建筑设计院印章管理制度及使用流程

建筑设计院印章管理制度及使用流程一、总则印章，作为机构权力与信用的物化象征，在建筑设计院的日常运营与对外交往中扮演着至关重要的角色。为规范我院各类印章的刻制、保管、使用及废止流程，确保印章使用的合法性、严肃性与安全性，防范潜在风险，维护院的整体利益和声誉，特制定本制度。本制度适用于我院所有公章、专用章（包括但不限于合同专用章、出图专用章、财务专用章、项目专用章等）及相关业务用章的管理。全院各部门及所有员工在涉及印章使用时，均须严格遵守本制度规定。印章管理遵循“统一规范、分级负责、专人保管、严格审批、安全保密”的原则。二、印章的种类与保管（一）印章种类我院印章主要包括以下几类：1.单位公章：代表我院对外行使法定职权的正式印章。2.合同专用章：专门用于对外签订各类合同、协议等法律文件。3.出图专用章：用于我院出具的各类设计图纸，是设计成果合法性的重要标志，需与注册建筑师、注册工程师个人执业印章配套使用。4.财务专用章：用于财务收支、银行结算等相关业务。5.项目专用章：根据特定项目需要，用于该项目相关的技术文件、洽商记录等，但不得用于签订合同、对外承诺或涉及经济责任的文件。6.法定代表人印章：用于需法定代表人签章的文件、报表等。7.其他经院批准刻制的专用印章。（二）印章保管1.专人保管：各类印章均需指定责任心强、工作严谨的专人负责保管。原则上，单位公章、合同专用章由院办公室（或行政部）指定专人保管；出图专用章由技术质量管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部指定专人保管；项目专用章由项目负责人或其指定的项目组成员保管；法定代表人印章由法定代表人本人或其授权的专人保管。2.保管责任：印章保管人是印章安全使用的第一责任人，对印章的安全性、完整性及使用的合规性负直接责任。保管人应妥善保管印章，不得擅自委托他人代管，严禁将印章随意放置或带出指定保管地点（经批准的外出用印除外）。3.存放要求：印章应存放在保险柜或带锁的专用抽屉等安全设施内。下班后及节假日，必须将印章锁好，确保万无一失。4.人员变动：印章保管人因离职、调动、休假等原因无法继续履行保管职责时，须办理严格的印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人或分管院领导监交，并及时将交接情况报院办公室（或行政部）备案。三、印章的使用流程（一）用印申请与审批1.申请：使用印章须由用印人填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位（或个人）、用印类型等信息，并附上需用印的文件原件或清晰复印件。2.审批：*一般性文件、资料用印，由部门负责人审核批准。*涉及对外承诺、经济合同、重要技术文件、招投标文件、资质证明、授权委托书等具有法律意义或重大经济责任的文件用印，须经部门负责人审核后，报请分管院领导或院长审批。*单位公章的使用，除日常行政事务（如介绍信、证明信等）可由院办公室负责人按权限审批外，其余重要事项均须报请院长或其授权的分管院领导审批。*合同专用章的使用，必须严格按照我院合同管理规定执行，经合同管理部门审核、相关业务部门负责人及分管院领导审批后方可用印。*出图专用章的使用，必须是我院完成的、经内部审核程序通过的设计成果，并附有相应的设计文件签署页，由项目负责人签字、技术质量管理部门审核批准。注册建筑师、注册工程师印章的使用，由本人根据相关法规和规定亲自签署或授权并对其负责。3.审批权限：各级审批人应对用印事项的真实性、合规性及文件内容的准确性负责。对于不符合规定或有疑问的用印申请，有权拒绝审批或要求补充说明。（二）用印核对与登记1.核对：印章保管人在接到审批通过的《用印申请单》及需用印文件后，应仔细核对以下内容：审批手续是否完备、用印文件与申请内容是否一致、文件内容是否清晰、有无涂改（涂改处是否有相关负责人签字确认）等。核对无误后方可用印。2.登记：用印完成后，印章保管人应在《印章使用登记簿》上逐项登记用印日期、用印事由、文件名称、份数、审批人、用印人、保管人等信息，并由用印人签字确认。（三）用印规范1.位置准确：印章应盖在文件的指定位置，通常为文件末尾的单位名称或法定代表人签名处，做到“骑年盖月”或“骑缝”，确保印章清晰、完整、端正，不得模糊不清或歪斜。2.印迹清晰：用印时应保证印油均匀、印迹清晰，避免重复盖印。如需在多页文件上盖骑缝章，应确保各页都有印章印迹且连贯。3.严禁空白用印：严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白授权委托书等空白文件上加盖任何印章。4.内容一致：用印文件的内容必须与审批内容一致，不得擅自更改。如文件内容确需修改，应重新履行审批手续。5.专人用印：印章必须由保管人亲自加盖，不得由用印人或其他非保管人员代为用印。保管人对不符合规定的用印要求，有权拒绝，并及时向其上级汇报。四、特殊情况处理（一）外出用印原则上印章不得带出单位。确因特殊情况（如现场签约、紧急投标等）需要携带印章外出使用的，须由用印部门提出申请，详细说明外出用印事由、地点、时间、携带人等，经院长或其授权的分管院领导批准后，由印章保管人或其指定的专人携带，并对印章的安全和使用负责。外出用印完毕后，应立即返回单位，并将用印情况按规定登记备案。（二）印章遗失印章保管人如发现印章遗失或被盗，应立即向部门负责人及院办公室（或行政部）报告，并迅速采取补救措施（如向公安机关报案、登报声明作废等），同时配合调查处理。（三）印章销毁对于因机构变更、名称更改、印章磨损、过期或停用的印章，应由原保管部门提出销毁申请，经院领导批准后，由院办公室（或行政部）会同相关部门负责人进行监销，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁或处理废旧印章。五、责任追究任何单位或个人违反本制度规定，擅自刻制、使用、出借、复制、伪造、变造、买卖印章，或因保管不善、违规用印导致印章遗失、被盗，或利用印章从事违法违纪活动，给我院造成经济损失或声誉损害的，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。六、附则1.本制度未尽事宜，由院办公室（或行政部）负责解释和补充。2.各部门可根据本制度，结合自身实际情况，制定相应的印章管理细则，但不得与本制度相抵触。3.本制度自发布之日起施行。原有相