学校合同管理委员会工作制度

学校合同管理委员会工作制度第一章总则第一条为全面推进依法治校，规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，提高管理效能，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国高等教育法》等法律法规，结合学校实际情况，特制定本工作制度。第二条本制度所称合同，是指学校及所属各单位、部门在开展教学、科研、基建、采购、后勤服务、对外合作等民事活动时，与平等主体的自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条学校合同管理委员会（以下简称“委员会”）是学校合同管理的决策与监督机构，负责统筹、规划、指导全校合同管理工作，对重大合同进行审议和决策。委员会的工作遵循统一领导、分级管理、权责对等、全程控制的原则。第四条合同管理应当坚持合法性、合规性、公平性和效益性相统一。任何部门和个人不得利用合同损害学校利益、社会公共利益或他人合法权益。第五条本制度适用于学校机关各部门、各学院（系）、直属单位和附属机构的所有合同管理活动。学校所属独立法人单位参照本制度执行，或依据本制度制定本单位实施细则。第二章组织机构与人员构成第六条委员会由校长任主任委员，分管副校长任副主任委员。委员由发展规划处、财务处、审计处、国有资产管理处、基建处、后勤管理处、教务处、科研处、保卫处、法治办公室（或法律顾问室）等部门负责人组成。第七条委员会下设秘书处，秘书处设在法治办公室（或学校指定部门），负责委员会的日常联络、会议组织、议题收集、会议纪要整理以及督办落实等工作。秘书处设秘书长一名，由法治办公室负责人兼任。第八条委员会各成员部门在合同管理中履行以下协同职责：（一）发展规划部门负责审查合同是否符合学校事业发展规划及战略布局；（二）财务部门负责审查合同资金来源、预算执行、付款方式及资金效益等财务条款；（三）审计部门负责对合同履行过程中的经济效益、内部控制进行审计监督；（四）国有资产管理部门负责审查涉及资产购置、使用、处置、租赁等合同中的资产管理条款；（五）基建、后勤等业务职能部门负责审查合同技术标准、履约能力、服务要求等业务实质条款；（六）法治办公室负责审查合同主体资格、法律条款、违约责任、争议解决方式等法律风险。第九条学校根据工作需要，聘请校外法律专家、律师组成法律顾问团，为委员会提供专业法律咨询意见，参与重大复杂合同的论证与谈判。第十条委员会委员实行任期制，每届任期三年，可以连任。委员工作变动时，由接任其职务的自然人递补，并及时报秘书处备案。第三章职责范围第十一条委员会的主要职责包括：（一）审议学校合同管理的基本规章制度和年度工作计划；（二）研究决定学校合同管理中的重大政策和管理机制调整；（三）审议和批准学校重大合同。重大合同标准由委员会根据学校实际情况另行制定，通常包括但不限于：标的额超过人民币500万元的合同；涉及学校土地、房屋等重大资产处置的合同；中外合作办学合同；影响学校声誉或涉及重大法律风险的合同；（四）协调解决合同签订及履行过程中出现的跨部门重大争议和问题；（五）监督检查学校各部门合同管理制度的执行情况；（六）听取合同管理年度工作报告，评估合同管理风险，提出改进措施；（七）对合同纠纷案件的处理方案进行审议和决策。第十二条秘书处的主要职责包括：（一）受理各部门提交的合同审议申请，对提交材料的完整性进行形式审查；（二）组织安排委员会会议，确定会议时间、地点和议程；（三）汇总各委员及相关部门的审查意见，形成综合审查报告提交委员会审议；（四）负责委员会会议记录，起草会议纪要，并经主任委员或副主任委员签发后印发；（五）督办委员会决议的执行情况，并将执行结果反馈给委员会；（六）建立和管理合同管理台账，统计分析合同数据；（七）组织开展合同管理业务培训和法律法规宣传。第十三条合同承办部门（即合同业务的发起部门）是合同管理的责任主体，负责合同的起草、调查、谈判、初审、履行、归档等具体工作，并对合同的真实性、可行性、完整性负责。第四章合同分类与分级管理第十四条学校合同实行分类管理。根据业务性质，合同分为以下几类：（一）基建工程类合同：包括勘察、设计、施工、监理、采购等与工程建设相关的合同；（二）物资采购类合同：包括设备、材料、图书、药品等物资采购合同；（三）服务类合同：包括科研、咨询、审计、维修、物业、保安、保洁等服务合同；（四）资产经营类合同：包括资产租赁、对外投资、合作经营、校办企业入股等合同；（五）教育教学与科研合作类合同：包括联合办学、实习基地、产学研合作、技术转让等合同；（六）人事劳动类合同：包括劳动合同、劳务派遣协议、外聘专家协议等（国家有特别规定的除外）。