《秘书》-模块4秘书的“办文”工作

内容提要办文，即文书的制作和处理，包括秘书起草撰制文书(公文撰拟，规范及格式要求)、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之，“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。它是秘书最主要的工作之一。返回第1单元公文的撰拟【情景案例】

1990年，某市的一个公文由于市纪委检查委员会和监察局提出不同意见而停止执行。这个公文的题目是《xx市委、市政府关于加快发展个体、私营企业的决定》(以下简称《决定》)。《决定》中有这么一句话:“市直各部门都要进一步解放思想，大力支持我市个体、私营企业的发展，只要钱不装入个人口袋，怎样干都行。”《决定》下达后，不到半年，这个市的个体、私营企业如雨后笋，发展很快。但是，出现了一些市直机关与个体户合股、合资或拆墙开设门面与个体户合作办店办企业现象。这些“合作”私营企业中，有少数打着市直机关的招牌，向国有企业购进走俏商品转手买卖，下一页返回第1单元公文的撰拟从中获利。市纪检监察部门认为这种做法不符合省纪委第x次全体会议精神，向市委、市政府提出意见，主要是指《决定》中有:“只要钱不装入个人口袋，怎样干都行。”这句话是市委的一位领导同志在一次企业家学习座谈会上讲的，没有公开发表，不能作为《决定》。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟项目任务:请分析公文的草拟者在起草这份公文中不当之处。任务分析:本例中《决定》的那句话，是《决定》起草者引用市委一位负责人在一个座谈会上的即席讲话中的一句。其实，这个即席讲话是在特定的场合特定的前提下讲的，前后还有多层意思，草拟者把它放到《决定》中是不对的，因而出现差错。由此可见，公文的校核是十分重要的。那么怎样撰拟一个正确的公文才能使上下级人员都能把握并理解公文所传达的正确内容和思想呢?上一页下一页返回第1单元公文的撰拟【相关知识」办文，即文书的制作和处理，包括秘书起草撰制文书(公文撰拟，规范及格式要求)，收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之，“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作，它是秘书最主要的工作之一。一、公务文书的概念和性质(一)公务文书的概念和性质公文是公务文书的简称，是指一切关于公务的文书。一方面是为区别于个人往还的书信，个人的启事等。另一方面，主要是指国家、政府机关、企业、团体、学校等在公务活动中的文书。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟对公文含义的理解有广义与狭义之分。从广义上说，机关、团体、企事业单位以及一切依法成立的组织，在从事政务、商务等公务活动中代表本组织形成并使用的规范文书均可称为公文。它包括行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的行政公文，机关、单位、团体和个人在处理日常事务中常使用的形式较为灵活的事务文书以及像经济文书、法律文书、新闻文书、外交文书等在一些特定行业和工作部门范围内使用的专用文书。从狭义上说，公文是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文，是专指国家行政机关和党的上一页下一页返回第1单元公文的撰拟机关在政务和党务管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。它是传达、贯彻党的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。(二)公文的种类秘书办文涉及文种繁多，下面介绍国家统一规范的机关法定公文。根据国务院办公厅2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

1.命令(令)

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。“命令”有极强的权威性。命令一旦发布，受令者必须坚决执行，不得更改变通。它有严格的作者规定，根据《宪法》和地方组织法规定，国家主席、国务院、国务院各部委以及县以上地方各级政府才有权发布命令。

2.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

3.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。“决定”是一种指令性、规定性文种。这个文种使用广泛，各级党政机关、人民团体、企事业单位都可采用，或对某一个重大问题或事项作出决定，或对某一方面或某一类问题作出决定。由决定的缘由和决定的事项两部分组成。决定事项单一的多用条款式，每一条款集中阐述一个内容;内容比较繁杂的多用分类式，把决定的内容按其性质分为若干类，在每一类中分为若干具体项目。“决定”具有较强的行政约束力，要求表达详细、具体、准确，以便受文机关有所遵循。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

4.指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。在指示中除阐明下发指示的意义和当前需要解决的问题后，着重提出完成什么任务，指明完成任务的方法和具体步骤及应注意的问题。多采用分条列项的方法书写。用词要准确，语气要肯定，态度要明确，便于下级执行。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

5.公告、通告“公告”属周知性文件，按规定适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。事实上，工矿企业、商业、公检法机关都在使用。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。“通告”分为法规性通告和事务性通告两类。“通告”只说发布通告的依据、事项和时间，一般不阐明事项的目的和意义。这两个文种的共同点是:没有具体的执法对象，不确指具体的机关、团体或个人。“公告”就说是什么事，“通告”就说怎么办，没有更多的解释、阐述。不同的是“通告”具有某些强制性要求，而“公告”则没有。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

6.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。由于对“通知”的制发机关没有级别的限制，加上使用灵活方便，所以使用很广泛。“通知”分为五种:一是指示性通知，用以布置工作，安排活动，传达指示，明确工作原则;二是批示性通知，用以发布行政法规，批转、转发文件;三是会议通知;四是任免通知;五是告知事项的通知，如设撤机构，发展某项业务的鼓励政策，某单位发生了什么案子应引以为戒等。在通知的结尾，大都有一句提出要求和希望的话，目前出现问题较多的是这上一页下一页返回第1单元公文的撰拟句话。不管通知的有效程度、权威程度如何，通通要求“遵照执行”。对“执行”前的状语应根据不同情况选用不同的词语，如“照此”“认真”“研究”“切实”“酌情”“参照”等。

7.通报通报适用于表彰先进，表达立场、主张，结合事例提出要求或作出规定。以好人好事为主要内容的通报，要指出应学习什么好的地方，起引导的作用;以坏人坏事为主要内容的通报，要指出应当吸取哪些教训，或提出一些约束性的规定;以传达重要情况为主要内容的通报，应指出在工作中出现新的问题、新的情况，传达领导机关某个方面的意图，提醒大家注意把握工作的方向。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

8.报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。“报告”属陈述性公文，分为五种:一是综合报告;二是专题报告;三是调查报告;四是呈转性报告;五是答复报告。应注意的是，前三类“报告”末尾都要写“特此报告，请审阅”或“以上报告，如有不妥，请指示”之类的话;呈转性报告末尾要写“以上报告如无不妥，请批转各地(或有关单位、部门)贯彻执行”。上述几种类型的报告末尾都不要写“是否妥当，请指示”这样的话;报告都不要夹带请示事项。因为“报告”的受文机关是没有答复责任的，须要请示答复、批准的事项，另用“请示”上报。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

