矿山工程合同管控制度

矿山工程合同管控制度第一章总则第一条目的与依据为规范矿山工程项目的合同管理行为，强化风险管控机制，维护公司合法权益，确保工程建设质量、安全、进度及投资效益得到有效控制，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国矿山安全法》及相关法律法规，结合公司矿山建设与生产经营的实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）所涉及的所有矿山工程项目合同管理。涵盖矿山基建工程、井巷工程、露天剥离工程、地质勘探工程、安装工程、技改工程以及与之相关的勘察、设计、监理、采购、咨询等合同的全生命周期管理。第三条管理原则（一）合法合规原则：合同内容必须符合国家法律法规、行业标准及公司规章制度，严禁签订任何违法违规合同。（二）分类分级原则：根据合同标的额、技术复杂程度、风险等级对合同进行分类分级管理，明确审批权限与管控流程。（三）全过程管控原则：实行从合同策划、谈判、起草、评审、签订、履行、变更、解除到归档的全过程动态管控。（四）效益优先原则：在确保工程质量与安全的前提下，通过严格的合同管控优化成本，实现经济效益最大化。（五）权责对等原则：合同条款应明确双方权利义务，风险分担机制应公平合理，避免显失公平的条款。第四条管理目标构建标准化、规范化、信息化的合同管理体系，实现合同文本标准化、履约流程清晰化、风险控制前置化、纠纷处理法制化，确保矿山工程项目建设顺利推进。第二章组织架构与职责分工第五条管理架构公司实行“统一领导、分级管理、归口负责”的合同管理架构。公司领导班子负责合同管理的重大决策；法务部门负责法律风险把控；商务（成本）部门负责商务条款与造价管控；工程管理部门负责技术条款与履约监管；财务部门负责资金收付审核。第六条各部门具体职责部门名称核心职责描述公司领导层负责审批重大合同、授权签约人；决策合同管理中的重大事项；协调解决合同履行中的重大跨部门问题。法务部负责合同文本的法律审核；参与重大合同谈判；起草、修订标准合同范本；处理合同纠纷及诉讼仲裁事务；提供法律咨询。商务部（成本部）负责合同商务条款（计价方式、结算原则、付款条件）的审核与谈判；编制工程量清单及招标控制价；负责工程变更、签证及索赔的费用审核；进行结算管理。工程管理部负责合同技术条款（技术标准、质量要求、工期节点）的审核与拟定；组织现场技术交底；监督合同履约过程中的质量、进度、安全；审核工程变更、签证的技术必要性及工程量确认。安全监察部负责审核合同中的安全生产责任条款；监督承包商现场安全协议的执行；参与安全事故相关的合同处理。物资设备部负责甲供材料、设备的合同管理；审核合同中的材料供应方式、消耗指标及结算条款。财务部负责合同财务风险的评估；审核收款、付款计划的合规性；依据合同条款及结算文件办理资金支付；进行税务筹划与审核。项目部/矿厂作为合同履行的直接责任主体，负责现场管理；组织合同交底；如实记录工程日志；办理工程变更、签证、索赔的初审与申报；收集整理履约资料。第三章合同策划与招投标管理第七条合同策划在项目立项后，工程管理部门与商务部应共同进行合同策划。策划内容包括：合同结构划分（如总承包、专业分包、劳务分包等）、合同模式选择（如固定总价、固定单价、成本加酬金等）、主要风险分担机制、招标采购方式等。合同策划方案需报公司主管领导审批。第八条招标文件编制与审核招标文件中的合同条款是合同管理的前置环节。招标文件必须包含拟签订的主要条款，特别是专用条款中关于工程范围、计价依据、付款方式、违约责任、调价机制等内容。商务部、工程管理部、法务部须联合对招标文件进行评审，确保招标条件与后续合同签订的一致性。