建设工程档案管理制度

建设工程档案管理管控规章制度

第一章总则

第一条为规范公司工程档案管理管控工作，根据国家、地方工程档案管理

管控有关规定，结合我公司的特点，制定本规章制度。

第二章工程档案的归档范围及质量要求

第二条工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价

值的各种载体的文件•，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

第三条归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件本相关项目联系相关公司正式正式生效方法不得用铅笔、圆珠

笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

第三章工程档案的管理管控机构

第四条各工程部设资料员，主要相关相关项目本部门机构工程相关项目从

工程准备阶段到竣工备案本合同支付资金服务过程中工程建设文件的收集、整

理、立卷、编目、装订、档案预本合同支付资金服务及移交。

第四章工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、

保管、统计

第五条工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员,

资料员收到文件后，当天登记入盒。

第六条工程档案的整理

按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

第七条工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、

竣工本合同支付资金服务文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工本合同支芍资金服务文件按单位工程组卷。

第八条工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页

右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折槌后的图纸一律在右下

角。

2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成

单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文

件编号”填写工程文件原有的文号或图号；“文件题名”填写文件标题的名称。

“日期”填写文件形成的日期。

第九条工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又

有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

第十条工程档案的归档

单位工程竣工本合同支付资金服务完成后30日内，部门机构资料员要完成

该工程档案的归档工作。

第十一条工程竣工档案移交

工程竣工本合同支付资金服务完成后60口内，部门机构资料员将完整的工

程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的,

扣罚部门机构资料员5元。

第十二条工程档案的索引

工程代号由集团公司统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号如：第1卷1.1.1-1

专业号如：基建类I为1.1.1

工程代号如金碧花园首期为1.1

楼盘代号如金碧花园代号为1

第十三条工程档案的保管

工程档案管理管控相关人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案

室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

第十四条工程档案的统计

工程档案管理管控相关人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统

计，及时催促借阅到期文件的归还。

第五章工程档案保管期限

第十五条保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

1、永久：是指工程档案需永久保存。

2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期：是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

