《计算机录入与排版》-模块３　电子表格处理

任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.１Ｅｘｃｅｌ２００３的启动与退出１.启动Ｅｘｃｅｌ２００３的启动方式一般有两种。(１)利用快捷方式启动。如图３－１所示，单击“选择”→“所有程序”→ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅ→ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅＥｘｃｅｌ２００３命令，或者双击桌面上的ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅＥｘｃｅｌ２００３快捷图标。(２)通过打开已有的Ｅｘｃｅｌ工作簿(∗.ｘｌｓ)来启动。双击任何一个磁盘上保存的Ｅｘｃｅｌ２００３工作簿，在打开该文件的同时，就会启动Ｅｘｃｅｌ应用程序。下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２.退出退出就是关闭当前Ｅｘｃｅｌ应用程序窗口，退出该操作环境。常见的操作方法有以下几种。(１)选择Ｅｘｃｅｌ窗口中的“文件”→“退出”命令。(２)单击Ｅｘｃｅｌ窗口左上角的Ｅｘｃｅｌ图标，然后在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。(３)双击Ｅｘｃｅｌ窗口左上角的Ｅｘｃｅｌ图标。(４)在菜单条上右击，然后在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。(５)单击Ｅｘｃｅｌ窗口右上角的“关闭”按钮图标。(６)按Ａｌｔ＋Ｆ４组合键。若文件已经被修改，则退出之前系统会提示用户保存修改后的内容，用户根据情况处理后即可退出。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.２Ｅｘｃｅｌ２００３的窗口结构Ｅｘｃｅｌ２００３的窗口结构如图３－２所示，窗口上部依次为标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑栏，右侧有任务窗格，窗口底部为状态栏，这些窗口组成元素的使用方法和Ｗｏｒｄ２００３中的用法基本相同。下面对Ｅｘｃｅｌ２００３中的特有元素进行解释。(１)工作簿。工作簿是用于保存Ｅｘｃｅｌ文档的文件，其扩展名为.ｘｌｓ。每个工作簿由若干张工作表Ｓｈｅｅｔ１、Ｓｈｅｅｔ２、所构成，默认为３张工作表，一个工作簿内最多可以有２５５张工作表。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作(２)工作表。工作表中横向的一排称为一行，每行左端有行标签，用阿拉伯数字顺序表示，范围为１~６５５３６。工作表的上方是列标号，编号按英文字母顺序排列，Ｚ字母后按ＡＡ，ＡＢ，ＡＺ，ＢＡ，ＢＢ，ＩＶ的顺序排列，共２５６列。(３)工作表标签。工作表标签位于工作表下方，用于显示工作簿中所包含的所有工作表的名称。系统默认其名称为Ｓｈｅｅｔ１、Ｓｈｅｅｔ２、单击某一个工作表标签便可激活该工作表，即选中该工作表。(４)单元格。工作表中行和列交叉所组成的矩形格子被称为单元格。单元格是对工作表进行操作的基本元素，默认的单元格是用列号和行号来命名的，如Ｃ列２行的单元格名称是Ｃ２，用户也可以为单元格命名。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作(５)活动单元格。当单击某单元格时，该单元格被激活，称为当前单元格或活动单元格，并且该单元格的网格线变为粗黑线，其单元格的名称显示在编辑栏左端的“名称框”中。(６)编辑栏。编辑栏是活动单元格的编辑区，要在单元格内输入内容或编辑单元格中输入的内容，可以在编辑栏中操作。选中某单元格后，其中的内容会在编辑栏中显示。编辑栏还用来编辑输入到当前单元格中的各种函数和公式，对工作表中的数据进行分析计算。这是Ｅｘｃｅｌ最重要的功能之一，也是我们要重点学习的内容。