教学材料《会计入门》-第七章

第一节会计凭证概述一、会计凭证概念会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。填制和审核会计凭证是会计核算工作的始端和基础工作，也是对经济业务进行日常监督的一种重耍手段。会计在账簿中所作的每一笔记录，在报表中所提供的每一项经济信息，都必须以真实、合法的会计凭证为依据。二、会计凭证作用每个单位在经济活动过程中，都会发生各种各样的经济业务。如现金的收付、银行存款的存取、材料物资的领退、产品的人库和发出等，这些经济业务，都需要按发生的时间、地点、内容和完成情况，正确及时地填制会计凭证，记录经济业务的真实情况，证明经济业务已经发生、执行或完成。下一页返回第一节会计凭证概述可见，只有经过审核无误的会计凭证，才能作为记账的依据，并保证经济业务的会计核算资料真实可靠。会计凭证的填制和审核，既是会计核算的一种专门方法，又是会计核算的初始环节。它对实施会计监督，落实单位岗位责任制有十分重要的作用，归纳起来其作用可表现在以下几个方面。上一页下一页返回第一节会计凭证概述首先，会计凭证是记录经济业务的书面证明。对于任何一项经济业务都要求取得或填制有关会计凭证，记录经济业务的内容、数量、金额等情况，为会计核算提供原始依据。会计凭证是所有会计资料中的基础资料，其他资料提供的是否及时、准确、可靠，都依赖于会计凭证。其次，可以明确经济责任，为落实岗位责任制提供重要依据。会计凭证是明确经济责任、具有法律效力的书面文件。经济业务发生后，都要求经办人员和主管人员在有关凭证上签名盖章，证明经济业务的真实性和正确性。上一页下一页返回第一节会计凭证概述这样就可以促使经办部门和人员对经济业务的真实性、合法性负责，增强责任感。同时，各经办部门和人员通过凭证的传递，还可以相互牵制、相互监督，发现问题便于分清责任、查找原因，使岗位责任制得到落实和加强。再次，会计凭证是登记账簿的依据。会计凭证必须经过审核无误，确认经济业务的合法性后，才能作为登记账簿的依据，因此，正确填制和严格审核会计凭证也是会计核算的一种专门方法。上一页下一页返回第一节会计凭证概述最后，可以检查经济业务的真实性、合法性和合理性，为会计监督提供重要依据。每一个会计主体发生的各项经济业务，已经在会计凭证中作了详细记录，通过对会计凭证的审核，可以检查经济业务是否符合有关政策、法律、法规、制度，是否符合单位的经营目标、计划和要求，是否符合单位的财务收支计划和预算、定额的规定，有无铺张浪费和违法乱纪等行为，从而达到严肃财经纪律，加强经济管理，维护社会主义市场经济秩序的作用。因此，正确填制会计凭证不仅具有核算和监督经济活动的作用，而且对保证整个会计资料的正确可靠，提高会计工作质量有着重要作用。上一页下一页返回第一节会计凭证概述三、会计凭证分类会计凭证按其填制程序和用途可分为:原始凭证和记账凭证两大类。原始凭证：会计凭证、记账凭证上一页返回第二节原始凭证一、原始凭证及其分类（一）原始凭证概念原始凭证是指在经济业务发生或完成时所取得或填制的，作为会计记账、具有法律效力的原始书面证明。（二）原始凭证分类原始凭证按其来源不同划分，可分为自制原始凭证和外来原始凭证两种（1）自制原始凭证，是由本单位内部具体经办业务的部门和人员在办理经济业务时填制的原始凭证；如仓库验收材料时填制的“收料单”（如表7-1所示）、领用材料的“领料单”（如表7-2所示）。下一页返回第二节原始凭证（2）外来原始凭证，是指同其他单位发生经济业务时，从对方取得的原始凭证。如外购材料时从供货方所取得的“普通发票”（如表7-3所示）、“增值税专用发票”（如表7-4所示）等。2.原始凭证按其填制手续不同划分，可分为一次凭证、累计凭证及汇总原始凭证三种（1）一次凭证，是指填制手续一次完成，记载一项或若干项同类经济业务的原始凭证；如前所述的”收料单”“领料单”等，都属于一次原始凭证。（2）累计凭证，是指在一定时期内在一张凭证中多次记载若干项同类经济业务的原始凭证，如“限额领料单”（如表7-5所示）就属于累计凭证。上一页下一页返回第二节原始凭证（3）汇总原始凭证，是指在会计核算中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制的，用以集中反映某项经济业务发生情况的一张汇总原始凭证，如“发料凭证汇总表”（如表7-6所示）等都属于汇总原始凭证。将以上原始凭证分类用图7-1所示。上一页下一页返回第二节原始凭证二、原始凭证填制（一）原始凭证的基本内容原始凭证一般包括以下基本内容结合原始凭证见图7-2。（1）原始凭汪的名称，（2）填制凭证的日期和凭证的号码，（3）接受凭证单位的名称或填制人姓名，（4）经济业务内容摘要，（5）经济业务的内容数量、计量单位、单价和金额，（6）填制凭证单位的盖章，（7）经办人员的签名或盖章。