教学材料《会计入门》-第八章

第八章会计账簿记账凭证虽对经济业务进行了整理和归类，但由于其数量多且分散反映在若干张凭证上，不能连续、集中、系统地反映企业在某一时期内，所发生的经济业务变动情况及其变动结果。为了把分散在会计凭证上的会计信息，加以集中和分类汇总，就需要设置序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。返回第一节会计账簿概述一、账簿的作用会计账簿，简称账簿。账簿就是由若干张具有一定格式的账页联结在一起的、按照会计科目开设户头，以会计凭证为依据，用来序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。设置会计账簿是会计核算的基本方法之一。设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证和会计账表的中间环节，在会计核算乃至整个经济管理中都起着非常重要的作用。下一页返回第一节会计账簿概述（1）记载、储存会计信息。将会计凭证所记录的经济业务一一记入有关账簿，可以全面、系统、连续地记录和反映会计主体的资金运动及资产、负债、所有者权益的增减变动情况，并监督企业资金的合理使用和各项财产物资的安全完整，储存所需要的各种会计信息。（2）分类、汇总会计信息。账簿由不同的相互关联的账户构成。通过账簿记录，一方面可以分门别类地反映各项会计信息，提供一定时期内经济活动的详细情况，另一方面可以通过发生额、余额的计算，提供各方面所需要的总括会计信息，反映财务状况及经营成果的综合价值指标。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（3）编制、输出会计信息。账簿资料是编制会计报表的主要依据。会计报表中各个项目的数据是否真实、正确，会计报表的编制和报送是否及时，都与账簿的设置和登记密切相关。登记账簿是编制会计报表的前提和依据。（4）检查、纠正会计信息。账簿记录是会计凭证信息的进一步整理。如在永续盘存市l下，通过有关盘存账户余额与实际盘点或核查结果的核对，可以确认财产的盘盈和盘亏，并根据实际结存数调整账簿记录，做到账实相等，提供真实、可靠的会计信息。上一页下一页返回第一节会计账簿概述二、账簿的种类在会计实务中账簿是多种多样的，但一般可以按用途、外表形式和格式等标志进行分类。（一）按用途分类账簿按用途分类，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。（1）序时账簿。（简称序时账）是对各项经济业务按其发生时间的先后顺序，逐日逐笔连续进行登记的账簿。所以又称为日记账簿（简称日记账）。有特种日记账和普通日记账两类。上一页下一页返回第一节会计账簿概述①特种日记账簿：用来登记某一类比较重要的经济业务发生情况的日记账，如为了加强货币资金的管理，单设现金日记账、银行存款日记账，在会计实务中，为了简化记账的手续，除了现金和银行存款收付要计入现金日记账和银行存款日记账以外，其他各项目一般不再设置特种日记账进行登记。②普通日记账簿：用来登记全部经济业务的日记账也称分录簿。由于登记普通日记账把每天发生的经济业务所编制的会计分录，全部按照时间顺序进行逐笔登记，要花费大量的时间和精力，而且查阅也不方便，实务中较少使用。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（2）分类账簿（简称分类账）：是对全部经济业务，按照总分类账户和明细分类账户进行分门别类登记的账簿。①总分类账簿又称总分类账（简称总账）是根据总账（一级）会计科目设置，用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿，②明细分类账簿又称明细分类账（简称明细账）是根据总账科目，按所属二级科目或明细科目设置，用以记录某一类经济业务详细核算资料的分类账簿。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（3）备查账簿。又称辅助账簿，是对不属于上述两种账簿登记范围的某些备查事项进行记载的账簿。主要是为加强企业对于使用和保管他人财产物资的监督，便于以后考查这些经济业务的内容提供必要的参考资料而设置的账簿。例如，“租入固定资产备查簿”“代销商品备查簿”等。备查簿的使用比较灵活，没有固定的格式，设置单位可根据实际需要自行设计使用。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（二）按外表形式分类账簿按外表形式分类，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。（1）订本式账簿。也称订本账。是在启用之前就把许多账页装订在一起，并有固定编号的账簿。这种账簿的优点是能够避免账页散失和防止抽换账页，更好地起到统驭和控制作用。缺点是账页固定的，不能增减，如果账页不够，就会影响账簿记录的连续性，不便查阅；若账页过多，又会造成浪费；也不便于分工记账。因此，在会计实务中，只有带统驭性和比较重要的总分类账、现金日记账和银行存款日记账采用订本式账簿。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（2）活页式账簿。又称活页账。是把若干具有专门格式的零散账页，根据业务核算和管理需要，自行组合成的账簿。