为依据，不受任何外部因素干扰。第二十二条异常情况处理（一）若有效报价供应商不足三家，且确实无法再邀请到其他合格供应商的，采购部门应书面说明情况，报审批人批准后，可按实际情况进行评审或重新组织询价。（二）若所有供应商报价均超出预算，采购部门应与供应商协商降价或取消本次采购，调整预算后重新组织采购。（三）询价过程中如出现供应商质疑或投诉，采购部门应予以妥善处理和答复。第二十三条档案管理采购部门应将采购过程中的所有文件资料，包括《采购申请表》、《询价单》、供应商报价文件、《询价评审记录》、《采购询价评审报告》、《成交通知书》、采购合同、《验收单》等，整理归档，保存期限应符合公司档案管理规定。第五章监督与责任第二十四条公司各相关部门应严格遵守本制度规定，确保采购询价活动规范有序进行。第二十五条审计部门定期或不定期对采购询价制度的执行情况进行审计检查，对发现的问题及时提出整改意见。第二十六条对于在采购询价过程中出现的违规行为，如泄露保密信息、收受回扣、弄虚作假、徇私舞弊等