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.３工作簿、工作表和单元格在Ｅｘｃｅｌ２００３中，工作簿、工作表和单元格是组成Ｅｘｃｅｌ电子表格的基本元素，了解它们及整张工作表的组成和结构是学习Ｅｘｃｅｌ的基础。１.工作簿工作簿是用于存储并处理数据的文件，工作簿名就是文件名。启动Ｅｘｃｅｌ２００３后，系统会自动打开一个新的空白工作簿，并将其命名为Ｂｏｏｋ１。一个工作簿中可以包含多张工作表。一般来说，一张工作表保存一类相关的信息。默认情况下，新建一个工作簿后，里面包含了三张工作表，其名称分别为Ｓｈｅｅｔ１、Ｓｈｅｅｔ２和Ｓｈｅｅｔ３。在实际工作中，可以根据需要添加更多的工作表，工作簿最多可以有２５５张工作表。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２.工作表工作表是工作簿的重要组成部分，又称为电子表格。工作表是Ｅｘｃｅｌ进行组织和管理数据的地方，用户的绝大部分工作都是在工作表中完成的。尽管一个工作簿文件可以包含许多工作表，但在某一时刻，用户只能在一张工作表上进行工作，这意味着只有一个工作表处于活动的状态，我们通常把该工作表称为活动工作表或当前工作表，其工作表标签以反白显示，名称下方有单下划线。３.单元格每个工作表由２５６列和６５５３６行组成，列和行交叉形成的每个网格称为单元格。每一列的列标由Ａ、Ｂ、Ｃ等表示，每一行的行号由１、２、３等表示，所以每个单元格的位置由所交叉的列、行名表示。例如，由第Ａ列和第１行交叉形成的单元格可表示为Ａｌ。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.４Ｅｘｃｅｌ文件的新建、打开与保存１.新建工作簿当启动Ｅｘｃｅｌ２００３后，系统会自动生成一个包含有３张空白工作表的工作簿，用户可以直接在工作表中进行数据输入和处理。Ｅｘｃｅｌ允许通过以下３种方法建立新的工作簿。１)创建新的空白工作簿其具体操作步骤如下。(１)选择“文件”→“新建”命令。(２)单击“新建工作簿”任务窗格中的“空白工作簿”超链接，如图３－３所示。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２)新建一个基于默认工作簿模板的工作簿单击常用工具栏上的“新建”按钮即可。３)新建一个基于所需模板的工作簿其具体操作步骤如下。(１)选择“文件”→“新建”命令。(２)在“新工作簿”任务窗格中单击“本机上的模板”超链接。弹出“模板”对话框。(３)打开“电子方案表格”选项卡，如图３－４所示。(４)双击希望创建的工作簿类型的模板。如果已经自定义了模板，可打开“常用”选项卡，选择自定义的模板。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２.打开工作簿打开工作簿非常简单，以下是两种常用的打开工作簿的方法。１)利用工具栏或菜单命令打开工作簿其具体操作步骤如下。(１)单击常用工具栏上的“打开”按钮，或选择“文件”→“打开”命令。(２)弹出如图３－５所示对话框，单击“查找范围”框右侧的下三角按钮选择文件所在位置。(３)双击需要打开的工作簿文件名即可。如果要打开最近编辑过的工作簿，可在“文件”菜单的下面选择，因为“文件”菜单下面列出了最近编辑过的工作簿名称，可以直接选取要打开的工作簿，如图３－６所示。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作文件菜单中列出的工作簿数目，可以通过选择“工具”→“选项”命令，在“选项”对话框中的“常规”选项卡中进行设置，如图３－７所示，工作簿数目最多可设置为９个。可以一次打开多个工作簿。如果要一次打开相同文件夹中的多个不相邻的文件，先单击其中一个文件名，然后按下Ｃｔｒｌ键，再单击其余的文件名，最后单击“打开”按钮。如果要一次打开相同文件夹中多个相邻的文件，先单击序列中的第一个文件名，然后按下Ｓｈｉｆｔ键，再单击最后一个文件名，最后单击“打开”按钮。