文件及信息管理方案

XX项目工程文件及信息管理方案审批：审核：编制：版次：Xxx单位XXXX年XX月

目录TOC\o"1-3"\h\u208021.文件及信息管理要点 3320601.1.项目文件分类 314831.2.信息文控的编码 4273561.2.1.文件编码格式及原则 448301.2.2.文件编码格式说明 4232701.3.信息文控管理的组织与职责分工 6126901.3.1.信息文控管理的组织 652381.3.2.信息文控管理的职责分工 675561.4.工程总承包项目管理信息系统 731192（1）管理信息系统的网络设计 76227（2）管理信息系统的结构设计 752941.5.管理信息系统的功能设计 7426（1）文档管理子系统 76205（2）质量控制子系统 828890（3）进度控制子系统 813104（4）费用控制子系统 925627（5）合同管理子系统 95193（6）EHS管理子系统 931457（7）物资管理子系统 1025057（8）电子邮件子系统 107159（9）网上培训子系统 108743（10）系统管理子系统 11115701.6.文件控制和管理 13170101.6.1.文件发放管理 13291791.6.2.文件接收管理 1477301.6.3.文件报批 1538511.6.4.文件存放 15108061.6.5.文件借阅 15258581.6.6.文件安全与保密 17203271.6.7.文控检查与考评 18165821.6.8.图纸管理 1961921.6.9.施工资料管理 19

文件及信息管理要点项目文件分类EPC总承包项目文件按要求分类的详细分类情况如表所示：一级分类目录（按单位）二级分类目录（按要素、功能）三级分类目录（仅作参考）业主项目组文件1.管理文件2.技术文件3.变更文件4.培训考核5.合同文件6.生产计划7.通用公文8.会议纪要9.工程报表10.工程总结11.签字报审12.工程记录报告13.资质资产1.决策立项、招投标、征地、文控信息、质量、进度、费用、EHS、其它（规划/细则、创优计划归入质量）。2.图纸、设计、组织设计、方案/措施、各关键特殊作业指导书、其它。3.设计变更、采购变更、施工变更。4.文控信息、质量、EHS、进度、费用、其它。5.合同、实物清单及合同条款变更。6.总进度计划、年/季，月计划、征地计划、工作计划、作业计划、其它。7.通知、意见、联系函、备忘录、请示、回复函、汇报、建议、报告、其它。8.协调会、调度会、专题会、图纸会审、设计交底、PMC/监理例会、其他。9.施工报表（日报、周报、月报）、PMC，监理报表（周报、月报）、人机料报表（日、周、月）10.部门总结（信息文控管理、质量控制、进度控制、费用控制、等）、单位总结（一般总结、阶段总结、工程总结）。11.费用报审（工量签证、拨付款、索赔等）、进度报审（开停工、复工、计划、延期）、质量报审、EHS报审、文控信息报审。12.信息文控、质量、进度、费用、EHS、其它。13.单位资质、人员资质、施工设备、仪器工具。业主代表文件政府质量监督站文件监理文件EPC总承包商文件供应商文件各施工队伍文件本单位文件信息文控的编码我联合体根据以往其他总承包项目的文控管理经验，结合实际情况，编制与工程管理相适应的《文件编码程序》，包含与业主、监理等各方往来文件的编码规则，确保工程建设期间所形成的各种文件编码的唯一性和可追溯性，实现项目信息文控管理的标准化、规范化和统一化。文件编码格式及原则（1）工程项目往来公文类文件编码由：文件起源代码、年号、文件序号编码三部分按顺序组成。（2）除项目往来公文类文件外的其他类别管理文件编码由：文件起源代码、文件/图纸类别编码、年号、文件序号编码四部分组成。文件编码格式说明（1）文件起源代码文件起源代码的编码规则详见下表：代码文件起源0100EPC总承包项目部0101EPC总承包项目勘察设计部0102EPC总承包项目技术部0103EPC总承包项目建造部0104EPC总承包项目计划部0105EPC总承包项目商务合约部0106EPC总承包项目质量部0107EPC总承包项目安全部0108EPC总承包项目综合管理部0109EPC总承包项目财务部1000地质勘察服务商2000评估、咨询服务商3000物资装备、材料供应商4000专业施工队伍5000检测承包商6000政府质量监督7000其他（2）文件类别代码除项目往来公文类文件外的其他类别文件代码，详见下表：编码文件类别编码文件类别概算GS技术规格书GE工艺规程GC材料清单CD合同HT程序文件CX设备清单SD作业文件ZY施工组织设计SZ周报ZBEHS作业指导书EHSZDS月报YBEHS作业计划书EHSJHSEHS检查表EHSJCB备忘录BW设计图纸SJ信函XH设计变更/修改SB培训记录PX进度计划JD安全生产计划AQ会议纪要HY工程量确认单QR认价单RJD……（3）文件序号编码文件序号以4位阿拉伯数字组成，每个项目文件以部门/专业代码和年号从0001按序号单独流水。