电子文件归档管理办法

电子文件归档管理办法第一章总则第一条为规范本单位电子文件的归档管理工作，确保电子文件的真实、完整、可用与安全，有效维护单位历史记录的连续性与凭证性，依据国家有关档案管理的法律法规和相关标准，结合本单位实际，制定本办法。第二条本办法所称电子文件，是指本单位在各项工作中直接形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有规范格式的信息记录。第三条电子文件归档管理是本单位档案工作的重要组成部分，遵循统一管理、全程监控、规范有序、安全保密的原则，实行前端控制、同步管理，确保电子文件从形成、流转、处理到归档、保管、利用的全过程得到有效管控。第四条本办法适用于本单位各部门及全体员工在履行职责过程中形成的各类电子文件的归档管理工作。第二章组织与职责第五条单位档案管理部门是电子文件归档管理的职能部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导本单位电子文件归档管理工作，具体职责包括：（一）贯彻执行国家及上级关于电子文件归档管理的法规标准和政策；（二）制定和完善本单位电子文件归档管理的规章制度和工作细则；（三）组织开展电子文件归档管理的业务培训和咨询服务；（四）监督检查各部门电子文件的形成、收集、整理、鉴定、归档等环节的工作；（五）负责接收、保管、统计和提供利用已归档的电子档案；（六）组织开展电子档案的长期保存和迁移工作。第六条各业务部门是电子文件形成和收集的责任主体，应指定专人（档案员或兼职档案员）负责本部门电子文件的日常管理工作，包括：（一）按照本办法要求，确保电子文件在形成过程中的真实性、完整性、可用性和安全性；（二）及时收集、整理本部门形成的电子文件及其元数据；（三）对收集整理完毕的电子文件进行初步鉴定，并按规定向单位档案管理部门移交归档。第七条信息技术部门应为本单位电子文件归档管理工作提供必要的技术支持和保障，包括：（一）协助搭建和维护安全、稳定的电子文件管理系统或归档平台；（二）提供电子文件存储、备份、迁移、恢复等技术支持；（三）保障电子文件管理系统及相关软硬件设施的正常运行和信息安全。第三章电子文件的形成与收集第八条各部门在形成电子文件时，应遵循相关业务规范和技术标准，确保文件内容真实、准确，格式规范。涉及业务系统生成的电子文件，其系统设计应考虑归档需求，预留归档接口。第九条电子文件的格式应优先选用国家或行业推荐的开放格式或通用格式。如确需使用专用格式，应同时归档其读取软件或相关技术说明。常见的合规格式包括但不限于：文本文件（.txt,.pdf/a）、图像文件（.jpg,.tiff,.png）、办公文档（.odt,.ods,.odp,或符合规范的.docx,.xlsx,.pptx）等。第十条电子文件形成后，形成人应及时对其进行命名和分类存放，便于识别和管理。文件名应具有一定的标识性，能反映文件的主要内容或特征。第十一条电子文件的收集应做到及时、完整。不仅要收集文件的内容信息，还应收集必要的元数据，如文件名称、编号、形成时间、形成部门、形成人、业务活动、关联文件、格式、大小等。第十二条对于通过办公自动化系统、业务管理系统等产生的电子文件，应利用系统功能进行批量或自动收集。对于非系统生成的零散电子文件，形成人应定期整理并提交给本部门档案员。第十三条电子文件的版本管理应清晰。重要电子文件的修改、更新应保留相应版本，并在元数据中注明版本号、修改时间、修改人及修改说明。归档时应根据需要确定归档版本，通常为最终定稿版本。第四章电子文件的整理与鉴定第十四条电子文件的整理应遵循文件的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。整理工作包括分类、排列、编号、著录等环节。