1.原料供应商管理制度

第一章总则第一条目的与依据为规范公司原料供应商的选择、评估、合作及管理流程，确保采购原料的质量稳定、成本合理、供应及时，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低供应链风险，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司质量管理体系要求，并结合公司实际情况制定。第二条适用范围本制度适用于公司所有生产用主要原料、辅助原料及关键物料供应商的开发、准入、评估、合作、淘汰等管理活动。非生产用物料供应商的管理可参照本制度或另行制定管理办法。第三条基本原则1.质量优先原则：供应商提供的原料质量是合作的首要考量因素，必须符合国家、行业及公司规定的质量标准。2.公平公正原则：在供应商选择、评估等过程中，应遵循客观标准，确保过程与结果的公平性。3.互利共赢原则：与供应商建立长期稳定的战略合作关系，追求共同发展，实现供应链价值最大化。4.持续改进原则：定期对供应商进行评估，推动供应商在质量、技术、服务等方面的持续提升。5.风险可控原则：对供应商进行动态管理，识别并评估合作过程中的各类风险，采取有效措施防范与控制。第二章供应商的开发与准入第四条供应商开发1.需求发起：由采购部门根据公司生产经营需求、原料市场变化或现有供应商状况，提出供应商开发需求。2.信息收集：通过行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐、实地考察等多种渠道收集潜在供应商信息。3.初步筛选：采购部门会同质量、技术等相关部门对潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求的供应商。第五条供应商考察1.考察组织：对于通过初步筛选的供应商，由采购部门牵头，组织质量、技术等相关部门人员组成考察小组进行实地考察。2.考察内容：考察内容应包括但不限于供应商的资质文件、生产场所、生产设备与工艺、质量控制体系、生产能力、环保与安全管理、财务状况、商业信誉及社会责任履行情况等。3.考察报告：考察结束后，考察小组应撰写详细的《供应商考察报告》，对供应商的综合能力进行评价，并提出是否具备合作潜力的初步意见。第六条样品试用与评估1.对于经考察具备合作潜力的供应商，可要求其提供代表性样品。2.技术部门负责样品的性能测试，质量部门负责样品的质量检验。3.样品测试与检验合格后，方可进入下一环节评估。第七条供应商准入评估与审批1.评估内容：对供应商的评估应包括质量保证能力、生产供应能力、价格竞争力、交付及时性、技术支持与服务水平、财务稳定性及商业信誉等多个维度。2.评估方式：可采用定量与定性相结合的方式进行综合评估，必要时可引入第三方机构进行评估。3.审批流程：《供应商准入评估表》及相关证明材料经采购部门负责人审核后，按公司规定的审批权限报相关领导审批。4.准入建档：通过审批的供应商，由采购部门录入公司《合格供应商名录》，建立供应商档案，并进行统一编码管理。未通过审批的供应商，其资料由采购部门归档保存。第三章供应商的评估与分级第八条定期评估1.采购部门应牵头组织质量、生产、技术等相关部门，对合格供应商的合作表现进行定期评估。评估周期一般为每季度或每半年一次，具体可根据原料重要程度及合作情况调整。2.年度应进行一次全面综合评估。第九条评估指标体系评估指标应至少包括以下方面：1.质量指标：原料检验合格率、质量问题重复发生次数、质量投诉处理及时性与有效性等。2.价格指标：价格水平、价格调整的合理性、成本控制能力等。3.交付指标：订单交付及时率、交付数量准确率、订单响应速度等。4.服务指标：技术支持能力、售后服务质量、问题解决效率、沟通配合度等。5.合作与发展指标：合作的稳定性、信息共享程度、持续改进意愿与能力、新产品/新技术开发潜力等。第十条评估结果分级根据评估得分，可将供应商划分为不同等级，例如：1.战略供应商：综合实力强，合作关系稳定，能为公司提供长期战略支持，是优先合作对象。2.核心供应商：各方面表现优良，是公司主要的原料供应来源。3.合格供应商：基本满足公司合作要求，需持续改进。4.观察供应商：存在一定问题但有改进空间，需重点关注并督促其改进。5.