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２)启动Ｅｘｃｅｌ时自动打开工作簿Ｏｆｆｉｃｅ２００３中设计了ＸＬＳｔａｒｔ文件夹，可以使用户避免每次重复打开工作簿的操作。如果想在每次启动Ｅｘｃｅｌ时自动打开某工作簿，可将此工作簿存在ＸＬＳｔａｒｔ文件夹下，ＸＬＳｔａｒｔ文件夹位于Ｏｆｆｉｃｅ１１文件夹内，用户可以在“资源管理器”中，将要打开的工作簿文件或工作簿文件的快捷方式移到“ＸＬＳｔａｒｔ”文件夹中，就可以在启动Ｅｘｃｅｌ时打开指定的工作簿文件。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.保存工作簿１)设置工作簿的自动保存如果想让系统每隔一段固定的时间对所作的修改进行一次保存，以免因为停电或疏忽大意而造成数据损失，可以使用Ｅｘｃｅｌ２００３新增的保存自动恢复功能。如果发生错误，自动恢复文件将打开，用户可选择“忽略该文件”、“保存并覆盖原始文件”或“保存为一个单独的文件”。设置自动保存的方法如下。(１)执行“工具”→“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中打开“保存”选项卡，如图３－８所示。(２)勾选“设置”栏中的“保存自动恢复信息”复选项，并在其右侧的“分钟”文本框内输入自动保存文件的间隔时间。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２)直接保存如果是第一次保存工作簿，应该为其指定保存位置，并为工作簿分配文件名。(１)选择“文件”→“保存”命令，或直接单击常用工具栏上的“保存”按钮。出现“另存为”对话框，如图３－９所示。(２)在“保存位置”列表中，选择希望保存工作簿的驱动器和文件夹。(３)在“文件名”文本框中，输入工作簿名称。(４)单击“保存”按钮。修改工作簿后，直接单击常用工具栏上的“保存”按钮，即可以按原文件名保存。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３)将工作簿另存为一个文件对打开的工作簿要更名保存，可选择“文件”→“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中输入新保存位置和新的工作簿名称，最后单击“保存”按钮即可完成更名保存操作。这个操作相当于对工作簿进行更名复制。４.关闭工作簿对于不再使用的工作簿可以将其关闭，以节约内存空间。关闭工作簿的操作是选择“文件”→“关闭”命令，或单击窗口右上角的“关闭”按钮。若在关闭文件前没有存盘，系统将显示提示信息，提醒用户存盘，如图３－１０所示。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.５数据输入当建立工作簿和工作表之后，用户需要往单元格中输入待处理的数据。Ｅｘｃｅｌ２００３中用户可以输入的内容有文本、数字、公式、日期和时间、运算符、函数等。１.数据类型Ｅｘｃｅｌ２００３单元格中的数据有４种类型:文本、数字、逻辑值和出错值。(１)文本。单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合，每个单元格最多可以包含３２００２个字符。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作(２)数字。Ｅｘｃｅｌ最基本的功能就是进行数值计算。Ｅｘｃｅｌ２００３可以处理的数字包括０、１、、９和特殊字符＋、－、(、)、，、/、＄、％、.、Ｅ、ｅ等，还可以是货币、日期和时间等。不同的数字有不同的格式。(３)逻辑值。逻辑值是指进行逻辑运算后得到的结果，即Ｔｒｕｅ和Ｆａｌｓｅ。Ｔｒｕｅ表示逻辑正确，Ｆａｌｓｅ表示逻辑错误。(４)出错值。如果单元格中的值是运算后得到的，而运算过程有错误，则会显示一个出错信息值。例如，如果单元格的值是由一个数除以０得到的，则单元格就会显示一个出错值“＃ＤＩＶ/０!”。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２.数据的输入１)单元格指针的移动方向在单元格的输入过程中，按Ｅｎｔｅｒ键表示确认输入的数据，同时单元格的指针自动移动到下一个活动单元格供用户输入数据。