第九条资格审查严格执行承包商资格审查制度。除核查营业执照、资质证书外，重点审查承包商的安全生产许可证、矿山工程施工业绩、类似地质条件下的施工经验、主要管理人员及特种作业人员资格、财务状况及履约信誉。严禁将工程发包给不具备相应资质的单位或个人。第十条禁止条款严禁任何形式的肢解发包、转包和违法分包。合同中必须明确约定承包商不得转包，并对违法分包的违约责任做出严厉规定。第四章合同谈判与起草第十一条谈判准备合同谈判前，项目部、商务部、法务部应组成谈判小组，收集相关资料，制定谈判方案和底线策略。对于矿山工程，需重点调研地质资料、水文地质条件、市场价格波动趋势、当地政策法规等影响合同履行的关键因素。第十二条谈判重点（一）工程范围：明确界定井巷工程的具体断面、支护形式、掘进进尺，露天矿的剥离量、矿石量，以及临时工程的界限，避免范围模糊导致的争议。（二）计价方式：根据矿山工程特点，对于地质条件明确、工期短的项目宜采用固定总价；对于地质条件复杂、隐蔽工程多、工期长的项目宜采用固定单价合同，并明确单价包含的风险范围。（三）调价机制：矿山工程受地压、涌水等自然因素影响大，合同中应约定主要材料价格波动、地质条件发生重大变化时的价格调整公式或处理办法。（四）安全与环保：明确双方安全生产责任，约定安全投入的提取与使用，以及环保复垦费用的承担方式。第十三条合同起草原则上应优先使用公司发布的《矿山工程施工合同示范文本》。如无适用示范文本，由主办部门起草，法务部提供法律支持。合同文本应做到条款严谨、文字规范、权利义务明确，避免使用“原则上”、“尽量”等模糊性词语。第十四条标准化条款所有矿山工程合同必须包含以下核心条款：（一）工程概况及承包范围；（二）合同工期及开竣工日期；（三）质量标准及验收规范；（四）安全文明施工要求及违约责任；（五）合同价款及调整方法；（六）工程计量与支付条款；（七）材料设备供应方式；（八）工程变更与签证处理程序；（九）竣工验收与结算条款；（十）违约责任及索赔条款；（十一）争议解决方式；（十二）工程保修及质保金条款。第五章合同审核与审批第十五条审核流程合同实行“多级审核、会签审批”制度。主办部门填写《合同评审表》，附上合同文本及背景资料，依次送相关部门审核。第十六条审核内容（一）商务部：审核造价的合理性、预算依据的充分性、付款条件的经济性、结算条款的可操作性。（二）工程管理部：审核技术标准的准确性、工期节点的可行性、验收标准的明确性、履约保障措施的完善性。（三）安全监察部：审核安全协议的完备性、安全风险防控措施的针对性。（四）财务部：审核资金计划的匹配性、发票类型的合规性、税务风险的可控性。（五）法务部：审核合同主体资格的合法性、条款的合法性、权利义务的对等性、争议解决的有效性，重点审查违约责任和解除条件。第十七条审批权限根据合同金额及性质划分审批权限：（一）估算金额在【具体金额A】以下的合同，由公司分管领导审批。（二）估算金额在【具体金额A】至【具体金额B】之间的合同，由公司总经理审批。（三）估算金额在【具体金额B】以上的合同，须提交公司董事会或股东会审批。重大合同（如涉及新工艺、高风险作业或战略合作伙伴关系）无论金额大小，均需提报总经理办公会审议。第十八条意见处理审核部门应在规定时间内提出书面审核意见。如审核意见为“修改后通过”，主办部门应修改合同文本后重新履行审核流程；如审核意见为“不通过”，合同不得进入审批环节。第六章合同签订与用印第十九条合同签订主体合同必须由公司法定代表人或其授权的代理人签订。授权代理人须持有合法有效的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。第二十条合同相对方确认在签订合同前，必须再次核实合同相对方的法定代表人身份或授权代理人的代理权限。