9.请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。“报告”和“请示”的区别，从时间上讲，“报告”一般在事后或事情进行当中行文，“请示”则要在事前行文;从目的上讲，“请示”要批复，“请示”文中末尾“妥否，请示复”等字样是绝对不能少的。“报告”一般不要批复，文尾一般写上“以上报告如有不妥，请指示”属惯用的礼貌用语;从格式上讲，要在标题中标明“报告”或“请示”字样。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟需要进行请示的情况大体有以下7种:(1)属于上级主管部门明确规定必须请示批准后才能办理的事项。

(2)对现行方针、政策、规章、制度不甚了解，有待上级明确答复才能办理的事项。

(3)工作中发生了新的情况而又无章可循，有待上级明确指示后才能办理的事项。

(4)因情况特殊，难以执行现行规定，有待上级明确指示后才能办理的事项。

(5)意见分歧，无法统一，难以工作，有待上级裁决的事项。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

(6)有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事情关系重大，为防止工作失误，需请示上级审核的事项。

(7)按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。10.批复批复适用于答复下级机关请示事项。“批复”属指导性文件，任何上级机关答复下级机关的请示都可以用“批复”。应注意的是:用语要明确，不能模棱两可，更不能答非所问;对下属提出的事项要逐一答复，不能只答复其中一部分，而对另一部分不予表态。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

11.函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关部门请求批准等项。函可以分去函和复函。“函”的突出特点是使用范围广泛和形式灵活，行文去向不受限制，下行、平行、上行均可;行文格式没有严格的限制，用文头或不用文头，打印或手抄都可以;文字表达只要求把事情说清楚就行。去函惯用“为荷”“为盼”“为要”“特此函”“务希函复”“当否，请予回复”等结束语。复函可用“特此函复”等结束语。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

12.会议纪要会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。主要有例会纪要、工作会议纪要和其他会议纪要三种。“纪要”除开首介绍会议概况(如会议时间、地点、与会人员、主持人等)外，主要是写出会议讨论研究了哪些问题，作出了什么决定，提出了什么任务和要求。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟二、公文的行文关系与方式行文制度是指各机关单位之间文件往来时应遵守的规程或准则。发文时，要根据一定的行文关系，遵循一定的行文方向，采用一定的行文方式，按照严格的行文要求进行。为了保障行文畅通，避免混乱，防止公文旅行和文犊主义，必须建立健全行文制度，以适应文件运行的客观规律，提高工作效率。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟(一)行文关系行文关系是指文件往来所构成的关系，即发文机关与收文机关之间的组织关系。我国的机关单位都处于一定的组织系统中，如行政组织系统、党组织系统、企业组织系统、群众组织系统等。各系统内的关系形成了纵横交错的网络，体现着不同层次的职权范围。在这种网络中每个系统都与其他系统有着特定的关系。这种关系反映在行文上，即为行文关系。要确定好行文关系，先要明确各级各类组织之间的关系。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

1.直接隶属关系直接隶属关系是指在同一组织系统中的上、下级组织之间的领导与被领导关系。这种纵向的上下级关系是多层次的。如国务院统辖着各省(直辖市)人民政府，各省(市)人民政府又统辖着各地(省辖市)人民政府，地(市)人民政府又统辖着各县人民政府，这就形成了直接隶属关系，企业的上下级之间也为直接隶属关系。2.业务指导关系业务指导关系是指上下级组织的业务主管部门之间的关系。各级政府下设纵向多层次的专门性职能组织具有这种业务指导关系。如国家财政部下设省财政厅，省财政厅又下设地(市)财政局，各县又设有县财政局，各级财政部门之间构成了业务指导关系。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

3.平行关系平行关系指同一系统的同级组织之间，或不同系统的同级组织之间所构成横向联系的关系都是平行关系。如天津市人民政府与北京市人民政府、上海市人民政府是平行关系;市人民政府下设的工业局、农业局、交通局、文化局等之间的关系也是平行关系。4.不相隶属关系不相隶属关系是指不属同一组织关系的各机关之间关系，如省政府与省军区、学校与工厂等均无领导与隶属关系，所以称不相隶属关系。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟(二)行文方向和上述各组织间的关系相适应，就形成了不同的行文关系。根据以上几种关系行文，就反映出发文的3种流向，也即行文方向。

1.下行文下行文指上级领导者对被领导者、业务指导者对被指导者行文，呈下行方向，故为下行文。

2.上行文上行文是指被领导者对领导者、被指导者对指导者行文，呈上行方向，故为上行文。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟3.平行文平行文指同级或不相隶属机关之间行文，均系平行方向，故为平行文。(三)行文方式行文方式是由发文单位将文件传递到收文单位的方式。由于企事业单位的设置是多层次的，文件运行的方式相应也有多种。该单位的上级机关之上还可能有更高一级的上级，下级机关之下还可能有再下一级。因此，同是上行文，或同是下行文，收文单位可能是直接的上下级，也可能是隔级的上下级。发文单位要根据工作的需要，选择不同的发送方式。在实际工作中，基本的行文方式有以下5种。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

1.逐级行文逐级行文就是向所属上下级机关之间的行文，或者说按层次一级级行文的方式。这是发文时经常采用的一种方式。比如中央布置工作的文件常发到省，由省结合实际情况再向下发文件传达贯彻。

2.直达行文直达行文也叫普发行文。上级领导机关直接把文件发到基层单位、基层组织，常在文件上标明“此件发到位”。有些非机密性文件，还采用公开方式，或通过广播、电视、登报等传播媒介与广大群众见面而不另行文。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

3.多级行文多级行文是将同一文件同时发往直接的和间接的多个上级或下级机关的行文方式。比如，有的中央文件直接发到省、市、县级。县级行文向上级汇报工作，反映重要情况下，也常向各上级领导机关抄送，可免去逐级转发的手续，提高行文时效。但是有些文件内容如果对收文单位的意义不重要或者不适合时，要注意区分主送单位和抄送单位。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