这种账簿的优点是可以根据实际需要，随时将空白账页加入或抽出账簿，避免了账页的浪费，同时也便于分工登账。缺点是账页容易散失和被任意拍换。因此，空白账页在使用之前必须顺序编号并装置在账夹内，且由主管人员在账页上盖章。在更换新账后，要装订成册或予以封扎，并妥善保管。在会计实务中，各种明细分类账都采用活页式账簿。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（3）卡片式账簿。又称卡片账。是由若干具有专门格式的零散的硬纸卡片排列在卡片箱中的账簿。是根据某些核算和管理的特殊需要而设置的账簿。它实际上也是一种活页账，因此，卡片胀的优缺点与活页账基本相同，只是其反映的内容更加具体详细，且可以跨年度长期使用，无须更换账页，便于分类汇总和转移。在会计实务中，固定资产、低值易耗品等记载内容比较复杂的财产明细账适用于卡片式账簿。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（三）按账簿账页格式分类（1）三栏式账簿。是指设有借方、贷方、余额或收入、付出、结余三个基本金额栏目的账簿。实务中，日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都采用三栏式账簿。（2）数量金额式账簿也称大三栏账簿。是指在账簿的借方、贷方、余额三个栏目内，部分设数量、单价、金额三个小栏，以便全面记录反映经济业务的数量、单价和金额的账簿。实务中，原材料、库存商品等明细账一般均采用这种格式的账簿。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（3）多栏式账簿。是指在账簿的两个基本栏目借方或贷方或借贷两方按需要分设若干专栏，详细反映该账户核算内容的账簿。专栏设置在借方，还是设置在贷方，或是两方同时开设，设置多少专栏根据需要确定。实务中，收入、费用、本年利润等明细账一般均采用这种格式的账簿。（4）横线登记式账簿。也称平行式明细账，它的账页格式比较特别，是将前后密切相关的增减业务在同一个行次内的借贷方进行详细登记，以检查每笔经济业务完成及变动情况。实务中，材料采购、应收票据等明细账一般采用这种格式的账簿。上述账簿的分类可用图8-1列示如下。上一页下一页返回第一节会计账簿概述三、会计账簿的基本结构在会计实务中，账簿的格式多种多样，不同账簿格式所包括的具体内容也不尽相同，但各种账簿都应具备以下基本结构：1.封面标明账簿名称和记账单位名称。如现金日记账、银行存款日记账、总分类帐、库存材料明细账、固定资产明细账等。2.账簿的扉页即账簿的首页一般由两页组成，一页是“账户启用和交接表”另一页是“科目索引”。上一页下一页返回第一节会计账簿概述（1）“账簿启用和交接表”应载明单位名称、账簿启用日期和截止日期、账簿册数、账簿共计页数（如为活页账应在装订成册后记明页数）、经管账簿人员一览表和签章，会计主管签章等。见表8-1。（2）“科目索引”（账户目录）是由记账人员在账簿中开设账页户头后，按顺序将每个账户的名称和页数进行登记，便于查阅账簿中登记的内容。对活页账簿，启用时无法确定页数，可先填写好账户名称，待年终装订归档时，再填写页数。其格式和内容，见表8-2。上一页下一页返回第一节会计账簿概述3.帐页账页是构成账簿的主要内容，用来记录经济业务发生情况的。其格式因反映经济业务内容的不同而有所不同，但基本内容应包括：（1）在账页上方有：①账户的名称（总账科目、二级或三级明细科目）；②总页次和分页页次（明细账有分页）。（2）在账页中分设的若干栏有：①登账日期栏，②凭证种类和编号栏，③摘要栏（简要记录经济业务发生情况）；④金额栏（借方栏、贷方栏及余额栏）等。上一页下一页返回第一节会计账簿概述账簿所记录的经济业务不同，其结构和登记方法也不同，下面分别介绍序时账簿和分类账簿的设置与登记方法。上一页返回第二节账簿的设置与登记一、日记账的设置与登记日记账有特种日记账和普通日记账两类。（一）特种日记账的设置与登记一切经济单位都应设置现金日记账和银行存款日记账，用于序时核算现金和银行存款的收入、付出和结存情况，借以加强对货币资金的管理。1.现金日记账的设置与登记现金日记账是由出纳人员根据审核无误的现金收款、付款凭证，序日才逐笔登记的账簿。下一页返回第二节账簿的设置与登记①“现金日记账”的格式：它的基本结构为“收入”“付出”和“结余”三栏或“借方””贷方”和”余额”三栏。如表8-3所示。②现金日记账的登记方法：日期栏：指记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致；凭证栏：指登记入账的收付款凭证的种类和编号，如：“现金收（付）款凭证”简写为“现收（付）”“银行存款收（付）款凭证”简写为“银收（付）”。凭证栏还应登记凭证的编号数，以便于查账和核对。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记摘要栏：简要说明登记入账的经济业务的内容。文字应简括，但要能说明问题。对方科目栏：系指现金收入的来源科目或支出的用途科目。如从银行提取现金，其来源科目（即对方科目）为”银行存款”其作用在于提供反映现金收支是否符合国家对现金收支的管理规定方面的信息，了解经济业务的来龙去脉。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记收入、支出栏：指现金实际收付的金额。