上一页下一页返回第二节原始凭证（二）原始凭证的填制要求为了保证原始凭证能够正确、及时、清晰地反映各项经济业务活动的真实情况，提高会计核算的质量，并真正具备法律效力，原始凭证的填写必须符合下列基本要求：1.内容真实凭证填制的日期、业务内容和数字金额必须符合经济业务的实际发生或完成情况、真实可靠，不得弄虚作假。2.明确责任经办人员和有关部门的负责人都要在凭证上签字或盖章，对凭证的真实性、正确性负责。从外单位取得的原始凭证，必须有填制单位的公章或财务专用章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人的签名或盖章，对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章或财务专用章。购买实物的原始凭证必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。上一页下一页返回第二节原始凭证3.填写完整原始凭证的各项内容，必须逐项填写齐全，不得省略或漏填。发现原始凭证有内容不全的，应退由开出单位补全或者重开。4.书写规范①原始凭证上的文字，字迹要工整、清晰，易于辨认，不使用未经国务院颁布的简化字。②阿拉伯数字要逐个填写，不得连写。③金额前必须填上人民币符号”￥”若用外币结算的凭证，金额前应标明外币符号，如美元用US$等，且货币符号与金额中间不得留有空位金额后面不再写“元”。以元为单位的阿拉伯数字一律填写到角、分，无角分的，角位和分位可写”00”，或者符号“—”有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。上一页下一页返回第二节原始凭证④汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字，大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字，大写金额最后为“元”的应加写“整”字断尾，如金额￥70060.80，汉字大写金额应为:人民币柒万零陆拾元捌角整。大写金额与小写金额必须保持一致。⑤一式几联的凭证，必须用双面复写纸套写，单页凭证必须用钢笔填写。（已凭证填写发生错误，应按规定的方法更正。不得任意涂改或刮挖擦补，更正错误时，在更正处要加盖经手人或负责人印章；对银行结算凭证填写错误时，要加盖作废戳记，重新填写。上一页下一页返回第二节原始凭证5.连续编号一式几联的原始凭证，各联原始凭证要同一编号且各种原始凭证都应当连续编号。（三）原始凭证的填制案例1.支票与进账单的填制支票是出票人签发的，委托办理支票存款业务的，银行在见票时元条件支付确定金额给收款人或持票人的票据。常用的支票有“现金支票”和“转账支票”两种。见图7-3，图7-4。上一页下一页返回第二节原始凭证①“现金支票”的填制方法:[例7-1]华兴公司（开户银行中国工商银行台江支行，账号：2755863）于2010年8月10日填制“现金支票”从银行提取现金86000元，发放工资用。其“现金支票”的格式及填制方法如表7-7所示:说明：“现金支票”中虚线右边是正联由提款单位填制并加盖印章后交给银行用于提取现金。银行付款后将其作为付款的原始凭证。“现金支票”中虚线左边是存根联由提款单位在提款后作为借记“现金”、“贷记”“银行存款”账户的原始凭证。②“转账支票”的填制方法上一页下一页返回第二节原始凭证[例7-2]华兴公司（开户银行中国工商银行台江支行）；账号2755863；于2010年8月28日向东南百货商店（开户银行中国工商银行鼓楼支行）；账号3897654；购买商品，用“转账支票”付讫；。其填制方法如表7-8所示:说明：“转账支票”的正联由付款单位填制并加盖印章后，连同填制的“进账单”一并送存其开户银行，或在购买商品时交给收款单位；存根由付款单位作为贷记“银行存款”账户的原始凭证。③“进账单”的填制方法:[例7-3]接上例资料，根据“转账支票”填制“进账单”一并送存银行，其“进账单”如表7-9所示上一页下一页返回第二节原始凭证说明:此联是出票人开户银行交给出票人的回单，说明银行已经受理了该项业务进账单”一般一式三联，第1联为”回单”联（如表7-9所示）。企业不能将其作为记账的依据；第2联为”贷方凭证”联，此联由收款人开户银行作为增加收款人银行存款的贷方凭证，第3联为”收账通知”联，此联是收款人开户银行交给收款人的收款通知，收款人将其作为借记”银行存款”账户的原始凭证。（四）原始凭证的审核在会计核算中，只有审核无误的原始凭证才能作为编制记账凭证的依据。为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、合理性、合法性和可靠性，会计机构和会计人员在填制记账凭证之前，必须对原始凭证进行严格审核，其审核的主要内容如下：上一页下一页返回第二节原始凭证1.从内容上审核原始凭证反映经济业务的真实性、合法性和合理性（1）原始凭证真实性的审核。