要求对方提供加盖公章的营业执照复印件、资质证书复印件、法定代表人身份证明及授权委托书等文件作为合同附件。第二十一条合同用印管理合同经审批通过后，方可加盖公司合同专用章或公章。严禁在空白合同、空白协议或未审批通过的合同上盖章。盖章时应核对合同文本与审批版本的一致性，确保页码连续、内容完整。第二十二条合同份数合同正本至少一式两份，双方各执一份；副本根据实际需要制作。合同签订后，正本由档案管理部门归档，副本由主办部门及项目部留存用于履约管理。第二十三条合同交底合同签订后一周内，由项目负责人组织召开合同交底会议。向项目管理人员、现场技术人员、预算人员、财务人员全面交底，解读合同中的承包范围、质量标准、工期要求、价款结算方式、违约风险点及注意事项，形成书面交底记录。第七章合同履行与过程管控第二十四条履约监控项目部是合同履行的监控主体，应建立《合同履约台账》，实时跟踪合同执行情况。重点监控工程进度、质量验收、安全状况、资金支付等关键指标。第二十五条工程质量管理严格按照合同约定的技术标准和验收规范进行质量控制。对于隐蔽工程（如井巷支护、锚杆锚索拉拔、地基处理等），必须在覆盖前进行验收，留存影像资料和验收记录，未经监理及项目部验收合格，不得进行下一道工序，也不得予以计量支付。第二十六条进度管理项目部应根据合同工期编制施工进度计划，并定期（如每周、每月）对比实际进度与计划进度。如发现进度滞后，应分析原因，督促承包商采取赶工措施，并依据合同条款追究工期违约责任。对于因不可抗力或地质条件重大变化导致的工期延误，应及时收集证据，按程序办理工期顺延签证。第二十七条安全与环保管理合同履行过程中，必须严格执行安全协议。项目部定期检查承包商的安全投入、人员持证上岗、隐患排查治理情况。一旦发生安全事故，应立即启动应急预案，并依据合同约定划分责任，处理善后事宜。同时，监督承包商落实环保措施，防止矿山开采造成的环境污染。第二十八条资金支付管理（一）预付款支付：严格按照合同约定的预付款比例支付，并要求承包商提供等额的预付款保函或保险。预付款应从进度款中陆续扣回。（二）进度款支付：实行“按月计量、按月支付”。承包商每月申报已完成工程量，经监理、项目部工程技术人员审核工程量，商务部审核单价及总价，质量部门签署质量意见后，由财务部复核并办理支付。支付比例应控制在合同约定范围内，严禁超付。（三）支付条件：资金支付必须以合同为依据，同时满足以下条件：工程质量验收合格、资料齐全、发票合规、无重大违约行为。第二十九条履约情况报告项目部应每季度向公司提交《合同履行情况报告》，内容包括：工程进展概况、投资完成情况、质量安全状况、存在的变更签证、存在的问题及风险预警、下一步工作计划。第八章工程变更与签证管理第三十条变更定义工程变更指在合同履行过程中，因设计修改、工程范围调整、地质条件变化、施工条件改变等原因，导致合同内容、工程量或价款发生变化的行为。第三十一条变更原则（一）非必要不变更：严格控制工程变更，避免通过变更扩大建设规模、提高建设标准或增加投资。（二）审批先行：对于任何涉及费用增加或工期延长的变更，必须先审批后实施，紧急情况下的特殊变更须在规定时间内补办手续。（三）权责清晰：明确变更提出方、审批方、实施方及费用承担方。第三十二条变更审批流程（一）变更提出：由设计单位、监理单位、承包商或项目部提出变更申请，说明变更理由、变更方案及对工期、造价的影响。（二）技术审核：工程管理部审核变更的技术可行性及必要性。（三）造价审核：商务部审核变更引起的费用增减。（四）审批决策：根据变更金额大小，按照分级授权报相应领导审批。（五）下达指令：变更审批通过后，由总监理工程师向承包商下达工程变更令。