《合同管理办法》

第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据国家相关法律法规及公司实际经营情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同及相关法律文件的全过程管理。公司内部管理性文件及不涉及权利义务关系的意向性文件除外。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度。（二）审慎严谨原则：合同谈判、起草、审核、签署等各环节均应保持高度审慎，充分评估风险，确保条款严密、权责清晰。（三）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，兼顾成本与效益，促进公司经营目标的实现。（四）权责对等原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责与权限，确保责任到人，奖惩分明。（五）全程管控原则：对合同从发起、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、终止直至归档的整个生命周期进行系统性管理。第二章合同的订立第四条合同的发起与谈判（一）业务需求部门为合同发起部门，负责根据业务需要发起合同立项，并组织与合同相对方的初步接触与谈判。（二）谈判前，发起部门应尽可能收集合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等背景信息，必要时可请求法务部门或专业机构协助进行尽职调查。（三）谈判过程中，应明确合同的核心商业条款，如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任等，并对可能存在的风险进行初步识别与评估。重要合同的谈判应有法务人员参与。第五条合同的起草与审核（一）合同原则上由发起部门负责起草。对于标准合同文本，应优先使用公司发布的制式合同；非标准合同或重大、复杂合同，可由发起部门会同法务部门共同起草，或聘请外部律师起草。（二）合同起草应做到内容完整、条款明确、逻辑清晰、文字严谨，避免使用含糊不清或有歧义的表述。合同文本应包括但不限于当事人基本信息、鉴于条款、正文条款（标的、数量、质量、价款、履行、违约责任、争议解决等）、附件及签署页。（三）合同起草完成后，发起部门应填写《合同审批表》，连同合同草案及相关背景资料，按照规定的审批流程提交审核。审核流程至少应包括以下环节：1.部门负责人审核：对合同的业务真实性、必要性、商业条款的合理性进行审核。2.法务部门审核：对合同的合法性、合规性、条款的完整性与严密性、风险点及应对措施等进行法律专业审核。3.财务部门审核：对合同中的价款、支付方式、税务处理、财务风险等进行审核。4.其他相关部门审核：根据合同性质及内容，可能涉及的其他职能部门（如技术、质量、风控等）的专业审核。（四）审核部门应在规定时限内完成审核，对审核意见负责，并在《合同审批表》上签署明确意见。对审核中提出的修改意见，发起部门应与相关方协商后进行修改或作出合理解释。第六条合同的审批与签署（一）合同经审核通过后，由发起部门按照公司授权权限逐级报请审批。审批人应根据其职责、权限和公司利益，对合同进行最终审查并决定是否批准。（二）未经完整审核程序或审核未通过的合同，不得提交审批；审批未通过的合同，不得签署。（三）合同的签署权归公司法定代表人或其授权委托人。授权委托人必须在授权范围内签署合同，严禁超越权限或未经授权签署合同。（四）合同签署前，发起部门应对合同文本的最终版本与审批通过版本的一致性进行核对。签署时，应确保合同相对方的签约主体资格真实有效，签约人具有合法授权。合同文本原则上应为原件，并加盖公司合同专用章。第三章合同的履行第七条合同的履行跟踪（一）合同签署生效后，发起部门为合同履行的主要责任部门，负责全面跟踪合同的履行情况，确保合同约定的权利得到实现，义务得到履行。（二）履行部门应建立合同履行台账，记录合同的主要条款、履行进度、付款情况、对方履约情况等关键信息，并定期进行梳理与分析。（三）对于重要或长期履行的合同，履行部门应定期向公司管理层及相关部门报告履行进展情况。第八条合同的变更、解除与终止（一）合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，由履行部门（或原发起部门）提出变更或解除建议，说明理由及对公司的影响，按照原合同审批流程履行审核审批程序后方可实施。（二）变更或解除合同的协议，应采用书面形式，并由双方签字盖章确认。（三）合同因履行完毕、期限届满、双方协商一致解除或法定解除等原因终止的，履行部门应及时办理合同终止手续，清理遗留问题，并将相关情况记入合同履行台账。第九条合同的违约责任与争议处理（一）在合同履行过程中，如发现合同相对方可能或已经发生违约行为，履行部门应立即采取措施防止损失扩大，并及时收集、固定相关证据，同时向法务部门及公司管理层报告，共同研究应对方案。（二）如公司自身可能发生违约，履行部门应立即向公司管理层报告，并积极采取补救措施，争取对方谅解，避免或减少违约责任。（三）合同发生争议时，履行部门应首先尝试与对方协商解决；协商不成的，应根据合同约定的争议解决方式（和解、调解、仲裁或诉讼），在法务部门的指导或协助下，及时采取相应法律措施维护公司合法权益。第四章合同的风险管理第十条风险识别与评估各部门在合同管理的各个环节均应主动识别潜在的法律风险、商业风险、财务风险等。法务部门负责对公司合同管理体系的整体风险进行评估，并提出改进建议。第十一条风险应对与控制针对识别出的合同风险，应根据风险等级采取相应的应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移或风险承受。重要合同的风险应对方案应报请公司管理层审批。第十二条合同纠纷的处理合同纠纷的处理应遵循及时、合法、有效的原则。法务部门是合同纠纷处理的归口管理部门，负责指导、协调、处理公司各类合同纠纷，包括但不限于证据收集、策略制定、参与调解、仲裁或诉讼活动等。第五章合同的档案管理第十三条合同档案的归集合同履行完毕或终止后，履行部门应将合同原件（包括主合同、附件、补充协议、变更协议、解除协议、履约过程中的重要函件、单据、结算文件等）整理齐全，在规定时限内移交档案管理部门归档。第十四条合同档案的保管与查阅（一）档案管理部门负责合同档案的统一保管，建立健全合同档案管理制度，确保档案的完整、安全与保密。（二）合同档案的保管期限应符合国家有关规定及公司档案管理办法的要求。（三）因工作需要查阅、复制合同档案的，应履行相应的审批手续，遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、抽取、损毁或带出阅档场所。第六章责任追究第十五条责任追究范围对于在合同管理过程中违反本办法规定，导致公司发生经济损失、声誉损害或其他不良后果的，将视情节轻重对相关责任人进行责任追究。第十六条责任追究方式责任追究方式包括但不限于：通报批评、经济处罚、岗位调