电力工程合同管控制度

电力工程合同管控制度第一章总则第一条为规范公司电力工程项目的合同管理行为，强化风险防控机制，维护公司合法权益，保障电力工程建设项目的质量、安全、进度和投资效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》及电力行业相关法律法规，结合公司电力工程建设实际情况，制定本制度。第二条本制度所称电力工程合同，是指公司作为发包人或委托方，与勘察、设计、施工、监理、调试、物资供应、设备租赁、技术咨询等承包商或服务提供方，为完成特定的电力工程建设任务，明确双方权利义务关系的协议。包括但不限于工程总承包合同、施工承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、监理合同、勘察设计合同、采购合同及技术服务合同等。第三条电力工程合同管理遵循“统一规划、分级负责、依法合规、全程管控、风险预控、注重效益”的原则。合同管理应贯穿于工程项目的全生命周期，涵盖合同策划、招投标、谈判、起草、评审、签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理及归档等所有环节。第四条本制度适用于公司系统内所有电力工程项目的合同管理活动。公司所属各单位、各部门及全体参与电力工程项目建设的相关人员，必须严格遵守本制度规定。第二章管理架构与职责第五条公司成立合同管理委员会，作为合同管理的最高决策机构，负责审定公司合同管理制度，审批重大、复杂的电力工程合同，裁决合同管理中的重大争议，以及指导、监督全公司的合同管理工作。第六条法务部是公司合同管理的归口管理部门，其主要职责包括：（一）建立健全公司合同管理制度体系，并监督执行；（二）负责电力工程合同的法律合规性审查，出具法律审查意见书；（三）参与重大电力工程合同的谈判、起草和评审工作；（四）负责合同标准文本的制定、修订与推广；（五）指导、协助业务部门处理合同纠纷及仲裁、诉讼事务；（六）组织合同管理法律风险防范培训。第七条工程管理部（或项目指挥部）是电力工程合同实施的主体执行部门，其主要职责包括：（一）负责合同项目的立项、技术规范书的编制与提报；（二）组织合同的招投标、竞争性谈判等采购活动；（三）负责合同的商务谈判、起草及履行过程的日常管理；（四）组织工程进度、质量、安全的现场管控，审核承包商提交的履约文件；（五）负责工程变更、现场签证的发起与初审；（六）负责合同结算资料的收集、整理与初审。第八条财务部负责电力工程合同涉及的财务管理工作，主要包括：（一）负责合同资金计划的审核与资金拨付；（二）监督合同款项的支付进度，确保支付符合合同约定及财务制度；（三）参与合同商务条款的评审，重点审核税务、支付方式、履约保函等财务相关条款；（四）负责合同履约过程中的成本核算与控制。第九条审计部负责对电力工程合同的签订、履行、变更及结算进行全过程审计监督，重点审查合同的真实性、合法性、合规性及效益性，及时发现和纠正违规行为。第十条物资供应部（涉及物资采购时）负责设备材料采购合同的执行，包括供货进度跟踪、质量验收、物资结算等，并配合工程管理部做好总承包合同中的物资管理工作。各部门在合同管理中的具体职责分工如下表所示：职责模块法务部工程管理部财务部审计部物资部制度制定牵头配合配合监督配合标准文本制定与维护使用与反馈配合/使用与反馈采购与招标合规监督组织实施/过程监督组织实施(物资类)合同谈判参与重大谈判主导商务技术参与商务/参与物资谈判合同评审法律评审技术、商务评审财务评审/技术、商务评审合同签订盖章审核办理审批//办理审批履约管理纠纷处理进度、质量、安全管控支付审核履约审计供货管理变更与结算变更合规审核变更发起、初审结算支付结算审计变更初审第三章合同策划与招投标管理第十一条电力工程项目立项后，工程管理部应进行合同策划，明确合同承包范围、发包模式、计价方式、合同类型（总价、单价、成本加酬金等）及主要风险分担机制。合同策划应与项目总投资控制、进度要求相匹配。第十二条对于依法必须招标的电力工程项目，必须严格按照招标投标法及相关规定组织招标活动。严禁利用合同条款拆解项目、规避招标，或通过虚假招标、串通投标等方式签订合同。第十三条在招标文件编制阶段，工程管理部应会同法务部、财务部将合同的主要核心条款（如通用条款、专用条款、技术规范、违约责任、付款条件等）纳入招标文件，确保中标后的合同谈判与签订工作基于招标文件的基础进行，避免“黑白合同”风险。第十四条招标文件中的合同条款应重点明确以下内容：（一）工程范围、工作内容及技术标准；（二）工期要求及节点考核办法；（三）质量标准及验收程序；（四）安全文明施工要求及奖惩措施；（五）工程计价原则、调整条件及支付流程；（六）履约担保、预付款担保的要求；（七）违约责任及赔偿限额；（八）争议解决方式。第十五条中标通知书发出后，合同双方应按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。