原始凭证作为会计信息的基本信息源，其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响，其真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据金额是否真实等。外来原始凭证，是否有填制单位公章和填制人员签章，自制原始凭证，是否有经办部门和经办人员的签名或盖章，对通用原始凭证，还应审查凭证本身的真实性，注意有无涂改、伪造、变造原始凭证等弄虚作假情况。（2）原始凭证合法性的审核。审核原始凭证所记载的经济业务是否符合国家有关的法令、政策、制度等；是否履行了规定的凭证传递和审核程序；是否有贪污腐败行为。上一页下一页返回第二节原始凭证（3）原始凭证合理性的审核，审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营管理的需要，是否符合本企业计划、预算的要求，是否符合成本开支范围，是否贯彻增产节约、增收节支的原则。审核业务内容是否有违纪收支、是否合规和有违经济效益最大化原则等。2.从形式上审核原始凭证的完整性和正确性（1）审核原始凭证的完整性:审核原始凭证所填制的内容、项目是否齐全，文字是否清楚，手续是否完备，有关人员是否签章等。（2）审核原始凭证的正确性如摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额计算有无差错，大小写金额是否相等等。上一页下一页返回第二节原始凭证3.从时间上审核原始凭证及时性审核原始凭证的填制日期是否是经济业务的发生日期，特别是对时效性较强的原始凭证如支票、银行汇票、银行本票等，更应仔细验证其签发日期。原始凭证的审核是一项严肃、细致、责任性和原则性都很强的工作，是正确进行会计核算的基础工作，也是实行会计监督的一个重要方面，经审核的原始凭证应根据不同情况处理。对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证登记入账，对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；对于不真实、不合法、不合理的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予受理，并向单位负责人报告。上一页返回第三节记账凭证一、记账凭证及其分类（一）记账凭证的概念记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证填制的，载有会计分录并作为登账依据的书面证明。正确填制记账凭证是确保会计账簿信息质量的一项基础性工作。（二）记账凭证的分类记账凭证按其用途的不同可分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。见图7-5所示。1.专用记账凭证专用记账凭证是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。按其所记录的经济业务是否与货币资金的收付有关，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。下一页返回第三节记账凭证（1）收款凭证是用来记录现金及银行存款收入业务的记账凭证。（如表7-10所示）（2）付款凭证是用来记录现金及银行存款支出业务的记账凭证。（如表7-11所示）（3）转账凭证是记录不涉及现金和银行存款1&付业务的记账凭证。（如表7-12所示）2.通用记账凭证通用记账凭证是以一种格式记录所有经济业务的记账凭证。其二格式与转账凭证基本相同。（如表7-13所示）上一页下一页返回第三节记账凭证二、记账凭证的填制（一）记账凭证的基本内容结合记账凭证见图7-6。（1）记账凭证的名称；（2）填制凭证的日期和凭证的编号；（3）经济业务的内容摘要，（4）会计科目（包括子目、细目）、借贷方向和金额，（5）所附原始凭证的张数；（6）填制凭证人员、稽核人员、记账人员、机构负责人、会计主管人员签名或盖章。此外，收款和付款凭证还需有出纳人员的签章。上一页下一页返回第三节记账凭证（二）记账凭证的填制要求记账凭证是登记账簿的直接依据，记账凭证的填制除了要遵循填制原始凭证的要求外，还要遵循下列基本要求:（1）正确确定应使用的记账凭证。使用专用凭证的单位，应根据原始凭证所记录的经济业务内容，先确定采用收款凭证、付款凭证还是转账凭证，涉及现金和银行存款之间相互划转业务，只需填制付款凭证，以避免重复记账。采用通用记账凭证的单位，无论出现什么类型的会计分录，都使用一种通用记账凭证。上一页下一页返回第三节记账凭证（2）记账凭证应连续编号以备查考。编号的方法有多种，如果采用收、付、转三种凭证，可以用“字号编号法”如收字第×号、付字第×号、和转字第×号等三类字编号，如果采用通用记账凭证，可按业务的先后顺序统一编号。