工程项目档案管理制度

工程项目档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范工程项目档案管理工作，确保工程项目档案的真实、完整、系统、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本单位工程项目管理实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称工程项目档案，是指在工程项目策划、决策、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。包括文字材料、图纸、图表、声像资料、电子文件等不同载体。第三条适用范围本制度适用于本单位及所属各部门、各项目部所有新建、改建、扩建的工程项目档案管理工作。参与工程项目建设的勘察、设计、施工、监理等单位，应参照本制度相关要求，做好各自职责范围内的档案形成、积累、整理和移交工作。第四条基本原则工程项目档案管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范整理、安全保密、便于利用的原则。档案工作应与工程项目建设同步进行，从项目立项开始，即应明确档案管理要求，确保档案材料的及时收集与规范管理。第二章管理机构与职责第五条管理机构单位档案管理部门是工程项目档案工作的归口管理部门，负责对本单位所有工程项目档案工作进行统筹规划、业务指导、监督检查和培训。各工程项目部应设立专职或兼职档案管理人员，负责本项目档案的日常收集、整理、保管和移交工作。第六条单位档案管理部门职责1.贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位工程项目档案管理制度及相关工作细则。2.指导和督促各项目部及相关业务部门做好工程项目档案的形成、积累、整理、归档和保管工作。3.组织工程项目档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。4.负责对各项目部移交的工程项目档案进行审核、接收、登记、编目和集中统一管理。5.负责工程项目档案的保管、保护和提供利用，确保档案的安全与完整。6.参与重要工程项目的竣工验收及档案专项验收工作。第七条项目部职责1.严格执行单位档案管理部门制定的档案管理制度，将档案管理纳入项目管理程序，明确项目负责人为档案管理第一责任人。2.根据项目规模和特点，配备合格的专职或兼职档案管理人员，并保持其相对稳定。3.组织、协调项目各参与方（勘察、设计、施工、监理等）做好各自形成的档案材料的收集、整理和向项目部的移交工作。4.负责对项目全过程形成的各类档案材料进行系统整理、初步审核，并按规定期限向单位档案管理部门移交。5.负责项目建设期间档案的临时保管和安全保密工作。第八条项目档案管理人员职责1.熟悉档案业务知识和相关法规，严格执行档案管理制度。2.负责项目文件材料的日常收集、积累、分类、整理、编目和保管工作。3.对收集到的档案材料进行审查，确保其真实性、完整性、规范性和有效性。4.协助项目负责人组织项目档案的自查、预验收工作。5.负责向单位档案管理部门办理档案移交手续。6.严守档案纪律，做好档案保密工作。第三章档案的形成与收集第九条档案形成要求工程项目文件材料的形成应符合国家有关工程技术规范、标准和档案管理的要求，做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。凡属归档范围的文件材料，必须使用符合档案保管要求的载体和书写材料。第十条收集范围工程项目档案的收集范围应全面覆盖项目决策、勘察设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收、竣工图编制、项目后评价等各个阶段。主要包括：1.项目立项、可行性研究、审批、核准、备案等前期文件材料；2.勘察、测绘、设计文件材料（含初步设计、技术设计、施工图设计等）；3.项目招投标文件、合同协议及相关记录；4.工程概预算、资金筹措及使用文件材料；5.施工技术文件、隐蔽工程记录、质量评定、安全检查、监理文件材料；6.设备采购、安装、调试文件材料；7.工程竣工验收文件材料（含验收报告、鉴定书、验收备案文件等）；8.竣工图及其编制说明；9.项目声像资料（照片、录音、录像等）；10.其他与项目建设相关的有保存价值的文件材料。第十一条收集要求1.档案材料的收集应及时、准确、完整，与项目进度同步进行，避免事后补编。2.各业务部门及项目参与方应指定专人负责本部门、本单位形成文件材料的积累和整理，并定期向项目档案管理人员移交。3.对于外来文件，如上级批文、设计图纸、设备资料等，接收后应及时登记、整理，纳入项目档案管理。4.电子文件的收集应与其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第四章档案的整理与归档第十二条整理原则工程项目档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷内文件的系统联系，便于档案的保管和利用。