（4）年号年号以4位阿拉伯数字组成用来表示文件产生的年份，例如2021年产生的文件，年号为“2021”。（5）编码分隔符编码规定中的各部分之间用“—”分隔。信息文控管理的组织与职责分工信息文控管理的组织EPC总承包商项目经理部下设信息文控中心，为信息文档管理的归口部门。信息文控中心的组成成员应包括信息文控工程师。信息文控管理是一个二级控制模式，信息文控中心从总体上负责项目全部信息的汇总、控制和管理。在项目经理部各部门再设置信息文控人员，负责该部门的信息文控管理工作。信息文控工程师与各部门的文档管理人员相互协调配合从而构成了项目文档控制网络。信息文控管理的职责分工（1）项目经理项目经理负责项目经理部发往业主文件等信息的签发，项目经理外出时可指定一名相关负责人代替签发信函（2）各部门经理负责本部门报批文件的签发。（3）信息文控中心序号内容描述1编制用于指导项目的所有文档管理工作的文档管理程序，并负责该程序的应用和推广2将计算机技术应用于信息文控管理工作中，建立总承包项目管理信息系统，建立并维护计算机信息文档数据库，在项目内部建立局域网络，使信息可以及时准确的获取、传递、更新、共享3对项目文档的准备、报批、分发、存档和作废等一系列处理过程进行有效的控制和管理，确保项目文档的质量和格式满足文档使用者的需要4负责项目实施期间文档的印刷、分发以及临时存档，提供项目文档查阅及复印服务5负责文档整理分类，在项目结束后负责项目文档的移交工作6负责竣工文件的整理工作7按合同要求负责项目其他参与方计算机系统的建立（4）各部门信息文控人员序号内容描述1各部门信息文控人员按照信息文控中心的程序要求建立部门信息文控管理体系，参与制订文件编码系统2根据要求及时提交各类文件状态。负责本部门所有文档的处理和最终归档3负责接受信息文控中心对本部门信息文控管理的质量审核工程总承包项目管理信息系统（1）管理信息系统的网络设计项目部将项目管理信息系统连到互联网，项目所有参与方通过网络共享工程建设信息。系统连接互联网的方式多种多样。（2）管理信息系统的结构设计系统采用基于Web技术的B/S架构，系统只须在服务器安装工程信息管理系统软件加Web服务器软件加数据库，客户端须使用当前流行的浏览器即可随时随地共享管理信息资源。系统包括工程信息数据库、工程信息管理系统软件和网站三个部分。管理信息系统的功能设计管理信息系统包含的功能有：文档管理、质量控制、进度控制、费用控制、合同管理、EHS管理、物资管理、电子邮件、网上培训和系统管理。（1）文档管理子系统本模块涵盖了办公自动化的功能，主要功能包括：序号内容描述1文档的编码2文档的起草、审批、备案和发送3文档接收、审阅、备案、传递和处理，文档的批阅和办理4文件的归档5文档的查询6定制文档流程，对文档办理状态进行跟踪，提供短信息服务（2）质量控制子系统本模块用于对项目的设计质量、采购质量、施工质量等进行控制和管理，主要功能包括：序号内容描述1项目质量要求和质量法规标准查询2实际质量与合同要求的质量比较分析3质量验收记录4综合质量评估5质量的统计分析6提供多种格式的质量报表（3）进度控制子系统本模块可实现的功能包括：序号内容描述1计划分布2计划报审3进度报表4进度考核5编制计划需加载资源的管理6工程实际进度的统计分析7实际进度和计划进度的动态比较8工程进度变化趋势预测9进度计划的调整10工程进度计划的查询（4）费用控制子系统本模块可实现的功能包括：序号内容描述1各单位工程单价；计划工程量及计划费用信息查询2实际完成费用与计划费用的动态比较3各月计划费用与实际费用的对比分析4工程费用预测5单位工程与分项工程的费用查询6提供多种项目费用报告（5）合同管理子系统本模块可以实现的功能包括：序号内容描述1围绕项目实施与合同约定，处理责任事项、查阅处理警示、跟踪问题（索赔、变更等）、处理邮件等功能，具有催办督促以及处理文件的功能2跟踪项目实施过程中的所有合同，监控跟踪项目的合同执行情况3通过状态的变化从宏观角度跟踪具体工程变更情况4合同送审与审批5合同支付计划与实际合同支付情况的跟踪和对比分析（6）EHS管理子系统本模块可以实现的功能包括：序号内容描述1EHS管理文件、EHS检查情况的通报的网上发布2项目参与方及人员对各个EHS文件的接受情况及承诺（全部公开发布）3EHS不符合信息的汇总、分析与查询4EHS事故/事件调查报告信息的汇总与查询5健康卫生知识、安全知识、环境保护知识的查询6EHS不符合事项、事故/事件的级别判断（7）物资管理子系统本模块可以实现的功能包括：序号内容描述1进场物资查询2物资动态分析3物资基本信息4物资计划管理5物资采购管理6物资存货管理7物资调拨管理等（8）电子邮件子系统电子邮件系统为工程内部联络提供方便。