当一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证时，可采用“分数编号法”。例如：第五笔经济业务需要编制3张记账凭证，则编号可分别为第51/3号，第52/3号，第53/3号。但不倒不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。（3）记账凭证填写的摘要，既要正确表达出经济业务的主要内容、真实准确，又要简明扼要。（4）记账凭证填制应按照规定，正确使用会计科目、子目，会计科目不得任意简化或改动，不得只写科目编号，不写科目名称；正确地编制会计分录。上一页下一页返回第三节记账凭证（5）记账凭证的书写规范与原始凭证相符；记账凭证应按行次逐笔填写，不得跳行或留有空行，记账凭证金额栏最后留有的空行，用直线或“S”线注销。所划的直线或“S”线应以金额栏最后一笔金额数字下的空行划到台计数行上面的空行。（6）记账凭证应附有原始凭证，并注明张数。除期末转账和更正错误的记账凭证可以没有原始凭证外，其他记账凭证都必须附有原始凭证。所附原始凭证张数的计算，一般应以原始凭证的自然张数为准。上一页下一页返回第三节记账凭证（7）记账凭证上必须有填制人员、审核人员、记账人员和会计主管签章。对收款凭证和付款凭证必须先审核，后办理。出纳人员应在有关凭证上签章，以明确经济责任，并使会计人员互相制约，互相监督，防止错误和舞弊行为的发生。对已办妥收款或付款的凭证和所附的原始凭证，出纳人员要当即加盖“收讫”或“付讫”戳记，以免重收、重付。实行会计电算化的单位，打印出的机制记账凭证，在审核无误后，上述人员也要加盖印章或签字。上一页下一页返回第三节记账凭证（三）记账凭证的填制案例1.收款凭证的填制案例[例7-4]2010年8月28日，东南百货商店收到华兴公司用于购买商品的转账支票并进账，现收到进账单的第3联“收账通知”联，如表7-14所示：说明：收款凭证的摘要栏应填列经济业务的简要说明，左上方的借方科目名称应填列“银行存款”或“库存现金”账户。贷方科目在表格栏内，应填写与借方科目相对应的总账及其明细科目。借方账户应借金额为贷方账户金额合计行的合计数。“记账符号”栏在记账后应填写记入总账、日记账或明细账的页次，也可以写上“√”符号，表示已经入账。上一页下一页返回第三节记账凭证2.付款凭证的填制案例[例7-5]华兴公司于2口10年8月28日开出“转账支票”1张，见表7-8和表7-9，用以支付购买东南百货商店的商品货款。由于该项经济业务涉及了银行存款的付款业务，华兴公司财会人员据此应填制付款凭证，其格式及填制方法如表7-15所示:说明：付款凭证的填制方法与收款凭证的填制方法基本相同。左上方的应贷科目名称应填列“银行存款”或“库存现金”借方科目在表格栏内填写与其对应的账户。应强调的是:只涉及“现金”“银行存款”两个账户的业务，如从银行提取现金或将现金存入银行，一般只填制一张付款凭证，目的为避免重复记账。上一页下一页返回第三节记账凭证3.转账凭证的填制案例[例7-6]华兴公司电表车间于2口10年8月31日从仓库累计领用JH63机合38件，单价80元，用于电表生产。限额领料单见表7-5所示。由于该项经济业务没涉及现金和银行存款的收、付款业务，财会人员据此应填制转账凭证，其格式及填制方法如表7-16所示。说明：转账凭证的填制方法与收款凭证、付款凭证略有不同。主要是会计科目栏均设置在表格栏内。要先填借方科目，后填贷方科目，借方科目应记金额，在与借方科目同一行的“借方金额”栏填列；贷方账户应记金额，在与贷方科目同一行的“贷方金额”栏填列。借、贷方金额栏合计数应相等。通用记账凭证的填制方法与转账凭证的填制方法相同。上一页下一页返回第三节记账凭证三、记账凭证的审核记账凭证是登记会计账簿的直接依据。正确编制记账凭证是正确进行账务处理的前提，特别是收付款凭证是出纳人员收付款项的依据，审核是保证账簿记录真实、准确的一个重要环节。因此，除了填制人员应当认真负责，加强自审外，会计部门还应适当相互复核。在登记会计账簿前必须由专人对已填制的记账凭证认真审核，使其正确无误。记账凭证审核的内容一般包括：（1）内容是否真实。审核记账凭证是否附有原始凭证，应附原始凭证是否齐全，记账凭证所填写的附件张数与所附原始凭证张数是否相符，记账凭证的内容与所附原始凭证的经济业务内容是否相符；记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致等。上一页下一页返回第三节记账凭证（2）科目是否正确。审核记账凭证中所填制的应借应贷会计科目是否正确，账户对应关系是否清晰；所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度规定等。如发现记账凭证填帘l错误，必须重新填制，或按照规定的办法加以更正。（3）金额是否正确。审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致，计算是否正确，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额台计是否相符等。