4.越级行文越级行文是越过本机关的直接上级机关向更高的上级机关行文。这种方式一般不必采用。新《国家行政机关公文处理办法》第四章第十四条规定:“一般不得越级请示和报告。在实际工作中，如果遇到突发性的紧急情况，如战争、暴乱、重大灾害、重大事故等，为户决速解决问题，减少损失，可酌情越级请示。”有的是对间接上级机关交办事项的询问、请示或答复时可以越级，或者与直接上级无直接关系的其他事项，根据具体情况适当慎重采用这种行文方式，同时注意抄送被越过的上级机关。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

5.联合行文两个或两个以上的机关，对同一工作内容的发文，经协商一致，可以按照新《国家行政机关公文处理办法》第四章第十六条的规定联合行文，即“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文”。联合行文时由一个单位主办，各单位同时签发。采用正确的行文方式，关系到文件精神的贯彻落实。行文时，要根据不同行文方式的特点，从其具体内容、时间要求和机密程度等方面综合考虑，选用适当的行文方式。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟三、公文规范及格式要求我们借用某总工程师警戒自己的四句话:

笔下有财产万千，笔下有人命关天;

笔下有是非曲直，笔下有毁誊忠奸。作为警言，让公文书写者充分认识公文写作的严肃性，时刻警惕旧衙门习气，努力提高公文写作质量，减少、消灭粗糙、冗长、杂乱、空洞、界限不清、错漏百出的公文，使公文为社会主义服务、为人民服务。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟对公务文书来说，不论其文字多少，它的撰写都属于文章的范畴，因此它要具备一切文章的共性，符合文章写作的基本规范，做到主旨鲜明突出、材料充足翔实、结构紧凑、布局合理、文通字顺、合乎语法等。然而，公务文书是为办理公务而书写的，其书写质量直接关系到党和国家方针政策的传达、贯彻，关系到国家机器的正常运转，因此是一项非常严肃的工作，必须按照它的本身的特殊规律及要求进行书写与缮制，以确保文书的质量。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟(一)公文写作遵循十项基本要求

1.合“法”合“法”，即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。依法理事，依法处理公务是现代管理的特点，也是正确处理公务的客观需求。要使公文真正具备“法定”的执行效用，使其受到“法”的有力保障，公文自身首先必须“合法”。因为法律从来不单方面保护什么，自身违法违制的公文不但无效，相反还会受到“法”的制裁。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

2.求实求实，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题，不作任何夸大、缩小和虚构;各种判断要合乎实际，杜绝主观臆想、臆断;各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。如果背弃了这一原则，官僚主义、形式主义就会泛滥成灾，浮夸、生搬硬套、妄下结论、草率从事、虚以应付的腐朽之风就会严重污染公务机关的工作氛围，如此制发的公文也势必成为空文、假文，从有利的工具异化为工作的障碍。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

3.合体合体，首先是文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求，如直接表意、不渲染、不用曲笔;只表达与待解决实际事务和问题有直接应用价值的事与理;不虚构、不夸张，追求从本质到细节的全面真实，使用通用性强的符号系统表意;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式;慎用修辞格;不简单排斥有较强规律性的程式化表达手法和式样等。其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。要使公文真正成为公文，真正发挥公文的作用，文体必须正确，表达必须得体。否则，轻者闹出笑话，重者会使公文无效。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

4.简明简明，即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。“简”而“明”的公文会给作者、受文者双双带来便利，提高双方的工作效率，使公文能在有效的时间限度内，充分地发挥有利的作用。在社会生活节奏越来越快的现代社会，这一点尤其显得重要。5.严谨严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切，不生歧义，没有漏洞。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟公文对人们的影响是针对行为的，影响本身是完全直接的。因此，公文内容给受文者带来的认识必须是精确的，任何人读后所获得的认识都应当是一致的。这就需要公文本身一定要“滴水不漏”，保证含义的唯一、确定。

6.准确准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

公文对人们行为影响的直接性、强制性，以及它特殊的“物”(客观事物)—“意”(有关领导对事物的认识)—“意”(撰稿人的认识)—“言”(运用语言表达认识，付诸文字)的形成过程所带来的一系列特点，使准确无误成为公文质量标准中的重要指标。这一方面是由于公文的形成过程易出现“不确”;更主要的则在于这种“不确”一旦形成，将很难改变，在强制力的放大之下，点滴微小的错漏都会筑成巨大的错误。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

7.规范规范，即要求公文格式、语言表达、符合使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许“标新立异”。规范是公文的一大特点，也是公文的生命。要使公文能在最大程度、最大范围内实现有效沟通，不讲规范，不坚持规范性是不可能的。只有规范才可以扫清沟通中的障碍，才可能使公文的写作、阅读、传递、处理更快捷、更有效。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

8.完整完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，减少沟通次数，提高沟通效率。制发公文的目的是要对有关方面的行为产生预期的影响，但如果公文中所表达的意思不完整，不能给对方以完整的认识，那么，对对方行为的影响也是残缺的，甚至是无效的。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

9.清晰清晰，即要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。公文是需要通过人们的阅读来最终实现其效用的。因此，无论以何种方式制作必须清晰可辨，能准确阅知。公文对人们行为的强制性影响，使任何微小的误读、错读都可能产生极其有害的后果。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

10.耐久耐久，即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张和字迹材料)应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。在书写印制公文时要注意选用质量较好的纸张，纸张最好能呈中性(pH值>6)或接近中性，耐值折度、撕裂度、平滑度、自度等项指标值要较高，施胶度要适中。各种字迹材料应具有稳定的物理化性能，最好选用墨汁、DA墨水、碳素墨水、蓝黑墨水及黑色、蓝色、红色印刷油墨等字迹材料，切忌使用铅笔、圆珠笔以及以化学染料为色素成分的红、绿、纯蓝等墨水。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟公文的历史效用能否得到完全的实现，首先取决于它能否有长久有效的物质存在。因此，在形成公文的过程中就应当注意使其具备耐久性。(二)公文的一般格式公文格式是指公文外观的规格式样，或者说是为内容服务的外在表现形式。公文格式是公文标准化、规范化的重要方面，是对公文进行科学管理，有效发挥公文作用的重要保证。国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了《国家行政机关公文格式》(国家标准GB/T9704-1999)，是我国目前学习、运用公文格式的唯一标准。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