第十五条电子文件的分类应参照本单位的档案分类方案进行，确保分类体系的一致性和稳定性。第十六条著录应按照国家或行业档案著录规则及本单位电子文件管理系统的要求进行，确保著录项的完整、准确。元数据是著录的重要组成部分，应随电子文件一并整理。第十七条电子文件的鉴定包括价值鉴定和技术状态鉴定。（一）价值鉴定：由业务部门和档案管理部门共同对电子文件的保存价值进行评估，划分保管期限（永久、定期）。（二）技术状态鉴定：检查电子文件的格式是否符合归档要求，文件是否完整、可读，有无病毒感染，元数据是否齐全等。第十八条对鉴定为具有保存价值的电子文件，应确定其归档范围和份数。具有永久保存价值或重要利用价值的电子文件，如无特殊规定，一般应同时归档其纸质副本或制成缩微胶片，作为辅助保存手段。第五章归档与移交第十九条电子文件的归档范围应根据本单位的职能和业务活动确定，凡反映本单位主要职能活动和历史面貌，具有查考、利用和保存价值的电子文件，均应纳入归档范围。第二十条电子文件的归档时间：（一）周期性生成的电子文件，应在周期结束后一个月内归档；（二）专项工作或项目产生的电子文件，应在工作或项目完成后三个月内归档；（三）其他电子文件，应在办理完毕后及时归档，最迟不超过次年第一季度末。第二十一条电子文件的归档方式可根据实际情况选择在线归档或离线归档。（一）在线归档：通过电子文件管理系统或内部网络，将整理鉴定完毕的电子文件及其元数据直接提交至档案管理部门的服务器或指定存储位置。（二）离线归档：对于无法在线提交的电子文件，可使用符合保管要求的存储介质（如只读光盘、移动硬盘等）进行存储，连同《电子文件归档移交登记表》一并移交档案管理部门。移交时应对存储介质进行病毒查杀。第二十二条档案管理部门接收电子文件时，应对照《电子文件归档移交登记表》对电子文件的完整性、准确性、可用性及技术状态进行检查验收。验收合格的，双方在移交登记表上签字确认，各执一份。第六章保管与利用第二十三条归档电子档案应存储在符合安全保密要求的专用服务器或存储设备中，并与互联网物理隔离或进行严格的逻辑隔离。档案管理部门应建立健全电子档案存储管理制度，确保存储环境的温度、湿度、清洁度等符合规定。第二十四条电子档案应实行备份制度。重要电子档案应采用“321”备份策略（至少3份拷贝，存储在2种不同介质上，1份异地保存），并定期对备份介质进行检查和有效性验证，确保数据可恢复。第二十五条档案管理部门应建立电子档案的安全保密制度，采取身份认证、权限控制、密码保护、日志审计、防病毒、防黑客攻击等技术和管理措施，防止电子档案的泄露、丢失、篡改和损坏。第二十七条提供电子档案利用时，可根据需要采用在线阅览、打印、拷贝等方式。对于涉密电子档案的利用，必须严格遵守国家保密法律法规，采取相应的保密措施。第二十八条电子档案的长期保存应关注技术环境的变化，定期对电子档案进行可读性检查。当存储格式或硬件设备面临淘汰时，应及时进行数据迁移或格式转换，并确保迁移/转换前后数据的一致性和完整性。第七章监督与保障第二十九条单位应将电子文件归档管理工作纳入相关部门和人员的岗位职责及考核范围，定期对电子文件归档管理工作进行检查和评估。第三十条加强对电子文件归档管理相关人员的培训，提高其业务素质和操作技能，使其熟悉电子文件管理的政策法规、标准规范和技术方法。第三十一条单位应为电子文件归档管理工作提供必要的经费保障，用于电子文件管理系统建设、软硬件设备购置与维护、存储介质更换、人员培训、技术研究等。第三十二条对于在电子文件归档管理工作中做出突出成绩的部门和个人，单位应给予表彰和奖励；对于违反本办法规定，造成电子文件失真、损毁、丢失或泄密的，应视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或纪律处分