第十五条学校合同实行分级审批管理制度。（一）一般合同：由承办部门负责人审核，相关职能部门会签，法治办公室进行法律审查后，报分管校领导审批签订。（二）重要合同：由承办部门负责人审核，相关职能部门会签，法治办公室进行法律审查，报分管校领导审核后，报主任委员（校长）审批签订。（三）重大合同：必须提交委员会全体会议审议通过后，由主任委员（校长）或其授权委托人代表学校签订。第十六条为提高效率，委员会可授权副主任委员或秘书长对部分紧急、标准的重大合同进行先行审批，但必须在下一次委员会会议上进行追认报告。第五章合同起草与审查流程第十七条合同起草应当优先使用国家或行业发布的标准示范文本。无标准示范文本的，由承办部门牵头起草，或委托专业机构起草。合同文本应当做到标的明确、权利义务清楚、条款完备、逻辑严密、语言规范。第十八条合同审查实行“承办部门初审、职能部门专项审查、法治办公室法律审查、委员会决策审议”的四级审查机制。第十九条承办部门初审内容包括：（一）合同项目的必要性、可行性及资金来源的可靠性；（二）合同相对方的主体资格、履约能力、资信状况及商业信誉；（三）合同业务内容的真实性、技术指标的合理性；（四）合同履行的时间节点、验收标准等是否明确。第二十条职能部门专项审查重点：（一）财务部门重点审查预算安排、资金结算方式、税费承担、保证金收退等条款；（二）国资部门重点审查资产权属、资产保值增值责任、资产交割期限等条款；（三）业务归口部门重点审查技术方案、服务标准、成果交付形式等实质性内容。第二十一条法治办公室法律审查重点：（一）合同主体是否合法，是否具备相应的民事权利能力和民事行为能力；（二）合同内容是否违反法律、行政法规的强制性规定，是否损害社会公共利益；（三）合同条款是否齐全，主要条款（标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决）是否明确；（四）合同文字表述是否准确，有无歧义；（五）风险评估及防范措施是否得当。第二十二条审查意见应当以书面形式提出。审查通过的，进入下一环节；审查未通过的，注明修改意见后退回承办部门。承办部门应当根据审查意见进行修改，未修改或未说明理由的，不得进入下一审批环节。第二十三条涉及重大经济利益、法律关系复杂或委员会认为有必要的合同，应当在提交审议前进行专家论证或社会稳定风险评估。论证报告和风险评估报告作为委员会决策的重要依据。第六章会议制度与议事规则第二十四条委员会实行例会制度，原则上每季度召开一次。如有重大合同急需审议，或三分之一以上委员提议，可以召开临时会议。第二十五条委员会会议由主任委员主持，主任委员不能出席时，可委托副主任委员主持。第二十六条委员会会议必须有三分之二以上委员出席方可举行。委员因故不能出席会议，须向主任委员请假，并书面委托本部门其他负责人代为出席和行使表决权。第二十七条会议议题由秘书处汇总，并提前三个工作日将会议材料送达各位委员。委员应当认真审阅材料，准备审议意见。第二十八条会议审议程序：（一）承办部门汇报合同背景、起草过程、主要条款、风险点及谈判情况；（二）法治办公室汇报法律审查意见及存在的法律风险；（三）相关职能部门汇报专项审查意见；（四）委员进行质询和讨论；（五）会议主持人总结并组织表决。第二十九条委员会决议采取票决制。一般事项经全体委员半数以上同意视为通过；重大事项须经全体委员三分之二以上同意视为通过。表决结果应当当场宣布。第三十条委员会委员与审议的合同存在直接利害关系的，应当主动申请回避。会议由主持人根据情况决定该委员是否回避，相关议题的讨论和表决情况应当详细记录。第三十一条委员会会议形成的决议，必须制作会议纪要。会议纪要应当如实记录会议情况、委员发言要点、表决结果及决策意见，由主持人签发后存档。会议纪要具有内部约束力，相关部门必须严格执行。第三十二条经委员会审议通过的合同，如需对实质性条款（标的、价款、履行期限、违约责任等）进行变更，必须重新提交委员会审议。非实质性变更，需报秘书处备案。第七章合同签订与履行管理第三十三条合同签订实行授权委托制度。学校校长是学校的法定代表人在合同签署上的授权人。对外签订合同，应当取得法定代表人的书面授权委托书。第三十四条合同原则上应当由学校法定代表人亲自签署，或授权分管校领导签署。