公文一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人(会签人)、红色反线、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送、印发机关和印发日期、版记中的反线等部分组成。

1.公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，便用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。例如印制100份公文，其第1份的序号可写成“0001”，最后1份数序号完成“0100”。应根据公文份数来决定编几位数字，但至少应不低于两位，即“1”编为“01”

。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

2.秘密等级和保密期限秘密等级是指划分公文保密的级别，目前分为“绝密”“机密”“秘密”三级。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如“机密”;如需同时标识秘密等级和保密期限，也用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如“机密★一年”。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

3.紧急程度紧急程度是指对文件送达和承办的时限要求。紧急公文分为“特急”和“急件”两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如“急件”;如需同时标识秘密等级，秘密等级顶格标识在版心上右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心上右上角第2行。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

4.发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，对一些特定的公文可标识发文机关全称或规范化简称。对平行文与下行文来说，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm;对上行文来说，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关酌定，一般应小于22mmx15mm(高x宽)。联合行文时，主办机关名称放在前，“文件”二字置于发文机名称右侧，上下居中排布;如联合行文的机关较多时，也必须保证公文首页显示正文。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

5.发文早号发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成。例如，“赣府发〔2007〕5号”，“赣府”为发文机关江西省人民政府的代字;“2007”为年份;“5号”是顺序号，是指江西省人民政府在2007年所发的第5号文件。发文字号用3号仿宋体字标识。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份标全称，用六角括号“〔〕”括放;序号不编虚位(如“5号”不编为“005号”)，不加“第”字(如不可写为“第5号”)。发文字号位置有两种形式:一种是平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居中排布;另一种是上行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居左空1字。联合行文时，只标识文件主办机关的发文字号。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

6.签发人(会签人)

签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。上行文需标识签发人，其位置平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”三字用3号仿宋体字，其后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。联合上报的公文，文件主办机关的签发人姓名置于第1行，其他机关签发人的姓名按发文机关标识中机关名称的先后排列次序，在第1行之下依次排列，此时下移红色反线，使最后一个签发人的姓名与左侧的发文字号处于同一行。发文字号与红色反线仍旧相距4mm。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

7.红色反线红色反线标识在发文字号之下的4mm处，其长度与版心等宽，即156mm。8.公文标题标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分为1行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分，简称标题三要素。如《中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治工作的若干意见》。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

9.主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关在标题下空1行并用3号仿宋体字标识，左侧顶格，回行时仍然顶格。其标点符号的用法是:同类机关、单位之间用顿号，不同类别机关、单位之间用逗号，末端标全角冒号。联合行文时，主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列。10.正文正文位于主送机关下1行，采用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。每自然段左空2字，回行顶格。正文中数字和年份数字不能回行。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

11.附件附件是指附属于公文正件的有关文件或材料。公文如有附件，应在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件名称。如附件不止一份，则用阿拉伯数字编列序号，上下排布;附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件序号与附标标题前后标识应当一致。若附件不能与公文正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件”或者“附件”及序号。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

12.成文日期确定成文日期应掌握以下原则:①机关领导人或秘书长、办公厅(室)主任签发的，以签发日期为准;②联合行文时，以最后一个机关签字日期为准;③须要会议讨论通过的，以通过日期为准;④须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准;⑤电报以发出的日期为准。成文日期用汉字标全年、月、日，“零”写“O”。如“二00一七年二月二日”不能写为“二00一七年二月二日”，不能写为"2007年2月2日”，也不能写成“二零零七年二月二日”，更不能写为“贰零零柒年贰月贰日”。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

13.印章印帝是公文的生效标识。发出的公文除“会议纪要”以外，均应加盖印帝。联合上行文时由主办机关加盖印帝，联合下行文时所有的发文机关都要加盖印帝。盖帝应端正，印文要清晰，一律用红色。单一机关发的公文在正文右下方落款处不一署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字。为了防伪，要求印帝与正文之间不添加任何内容，加盖印帝应上距正文2一4tntn。如印帝下弧压在成文日期上，若印帝下弧有文字时，印帝中心线压在成文日期上。两个机关联合行文时，落款处也不一署发文机关名称，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印帝在前，两印帝均压成文上一页下一页返回第1单元公文的撰拟日期，并采用同种加盖印帝方式，两帝之间不相交或相切，相距不宜过3mm。三个以上机关联合行文时，为防止出现空自印帝，应将各发文机关名称(可用简)，排在发文日期和正文之间，主办机关印帝在前，每排最多排3个印帝，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印帝，均居中排布，印帝之间互不相交或相切，在最后一排印帝之下右空2字标识成文日期。当公文排版后所剩空自处不能容下印帝位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务使印帝与正文同处一页纸面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，以增强防伪性。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

14.附注附注就是附带说明，是用来注明文件的阅讯、传达范围和行文有关的事项。具有密级的下行文必须标识，如“此件发至省军级”或“此件发至县团级，口头传达到群众”。此外，使用“请示”这一文种时应在附注处注明发文机关联系人的姓名和电话号码。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

15.主题词(又称“关键词”)

主题词是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。标引主题词的目的是便于计算机对公文的检索和管理。公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。一份文件的主题词标引，除类别词外，最多不超过5个。“主题词”三字用3号黑体字写在左顶格标识，其后标全角冒号;词目用3号小标宋体字，词目之间空1字书写，不可用逗号取代空格。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

16.抄送抄送是指抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关。公文如有抄送，应位于主题词下1行，左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，冒号后为抄送机关，抄送机关名称要标全称或规范化简称，抄送机关之间分隔采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。17.印发机关和印发日期印发机关一般是指具体承办公文印制和发出的部门，如办公厅(室);印发日期是指公文的付印日期。印发机关和印发日期同占1行，位于“抄送”之下(无抄送机关在主题词之下)，印发机关左空1字，印发日期右空1字，印发机关用3号仿宋体字标识，印发日期用阿拉伯数字标识。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

18.版记中的反线版记置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素(即主题词、抄送、印发机关和印发日期)之下，均加一条黑色间隔横线，即反线，其宽度同版心。上述格式各要素参见图4-1图4-2图4-3图4-4图4-5。上一页下一页返回第1单元公文的撰拟(三)公文的特定格式公文的特定格式有三种，即信函式、命令式、会议纪要式。命令式不常用，这里就不介绍了。

