会计信息化课件 模块四 总账系统核算与管理

总账系统核算与管理模块四教学目标一、知识目标1.熟悉总账系统的功能结构2.掌握总账系统的业务处理流程3.掌握凭证录入的基本方法4.掌握凭证审核的原理和审核方法5.掌握凭证记账的原理和方法6.掌握错账更正的原理和基本方法二、能力目标1.能够根据需要进行总账系统的初始化设置2.能够正确录入凭证、审核凭证3.能够熟练进行记账及账簿的查询4.能够熟练进行银行对账的基本操作教学目标三、素养目标1.养成良好的职业道德，诚信为本、操守为重，坚持准则，不做假账2.养成科学、严谨的工作作风，严格按照业务流程，规范操作3.树立法律责任意识，坚守廉洁自律的行为准则，恪守会计职业声誉4.具有团队精神，养成会计岗位协作意识任务一认认知总账系统任务二总账系统初始化设置任务三应收款管理系统日常业务处理任务四出纳处理任务三凭证处理任务一认知总账系统一、任务描述与分析

易友有限责任公司已经成功完成了账套号为“777”的公司账套的建立，从2026年1月1日起，启用了总账管理系统，让我们先来了解总账管理系统的基本功能、业务处理流程。二、相关知识1．总账系统的基本功能

总账系统是指完成设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等工作的子系统。在整个会计信息系统中，总账系统既是中枢，又是最基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他子系统的数据必须传输到总账系统进行相应的处理，同时总账系统还把某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计信息化工作往往都是从总账系统开始的。

一般来说，总账系统的基本功能主要包括系统设置（初始化）、凭证处理、账簿管理、期末管理、往来管理、出纳管理等模块

任务一认知总账系统２.总账系统的基本操作流程

图4-2首次使用总账系统的操作流程图4-3老用户使用总账系统的操作流程任务一认知总账系统３.总账系统与其他子系统之间的数据传递关系任务一认知总账系统任务二总账系统初始化设置一、任务描述与分析易友有限责任公司在“777”账套中，已经成功启用总账系统。从2026年1月1日起，在企业应用平台中，以账套主管李晶的身份，进行如下操作。（1）设置总账系统控制参数，如表4-1所示。（2）录入总账系统期初余额并进行试算平衡，如表4-2所示。任务二总账系统初始化设置科目名称方

向币别/计量期初余额辅助核算期初数据

库存现金（1001）借

53000.00

银行存款（1002）借

503189.00

交通银行康复路支行（100201）借

503189.00

应收票据（1121）借

271200.002025-08-20，凭证号：23；向合肥安达公司销售单色圆珠笔800盒，无税单价3元/支，价税合计271200元，收到对方开来的6个月的商业承兑汇票一张，票据面值：271200元，票号：88750。票据签发日期和收到日期：2025-08-20，到期日：2026-02-20，增值税专用发票号：5678950002应收账款（1122）借

327700.002025-11-25，凭证号：22；向芜湖恒大公司销售双色圆珠笔500盒，无税单价4元/支，价税合计226

000元，款项尚未收到。增值税专用发票号：5678951203。2025-12-02，凭证号：5；向福州宏丰公司销售单色圆珠笔300盒，无税单价3元/支，价税合计101700元，款项尚未收到。增值税专用发票号：5678951256原材料（1403）借