其主要功能有包括：序号内容描述1电子邮件的收发2企业独立域名3POP3加密认证收信4安全防护功能5自动回复6邮箱空间管理7拒绝访问功能8Web界面管理9SMTP加密认证发信10列表地址管理等（9）网上培训子系统本模块提供各种形式的网上培训，既可以将需培训的内容制作成音像资料放到网上，供各有关单位下载，又可以采用类似聊天室的文字交互的方式进行，还可以将要培训的内容直接以文档的形式放到网上以供学习。（10）系统管理子系统系统管理子系统主要包括工程组织结构管理、用户账号和密码管理、用户权限管理、系统数据库的备份、系统数据库的恢复等。为保证系统数据的安全性，系统数据库既要有自动备份功能（每日），又要有手动备份功能，鉴于系统数据庞大，应采用增量备份的方式。当系统数据被破坏或不一致时，要能够自动恢复。项目信息文控管理流程文件控制和管理文件发放管理（1）发文登记1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。（2）文件盖印文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。盖印时应注意以下几点:序号内容描述1印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章2盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章3盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”4印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒5印章由文控部资料员负责保管、供用、登记，并建立印章使用台账（3）文件发送文控人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围（收、抄送单位/个人）进行本工程文件的发送，要求以下三种方式分别进行：1）人工送达。适用于图纸、管理文件、技术文件以及涉及拨付款、工程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送。2）通过网络或即时通讯软件发送。各机组之间往来的通用公文、工程报表均可采用此方式进行。对于其它非重大事件的文件也应优先采用此方式进行。3）传真发送。适用于没有网络条件的单位之间往来文件的传递。（4）文件发送的回执确认为了确保文件发送准确到位，证实文件已成功发送，对方已成功接收。应根据发送文件的方式分别进行确认，回执确认必须做到及时，并记录签收人、时间等信息。1）人工送达类文件的回执确认。在进行发文的同时，应配送一张《文件传送单》，收文单位收到文件后，立即填写该单，反馈发件人。2）通过网络或即时通讯软件发送类文件的回执确认。各机组在进行发文的同时，请保留电子记录并保存。3）传真发送文件的回执确认。在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执。文件接收管理（1）文控人员应对所有收到的文件的格式和完备性进行检验，避免收到无效文件、不合格文件。接收的文件如有缺页、不清晰等情况，要立即通知发件方、文件提交方补发或补交，直到完整接收。（2）收文登记1）对外部单位（监理、业主、质检站等）发来的所有正式文件资料均应建立台帐，收文登记应同文件“批办”、“转办”、“传阅”等文件管理工作相结合。2）文控人员在进行文件登记时，应注明标题、密级、文件编码、收文号、来文单位、收文时间、件数和页数，填写好《收文登记表》。（3）收文办理来件的办理由文控人员提交项目经理或主管部门进行批示，文控人员根据批示进行文件处理。办文期间，文控人员要负责催办、督查和上报需要的有关情况。文件属性按文件本质意向分为：批办、审查转办和传阅三类。1）纸质文件的处理方式a.批办类文件：填制《文件处理单》附于文件之上，按文件处理单上领导意见进行文件处理。b.审查转办类文件：应填制《文件传送单》附于文件之上，提交项目经理或主管部门签署处理意见，复印传送单或封面一份，根据封面文档主题存至可读文件位置，并在首页上面标明附件存放的位置。对于不能复制或不便复制的附件，应在《文件传送单》首页注明附件的原件在传送人手里。当接收者已使用完文件后，应将其所接收的“拷贝”原件返给文控部保存。完成复印后，按文件传送单上指定的地址或接收人予以送达（送达方式为当面送达和邮寄两种）。c.