1.信函式格式在信函式格式中，发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用小标宋体字，字号大小不超过22mmx15mm;发文机关名称后不加“文件”二字。发文机关全称下4mm处为一条横线(武文线)，线长170mm。距下页边20mm处为一条横线(称文武线)，线长亦为170mm。发文机关名称及双线均印红色。两线之间其他格式要素的标识方法同其他公文。

如图4一6所示上一页下一页返回第1单元公文的撰拟

2.会议纪要格式这里说的会议纪要，是指各级国家行政机关的办公会议纪要(即简报式会议纪要)。会议纪要标识由“xxxx会议纪要”组成。其标识位置是发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章，但标识成文日期。

如图4一7所示返回上一页第2单元其他类别文书的体式【情景案例】XX公司秘书张某从事秘书工作已有5年时间了，这期间他的工作得到了公司领导的赞扬和欣赏，但是现在的文书写作已经转化为由计算机处理的电子文件，打印成账页装订成册;企业行政文件的起草、审查、签发以及接收、办理、监控、反馈到文件执行等相关工作结束后的存档、查询等都由计算机处理。他由于没有掌握足够的计算机操作技能，竟然在一次秘书现代技能比赛中，由于操作不熟练，愉给了一位新的秘书人员。这让公司所有人都感到惊讶。下一页返回第2单元其他类别文书的体式项目任务:张秘书为什么会输掉技能比赛?任务分析:随着计算机技术、网络技术的普及和发展，以往手续繁杂的办公行文、来往函件和许多日常工作都可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。扫描仪、刻录机等先进技术和手段的应用可以轻松制作大量的电子文件。电子文件的形成，对传统档案管理的方式和方法提出了挑战。一个现代化的大型企业，在工作上越来越离不开计算机，同时也相应产生了大量的电子文书。张某就是因为自己在计算机办公方面的弱点而输给一个新手，如果他不加强在这方面的能力培养和提高，最后会被公司所淘汰。因此，作为一名现代秘书人员要适应这一潮流的发展，提高自身的现代化办公能力，做一名成功的秘书。下一页返回上一页第2单元其他类别文书的体式【相关知识】除了上节所述公文外，公司、企业也有其文书形式。公司、企业公文是公司、企业在管理中，为直接体现党和国家的方针政策，解决公司、企业工作中的实际问题，以事实为依据，直接阐明作者的目的、主张、观点、意见或对某一事物予以的说明、叙述、议论及其综合运用为表达方式，并具有特定惯用格式的实用性文体。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式一、公司、企业公文种类公司、企业公文可以分为公司、企业通用公文和公司、企业专用公文两大类。公司、企业通用公文的使用，与国家行政机关公文基本相同，可按照《国家行政机关公文处理办法》(国务院国办发[1993]81号)办理。公司、企业专用公文内容较为广泛，其使用也有一定的规范性。(一)公司、企业通用公文一般包括报告、请示、决定、决议、通知、通报、批复、规定、要等10种，对通用公文与上节介绍的政府公文类似大家已经熟悉，作专门论述了。函和会议纪本节就不再作专门论述了。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式(二)公司、企业专用文书公司、企业专用文书主要有三类。1.生产经营文书生产经营文书主要包括:(1)企业计划;(2)经济责任承包任务书;(3)经济活动分析报告;(4)市场预团报告;(5)企业广告。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式2.管理与行政文书主要包括:(1)规章制度;(2)任期目标责任书;(3)经济合同;(4)招标书与报标书;(5)经营性简报。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式3.专业技术文书专业技术文书主要包括:(1)可行性研究报告;(2)设计任务书;(3)工程设计说明书;(4)竣工验收报告;(5)产品设计、试制、试验定型文件(6)工艺文件;(7)技术开发规划。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式二、公司、企业文书的特点(一)公司、企业文书工作的经营效益性公司、企业文书工作紧紧围绕企业的经济效益和社会效益展开的，是为不断提高公司、企业经营效益服务的。具体表现在:(1)为提高公司、企业的经营效益服务，是公司、企业文书工作的基本出发点。每一件文书都是为着处理和解决一个具体问题而制发。而一个个具体问题的处理和解决，总是围绕着一个大目标，起到疏通渠道、排除障碍、协调关系、鼓舞士气等作用。在公司、企业，这个大目标就是获取最佳经营效益。如果公司、企业文书工作离开这个大目标，就会成为无源之水，无本之木，甚至酿成“文山”公害，招致经营管理受损。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式

(2)从公司、企业公文质的深化和量的变动，看公司、企业文书工作的发展。据对某大型汽车制造了1988年一1990年3年发文情况的统计分析，这个拥有35个分了、8万余名职工的企业，三年发文1543件，使用了通知、请示、报告、决定、通报、批复、函、会议纪要8个文种，前三个文种发出1406件，占全部发文的91%。其中专门安排或直接涉及生产经营管理的文件的比例逐年扩大，1988年为60，1989年为73%，1990年为74。在公司、企业深化改革，市场竞争日益激烈的条件下，生产经营方面的文书使用频率大大提高，以请示报告为重点的上行沟通文件和以通知决定为主的下行沟通文件，成为公司、企业上下贯通的重要工具。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式(二)公司、企业文书工作的管理法规性公司、企业文书是公司、企业管理的基础工作之一，通过公司、企业文书的制发来不断促进管理措施目标的落实和公司、企业管理状况的改善。具体表现为以下3个方面。

(1)以公司、企业文件的形式，下达公司、企业管理法规性文件，包括管理措施、办法、规程、制度、条例、细则以及年度和专项管理目标计划等。这些文件除厂长(经理)特别交办和公司、企业秘书部门自身的以外，一般都由有关专业职能部门起草，秘书部门主要做好以下三项工作:一要精心审核文稿，确保每一件法规性文件，在方针、政策方面的一致性、科学性、可行性以及在文字上的规范性;二要印发法规性文件的通知或指令，推进文件的有效实施;三要了解贯彻执行情况，向厂长(经理)反馈信息。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式