出纳人员在每日业务终了，应将收、付款项逐笔登记，并结出余额，同时将余额与库存现金核对，借以检查每日现金的收、付、存情况及库存现金限额的执行情况。即通常说的“日清”。如账款不符应查明原因，并记录备案。月终同样要计算现金收、付和结存的合计数，通常称为“月结”。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记2.银行存款日记账的设置与登记银行存款日记账，是由出纳人员根据银行存款收付款凭证和现金付款凭证（现金存入银行业务）按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。若一个单位开设有若干银行存款账户，应分别设日记账登记，便于与银行核对，也有利于银行存款的管理。①银行存款日记账的格式：与现金日记账相同，一般也采用三栏式。如表8-4所示，有多种存款应按存款种类设置账簿，如“结算户存款”“信用证存款”等。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记②银行存款日记账的登记方法：日期栏凭证栏：摘要栏：（与现金日记账的登记方法基本一致）结算凭证栏：如果经济业务是以支票结算的，应在栏内填明支票的种类（现金支票和转账支票）和号码。对方科目栏：（与现金日记账的登记方法基本一致）上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记借方、贷方栏：是指银行存款实际收付的金额。每次收付银行存款后，应随时结出银行存款的余额，至少将每日收付款项逐笔登记完毕后，计算出每日银行存款收入和支出的合计数及账面余额，做到日清。并随时检查、监督各种款项收付，避免因超过实有余额付款而出现透支。并定期同银行送来的对账单核对，以保证银行存款日记账记录的正确性。月终，应计算出银行存款全月的收入台计数和支出台计数，并结算出月末余额，进行月结。如表8-4所示。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记为了坚持内部牵制原则，实行钱、账分管，出纳人员不得负责登记现金日记账和银行存款日记账以外的任何账簿。出纳人员登记现金日记账和银行存款日记账后，应将各种收付款凭证交由会计入员据以登记总分类账及有关的明细分类账。（二）普通日记账的设置与登记1.普通日记账的格式普通日记账是根据经济业务发生先后顺序，逐日逐笔登记全部经济业务的会计账簿。其格式见表8-502普通日记账的登记方法：上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记①“日期栏”登记经济业务发生的时间；②“摘要栏”填写经济业务的简要内容；③“会计科目”栏填写会计分录涉及的会计科目名称；④“借方金额”栏填写应借记账户的金额，⑤“贷方金额”栏填写应贷记账户的金额。见表8-5。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记二、分类账的设置与登记分类账有总分类账和明细分类账两类。（一）总分类账的设置与登记1.总分类账的设置每一单位都必须设置总分类账。一般采用借方、贷方、余额三栏式的订本账，见表8-6。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记2.总分类账的登记方法总分类账可以按记账凭证逐笔进行登记，也可定期按科目汇总表进行登记，还可按汇总账记账凭证在月末日汇总登记。采用哪种方式，取决于每一单位采用的账务处理程序不同而定。具体各栏登记方法：①日期栏：填写登记总账所依据的凭证上的日期。②凭证字、号栏：填写登记总账所依据的凭证的字（如科汇、汇收、汇付、汇转等）和编号。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记③摘要栏：填写所依据的凭证的简要内容。（依据科目汇总表登胀的应填写”某日至某日汇总”字样，依据汇总记账凭证登胀的应填写”第×号至第×号凭证汇总”字样。）4主借、贷方金额栏填写所依据凭证上记载的各账户的借、贷方发生额。见表8-6（按科目汇总表进行登记）。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记（二）明细分类账的设置与登记明细账的格式，应根据各单位经营管理的特点和需求来确定。通常有三种：”三栏式账页”“数量金额式账页”和”多栏式账页”（分析式）等格式。三栏式明细分类账的设立与登记三栏式明细账页的格式同总分类账的格式基本相同，即只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种账页适用于采用金额核算的应收账款、应付账款、短期借款、实收资本等往来类、借款类、所有者权益类等账户的明细核算。可以直接根据原始凭证或记账凭证逐笔登记，见表8-7。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记2.数量金额式明细分类账的设置与登记数量金额式明细账适用于既要进行金额明细核算，又要进行数量明细核算的财产物资项目。如”原材料”库存商品”等账户的明细核算。它在收入、发出、结存三栏内，再分别设置”数量”单价”金额”等栏目。以分别登记实物的数量和金额。