限制/淘汰供应商：多次评估不合格或存在严重问题，应限制合作或予以淘汰。第十一条评估结果应用1.分级管理：针对不同等级的供应商，实施差异化的合作政策，如订单分配比例、付款条件、质量免检或抽检比例、技术合作深度等。2.激励与改进：对表现优秀的供应商给予表彰或激励；对存在不足的供应商，发出《供应商改进通知书》，明确改进要求和期限，并跟踪验证改进效果。3.动态调整：供应商等级并非永久不变，将根据每次评估结果进行动态调整。第四章供应商的合同管理第八条合同签订1.与供应商的合作必须签订书面合同，明确双方的权利与义务。2.合同文本应采用公司标准合同范本，特殊情况需使用非标准合同时，须经法务部门审核。3.合同条款应清晰、准确，至少包括原料名称、规格型号、质量标准、数量、价格、交付方式、交付期限、验收标准、付款方式、违约责任、知识产权、保密条款及争议解决方式等核心内容。第九条合同履行与跟踪1.采购部门负责合同的执行与跟踪，确保供应商按合同约定提供原料和服务。2.财务部门负责按合同约定办理付款事宜。3.各相关部门应密切配合，及时反馈合同履行过程中出现的问题，并协同解决。第十条合同变更与终止1.合同签订后，如因市场变化、技术更新或其他客观原因需变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面《合同变更协议》。2.出现合同约定的终止情形或双方协商一致同意终止合作时，合同终止。合同终止后，应做好善后处理工作。第五章供应商的日常管理与沟通第十一条订单管理1.采购部门根据生产计划和库存情况，向供应商下达采购订单。2.采购订单应清晰、准确，供应商确认后方可执行。3.对订单的执行情况进行跟踪，确保按时交付。第十二条物料接收与检验1.供应商交付的原料，由仓库部门按规定进行数量清点和外观检查后，通知质量部门进行检验。2.质量部门依据相关标准和检验规程对原料进行检验，并出具检验报告。3.检验合格的原料方可入库；不合格原料按《不合格品控制程序》处理。第十三条沟通与反馈1.建立与供应商的定期沟通机制，可通过电话、邮件、会议等方式进行。2.定期组织供应商大会或专题沟通会，通报公司需求、市场动态，听取供应商意见与建议，共同解决合作中存在的问题。3.对供应商提出的合理诉求和建议，应予以重视并积极回应。第十四条质量异议处理1.如发现原料存在质量问题，采购部门应及时通知供应商，并会同质量部门进行调查、确认。2.根据质量问题的严重程度和合同约定，与供应商协商解决，可采取退货、换货、索赔等处理方式。3.对重大质量事故，应要求供应商提交书面分析报告和纠正预防措施，并跟踪验证。第六章供应商的退出与淘汰第十五条退出情形供应商出现以下情况之一者，可启动退出或淘汰程序：1.提供虚假资质文件或信息，骗取准入资格的；2.原料质量多次出现严重问题，经整改仍无法达到要求的；3.无故拖延交付，严重影响公司生产经营的；4.提供的原料价格远高于市场平均水平且无合理解释，或存在价格欺诈行为的；5.发生重大安全事故、环保事故，或存在严重违法违规行为的；6.财务状况恶化，濒临破产或倒闭的；7.商业信誉低下，存在恶意违约、不正当竞争或其他不诚信行为的；8.连续多次评估不合格，或被评为限制/淘汰等级的；9.公司经营策略调整，不再需要该类原料或供应商的；10.其他严重违反合同约定或公司规定的情形。第十六条退出流程1.由采购部门根据实际情况或评估结果，提出供应商退出或淘汰申请，并附相关证明材料。2.申请经相关部门会签、审核后，按审批权限报公司领导审批。3.审批通过后，由采购部门书面通知供应商，并办理后续的对账、付款、剩余物料处理等善后事宜。4.将该供应商从《合格供应商名录》中移除，并在供应商档案中注明退出原因和日期。第七章管理职责与监督第十七条部门职责1.采购部门：负责本制度的归口管理，包括供应商的开发、考察、准入评估、合同签订与管理、日常沟通、定期评估组织、退出淘汰发起等工作。2.质量部门：负责供应商的质量体系审核、原料检验、质量问题的判定与处理、质量指标的评估等。3.技术部门：负责供应商的技术能力评估、样品测试、技术标准的制定与解释、技术支持需求的对接等。4.生产部门：参与供应商考察与评估，反馈原料使用情况、交付及时性对生产的影响等。5.财务部门：负责供应商的财务状况评估、合同付款、成本分析等。6.法务部门：负责合同的法律审核