(2)以公司、企业管理系列文书的形式，形成和下达公司、企业法规性文件，实施从产品制造到销售服务全过程的管理。公司、企业管理系列文书主要有:公司、企业标准，包括工厂标准，综合管理标准和专业管理标准;各级、各部门、各岗位人员责任制及其职责行为的检查考核。这些管理标准的落实，将会保证企业经营效益目标的全面实现。

(3)以实施和完善公司、企业管理法规性文件为中心，参与管理经验的总结、交流以及法规性文件的修改、补充。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式(三)公司、企业文书工作的专业技术性公司、企业文书的专业性主要表现在以下3个方面:(1)有关专业管理和事项的文书，也就是说除了综合性文书外，公司、企业文书大都具有专业性质。

(2)专业性文稿，一般由专业职能部门起草，反映专业管理的需要和特点，解决本专业的问题。(3)审核、制发和处理专业文书，要求具有相应的专业知识。改革开放的不断深入，给企业注入了新的活力，开辟了企业文书的新领域。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式三、公司、企业现代新型文书及载体所谓现代公文是相对于传统纸质公文而言的，它是纸质公文和机读(电子)公文的有机结合。随着计算机技术，多媒体技术和现代通信技术的迅猛发展，使人们进入了信息时代。信息已与人们的工作、生活息息相关，是一种被公认为和物质、能源同等重要的资源。由于办公自动化、网络化的实现，公文由单一的纸质载体向机读载体方向发展。这种变化是信息时代的特征之一。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式

长期以来，自纸黑字加上未红印章的纸质公文被认为最可信赖的公文载体。这是因为纸质公文不易更改和伪造，摸得着看得见，方便阅读和保管，但它的形成和传递速度跟不上当今信息时代的步伐。信息技术在办公自动化方面的应用则解决了公文生成和传递速度缓慢的难题。现在，公文的起草、修改和最后成文都由计算机完成。所以，公文除纸质载体外，还有磁盘、光盘等。而且它们之间可以根据需要相互转换。如公文生成后存人磁盘上，既可以以纸质形式发送，也可以通过光盘形式传递，还可直接在网上发送。同时，在收文机关也可以根据本机关的需要，选择公文的载体形式进行传阅、保存和归档。特别是公司、企业文书的特点更加需要这种现代文书的办公能力和效果。现代文书主要有以下3种。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式(一)电子文书(ElectronicDocument

电子文书是运用现代信息管理技术制发的一种以全数字化形式存在的，可以在计算机、局域网及广域网上进行存储、传递、检索、使用的公文。它是以数字代码方式将图、文、声、像等信息存储到磁、光、电介质上，通过计算机或类似设备阅读使用的文书，也称机读型文书。电子文书的特点是信息存储量大，出版周期短、易更新，传递信息迅速，存取速度快，可以融文本、图像、声音等多媒体信息于一体，信息共享性好、易复制，但必须利用计算机才能阅读。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式电子文书的存储主要有Word文档、Web页、纯文本三种格式。Word文档是比较规范的存储格式，也是各个部门规定的文书上报格式。Web页适合网页的链接、显示和传送，公务文书上网主要采用这种格式，其体积比Word文档要小。纯文本就是文本文档，它是只保留文字信息的一种体积最小的文本格式。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式(二)音像文书(Audio-VisualDocument)

它是采用录音、录像、摄影、摄像等手段，将声音、图像等多媒体信息记录在光学材料、磁性材料上形成的文书，也称视听型文书，如音像磁带、唱片、幻灯片、激光视盘等。其特点是形象、直观，尤其适于记录用文字、符号难以描述的复杂信息，但其制作、阅读需要利用专门设备。上一页下一页返回第2单元其他类别文书的体式(三)缩微文书(Microform)

它是利用光学技术以缩微照相为记录手段，将信息记载在感光材料上形成的文书，如缩微胶卷、缩微平片。其特点是存贮密度大、体积小，便于保存和传递，但必须借助专门的设备才能阅读。需要长期收藏的文书可以制成缩微品加以保存。但与纸质文书相比，这类文书也存在自身无法克服的局限性，如信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用;容易被人修改、复制，修改之后几乎不留痕迹，在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。所以秘书人员要把握现代公文的多载体特色，灵活选择公文的载体形式，使公文达到迅速、准确、安全传递之目的，从而提高办文水平、办公效率。上一页返回第3单元公文的处理【情景案例】

某单位机关要求秘书部门于一周内将一份工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间争速度，按领导意图拟稿后只交给本业务部门负责人审核，即送打字室进行缮印。因未经领导审阅，打印出来的100多份“工作意见”全部作废，造成人力、财力、物力的浪费，耽误了文件的准时下发，造成不应有的失误。下一页返回第3单元公文的处理项目任务:请分析秘书失误的原因。任务分析:本案例中，A秘书失误是因为没有按照公文处理的规范程序去做。公文处理有如下几个关键环节:(1)领导者交代写作意图;(2)执笔写成符合领导意图的初稿;(3)秘书部门负责人审核;(4)具有法定职权者签发;(5)印制后盖印生效。上一页下一页返回第3单元公文的处理所以，未经领导审阅签收的工作意见是不能打印的。从秘书规范的角度看，无论办文办事或办会，都必须建立完善科学的规范体系，这是实施秘书管理的基本条件。A秘书造成失误的原因何在?能否从秘书规范角度加以认识?如果就此制定一个办文制度以杜绝类似现象发生，应从哪些方面加以限制?上一页下一页返回第3单元公文的处理【相关知识】一、公文办理制度(一)公文处理的含义公文处理程序，就是对文书的处置与办理，它是指在一个机关内部，由相对独立、相互联系、依次衔接并彼此制约的一系列工作环节所构成的公文处理体系。它反映出机关内公文运转处理的全部过程，是收文与发文处理工作环节的有序组合。上一页下一页返回第3单元公文的处理(二)公文办理的要求公文处理程序涉及公文能否正常运转，及时处理，便于保存的问题。处理公文的原则是既要手续严明，责任明确，防止漏洞;又要手续简化，切合实际，避免公文旅行、积压。尽管在不同的机关公文处理范围不一定相同，但是其基本要求都是相同的。1.准确准确是对文书工作提出的质量要求具体包括:(1)公文的内容要准确。公文的内容必须与党和国家的法律、法规、基本政策保持一致，同时也要符合本地区、本单位的实际情况，还要注意前后发文不能互相矛盾。如果对以前政策有修改也要作出说明，好让下级机关明白。上一页下一页返回第3单元公文的处理(2)公文的语言要准确。首先要做到表达清楚、明白，不能让人觉得文意不清，不能使用有歧义的词句。其次要杜绝错别字，注意正确使用标点符号。核稿和校对要仔细认真，不能马虎，不能放过任何一个细微的错误。(3)公文处理过程要准确。公文处理的各个环节都要求准确无误，尤其是封发和签收这两个交接的环节，更不能出差错。文书处理只有做到准确，才能正确地传达上级精神，转达下级情况，阐明机关意图，保证机关工作的正常进行。如果拟制文件粗制滥造，用词含混，甚至前后矛盾，上级就会感到不解其意，下级则无所适从。上一页下一页返回第3单元公文的处理