此外，为了加强各种商品，材料物资的日常监督和管理，在这种格式账页的上端，还应根据实际需要，设置和登记一些必要的项目，如商品、材料物资的类别、名称和规格、计量单位、计划单价、最高和最低储量等。其格式和登记方法如表8-8所示。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记3.多栏式明细分类账的设置与登记多栏式明细分类账的格式根据经济业务的特点和财务管理分析的需要呈多种多样。它不是按明细科目分设账页，而是，在一张账页内按该总账科目的明细项目设专栏记录。这类账页格式适用于在管理上需要了解其构成内容的费用、利润、应交增值税等明细账。一般有借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记①借方多栏式明细分类账的设置与登记借方多栏式明细账，一般单独在借方设多项分析栏，若需冲减有关费用的事项，可以在明细账中以红字在借方登记，会计期末将借方净发生额从贷方结转到“本年利润”或其他账户。或者在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并在借方按明细项目分设若干栏目。这种格式的账页适用于借方需要设置多个明细项目的成本或费用类账户，如“生产成本”明细账、“管理费用”明细账、“制造费用”明细账等。借方多栏式明细账的账页格式及内容如表8-9“制造费用”明细账。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记②贷方多栏式明细分类账设置与登记贷方多栏式明细账一般为每一明细项目设置一个金额栏，登记该项目一个方向（贷方）的发生额，对于另一个方向（借方）的发生额，则在该栏目内用”红字”记录，以表示对该项目金额的减少数或转出数。“主营业务收入”“营业外收入”等明细账。一般按贷方设多栏，会计期末将贷方净发生额从借方结转到“本年利润”账户。多栏式收入明细账的一般格式见表8-10。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记③借贷方多栏式明细分类账设置与登记借贷方多栏式明细分类账是在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并同时在借方和贷方栏下设置若干个明细科目或明细项目进行登记的账簿。它适用于借贷方均需要设置多个栏目进行登记的账户，如“本年利润”明细账、“应交税费应交增值税”明细账、“材料采购”明细账、“材料成本差异”明细账等。借贷方多栏式明细分类账的账页格式见表8-11“本年利润”明细账。上一页下一页返回第二节账簿的设置与登记④横线登记式明细账设置与登记即在账页的每一横行里登记某一经济业务的始末，支付材料采购货款的记录及材料验收入库的记录都在账页的一个横行里来反映，其最显著的特点就是，在账户的一个横行里既登记付款日期又登记收料日期这两个日期。格账页式见表8-12材料采购明细账。上一页返回第三节总分类账和明细分类账一、总分类账与明细分类账的关系总分类账是按总账科目设置的，总括反映经济活动过程和结果。明细分类账是按总账所属的明细科目设置的账簿，可详细反映经济活动过程和结果，对总账所提供资料进行补充和说明。两者之间既有联系又有区别。体现在以下两个方面：（一）总分类账与明细分类账的联系（1）两者所反映的经济业务的内容相同。如”原材料”总账账户与其所属的各材料的明细分类账户都是用以反映材料发生的入库成本和发出成本等业务的。下一页返回第三节总分类账和明细分类账（2）两者的登账依据相同。二者均是根据审核无误的原始凭证和记账凭证来登记的。（二）总分类账与明细分类账的区别（1）反映经济内容的详尽程度不同。总账反映经济业务增减变化及其结果的总括情况，提供账户的总括信息；明细账反映经济业务增减变化及其结果的详细情况，提供某一具体项目的信息。有些明细账还可提供实物数量方面的信息。（2）二者作用不同。总账提供综合性的信息，对所属明细账起统驭和控制作用；明细账对总账起补充说明作用，体现总分类账户的具体构成内容。上一页下一页返回第三节总分类账和明细分类账二、总分类账与明细分类账的平行登记（一）平行登记概念为了确保会计核算资料的真实与完整，并使于账户核对，总账与其所属的各明细分类账必须平行登记。所谓平行登记，是指对发生的每项经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面记入该总分类账户所属各有关明细账户的方法。（二）平行登记要点平行登记法的要点可概括为以下三点：上一页下一页返回第三节总分类账和明细分类账（1）同时登记。即对每一项经济业务，根据审核无误的同一会计凭证，在同一会计期间，既要在有关的总分类账中进行登记，又要在该总账所属的明细分类账中进行详细登记。（2）同一方向。即对每一项经济业务，记入总分类账户的借贷方向与记入所属明细分类账户的借贷方向必须一致。（3）金额相等。即对每一项经济业务，记入总账中的金额必须与记入其所属的各明细分类账户中的金额之和相等。上一页下一页返回第三节总分类账和明细分类账（三）案例现以“应付账款”账户为例，说明总分类账与明细分类账的平行登记。[例8-1]假设华兴公司2010年8月份“应付账款”总分类账户期初余额为85000元，其中应付东南百货商店的货款56000元，应付南门公司货款29000元。8月份发生业务1.8月15日向东南百货商店购入甲材料价款80000元，增值税13600元，向南门公司乙材料价款60000元，增值税10200元，材料验收入库，货款尚未支付。