合同的主要条款不得与招标文件、投标文件实质性内容相背离。如需进行非实质性修改，必须经过严格的审批流程，并保留书面记录。第四章合同评审与签订第十六条公司实行合同分级评审制度。根据合同标的额、风险程度及技术复杂程度，将合同分为一般合同、重要合同和重大合同，分别设定不同的评审流程和审批权限。第十七条合同评审采取“会签”与“会议评审”相结合的方式。在正式签订前，必须经过工程管理部、技术部门、财务部、法务部等相关职能部门的评审。第十八条工程技术评审重点审查：工程范围是否清晰，技术标准是否符合国家及行业规范，施工组织设计是否合理，工期节点是否可行，验收及移交程序是否明确。第十九条商务经济评审重点审查：计价方式是否合理（工程量清单计价或定额计价），价款调整机制是否完善，预付款比例及扣回方式是否合规，进度款支付节点是否与工程进度匹配，质保金扣留比例是否得当，违约金计算方式是否具有对等性和可操作性。第二十条法律合规评审重点审查：合同主体资格是否合法有效，合同条款是否存在法律漏洞，权利义务是否对等，免责条款是否显失公平，争议解决条款是否利于公司，反商业贿赂条款是否完备。第二十一条评审过程中，各相关部门应出具书面评审意见，对评审中发现的问题，工程管理部负责组织与对方当事人进行谈判和修改。未经评审或评审未通过的合同，严禁提交签订。第二十二条合同文本应优先使用公司发布的标准示范文本。如无适用标准文本，应参照国家或行业示范文本起草。合同文本应做到条款严密、文字严谨、权利义务明确。第二十三条合同签订实行授权委托制度。只有获得公司法定代表人书面授权的人员，方可代表公司在合同上签字。严禁无权代理、越权代理签订合同。第二十四条合同签订必须同时加盖公司公章或合同专用章，且印章使用应履行登记审批手续。合同生效后，应加盖“骑缝章”。第二十五条合同签订后，原则上应在7个工作日内，由工程管理部将合同正本一份交档案管理部门归档，并将合同复印件（或扫描件）分发至财务部、监理单位及相关执行部门，作为履约依据。第五章合同交底与履行管理第二十六条合同签订后，在工程开工前，工程管理部应组织内部合同交底会议。参会人员应包括项目经理、技术负责人、造价人员、财务人员及相关现场管理人员。交底内容应包括合同承包范围、双方权利义务、质量工期目标、违约责任、风险点、索赔机会及注意事项。第二十七条承包商在收到中标通知书或签订合同后，应按规定向业主提交履约保函或履约保证金。工程管理部负责审核保函格式、金额及有效期，确认无误后存档，并通知财务部释放对应的投标保证金。第二十八条合同履行实行动态管理。工程管理部应建立《合同履行台账》，实时跟踪合同执行情况，包括工程进度、质量检查、安全状况、款项支付、变更签证等关键信息。第二十九条进度控制管理。工程管理部应督促承包商严格按照合同约定的工期组织施工。如发现工程进度滞后，应及时发出整改通知，分析原因（属承包商原因的，依据合同条款追究违约责任；属业主原因的，协助解决并顺延工期）。第三十条质量与安全管理。严格执行合同约定的质量标准和安全规范。对于隐蔽工程，必须在覆盖前进行验收，并留存影像资料。对于质量事故或安全隐患，严格按照合同中的安全文明施工协议进行处罚，并要求限期整改。第三十一条现场管理人员应做好施工日志、监理日志的记录，及时收集、整理会议纪要、往来函件、验收报告等履约证据材料。这些材料是合同变更、索赔及结算的重要依据。第三十二条资金支付管理。承包商申报进度款时，需提交《工程款支付申请表》及相应的工程量证明材料。经监理工程师审核、工程管理部复核工程进度和质量、财务部复核金额后，按合同约定比例支付。支付必须严格执行“以收定支”和“按进度付款”原则，严禁超进度、超合同金额付款。第三十三条支付审批流程如下表所示：步骤责任部门审核重点输出成果1.申请承包商工程量清单、计算书、发票《工程款支付申请表》2.监理审核监理单位工程质量、现场进度核实监理审核意见3.工程复核工程管理部进度节点符合性、变更签证有效性复核签字4.造价审核造价/预结算部工程量计算准确性、单价套用合理性审定金额5.财务审核财务部票据合规性、累计支付比例、资金计划财务支付凭证6.审批分管领导/总经理综合审批批准支付7.支付财务部账户信息准确性银行回单第六章工程变更与现场签证管理第三十四条电力工程变更应严格控制，坚持“非必要不变更”的原则。任何工程变更都必须满足设计要求、技术标准及使用功能，并经过技术经济论证。第三十五条变更的分类：（一）设计变更：因设计错误、优化设计或功能调整引起的变更；（二）施工条件变更：因地质条件变化、外部环境限制等引起的变更；（三）发包人要求变更：因业主方需求调整引起的变更。第三十六条变更审批权限。根据变更涉及的费用金额及对工期的影响程度，设定不同的审批权限。重大变更（如涉及规模、标准、投资概算的重大调整）必须报原审批部门批准。