传阅类文件：应填制《文件传阅单》附于文件之上，按传送单上阅览人顺序逐一传阅，直到最后一位看完后，返回文控部，所有传阅人员签字。2）对于接听的电话、口头通知等要及时做好记录、汇报或转达，有条件的单位在经对方允许的条件下还可进行电话录音保存。对于收到的具有保存价值的照片、影像资料也要妥善保管。文件报批（1）报批文件应根据《文控编码细则》，由文件编制部门编码并核稿。文控部将报批文件呈报上级批准部门，一般情况，批准部门应在收到文件2个工作日内给予批复。（2）报批文件批准前的各版应提交一份原件、2份复印件（图纸提交3份复印件）。文件经过批准部门审查返还时，文控部应核查对方《文件传送单》，签收登记后，将返还文件连同对方《文件传送单》副本一并送文件编制部门。文件存放（1）文控应针对收发文件，分别建立临时文件存放区（夹和柜）和专门的文件夹和文件柜进行存放，且文件应加盖日戳，做到分类有序，便于查找。（2）文控应在对文件进行合理分类的基础上，建立文件夹系统（包括实物文件夹和计算机中的数据文件夹），每一文件在文件夹中都有确定的唯一位置，文件在文件夹中按照反时间顺序，即后到的文件放在上边，以方便查找最近的文件。对已处理完的文件要及时进行归档；尚在办理状态的文件，先期存放于临时存放区（临时文件夹、柜等），办理完毕后才可以归档。文件借阅文件借阅均应由各单位文控部门统一办理。序号内容描述1文件的借阅，应规定好借阅范围，对于技术性资料、保密性资料等的借阅，应建立借阅审批制，严格办理借阅手续2借阅人进行借阅时，要在《文件借阅登记表》上登记，并按要求填写借阅原因，借阅时间，归还期限，方可借阅；对于有些文件不能借阅的，只能就地查阅3文控人员要定期清查借阅登记，发现借阅到期日尚未归还的，要及时催还4遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，还应追究当事人的责任5文件借阅到期需要续借时，借阅人应及时到文控人员处办理续借手续（1）信息文控部编制内部文件传递和借阅等程序，保证文件管理的有序进行和文件的完整性。文件的借阅，应规定好借阅范围，对于技术性资料、保密性资料等的借阅，应建立借阅审批制，严格办理借阅手续。文件借阅均由信息文控部统一办理。（2）借阅人进行借阅时，要在《文件借阅登记表》上登记，并按要求填写借阅原因，借阅时间，归还期限，方可借阅；对于不能借阅的文件，只能就地查阅。文控人员要定期清查借阅登记，发现借阅到期日尚未归还的，要及时催还。遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，还应追究当事人的责任。文件借阅到期需要续借时，借阅人应及时到文控人员处办理续借手续。（3）保密范围项目秘密主要包括下列秘密事项。1）涉及项目重大决策中的秘密事项。2）尚未付诸实施的规划、计划、决策等。3）内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4）预决算报告及各类投资、造价报表。5）图纸、涉及高新技术、专利等资料。6）其他经项目部确定应当保密的事项。（4）文件安全及保密措施1）根据文件密级严格按文件应传达人或单位控制文件的传递、使用范围；受控文件的分发必须按要求保密且应分发给指定人。2）过程处理文件要做到及时清收，存放。3）加强文件的保管；电子加密；如：对电子文件可采取多重加密，电子发文时进行格式转换；纸张类文件采取加锁保管等。4）凡涉及本项目经济技术的、属密级管理的电子文档，原则上不允许拷入个人使用的计算机；确因工作需要拷进计算机的、属密级管理的经济技术电子文档，必须进行加密处理。5）为防止数据丢失，文档电子版记录应定期整理、备份。6）文件打印、复印失误，造成文件报废时，要做到及时销毁报废文件。7）严格文件借阅制度，控制借阅范围；未经项目负责人书面批准，不得向外借阅或拷贝属密级管理的电子文档文件。8）文件销毁要严格按照文件销毁程序进行。文件安全与保密（1）保密范围工程秘密主要包括下列事项：序号内容描述1涉及工程重大决策中的秘密事项2尚未付诸实施的规划、计划、决策等3内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议纪要4预决算报告及各类投资、造价报表5图纸、涉及储罐技术资料6涉及高新技术、专利等资料（2）文件安全及保密措施序号内容描述1根据文件密级严格按文件应传达人或单位控制文件的传递、使用范围；受控文件的分发必须按要求保密且应分发给指定的人2过程处理文件要做到及时清收，存放并加强文件的保管、电子加密。如：对电子发文时进行格式转换，纸张类文件采取加锁保管等3凡涉及工程经济技术的、属密级管理的电子文档，原则上不允许拷入个人使用的计算机。确因工作需要拷进计算机的、属密级管理的经济技术电子文档，