上一页下一页返回第三节总分类账和明细分类账会计分录如下：借：原材料——甲材料80000——乙材料60000应交税费——应交增值税（进项税额）23800贷：应付账款——东南百货商店93600——南门公司70200华兴公司据此编制转账凭证，并登记相关的总分类账户与明细分类账户。上一页下一页返回第三节总分类账和明细分类账2.8月20日用银行存款归还东南百货商店购货款56000元。会计分录如下：借：应付账款——东南百货商店56000贷：银行存款56000华兴公司据此编制付款凭证，并登记相关的总分类账户与明细分类账户。结果登记，华兴公司2010年8月份”应付账款”总分类账户及其所属的明细分类账户的发生额及余额如表8-13、表8-14、表8-15所示。上一页下一页返回第三节总分类账和明细分类账从以上总分类账户和明细分类账户发生额及余额对照表可看出，平行登记之后可产生的数量关系的结果是：（1）总分类账户期初余额等于所属明细分类账户的期初余额之和。（2）总分类账户本期借方发生额等于所属明细分类账户的借方发生额之和。（3）总分类账户本期贷方发生额等于所属明细分类账户的贷方发生额之和。上一页下一页返回第三节总分类账和明细分类账（4）总分类账户的期末余额等于所属明细分类账户的期末余额之和。在会计核算过程中，通过利用这种相等关系来检查总分类账户和明细分类账户记录的完整性和正确性。上一页返回第四节会计账簿的登记规则一、账簿的使用规则（一）账簿的启用规则账簿是须长期保存的会计档案。为了确保账簿记录的合法性，明确记账责任，在启用账簿时，应在账簿的扉页填制“账簿启用和交接表”（见表8-1）。记账人员接管账簿应在一览表中登记并签章；中途调换记账人员时，应办理交接手续，在“账簿启用和交接表”内填写交接日期及交接双方的签章，同时，须由会计主管人员监交。下一页返回第四节会计账簿的登记规则（二）账簿的登记规则账簿作为重要的会计档案资料和会计信息的主要储存工具，必须按规定的方法，依据审核无误的记账凭证进行登记。一般应遵循下列几项原则：（1）内容齐全准确：登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则（2）做好登记标记：经济业务登记完毕后，要在记账凭证上签名或盖章，同时注明所记载账簿的页数，或“√”号，表示已经记胀，以避免重记、漏记和错记。（3）书写适当留格：账簿文字、数字书写须工整、规范、保持一定的问距，不得满格书写。文字和数字上面要留有适当空格，一般约占格距的三分之二。以预留改错的空间。（4）使用蓝黑墨水：登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则（5）红字限制使用：下列情况，可以用红色墨水记账：①按照红字冲胀的记账凭证，冲销错误记录；在账簿中划线更正（举例见“错账的更正方法”）；②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；（6）账页连续登记各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发现跳行、隔页，应将空页、空行用红线对角划掉，在对角线交叉处填写“此行注销”“此页注销”字样，并由记账人员签名或者盖章。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则（7）注明余额方向：凡需结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“9”表示。（8）账页结转说明：每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内分别注明“过次页“和”承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则（9）错账按规更正：账簿的记录应保持整洁。为此，记账时要做到正确和清楚。如果记账发生错误，应按规定的方法进行更正，不得涂改、刮擦、挖补或用褪色药水改字迹。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则二、错账的查找方法和更正规则（一）错账的查找方法由于在借贷复式记账法下，通过”总分类账户本期发生额及余额试算平衡表”来检查账簿记录是否有差错。如果试算平衡表试算不平衡，以及总账与其所属明细账不平衡，则说明记账工作肯定有错误。这时应首先复核各账户本期发生额及期末余额的计算是否正确，以及试算平衡表是否有抄错或加错的现象。如果在上述程序中，仍然不平衡时，可能是过账的错误，或者是记账凭证编制的错误，以及几种错误交叉影响造成。这时就应采用一些有效的方法去查找。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则①过账错误的查找方法如果过账时发生错误，首先应确定错账的差额，从这一金额的某些特征可能提供错账类型的线索，从而找出错误所在。一般的方法有：①差数法。差数法是根据错账的金额差数去查找漏记金额的一种方法。具体讲，如果登记了某项经济业务的一部分，或在计算账户余额时漏算了一项记录，于是就遗漏一笔金额，所导致的差数就等于被遗漏项目的金额。借方金额的遗漏，就会有同量的超出额体现在贷方，反之，就会有同样的超出额体现在借方。