第六章工程档案密级

第十六条密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高

密级为本卷密级。

第十七条工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣

工本合同支付资金服务文件为秘密级。

第六章工程档案的借阅及销毁

第十八条按照集团公司档案管理管控规章制度执行。

第七章施工日志规章制度

第十九条从工程相关项目开工之日起，相关项目经理应指定相关人员相关

相关项目填写整个相关项目的施工日志。施工日志包括以下内容：

a.工程开、竣工日期以及主要分部工程的施二起止日期。

b.技术资料及技术交底等事项。

c.工程准备情况：包括临时设施、现场三通一平，相关人员、机具、材料的

准备、图纸会审的主要问题记录、业主交与施工单位的中心点、标高点的记

录及复测。

d.材料、半成品的检验与试验。

。.主要材料、设备及其资料的到货情况。

f.设计变更的日期及主要内容。

g.记录工程测量情况。

h.记录工程自检、专检情况（特别是隐蔽工程记录）。

i.工序的交接记录。

j.业主、监理代表现场确认的有关事宜。

k.工期紧急情况下采取的特殊措施和施工方法。

1.施工现场有关的工程进展情况。

口.质量、安全、机械事故的情况、发生原因及处理方法的记录。

n.有关领导人或职能部门机构对工程所作的生产、技术方面的决定或建议。

0.工程相关项目试车记录。

P.气候、气温、地质等自然灾害以及其它特殊情况（如停电、停水、停二待

料）的记录。

第八章附则

第二十条本规章制度由部门机构经理相关相关项目考核部门机构资料员，

工程技术部经理考核工程档案管理管控室档案员。

第二十一条本规章制度自发布之日起执行

附录一建设工程文件归档范围和保管期限表

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计监理城建档案饵

单位单位单位单位

工程准备阶段文件

―•立项文件

1相关项目建议书永久V

2相关项目建议书审批意见及前期工作通知书永久V

3可行性研究报告及附件永久V

4可行性研究报告审批意见永久V

5关于立项有关的会议纪要、领导人讲话永久V

6专家建议文件永久V

7调查资料及相关项目评估研究材料长期V

二建设用地、征地、拆迁文件

1选址申请及选址规划意见通知书永久V

用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地

2永久V

批准书

3拆迁安置意见、协议、方案等长期V

4建设用地规划许可证及其附件永久V

5划拨建设用地文件永久V

6国有土地使用证永久V

三勘察、测绘、设计文件

1工程地质勘察报告永久永久V

2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久V

3建设用地钉桩通知单（书）永久V

4地形测量和拨地测量成果报告永久永久V

5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期V

6初步设计图纸和说明长期长期

7技术设计图纸和说明长期长期

8审定设计方案通知书及审查意见长期长期V

有关行政主管部门机构（人防、环保、消防、交通、

9园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白永久V

蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计监理城建档案馆

单位单位单位单位

10施工图及其说明长期长期

11设计计算书长期长期

12政府有关部门机构对施工图设计文件的审批意见永久长期V

四招投标文件

1勘察设计招投标文件长期

2勘察设计承包合同协议长期长期V

3施工招投标文件长期

4施工承包合同协议长期长期V

5工程监理招标文件长期

6监理委托合同协议长期V

五开工审批文件

1建设相关项目列入年度计划的申报文件永久V

建设相关项目列入年度计划的批文件或年度计划

2永久V

相关项目表

3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久

4建设工程规划许可证及其附件永久V

5建设工程开工审查表永久

6建设工程施工许可证永久V

7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期V

8工程质量监督手续长期V

六财务文件

1工程投资估算材料短期

2工程设计概算材料甄期

3施工图预算材料短期

4施工预算短期

七建设、施工、监理机构及相关相关项目人

工程相关项目管理管控机构（相关项目经理部）及

1长期V

相关相关项目人名单

工程相关项目监理机构（相关项目监理部）及相关

2长期长期V

相关项目人名单

3工程相关项目施工管理管控机构（施工相关项目经长期K期V

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计监理城建档案馆

单位单位单位单位

理部）及相关相关项FI人名单

监理文件

1监理规划

©监理规划长期短期V

②监理实施细则长期短期V

③监理部总控制计划等长期短期

2监理月报中的有关质量问题长期长期V

3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期V

4进度控制

①工程开工/复工审批表长期长期V

②工程开工/复工暂停令长期长期V

5质量控制

①不合格相关项目通知长期长期V

②质量事故报告及处理意见长期长期

6造价控制

预本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或

①本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖近期

章报审与支付

月本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或

②本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖短期

章报审与支付

③设计变更、洽商费用报审与签认长期

④工程竣工决算审核意见书长期V

7分包资质

①分包单位资质材料长期

②供货单位资质材料长期

③试验等单位资质材料长期

8监理通知

①有关进度控制的监理通知长期长期

②有关质量控制的监理通知长期长期

有关造价控制的监理通知长期长期

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计监理城建档案馆

单位单位单位单位

9合同协议与其他事项管理管控

@工程延期报告及审批永久长期V

②费用索赔报告及审批长期长期

③合同协议争议、违约报告及处理意见永久长期V

④合同协议变更材料长期长期V

10监理工作总结

@专题总结长期短期

②月报总结长期短期

③工程竣工总结长期长期V

④质量评价意见报告长期长期V

施工文件

―•建筑安装工程

㈠土建（建筑与结构）工程

1施工技术准备文件

@施工组织设计长期

②技术交底长期长期

③图纸会审记录长期长期长期V

2施工现场准备

①控制网设置资料长期长期V