2.及时及时是对文书工作提出的时效要求。文书工作只有做到及时、迅速，才能保证机关工作效率。在改革、开放、搞活的新时期，机关工作尤其重视速度。要做到这一点，就必须健全文书处理工作制度，明确分工，简化文件运转层次和处理手续。同时，要根据文件的轻重缓急程度，坚持先主后次，先急后缓。3.安全、保密公文的安全包括政治安全和物质安全两方面。政治安全是指对公文内容的安全保护，做到不失密、不泄密、不丢失、不被盗、不被翻拍。物质上的安全是指对公文载体的保护，要爱护公文，不乱丢乱放，减少机械磨损，防止茶水浸泡、烟火烫损、墨水泼染等人为因素的破坏。上一页下一页返回第3单元公文的处理

保守党和国家机密是文书处理的一条重要原则。党政机关制发的文件，有相当一部分具有不同程度的机密性，一旦失密、泄密，就有可能给党和国家造成损失。因此文书人员应不断增强保密观念，严格遵守保密制度，积极向群众宣传保密法纪。对重要机密文件，实行专人负责，采用安全的设备进行保管。上一页下一页返回第3单元公文的处理

4.统一公文处理的统一是在管理上的要求。统一管理表现在以下2个方面:①从全国来说，公文格式要统一，包括公文用纸大小、公文的格式。否则，立卷工作和档案工作也就无法进行。②从机关内部来说，公文处理过程要统一并且制度化，这是文书工作做到及时、准确、安全的前提条件和保障。如果机关公文没有专门机构按统一制度办理，而是部门间各自为政，就会引起公文处理的混乱。上一页下一页返回第3单元公文的处理(三)公文办理的意义公文处理是机关行政管理的重要组成部分，具有较强的政策性、业务性和技术性。机关中建立起健全的文书工作制度，有助于各项工作的条理化和精确化，有助于提高行政效率，克服官僚主义，使机关有良好的风貌。总之，在国家机构体系中组织好文书工作具有重大的意义。1.公文处理是机关工作的纽带公文处理承上启下，联系内外，通过公文的上行下达，把上级机关的方针政策、工作意图贯彻下去，把下级机关的工作情况和问题反映上来;通过公文的周转，同级各部门之间协调、配合，互相促进，使机关上下左右联成一个整体，共同实现国家的职能，推动社会主义现代化建设向前发展。上一页下一页返回第3单元公文的处理

2.公文处理是机关领导的助手严密、科学的文书工作，可使公文得到及时、正确的处理，有助于机关领导从“文山”中解脱出来，深入基层，调查研究，用具体切实的有效领导来代替形式主义的一般化领导，防止和克服文犊主义与官僚主义，改进机关工作，提高工作效率，推动机关工作的革命化和科学化。3.公文处理是保守党和国家机密的重要环节文书部门是公文的“吞吐港”，是机密的总汇。党和国家的机密大多数反映在各种公文之中。有了健全的文书工作制度，就能更好地杜绝各种失密、泄密的因素，避免给国家带来种种危害或损失，有效地保证党和国家机密的安全。上一页下一页返回第3单元公文的处理

4.公文处理是档案工作的基础档案来源于公文，公文的内容、体式及处理程序是否符合规定，归档公文是否齐全完整，直接影响档案的质量。因此，加强了公文处理工作制度化就为档案工作打好了基础。上一页下一页返回第3单元公文的处理二、收发文处理程序

《国家行政机关公文处理办法》第十九条规定:“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”下面分别叙述一下收发文处理程序的主要环节，并简述立卷、销毁等其他公文处理事项。(一)收文处理程序收文处理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。上一页下一页返回第3单元公文的处理

1.签收签收是指接受文件时收件人在送件人的文件投递单或送文簿上签字，表示收到来文。秘书签收文件时要细致认真，签收前注意三点。第一，要认真核对所收文件的袋数、件数是否与文件投递单或送文登记簿上的相符合;第二，仔细查看文件封套上所注的收文机关部门或姓名，是否是本机关;第三，查对封签编号是否与文件投递单或送文簿上的登记相符合，检查封签或文件包装是否有破损、开封等现象。上一页下一页返回第3单元公文的处理

2.登记

收文登记如同会计记账一样，非常重要。其意义在于以下几个方面。第一，便于管理与保护文件，防止积压和丢失;第二，便于查找文件，因为登记的项目中反映了文件的来源、内容和运转下落等情况;第三，便于对文件进行统计和催办，统计包括文件数量统计、运转时间统计、处理中出现的问题的统计等。这些要素都可从登记簿中得到，而且登记簿亦可作催办工具;第四，可作为核对和交接文件的凭据，因为登记要有签收手续，签收是交接证件，可查证责任。上一页下一页返回第3单元公文的处理

凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记采用账簿式、卜片式、联单式、电脑登录式均可。一般可以按“上级文件”“下级文件”“需承办文件”“一般性文件”4个类型分类登记。登记的内容包括:收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导批示、承办情况、拟办情况、终结处理、归卷号以及备注等。上一页下一页返回第3单元公文的处理

收文登记是一项很细致的工作，要求注意5点。一是字迹要清晰工整，不要潦草、涂改及滥用简称;二是平件与密件要分别登记，便于管理;三是要分清急缓，急件要随到随登，并及时分送;四是收文簿上的序号应按年度编排，不要出现空号、重号，若有数份同一文件，每一份可注明第几份，如第20号收文两份，可分别写成20/1,20/2;五是收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。上一页下一页返回第3单元公文的处理

