《WPS Office文字编辑处理》课件 项目七 制作技能人才需求调查报告-WPS 文字的智能办公

项目七制作技能人才需求调查报告——WPS文字的智能办公329创建智能文档2共享云文档及协同办公目录CONTENTS3301为了更好地服务地方经济发展，学院招生就业处拟制作一份技能人才需求调查报告，为学院动态设置专业提供参考。招生就业处肖老师借助WPSAI技术，快速生成技能人才需求调查报告的大纲及全文，并通过多人协作的方式实现文档的实时共享编辑，最终效果如图所示。331技能人才需求调查报告的最终效果使用WPSAI制作技能人才需求调查报告，首先需要申请并获取WPSAI会员，熟悉WPSAI的主要功能和使用指南，然后通过WPSAI写作助手的“AI帮我写”和“AI帮我改”等功能生成技能人才需求调查报告的大纲及全文，并完成各部分内容的优化，再通过WPSAI设计助手的“AI排版”功能完成文档格式整理和排版，最后借助WPSOffice的文档云同步功能实现团队协作编辑，实现高效办公及创作。完成本项目的思维导图如图所示。332333

制作技能人才需求调查报告的思维导图任务1创建智能文档3341.能够查看并熟悉WPSAI的主要功能。2.能够唤起WPSAI并按文档需求生成文章大纲及全文等内容。3.能够运用WPSAI优化文档格式及排版。335肖老师为了快速完成技能人才需求调查报告的撰写，首先在官网申请了15天免费WPSAI会员，然后通过在线查阅熟悉WPSAI的主要功能，再通过WPSAI写作助手的“AI帮我写”功能生成技能人才需求调查报告的大纲，继续使用“AI帮我改”等功能进行扩写、润色并生成全文，最后利用WPSAI设计助手的“AI排版”功能完成技能人才需求调查报告的格式整理和排版。336一、WPS AI的主要功能1. AI写作助手（1）AI帮我写：快速起草，可一键生成公文、通知、证明等多种格式文档。（2）AI帮我改：当文档内容简短或过长时，可一键润色或继续写，进一步改写

内容。（3）AI伴写：持续保持清晰的思路，辅助生成优质内容，可实现不同身份与文风的切换。3372. AI阅读助手（1）AI文档问答：当文档内容冗长、相关问题难定位时，可快速解答文档问题并跳转至问题出处，重点更清晰。（2）AI全文总结：可做全文总结，使用户快速掌握文档内容，生成的内容易复制。3. AI设计助手（1）AI排版：可全文排版，论文、公文、合同等固定格式文档可自动套用模板，实现智能排版。（2）文档生成PPT：可根据输入主题一键生成PPT，兼顾效率和美观性。3384. AI数据助手（1）AI写公式：可根据用户需要的结果直接生成表格中的复杂公式。（2）AI数据问答：用户像聊天一样讲出需求后，即可实现统计数据、检查数据、洞察表格内容、生成可视化图表、预测分析等功能。339二、WPS AI的内容生成1. WPS AI的唤起（1）使用快捷键唤起新建WPS文字空白文档后，连续按两次Ctrl键就能唤起WPSAI，如图所示。340连续按两次Ctrl键唤起WPS AI（2）使用“WPSAI”选项卡唤起在WPS文字中，单击功能区上方的“WPSAI”选项卡也能唤起WPSAI，

如图所示，在弹出的下拉菜单中选择相应命令即可使用WPSAI功能。341使用“WPS AI”选项卡唤起WPS AI2. 文章大纲和全文的生成在空白文档中连续按两次Ctrl键，打开WPSAI对话框，在“AI帮我写”下拉菜单中选择“文章大纲”命令，如图所示。接下来需要输入生成内容的主题，实现一键生成大纲。342选择“文章大纲”命令在弹出的对话框中，单击“继续写”按钮，WPSAI会继续生成内容。单击“插入大纲”按钮，可将生成的大纲插入到光标所在位置，单击“生成全文（约10k字）”按钮，可以根据生成的大纲继续生成全文，如图所示。343生成大纲在完成全文的生成后，单击“返回编辑大纲”按钮可以重新返回大纲进行编辑，单击“弃用”按钮

可以弃用生成的内容，单击“保留”按钮可以将生成的全文插入到光标所在位置，如图所示。344生成全文后的按钮3. 请假条的内容生成（1）命令的选择在空白文档中，单击“WPSAI”选项卡，在弹出的下拉菜单中选择“AI帮我写”命令，在文档中即可弹出WPSAI对话框，在“AI帮我写”下拉菜单中选择“申请”→“请假条”命令，如图所示。345

选择“请假条”命令（2）请假信息的输入进入请假信息输入模式，根据实际情况输入请假条的相关信息，如图所示。按Enter键或单击“发送”按钮

，即可进行AI创作。346输入请假条的相关信息（3）请假条的生成WPSAI自动生成请假条后，如果对生成内容不满意，则可以单击“重写”按钮重新生成请假条。单击“保留”按钮，将请假人和日期进行修改即可，如图所示。347