（4）项目是否齐全与书写是否规范等。审核记账凭证的各项目的填写是否齐全，日期、凭证号数、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等有无遗漏；记账凭证中的记录文字是否工整、数字是否清晰，差错是否按规定进行更正等。实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求。上一页返回第四节会计凭证的传递与保管一、会计凭证的传递会计凭证的传递是指会计凭证从填制、审核、记账到装订成册、按册归档保管时为止，在有关部门和人员之间按规定的时间、程序传递和处理的过程。下一页返回第四节会计凭证的传递与保管会计凭证的传递过程，既是组织、协调经济活动的过程，又是传输会计数据的过程，它是企业经营管理的重要组成部分，对加强各部门的经济职责，充分发挥会计的监督作用是非常重要的。通过正确组织会计凭证的传递，可以将反映在会计凭证上的有关经济业务完成情况，及时传送到本单位内部各有关部门、有关环节，最后集中到财会部门。这样，在经济活动中发生的各项经济业务，本单位与各单位的经济联系，本单位内部各部门和个人之间的联系，都会通过会计凭证的传递组织起来，同时，又能及时、正确地反映各项经济业务的完成情况。通过正确组织会计凭证的传递，可以正确组织经济活动并实行会计监督。会计凭证的传递实际上可以起到一种互相牵制、互相监督的作用，它可以督促有关部门和个人，及时、正确地完成各项经济业务，按规定办理凭证手续，也有利于建立和加强岗位责任制，强化会计监督。上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管由于各部门发生的经济业务是多种多样的，不同的经济业务，管理要求也不同；又由于每项经济业务的经办部门和人员不同，办理业务的手续、时间和程序也不相同，因此，有必要为每种会计凭证规定科学合理的传递程序。在规定会计凭证的传递程序时，既要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核，又要注意减少不必要的传递环节。上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管一般应注意以下几个方面:根据不同经济业务的特点，企业内部机构设置和人员分工的具体情况，以及管理上利用凭证资料的要求，具体规定各种凭证的联数和传递方式，使有关部门和人员既能按规定手续处理业务，又能充分利用凭证资料掌握情况，及时提供会计信息。同时，要保证会计凭证的传递和处理，在会计报告期内完成；而且前后环节衔接要紧密，手续要齐备，以保证凭证传递的安全完整。为此，会计部门应根据本单位的具体情况，在调查研究的基础上，会同有关部门和经办人员共同协商制定会计凭证的传递程序，确定会计凭证在各个环节的停留时间，注意流程的合理性，避免不必要的环节，缩短传递时间。上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管二、会计凭证的保管会计凭证保管，是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据，是重要的会计档案和经济资料。本单位及有关部门、单位，可能因各种原因需要查阅会计凭证，特别是发生贪污、盗窃、违法乱纪行为时，会计凭证还是依法处理的有效证据。因此，任何单位在完成经济业务手续和记账之后，必须将会计凭证按规定的立卷归档制度制成会计档案资料，档案管理部门应按规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁，并要保证便于查阅使用。其保管方法和要求如下：上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管（一）会计凭证应及时传递，不得积压记账凭证在未装订成册以前，应将所附原始凭证用囚形针或大头针固定在记账凭证后面。凡使用记账凭证的会计人员都有责任保管好记账凭证及所附原始凭证，保证凭证在传递过程中的安全完整。（二）会计凭证应定期装订成册，防止散失会计部门在依据会计凭证记账以后，应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序折叠整齐，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在装订线封签处签名或盖章。装订凭证可有以下步骤进行。上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管步骤一：封面和封底裁开，分别附在凭证的前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。步骤二：