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则②二除法。如果在记账过程中出现错将借方金额记录在贷方或相反情况，则必然会出现一方（借方或贷方）合计数增多，而另一方（贷方或借方）合计数减少的现象，其差额应是记错方向金额数字的两倍，而且差错数必为偶数。对于这种错误的查找，则可采用二除法，即用差错数除以2，得出的商数就是账中记错方向的数字。这样，在账目中去寻找差错的数字就有了一定的目标，而不必逐笔查找。例如，某月总账账户借方合计数比贷方合计数大1000元，用1000除以2，等于500元，则在总账账户中去查找是否有一笔记录金额为500元的业务，错将借方金额登记在了贷方。由此可见，二除法是查找出现方向记反错误的有效方法。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则③九除法。即通过将差数除以9来检查错胀的方法。这种方法主要适用于：①数字错位情况。如果差错的数额较大，就应检查是否在记账日才发生了数字错位。因为在登账过程中，往往会把十位数错记为百位数，或者错将千位数记成百位数等。出现错位这种错误情况，其差数均可被9整除，其商数就是要查找的差错数。例如，某笔记录将1日00元错记为100元，其差数为-900，将差数被9除，商数为-100元，则应在账目记录中去查找是否有将1000元错记成100元的记录；同理，若出现将100元错记为1000元，其差数为+900元，用9去除，商数为+100元，则应在总账记录中查找是否有将100元错记成1000元的记录。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则②倒码的情况。即将一笔金额中相邻的两位数字或相邻的三位数字记颠倒的错误。这种错误，也可以采用“九除法”进行查找。同样是用差数去除以9，也为整数。然后在账簿记录中去检查是否出现数字颠倒的错误。例如，将金额89元记成98元，差数为9，用9去除，商数为1。又如，将金额386元记为638元，差数为252元，然后用9去除，商数为28。因此“九除法”不仅适用于错位的查找，也适用于倒码的查找。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则2.非过账错误的查找方法如果通过以上方法仍找不出错误，则有可能是记账凭证编制错误，以及几种错误交叉影响造成的，这就需要采用其他查错方法进行查找。主要有：①顺查法。它是按账务处理的顺序，从头到尾进行全面核对的方法。即首先，检查记账凭证和所附原始凭证记录的内容是否相符、计算有无错误等；然后，将记账凭证和所附原始凭证与有关总分类账、日记账、明细分类账逐项进行核对，最后，检查试算平衡表是否抄错。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则②逆查法。它是按与账务处理相反的顺序，从后向前进行核对的方法。即首先，检查试算平衡表中本期发生额及期末余额的计算是否正确；然后，逐笔复核账簿记录是否与记账凭证相符；最后，检查记账凭证与原始凭证的记录是否相符。该方法是实际工作中常用的查错方法。③拍查法。它是抽取账簿记录中的某些部分进行局部检查的方法。当发现账簿记录有了差错，可以根据差错的具体情况进行抽查。如果差错数字只是角位、分位或者只是整数，就可以缩小查找范围，专查角位、分位或整数位数字，其他数字则不必一一检查。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则如试算平衡表中的借、贷方合计数字不相等，说明记账肯定有错误，但在试算平衡表平衡时，也只能说明记账基本是正确的，但不能说明记账绝对没有错误，因为还可能会发生重记、漏记、金额多记或少记、科目用错以及科目方向记反等错误。因此，进行试算平衡不能说是检查记账是否正确的绝对的、唯一的方法。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则也就是说，试算平衡表并不能检查出上述错误，只有避免了上述错误，而且试算又是平衡的，才能说明记账是正确的。另外，对试算平衡表不平衡的错误，虽然供我们查找错误的方法很多，但无论采用哪一种方法，查找错误的工作都是比较麻烦的，因此，要求我们在进行会计核算各环节的工作时，一定要严肃认真，一丝不苟，力求尽可能减少差错，以提高会计工作的效率和效果。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则（二）错账的更正规则在记账过程中，由于记账差错的具体情况不同，更正错误的方法也不同，一般常用的更正错误的方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法等三种。1.划线更正法划线更正，又称红线更正。在结账之前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证没有错误，即纯属登账日才文字或数字上的错误，应采用划线更正法更正。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则具体做法是：先将错误文字或数字全部划一条红线予以注销（不得只划线更正其中个别数字，文字可个别更正），并使原来的字迹仍可辨认，以备查考；然后，在划线的上方空白处用蓝字填上正确的文字或数字，并在更正处由记账人员盖章，以明确责任。