第三十七条变更程序：（一）提出变更意向：由设计单位、监理单位、承包商或业主方提出，填写《工程变更联系单》；（二）技术审查：工程管理部组织技术部门对变更的必要性、技术可行性进行审查；（三）造价估算：造价部门对变更引起的费用增减进行估算；（四）审批：根据权限报批；（五）下达变更令：审批通过后，由总监理工程师签发《工程变更令》，承包商据此实施。第三十八条现场签证是指施工过程中遇到的、合同未包含的临时性工作或特殊情况的确认。现场签证必须做到“随做随签、一事一签”，严禁事后补签、集中补签。第三十九条现场签证的内容必须包括：签证事由、发生时间、具体工作量、附图、照片、参与人员签字等。签证单必须由监理工程师、业主代表、承包商代表三方签字盖章方为有效。第四十条对于涉及金额的变更和签证，必须附有详细的计算书、测量记录及影像资料。隐蔽工程的签证必须在隐蔽前完成，否则不予认可。第四十一条严禁通过工程变更、现场签证擅自扩大建设规模、提高建设标准或增加建设内容。凡因上述原因导致的概算超支，应追究相关责任人的责任。第七章工程计量与结算管理第四十二条工程计量是工程结算的基础。工程量必须以合同约定的图纸、变更签证及现场实测数据为依据。对于单价合同，按实际完成的合格工程量计量；对于总价合同，按合同约定的节点进行计量分解。第四十三条工程结算分为过程结算（进度款结算）和竣工结算。鼓励推行施工过程结算，即在施工过程中按周期或节点办理结算，竣工后进行汇总，缩短结算周期。第四十四条竣工结算条件：（一）工程实体已按合同约定完成，并通过竣工验收；（二）竣工图纸、技术资料、验收报告齐全；（三）所有变更、签证、索赔资料已完善并审批完毕；（四）扣款项目（如甲供材、水电费、罚款等）已核对确认。第四十五条竣工结算流程：（一）编制：承包商在合同约定时间内提交竣工结算书及完整的结算资料；（二）初审：监理单位对结算资料的完整性、真实性进行初审；（三）复核：工程管理部对工程量、变更签证进行复核；（四）造价审核：公司造价部门或委托第三方造价咨询机构进行详细审核，出具《结算审核报告》；（五）对账：与承包商进行核对，达成一致意见；（六）审批：按权限审批；（七）定案：签署《工程结算定案表》，作为最终支付依据。第四十六条在结算审核中，应重点审查高估冒算、重复计算、高套定额、虚报工程量等问题。对于核减率超过规定比例的，可按合同约定扣减承包商的审核咨询费。第四十七条质保金管理。工程质量保证金（质保金）通常为结算价款的3%-5%。在缺陷责任期满（通常为1年或2年），且承包商履行了质量保修义务，无遗留质量问题时，应及时退还质保金（含利息）。第八章索赔与争议解决管理第四十八条索赔管理是合同管理的重要组成部分。管理人员应增强索赔意识，既要处理承包商向业主的索赔，也要积极处理业主向承包商的反索赔。第四十九条承包商索赔的处理。当承包商认为非自身原因造成费用增加或工期延误时，应在合同约定的期限内（通常为28天内）提交索赔意向通知书。工程管理部收到后，应审查索赔理由是否充分、证据是否确凿。对于合理的索赔，应予以核实并纳入结算；对于不合理的索赔，应予以驳回并书面说明理由。第五十条业主反索赔的发起。当承包商出现工期延误、质量缺陷、安全事故、违约转包等行为时，工程管理部应依据合同条款收集证据，及时向承包商提出反索赔通知，扣除相应违约金或赔偿金。第五十一条证据管理。在索赔与争议处理中，证据是关键。必须妥善保存招标文件、投标文件、合同、往来函件、会议纪要、现场记录、检验报告、停复工令、影像资料等一切书面证据。第五十二条争议解决。合同履行过程中发生争议，首先应通过友好协商解决。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式（提交仲裁委员会仲裁或向人民法院起诉）处理。第五十三条在争议解决期间，除涉及争议事项的部分外，合同其他部分应继续履行。不得因争议而擅自停工、停止付款或采取其他影响工程建设的过激行为。第九章合同档案与信息化管理第五十四条合同档案管理实行“一份合同、一套档案”的原则。档案内容包括但不限于：（一）合同立项及审批文件；（二）招标文件、投标文件、中标通知书；（三）合同文本（包括正本、副本及补充协议）；（四）合同评审记录；（五）履约过程中的往来函件、会议纪要；（六）工程变更、现场签证、索赔文件；（七）竣工验收报告、结算书、审计报告；（八）其他与合同履行有关的文件。第五十五条合同档案应在合同终止或结算完成后一个月内整理归档。档案归档应符合公司档案管理规定，做到分类清晰、目录完整、查阅方便。纸质档案应移交档案室，电子档案应上传至公司合同管理系统。第五十六条公司应建立电力工程合同管理信息系统，实现合同信息的录入、查询、统计、预警等功能。通过信息化手段，对合同签订、履约进度、款项支付、结算办理等环节进行在线监控，提高管理效率。第五十七条系统预警机制。合同管理系统应设置关键指标预警，如：合同即将到期提醒、支付比例超限预警、变更金额超支预警、质保金到期提醒等，防范管理疏漏。第