39900.00

笔芯（140301）借

15000.00

借支30000.00

笔壳（140302）借

8400.00

借个42000.00

笔帽（140303）借

16500.00

借个55000.00

库存商品（1405）借

489000.00

单色圆珠笔（140501）借

225000.00

借支150000.00

双色圆珠笔（140502）借

264000.00

借支120000.00

固定资产（1601）借

1

939

000.00

累计折旧（1602）贷

32

439.00

短期借款（2001）贷

400

000.00

交通银行康复路支行（200101）贷

400

000.00

实收资本（4001）贷

3

000

000.00

利润分配（4104）贷

190550.00

未分配利润（410415）贷

190550.00

二、相关知识

在用友软件的期初余额录入界面可以看到期初余额栏有3种不同的颜色。（1）数据栏为白色，表示该科目是末级科目，可以直接录入科目余额。（2）数据栏为灰色，表示该科目是非末级科目，此余额不需录入，系统将根据其下级明细科目的余额自动汇总计算。（3）数据栏为黄色，表示该科目为带有辅助核算项的会计科目余额，将鼠标光标移至设有辅助项的科目处，双击鼠标，进入相应辅助核算期初录入窗口，录入辅助核算期初数据，系统将自动计算汇总其辅助核算项金额。（4）借、贷方累计发生额直接输入汇总数。任务二总账系统初始化设置三、任务实施1．设置总账系统控制参数任务二总账系统初始化设置2．录入总账系统期初余额并进行试算平衡任务二总账系统初始化设置四、拓展提高如何实现对设有往来辅助核算的会计科目引入期初往来明细账任务二总账系统初始化设置任务三凭证处理一、任务描述与分析

（1）根据1月发生的经济业务，由账套主管李晶在总账系统中填制凭证，要求制单日期与业务发生日期一致。①3日，财务部签发No.202101号现金支票，从交行康复路支行提取现金5000元备用。②5日，销售部章立到南京出差，预借差旅费2000元，以现金付讫。③10日，销售部发生产品广告宣传费3000元，财务部签发No.zz202101号转账支票付讫。④12日，销售部章立报销差旅费1200元，归还现金800元，结清预借款（提示：需要生成一张收款凭证和一张转账凭证）。⑤18日，对机器设备维修，共花费维修费用2

000元，财务部签发No.zz202102号转账支票付讫。其中，生产一部负担1

200元，生产二部负担800元。⑥20日，生产单色圆珠笔，领取材料，其中，领取笔芯1

000支（0.5元/支）、笔壳1

000个（0.2元/个）、笔帽1

000个（0.3元/个）。⑦25日，购买笔芯1

000支，不含税单价0.5元，价税合计565元。材料已经验收入库，款项以现金支付。（2）作废并删除凭证。1月31日，由账套主管李晶在总账系统中将付字第5号凭证（购买笔芯）作废并删除。（3）审核凭证。1月31日，更换操作员为“王一红”，对本月所有的记账凭证进行审核。（4）记账。1月31日，操作员王一红对本月审核无误的记账凭证进行记账。任务三凭证处理二、相关知识

1．凭证的输入记账凭证是本系统处理的起点，也是所有查询数据中最主要的来源之一。日常业务处理首先从填制凭证开始。填制凭证的基本步骤如下。（1）单击【凭证】｜【填制凭证】，显示单张凭证。（2）单击【增加】按钮或按“F5”键，增加一张新凭证，将鼠标光标定位在凭证类别上，输入或参照选择一个凭证类别字。（3）凭证编号：如果在【选项】中选择“系统编号”则由系统按时间顺序自动编号。否则，请手工编号，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有5笔分录，当某号凭证不止一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一。例如，收—0001号0002/0003表示收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。任务三凭证处理二、相关知识（4）系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。（5）输入凭证分录的摘要，按“F2”键或参照按钮输入常用摘要，但常用摘要的输入不清除原来输入的内容。（6）输入末级科目或按“F2”键参照录入。（7）若科目为银行科目，且在结算方式设置中确定要进行票据管理，在【选项】中设置“支票控制”，那么这里会要求输入“结算方式”“票号”及“发生日期”。（8）如果科目设置了辅助核算属性，则在这里还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量等。任务三凭证处理二、相关知识（9）录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。（10）若想放弃当前未完成的分录的输入，可按【删行】按钮或“Ctrl

+

D”组合键删除当前分录。（11）如果填制凭证使用的科目为现金流量科目，那么在凭证保存之前要求指定凭证分录的现金流量项目。当您已经定义了现金流量取数关系时，单击【流量】按钮，在弹出现金流量项目指定的窗口中自动显示凭证发生的科目、方向、金额及对应的现金流量项目，可以修改。（12）当凭证全部录入完毕后，按【保存】按钮或“F6”键保存这张凭证。任务三凭证处理二、相关知识2．登记账簿