例如：把8700.00误记为7800.00，应将错误数字全部用红线注销，再在红线上面空白处用蓝字写8700.00，予以更正。2红字更正法红字更正法，又称红字冲销法。是指以红字冲销或冲减原记录。一般适用于下列两种情况：上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则第一种情况是记账以后，发现记账凭证中应借应贷符号、科目或记账方向有错误，且造成账簿记录也绪。更正的方法是·先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，冲销原有错误的账簿记录；然后，再用蓝字或黑字填制一张正确的记账凭证，据以用蓝字或黑字登记入账。采用红字更正法更正错账时应注意：若错误的记账凭证中在采用复式记账凭证的情况下，一个科目运用发生错误，也必须根据复式记账原理，将原有错误记账凭证全部冲销，以反映更正原错误凭证的内容。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则[例8-2]车间耗用仓库发出的A材料1000元，编制记账凭证时，借方科目误写为“管理费用”并已登记入账。错误的分录为①借：管理费用3000贷：原材料3000该笔错误更正方法，先用红字填制一张内容与原来一样的记账凭证：②借:管理费用3000贷：原材料3000然后，重新填制一张正确的记账凭证:上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则③借:制造费用3000贷：原材料3000将上述两张记账凭证登记入账后，如图8-2所示，账簿记录的错误得以更正。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则第一种情况是在记账以后，如发现记账凭证中应借、应贷会计科目和方向都没有错，只是金额发生错误，而且记入账簿的金额大于应记的正确金额。更正的方法是：将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向，应借、应贷会计科目相同的记账凭证，在“金额”栏中填列多计的数额，在“摘要”栏内注明“冲转第×号凭证多计数”并据以登记入账，以冲销原多记金额，求得正确金额。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则[例8-3]车间耗用仓库发出的A材料1000元。填制记账凭证时，将金额记为10000元。其错误分录是：①借：制造费用10000贷:原材料10000为了更正上述账户中多记的9000元，应用红字金额填制一张记账凭证，其分录为:②：制造费用9000贷：原材料9000将上述更正错账，记入有关账户后，如图8-3所示，原账簿中的错误记录得到更正。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则3.补充登记法补充登记，又称蓝字补记。记账以后，如果发现记账凭证上应借、应贷的会计科目和记账方向并无错误，只是所填的金额小于应填的金额，致使账簿记录也发生同样的差错，则可采用补充登记法。更正的方法是将少填的金额（即正确金额与错误金额之间的差额）用蓝字填制一张记账凭证，在“摘要”栏内注明“补记第×号凭证少计数”并据以登记入账。上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则[例8-4]仓库收到材料一批，计20000元，已验收入库，货款未付。填制记账凭证时，将金额误记为2000元，并已登记入账。其错误分录为：①借:原材料2000贷：应付账款2000为了更正错误的记录，可将少记的18000元用蓝字填制一张记账凭证，其分录为：②借:原材料18000贷：应付账款18000上一页下一页返回第四节会计账簿的登记规则将上述更正错账登记入有关账户后，如图8-4所示，原账簿记录的错误得到更正。如果记账凭证中所记录的文字、金额与账簿记录的文字、金额不符，应首先采用划线更正法，然后用补充登记法更正。这笔错误分录也可先用红字冲销原2000元数字，再用蓝字重填一份20000元的记账凭证，进行更正。上一页返回第五节对账与结账和账簿保管一、对账（一）对账的意义对账是对账簿所记录的有关数据进行的核对工作。为了保证账簿记录的真实可靠，如实反映和监督经济活动，并为编制会计报表提供真实可靠的数据资料，必须做好对账工作。它是会计核算的一项重要内容。下一页返回第五节对账与结账和账簿保管账簿记录的准确与真实可靠，不仅取决于账簿的本身，还涉及账簿与凭证的关系，账簿记录与实际情况是否相符的问题等。所以，对账应包括账簿与凭证的核对、账簿与账簿的核对、账簿与实物的核对。这种核对要建立定期的对账制度，通过对账，达到账证相符、账账相符和账实相符。上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管（二）对账的内容1账证核对账证核对，是根据各种账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对。这种核对除在日常制证、记账过程中进行以外，每月终了，如果发现账账不符时，尚须溯本追源，进行账簿与会计凭证的检查核对，以确保账证相等。