整理工作应符合国家或行业有关档案著录、标引、编目等规则。第十三条分类与组卷1.按照工程项目的专业特点和文件材料的性质进行分类，可采用工程性质、专业、阶段等多种分类方法，分类体系应前后一致。2.组卷应遵循“一案一卷”或“数案一卷”的原则，根据文件材料的多少和联系紧密程度进行。案卷内文件材料应排列有序，一般应按文件形成时间或重要程度排列。第十四条编目与装订1.案卷应填写规范的卷内目录、卷内备考表，并编写案卷封面。卷内文件应逐页编写页号。2.案卷题名应简明扼要，准确反映卷内文件材料的内容。3.归档文件材料应去除易锈蚀的金属物，破损的文件应予以修复。装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。第十五条归档时间与份数1.工程项目档案应在项目竣工验收后规定期限内完成整理并向单位档案管理部门归档。对于周期较长的项目，可根据实际情况进行分阶段归档。2.归档的文件材料一般应一式若干套，其中正本（或原件）移交单位档案管理部门，副本可根据需要由项目部或相关业务部门留存。电子档案应一并归档。第十六条归档审查项目部在向单位档案管理部门移交档案前，应进行严格的自查。单位档案管理部门接收档案时，应对档案的完整性、系统性、规范性进行审查验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续；不符合要求的，应退回项目部限期整改。第五章档案的保管与保护第十七条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十八条保管要求1.档案入库前应进行严格检查，防止不合格或带有隐患的档案入库。2.档案应按分类方案和库房管理要求进行系统排架，便于存取。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。4.严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。第十九条保护措施1.积极采用先进的档案保护技术和设备，对重要、珍贵档案进行复制或数字化加工，原件妥善保存。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.加强对电子档案的管理，定期进行数据备份和迁移，防止数据丢失或损坏。第二十条保密管理严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。明确档案密级，对涉密档案实行专人、专库、专柜管理，严格借阅审批手续，防止泄密事件发生。第六章档案的利用与借阅第二十一条利用原则档案利用应遵循“为单位发展服务、严格审批手续、保护档案安全”的原则。单位内部人员因工作需要可按规定利用档案；外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位档案管理部门负责人批准。第二十二条借阅手续1.借阅档案须填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、编号、份数、借阅目的、借阅期限等。2.借阅一般档案由档案管理部门负责人批准；借阅重要或涉密档案须报请单位分管领导批准。3.档案借阅期限一般不超过规定时间，确需延长的，应办理续借手续。第二十三条利用要求1.借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准者除外）、拍摄、公布档案。2.查阅档案时，应在指定地点进行。3.归还档案时，档案管理人员应仔细核对，确认无误后方可注销借阅登记。发现档案有损坏、缺失等情况，应立即报告并追查。第二十四条档案复制与摘录因工作需要复制或摘录档案内容的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。涉密档案的复制、摘录按保密规定执行。第七章档案的验收与移交第二十五条档案验收工程项目竣工验收前，必须进行档案专项验收。单位档案管理部门应参与由建设单位组织的档案自查、预验收工作，并对档案的完整性、规范性提出意见。档案专项验收合格是工程项目整体竣工验收的必要条件之一。第二十六条向单位档案管理部门移交项目部应在工程项目竣工验收后规定期限内，将经过整理、审核合格的全套工程项目档案（含纸质档案、电子档案及其他载体档案）向单位档案管理部门移交。移交时应填写《档案移交清册》，双方签字盖章，各执一份备查。第二十七条向外部单位移交按照国家有关规定，需向政府档案管理部门或其他相关单位移交的工程项目档案，由单位档案管理部门负责按规定程序和要求办理移交手续。第八章责任追究第二十八条对在工程项目档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，单位应给予表彰和奖励。第二十九条对违反本制度，造成档案材料失真、缺失、损坏、泄密或擅自销毁档