严禁未经授权擅自以学校名义签订合同，严禁以部门内部机构、学院、系、教研室等名义对外签订合同。第三十五条合同签订应当使用学校公章或合同专用章，严禁使用部门印章对外签订合同。印章管理部门在用印时，必须核对审批手续是否完备，是否符合用印审批权限。第三十六条合同生效后，承办部门应当全面负责合同的履行工作，建立合同履行台账，实时跟踪合同进度。对于长期性、分期履行的合同，应当定期向委员会秘书处报送履行情况报告。第三十七条在合同履行过程中，如出现下列情形之一，承办部门必须及时向委员会报告，并提出应对方案：（一）对方当事人丧失履约能力或可能丧失履约能力；（二）对方当事人预期违约或实际违约；（三）因不可抗力导致合同无法继续履行或履行成本显著增加；（四）合同基础条件发生重大变化，继续履行对学校明显不公；（五）发生合同纠纷或被第三方提起诉讼、仲裁。第三十八条合同履行需要变更、转让或解除的，承办部门应当与对方当事人协商一致，并按照原合同审批流程报批。法律、行政法规规定变更、转让、解除应当办理批准、登记等手续的，依照其规定办理。第三十九条合同付款必须严格遵循合同约定。财务部门在办理付款手续时，应当审核合同文本、结算凭证、验收报告、发票等材料是否齐全、相符。未经审批或未按合同约定进度的，财务部门有权拒绝付款。第八章合同档案与信息管理第四十条学校实行合同档案统一管理制度。所有合同文本（包括正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议）及相关审查审批资料、会议纪要、往来函电、履行记录等，均应归档保存。第四十一条合同档案归档遵循“谁承办、谁归档”的原则。合同履行完毕或终止后，承办部门应当在一个月内将档案材料整理齐全，移交学校档案馆。档案的保管期限按照国家档案管理规定和学校档案管理制度执行。第四十二条委员会秘书处负责建立全校合同管理信息台账，对合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理等信息进行动态管理，并定期进行统计分析，为学校决策提供数据支持。第四十三条涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的合同，档案管理人员及相关工作人员必须严格遵守保密规定，不得泄露合同内容。未经批准，不得擅自复制、摘录、对外提供合同档案。第九章风险控制与纠纷处理第四十四条学校建立健全合同风险预警机制。委员会每年至少组织一次全校合同风险排查，重点检查重大合同、长期合同及涉外合同的履行情况，评估潜在风险，发布风险预警提示。第四十五条合同纠纷发生后，承办部门应当立即启动应急处理预案，收集证据材料，查明纠纷原因，评估法律责任，及时将情况报告委员会。第四十六条合同纠纷处理应当坚持“协商为主、诉讼为辅”的原则，尽量通过和解、调解方式解决，降低解决成本，维护学校声誉。第四十七条需要提起诉讼、仲裁或应诉的，必须由委员会集体研究决定诉讼方案，统一聘请律师，统一对外委托。严禁各部门擅自对外委托律师或私自处理纠纷。第四十八条纠纷处理过程中，任何部门和个人不得擅自对外承诺放弃权利、承认违约或承担赔偿责任。未经委员会授权，不得与对方达成和解协议。第四十九条纠纷处理完毕后，承办部门应当将总结报告及相关法律文书归档，并反馈给委员会秘书处，作为今后合同审查和风险防范的案例参考。第十章责任追究第五十条学校将合同管理工作纳入各部门年度绩效考核和领导干部经济责任审计范围。对在合同管理工作中做出突出贡献的部门和个人，学校给予表彰和奖励。第五十一条违反本制度规定，有下列行为之一，给学校造成经济损失或不良影响的，学校应当对直接责任人员和主管负责人给予批评教育、通报批评、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未经授权或超越授权权限擅自签订合同的；（二）未按规定程序履行审批、审查手续，擅自签订或履行合同的；（三）在合同签订和履行过程中，与对方当事人恶意串通，损害学校利益的；（四）提供虚假信息、隐瞒重要事实，误导决策，导致合同签订或履行失误的；（五）因工作严重失职、渎职，导致合同无法履行、被撤销、被确认无效或遭受重大损失的；（六）擅自变更、转让、解除合同，或不按合同约定履行义务，导致学校承担违约责任的；（七）泄露合同秘密，导致学校利益受损的；（八）在纠纷处理中擅自行动、放弃权利或违规承诺，导致学校败诉或承担额外责任的；（九）丢失、损毁合同档案，造成严重后果的。第五十二条