生成请假条三、WPS AI的自动排版1. AI排版的文档模板选择AI排版功能后，选择对应的文档类型即可完成文档的自动排版。AI排版功能提供了学位论文、党政公文、合同协议、招投标文书、通用文档等文档模板，如图所示。348349AI排版的文档模板2. AI排版的应用在“AI排版”窗格中选择“通用文档”模板进行自动排版，可以勾选“显示目录”复选框和取消勾选“显示原文”复选框，单击“应用到当前”按钮，如图所示，完成WPSAI的自动排版。或者单击“应用到当前”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“应用到新文档”命令，将新建一个文档应用WPSAI自动排版的内容。350351AI 排版的应用任务2共享云文档及协同办公3521.能够表述云文档的功能。2.能够设置共享文档的权限和查找云文档的保存位置。3.能够利用云文档恢复文档的历史版本。353肖老师在完善技能人才需求调查报告时，组织相关教师共同对本地及周边企业进行了相关调查获取数据，考虑到编写团队在调查走访中需要经常变换工作场所，肖老师准备利用文档云同步功能实现文档的多台设备、不同平台自动同步，团队成员实时共享编辑，最终完成技能人才需求调查报告的撰写任务。354一、云文档的功能1. 云端存储云文档实现了办公文档的云端存储功能，显著提升了工作效率与便捷性。在用户离开办公计算机或文档已保存至计算机本地存储空间的情况下，若需修改数据或文案，启用云文档功能后，用户仅需在手机上下载并安装WPSOffice应用，使用相同账号登录，即可在WPSOffice应用的首页中下拉刷新“最近”文档列表，找到并打开需要编辑的文档，从而在移动设备上进行查看和编辑。3552. 自动备份云文档支持文档的实时自动备份，便于用户快速恢复原文档。在进行文档编辑时，若遭遇断电或计算机死机等意外情况，未启用本地智能备份功能可能导致工作成果丢失。启用云文档后，用户仅需在WPSOffice软件中通过首页搜索框输入文件名称或关键词，即可迅速找回备份至云文档中的文档。3563. 历史版本云文档能够帮助用户快速检索文档的特定历史版本。在工作中，文档经常需要被反复修改，导致保存的文档被覆盖，甚至创建了多个不同编号的文档，这不仅占用本地磁盘空间，整理和查找也变得烦琐。启用云文档后，用户可以在WPSOffice首页中选中文档，通过在右键快捷菜单中选择“历史版本”命令查看按时间顺序排列的文档修改历史，并自由选择时间点进行预览或恢复所需版本。3574. 安全共享云文档实现了文档的安全共享。在传统的文档分享方式中，文档可能面临定时清理、二次编辑等问题。启用云文档后，用户可以利用共享功能设置文档操作权限，文档将自动上传至云端，文档接收者可在云端查看或编辑共享的文档。云文档实时记录共享文档的所有操作，从而提高文档共享的便捷性和安全性。3585. 协同办公云文档支持团队协同办公，提高办公效率。在工作中，经常需要向同事发送相同的文档，会导致文档整理不便，团队工作进度难以统一。启用云文档后，用户可以创建云文件夹（共享文件夹）并将其设置为团队共享，将团队文档统一上传。团队成员可随时查看和编辑共享文件夹中的文档，协同完成工作，并可设置管理权限，防止误改误删，增强共享文档的安全性。359二、云文档的共享1. 共享文档的查看在WPSOffice首页中，单击左侧面板中的“共享”按钮，在文档列表中的“共享文件夹”选项卡中显示所有共享文件夹，如图所示，在“我发出的”选项卡中显示分享给他人的文档，在“我收到的”选项卡中显示他人分享的文档。360共享文件夹2. PC端文档的共享在PC端打开文档后，单击WPS文字工作界面右上角的“分享”按钮，弹出分享文档面板，如图所示，其中包含两种模式，一种是协作模式，所有成员都能看到最新的文档内容；另一种是发送模式，选择“发送文件”命令可以将本文档更新到云端，选择“发送到我的设备”命令可以将本文档发送到使用同一WPS账号的任意一台设备上。361分享文档面板3. 手机端文档的共享先将微信群中接收的文档或手机中存储的文档用默认软件打开，然后选择其他应用打开方式中的“WPSOffice”，打开目标文档。点击手机界面底部的“分享”按钮，如图所示。362

点击“分享”按钮打开“分享与发送”界面，点击“多人编辑”按钮，如图所示，文档默认以协作模式打开，可供多人同时编辑。363“分享与发送”界面三、云文档的管理1. 共享文件夹（1）创建共享文件夹并邀请成员在WPSOffice首页中，单击左侧面板中的“共享”按钮，在文档列表中单击“新建共享文件夹”按钮，弹出“创建共享文件夹”对话框，如图所示，输入共享文件夹名称，单击“立即创建”按钮，即可创建共享文件夹并邀请团队成员协同办公。364365创建共享文件夹（2）复制链接并邀请成员用户可以通过复制链接并发送给好友的方式邀请成员，如图所示，或者直接从通讯录里邀请好友加入。366邀请成员2. 云文档保存位置的查找（1）如果用户已经打开文档，则将鼠标指针放在文档标题处，此时出现文档信息浮窗，在此处可以查看文档保存