第三十三条现场签证管理现场签证是针对合同外零星用工、零星用机械或非承包商原因造成的临时性增减工程量的确认。（一）签证时效：签证事件发生后，承包商应在合同约定时间内（通常为24小时或48小时）提出签证申请，逾期视为放弃。（二）签证内容：签证单必须详细描述事件发生的时间、地点、原因、数量、工作内容、附图及影像资料，避免笼统描述。（三）签证确认：由监理工程师、项目部专业工程师、项目经理现场核实并签字确认，重大签证需商务部及公司审计部门参与。严禁补签、事后签。第三十四条地质风险管控针对矿山工程特有的地质不确定性，合同中应明确地质预测资料的局限性。当实际揭露的地质条件（如岩石硬度、断层破碎带、涌水量等）与预测资料出现重大差异，导致施工方法改变或成本大幅增加时，必须及时启动变更程序，重新商定单价或总价。第九章竣工结算与支付第三十五条竣工验收工程完工后，项目部应组织承包商进行竣工验收。验收合格后，签署《工程竣工验收报告》。这是工程进入结算阶段的前提条件。第三十六条结算编制承包商应在竣工验收合格后合同约定期限内，提交完整的竣工结算报告及结算资料。结算资料包括：竣工图、结算书、设计变更单、现场签证单、索赔报告、材料调价依据等。第三十七条结算审核（一）初审：项目部对结算资料的完整性、真实性、准确性进行初审，核对工程量，确认变更签证的有效性。（二）复审：商务部对初审结果进行复审，重点审核定额套用、取费标准、材料价格、税金计算等是否合规。（三）审计：公司审计部门或委托第三方造价咨询机构对结算进行终审审计，出具《工程结算审计报告》。终审结果作为工程最终价款支付的依据。第三十八条质保金管理工程结算时，必须按合同约定扣留质量保证金（通常为3%-5%）。质保期内，如出现质量问题，项目部应书面通知承包商进行维修。如承包商拒绝维修或维修不合格，公司可委托第三方维修，费用从质保金中扣除。质保期满无质量问题后，无息退还质保金。第三十九条尾款支付结算审计完成后，扣除已支付进度款及质保金，支付剩余工程尾款。支付前需由承包商开具全额发票。第十章合同档案与信息管理第四十条归档范围合同全过程形成的所有文件资料均应归档，包括但不限于：招投标文件、中标通知书、合同文本及附件、补充协议、变更签证、往来函件、会议纪要、验收报告、结算报告、审计报告等。第四十一条归档要求（一）时间要求：合同签订后，正本即时归档；项目竣工结算完成后，全套合同档案进行最终归档。（二）形式要求：纸质档案应字迹清晰、签字盖章齐全，电子档案应备份至公司合同管理系统。（三）管理责任：档案管理部门负责建立合同台账，对档案进行分类、编号、装订、保管，确保档案安全。第四十二条信息化管理公司应建立或完善合同管理信息系统，实现合同录入、审批、履行跟踪、变更管理、结算预警等功能的线上化，提高管理效率，确保数据可追溯。第四十三条保密管理合同管理人员及接触合同档案的人员必须严格遵守保密制度，不得泄露合同商业秘密。对外提供合同复印件或查阅合同，须经主管领导批准。第十一章违约责任与纠纷处理第四十四条违约监控在合同履行过程中，如发现对方有违约迹象（如进度严重滞后、质量不达标、人员设备不到位、擅自停工等），项目部应立即发出书面警示，并保留相关证据。第四十五条违约处置（一）承包商违约：如承包商发生转包、严重质量安全事故、严重拖延工期等根本违约行为，公司有权依据合同约定解除合同，清退承包商，没收履约保证金，并索赔损失。（二）公司违约：如因公司原因（如图纸供应延误、征地拆迁未完成、甲供材不及时等）导致承包商损失，应按合同约定承担违约责任，赔偿损失或顺延工期。第四十六条索赔管理（一）索赔意识：项目部应强化索赔意识，对于非公司原因造成的损失，应及时收集证据，向对方提出反索赔。（二）应对索赔：收到承包商的