3.审核收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他行关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

4.拟办拟办指机关秘书部门或主管的业务部门对来文提出初步的处理方案或建议，供领导人批办时参考。这是发挥秘书人员的参谋、助手作用，减少领导花在文件堆里的精力和时间，提高工作效率的有效措施。上一页下一页返回第3单元公文的处理来文需要提出拟办意见的范围是:上级机关主送本单位并需贯彻落实的来文;本单位职能部门送来的请示性文件;所属单位送来的并需答复处理的请示性文件;平行或不相隶属的机关主送本单位并需办复的商洽性文件。做好来文的拟办工作应注意做好以下5个方面的工作。

(1)认真阅读来文，切实掌控文件的内容、性质与具体意图，以便有针对性地提出拟办意见。

(2)熟悉单位领导的工作分工、各职能部门的职责范围与当前工作部署以便准确地提出拟办意见。上一页下一页返回第3单元公文的处理

(3)拟办意见要简明扼要，一般要写清由哪个部门主办，哪个部门协办;哪些领导阅批，哪些领导阅知;处理方案和倾向性意见。

(4)为了便于领导对拟办意见的斟酌，秘书人员应将文件涉及的有关材料随拟办意见一并附上，以供领导参考。

(5)拟办意见要写在《文件处理单》上，并签署拟办人姓名与日期。上一页下一页返回第3单元公文的处理

5.批办批办指机关(部门)的领导人对需要办理的重要公文批示执行、办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体要求如下:(1)对只需阅知的，要批示传阅或传达的范围以及时限要求。

(2)对需要贯彻执行的，要批示贯彻执行的具体方案与意见。

(3)对需要办理和答复的，要批示承办单位或人员及承办时限和要求;若需两个以上单位会同处理，还应指明主办单位。

(4)对紧急、重大或难于处理的公文，应送请机关领导亲自批办。上一页下一页返回第3单元公文的处理

6.承办承办是指有关部门或人员根据领导批示意见，对文件内容和要求的具体执行办理。承办是公文处理的核心部分，因为公文只有通过承办才能发挥作用，达到行文的目的。对秘书部门的文书机构和文书人员来说，承办主要是对需要办复文件的承办，即草拟复文工作。承办的要求是:上一页下一页返回第3单元公文的处理

(1)统筹规划，妥善安排，即对公文分清主次缓急，有计划有步骤地进行办理，确保紧急、重要的公文优先迅速办理。为使承办工作井然有序，主次分明，承办人员应将需办理的公文，分别置于“急要件待办”“一般件待办”“办结”等几个卷宗之内，每天按时检查，做到心中有数，以免使待办的公文积压。一般公文处理的时限是:特急件应随收随办，在当时或当天办理完毕;急件，仅次于特急件的办理时限，亦应随收随办，最迟以不超过3天为限;限时处理的公文，以规定时间为限，不应迟缓;未明确规定办理时限的一般公文，亦应根据公文的性质与重要程度，规定出具体的办理时限，尽快办理，最迟以不超过7天为限。上一页下一页返回第3单元公文的处理

(2)对来文的办理，要从本地区、本机关的实际出发，做到因地制宜、因时制宜。

(3)实行岗位责任制，加强督促检查，严格评比，奖惩分明，以加强承办人员的责任心，保证办文质量，提高办文效率。

7.催办催办，即对公文办理的督促与检查。它分为两个方面:一是对内催办，即针对收文，对本机关各承办部门的公文处理工作进行督促与检查;另一是对外催办，即针对本机关的发文，向受文机关进行催询和检查。催办工作的要求是:上一页下一页返回第3单元公文的处理

(1)及时、连续催办;(2)真实、准确、全面地反馈信息;(3)催办与查办相结合;(4)建立机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作，及时反馈公文办理信息;(5)编发公文办理与会议决议办理情况的通报或简报;(6)因地制宜，采取多种催办方式。上一页下一页返回第3单元公文的处理(二)发文的处理程序发文处理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

1.拟稿秘书人员在撰拟初稿时，都希望一次成功、顺利发文。起草时，一定要按既定的提纲逐层展开，根据原来的思路，组织材料，加工成文。据很多从事秘书工作的同志反映，撰文者往往因为处于被动地位，为完成某项任务而写，所以往往出现推屡、拖沓，动起笔来思路不畅，胸无主见。一般因为心神不定而难以成文的情况比较多，有时工作紧急而心情不能迅速平静，越急越不知从何落笔，即使勉强开个头，也容上一页下一页返回第3单元公文的处理易中途停滞，甚至推倒重写。如此反反复复，只好勉强凑合交差。在这种心态下写的稿子，往往达不到领导的要求，一旦该稿退回重写，则更难以成文。在这种情况下，拟稿要争取变被动为主动，这就要求热爱本职工作，加强业务素质的训练，平时多接触实际，多积累素材，并要多写多改，不断提高表达能力;拟稿时，思路要畅通，眼界要开阔;写不下去时，要保持清醒的头脑，整理思路，进一步充实材料，待成熟时一气呵成。上一页下一页返回第3单元公文的处理

2.核稿与签发核稿，是由机关综合部门对准备送交领导人签发的文稿送行审核与修正，以加强对机关发文的管理与控制，提高发文的质量并为领导人再审与签发公文提供帮助。签发，是机关领导人审阅文稿后认为确应发出，即批明发文意见并签字。这是文件形成的重要环节，文件经领导人核准签发即成为定稿。

(1)审核。审核把关的主要内容和重点是:①是否需要行文，应当用什么名义行文(是用上级的、本机关的还是业务单位的名义行文)，同兄弟单位联合行文的，如内容关系不大，该不该联合行文;要严格控制发文的数量;②是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令;上一页下一页返回第3单元公文的处理③提出的要求和措施是否明确具体，切实可行，④涉及其他部门、地区的问题是否协调一致;⑤审批手续是否符合要求(如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任)，是否符合公文体式的有关规定(如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中用语语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级是否正确，是否便于受文机关办理等)。⑥文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否遵守语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文中有无措漏等。审核中，对不符合要求的