②工程定位测量资料长期长期V

③基槽开挖线测量资料长期长期V

④施工安全措施短期短期

⑤施工环保措施短期短期

3地基处理记录

①地基钎控记录和钎探平面布点图永久长期V

②验槽记录和地基处理记录永久长期V

③桩基施工记录永久长期V

④试桩记录长期长期V

4工程图纸变更记录

①设计会议会审记录永久长期长期V

②设计变更记录永久长期长期V

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计监理城建档案馆

单位单位单位单位

③工程洽商记录永久长期长期V

5施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、

①长期V

防腐材料、轻集料试验汇总表

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、

②长期V

防腐材料、轻集料、铝合金门窗材料出厂证明文件

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、

③长期V

防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告

④预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期V

6施工试验记录

①土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期V

②土壤（素土、灰土）击实试验报告长期V

③砂浆配合比通知单长期

④砂浆（试块）抗压强度试验报告长期V

混凝土配合比通知单及外加剂出厂质最证明文件

⑤长期V

及复检报告

⑥险搅拌质量记录长期V

⑦混凝土（试块）抗压强.度试验报告长期V

⑧混凝土抗渗试验报告长期V

⑨商品混凝土出厂合格证、复试报告长期V

⑩钢筋接头（焊接）试验报告V

(11)防水工程试水检查记录

(12)楼地在、屋面坡度检查记录

土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验

(13)长期V

报告汇总表

7隐蔽工程检查记录

@基础和主体结构钢筋工程长期长期V

②钢结构工程长期长期V

③防水工程长期长期V

④高程控制长期长期V

8施工记录

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计监理城建档案馆

单位单位单位单位

①工程定痊测量检查记录永久长期V

②预检工程检查记录经期

③冬施混凝土搅拌测温记录短期

④冬施混凝土养护测温记录短期

⑤烟道、垃圾道检查记录短期

⑥沉降观测记录长期V

⑦结构吊装记录长期

⑧现场施工预应力记录长期V

⑨工程竣工测量长期长期V

⑩新型建筑材料长期长期V

O施工新技术长期长期V

9工程质量事故处理记录永久V

10工程质量检验记录

①检验批质量本合同支付资金服务记录长期长期长期

②分项工程质量本合同支付资金服务记录长期长期长期

③基础、主体工程本合同支付资金服务记录永久长期长期V

④幕墙工程本合同支付资金服务记录永久长期长期V

⑤分部（子分部）工程质量本合同支付资金服务记录永久长期长期V

电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、

(-)

建筑智能化、电梯工程

1一般施工记录

①施工组织设计长期长期

②技术交底甄期

2图纸变更记录

①图纸会审永久长期V

②设计变更永久长期V

③工程洽商永久长期V

设备、质量本合同支付资金服务质量检查、安装记

3

录

设备、质量本合同支付资金服务质品合格证、质量

①长期V

保证书

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计监理城建档案馆

单位单位单位单位

②设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期

③设备安装记录长期长期V

④设备试运行记录长期V

⑤设备明细表长期V

4预检记录短期

5隐蔽工程检查记录长期长期V

6施工试验记录

电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末

①长期V

端等测试记录

楼宇自控、监视、安装、视听、相关公司正式正式

②长期V

生效方法等系统调试记录

③变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期V

给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强

④度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通长期V

球、阀门等试验记录

电气照明、动力、给排水、消防♦、采暖、通风、空

⑤长期V

调、燃气等系统调试、试运行记录

电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、

⑥满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验长期V

报告

7质量事故处理记录永久长期

8工程质量检验记录

@检验批质量本合同支付资金服务记录长期长期长期

②检验批质量本合同支付资金服务记录长期长期长期

③分部（子分部）工程质量本合同支付资金服务记录永久长期长期V

（三）室外工程

室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、

1长期V

照明、电视、消防等）施工文件

2室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）临工文件长期V

竣工图

--建筑安装工程竣工图

一）综合竣工图

1综合图V

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计监理城建档案馆

单位单位单位单位

总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、

®永久长期V

道路、绿化等）

②竖向布置图永久长期V

③室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期V

④电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图大久长期V

⑤设计总说明书永久长期V

2室外专业图

©室外给水永久长期V

②室外雨水永久长期V

③室外污水永久长期V

室外热力永久长期V

⑤室外燃气永久长期V

©室外电讯永久长期V

⑦室外电力永久长期V

⑧室外电视永久长期V

⑨室外建筑小品永久长期V

⑩室外消防永久长期V

Q室外照明永久长期V

0室外水景永久长期V

O室外道路永久长期V

O室外绿化永久长期V

（二）专业竣工图

1建筑竣工图永久长期V

2结构竣工图永久长期V

3装修装饰工程竣工图永久长期V

4电气工种智能化工程竣工图永久长期V

5给排水工程消防工程竣工图永久长期V

6采暖通风空调工程竣工图永久长期V

7燃气工程竣工图永久长期V

竣工