登记账簿，就是记账，通常也被称为登账或过账。

在会计信息化中，操作员日常填制的凭证在系统中所处的状态可分为2个阶段：一是已填制未记账阶段，这一阶段的记账凭证是以临时文件的形式保存在系统中的，在未记账以前，即使是已经审核的凭证尚可通过取消审核实现“无痕”修改；二是已记账阶段，在用友财务软件中，凭证一旦经过记账处理，则不能再被删除或修改，只能通过“蓝字”补充或“红字”冲销的办法来纠正差错，也就是只能实现“有痕”修改。任务三凭证处理二、相关知识2．登记账簿

在进行记账前，用户首先要检验上月是否结账，如果上月未结账，则本月不能进行记账处理，在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统也不允许记账；其次要对已输入的凭证进行审核，凭证未经审核不能进行记账处理；最后，由于凭证一旦进行记账处理，将不能被修改，为预防万一，在记账前，要做好硬盘的备份，以保存记账前的数据。

系统的记账处理是在记账向导的指引下进行的，由于记账过程就是系统进行数据处理和对有关数据库文件进行更新的过程，因此记账过程不得中断，如果记账过程由于断电等原因发生中断，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后由用户重新进行记账处理。任务三凭证处理三、任务实施1．填制凭证（以第一张凭证为例）任务三凭证处理2．作废并删除凭证任务三凭证处理3．审核凭证任务三凭证处理4．记账任务三凭证处理四、拓展提高1．如何实现凭证的修改（1）凭证未审核、未记账前的修改。任务三凭证处理（2）凭证已经审核但未记账前的修改第一步：由审核人在企业应用平台“业务工作”选项卡下，执行【财务会计】|【总账】|【凭证】|【审核凭证】命令，打开“审核凭证”情况窗口，如图4-16所示。第二步：在“审核凭证”情况窗口中，单击【确定】按钮，打开凭证审核列表。第三步：双击要修改的凭证，打开一张已经审核签字的凭证，单击【取消】按钮。取消签字后单击【退出】按钮返回。第四步：更换操作员为制单人，按前述的“凭证未审核、未记账前的修改”的操作步骤进行修改。任务三凭证处理四、拓展提高（3）凭证记账后的修改。任务三凭证处理四、拓展提高2．如何定义常用凭证或保存当前凭证为常用凭证任务三凭证处理四、拓展提高3．如何取消记账任务三凭证处理四、拓展提高任务四出纳处理一、任务描述与分析

在总账管理系统，以操作员王一红的身份，进行如下操作。（1）指定科目。将1001库存现金指定为现金总账科目；将1002银行存款指定为银行总账科目。（2）查询现金日记账。（3）进行银行对账。①777账套银行账的启用日期为2026-01-01，本单位开户行交通银行康复路支行人民币户企业银行存款日记账余额为503

189元，银行对账单期初余额为523

189元，未达账系银行已收、企业未收款20

000元（2020年12月30日，结算方式：其他；票号：ZZ709）。请根据以上资料录入777账套银行对账期初余额。②输入易友有限责任公司2026年1月交通银行康复路支行人民币户的银行对账单，如表4-3所示。③进行银行对账。④查询余额调节表。任务四出纳处理日期结算方式票号借方金额贷方金额余额2026.01.03现金支票202101

5000.00518189.002026.01.11转账支票zz202101

3000.00515189.002026.01.20转账支票zz202102

2000.00513189.002026.01.31其他

400.00512.789.00二、相关知识1．出纳管理出纳工作是以货币资金、票据、有价证券为对象，反映和监督本单位货币资金运动，并对货币资金、票据和有价证券进行整理和保管的工作。在会计信息化的日常账务处理中，出于内部控制的需要，出纳人员不能从事凭证填制等记账工作，但必须对记账人员登记的收付款凭证的真实性进行审核、对形成付款凭证的票据进行支票登记管理、定期进行货币资金账簿记录与实有货币资金的核对，以保证账款相符。因此在日常账务处理中，必须考虑出纳工作的特殊地位和性质，根据出纳管理的业务需要为出纳人员设置相应的签字、支票管理、查询等系统功能和操作权限