2账账核对账账核对，是指各种账簿之间的有关数字进行核对，主要内容包括:上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管①总分类账各账户本月借方发生额合计数与贷方发生额合计数是否相等；②总分类账各账户余额与其所属有关明细分类账各账户余额合计数是否相等；③现金日记账和银行存款日记账的余额与总分类账各该账户余额是否相符；④会计部门有关财产物资的明细分类余额，应该同财产物资保管或使用部门的登记簿所记录的内容，按月或定期相互核对，保证相符。以上各种账簿间的核对，可以直接进行核对，对内容较多的可以通过编表进行核对。上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管二、结账（一）结账及其意义结账，就是把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的经济业务登记入账后，在会计期末按规定的方式，将各种账簿结计出本期发生额和期末余额，并将其余额结转下期或者转入新账以及划出结账标志的程序和方法。为了总结某一会计期间（如月度和年度）的经营活动增减变动情况及其结果，必须定期进行结账。以便进一步根据账簿记录编制会计报表。另外，企业因撤销、合并而办理账务交接时，也需要办理结账。上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管（二）结账工作主要内容（1）将本期内所发生的经济业务全部记入有关账簿，既不能提前结账，也不能将本期发生的业务延至下期登账。（2）按照权责发生制原则调整和结转有关账项。本期内所有的转账业务，应编成记账凭证记入有关账簿，以调整账簿记录。例如：长期待摊费用应按规定的比例摊配记入本期产品成本和期间费用；需要预提的费用应按规定的标准预先提取计入本期产品成本和期间费用，而完工产品的实际生产成本，应结转记入“产成品”账户；本期实现的产品销售收入，应结转记入“本年利润”账户；财产物资通过清查盘点而发现的盘盈盘亏，也应按有关规定登记入胀，等等。上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管（3）计算、登记本期发生额和期末余额。在本期全部经济业务登记入账的基础上，应当结算现金日记账、银行存款日记账以及总分类账和各明细分类账各账户的本期发生额和期末余额，并结转下期。（三）结账方法结账按其结算时期不同，主要有月结、季结和年结三种。1.月结月结时应考虑各账户的特点分别采用不同的方法，具体如下：上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管对不需要按月结计本期发生额而只求余额的明细账每次记账以后，都要随时结出余额。如结算类、资本类、财产物资类账户明细账，要在最后一笔经济业务记录行的下一行并紧靠上线通栏划单红线（称为“结账线”），不需要再结计一次余额。划线的目的，是为了突出有关数字，表示本期的会计记录已经截止或者结束，并将本期与下期的记录明显分开。上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管对需要按月结计发生额和期末余额的账户月末结账日才要加计本月的发生额并计算出余额。如现金、银行存款日记账、成本费用类明细账等；要在最后一笔经济业务记录行的下一行（月结行）并紧靠上线划通栏单红线，并在其行内结出本月发生额和余额，在日期栏内填写本月最后一天的号数，在摘要栏内注明“本月合计”字样，再在“月结行”的下一行并紧靠上线划通栏单红线。上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管2.季结季度结账一般是总账才需要，由于总账在年终结账时要将所有总账结出全年发生额和年末余额，以便于总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌并核对账目，而总账在各月只结余额而不结发生额，为减少年终结账的工作量而把工作做在平时，对于总账就要进行季结。即在每季度结束时，应在季末月份月结后，分别结算出本季度借方、贷方本期发生额合计数和期末余额，在“摘要”栏内注明“本季度累计”字样，并在该行下面再划一条通栏单红线。以示本季结束。上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管3.年结年终结账时为求各账户借方、贷方平衡起见，应将各账户上年结转的借方（或贷方）金额，按照原来相同的方向，填列在全年发生额合计数下一行的借方（或贷方）栏内，并在摘要栏内注明“上年结转”字样，同时将本年余款按相反方向填列在全年发生额合计下一行（借方余额应填列贷方栏），并在摘要栏内注明“结转下年”字样。然后分别借方和贷方加总填列在一行，在摘要栏内注明“台计”字样（借方、贷方金额应相符），并在“借或贷”栏写“平”字和“余额栏”划“Q”符号，最后在台计数下端划两道红线，表示借方、贷方平衡和年度记录结束。现以“现金”账户为例加以说明，结果见表8-16。上一页下一页返回第五节对账与结账和账簿保管三、账簿的更换与保管（一）账簿的更换账簿的更换即更换新账簿，是指在会计年度末，将上年旧账更换为下年新账。账簿的使用，一般是以一个会计年度为限。每一新的会计年度开始时，总账和日记账都要更换，大部分明细分类账也要更换，只有变动较小的一部分明细账，如固定资产明细账可以继续使用，不必每年更换新账。上一页下一页返回第五节对账与结账和账