单元格指针的移动方向与键位控制如表３－１所示。当按Ｅｎｔｅｒ键时，单元格默认的移动方向为从上向下。如果需要改变移动方向或不移动，可以通过菜单命令来修改。选择“工具”→“选项”命令，在其中打开“编辑”选项卡，如图３－１１所示，在“设置”项下的“按Ｅｎｔｅｒ键后移动(Ｍ)方向(Ｉ):”后的列表框内选择需要移动的方向，如果只想在按Ｅｎｔｅｒ键时确认输入的数据内容而不移动单元格，则只需要单击“按Ｅｎｔｅｒ键后移动(Ｍ)方向(Ｉ):”设置项前面的复选框，取消其内的“√”标志。最后单击“确定”按钮即可完成设置。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２)数字的输入单元格默认数字格式采用整型和小数格式，当数字长度超过１１位时会自动转换为科学计数法表示，如当输入１２３４５６７８９３４５时，会自动计为１２３４５７Ｅ＋１１(取６位有效数字，小数点后５位)。数字的正负用“＋”和“－”表示，“＋”常被忽略不显示，负数表示形式可以通过单元格格式进行设置。如果输入的数据前面有货币符号或后面有百分号时，则自动改变为货币或百分比格式。分数的输入是先输入整数部分(小于１的分数先输入０)，然后再输入分数，输入假分数时，也应该先输入０，再输入该分数，否则系统认为这是一个日期数据。如１３/６应输入为“０１３/６”，显示为“１３/６”。单元格中输入的数字默认采用右对齐。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３)日期或时间数据的输入Ｅｘｃｅｌ２００３内置了一些日期与时间的格式。当输入数据与这些格式相匹配时，Ｅｘｃｅｌ２００３将把它们识别为日期型数据。这些内置的格式有ｙｙ/ｍｍ/ｄｄ、ｄｄ￣ｍｍ￣ｙｙ、ｈｈ:ｍｍ(ＡＭ/ＰＭ)(需要注意的是中文版Ｅｘｃｅｌ２００３不将ｄｄ/ｍｍ/ｙｙ格式识别为日期数据)等，也可以使用年、月、日格式，如０７/０３/０８、０７－０３－０８、０８－Ｍａｒ－０７、２００７年３月８日都被认为是日期型数据。输入字母时忽略大小写。也可以在一个单元格中同时输入日期和时间，但二者之间必须用空格分隔开，如０７/０３/０８２２:３５。如果使用１２小时制，则需输入ＡＭ或ＰＭ，比如５:３０:２０ＰＭꎻ也可输入Ａ或Ｐ，但在时间与字母之间必须有一个空格。若未输入ＡＭ或ＰＭ，则按２４小时制存储。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作４)文本数据的输入在Ｅｘｃｅｌ２００３中在除被识别为公式(一律以等号“＝”开头)、数值或日期型的常量数据外，其余的输入数据均被认为是文本数据。文本数据可以由字母、数字或其他字符组成，在单元格中默认为左对齐。对于全部由数字组成的文本内容(比如电话号码、邮编等用作标识的字符串，不参加数值运算)，为了避免被认为是数值型数据，要求在输入该数字串前先输入单撇号“′”(注意必须是半角英文字符)，再输入数字串ꎻ如果输入的字符串的首字符是“＝”号，也要先输入一个单引号“”(或者先输入一个空格)，再输入等号和其他字符。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.快速输入数据１)在多个单元格中输入相同数据(１)选定要输入数据的单元格区域，如图３－１２所示。(２)输入数据，如图３－１３所示。(３)按下Ｃｔｒｌ键，再按Ｅｎｔｅｒ键，结果如图３－１４所示。如果要在多个工作表中输入相同内容，则需选定多个工作表，然后选择要输入数据的区域，用上述方法操作即可达到目的。２)自动填充序列数据(１)自动填充在工作表中输入数据时，如果输入带有明显序列特征的数据，比如日期、时间等，可以通过拖动填充柄进行填充。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作如图３－１５所示，在Ｃ２单元格中输入“星期一”后，将鼠标指向该单元格右下角的小黑块(填充柄)，这时指针变成黑色“＋”形，按下拖动，即可输入其他星期。比如拖动到Ｈ１单元格，释放鼠标，即可看到如图３－１６所示的结果。这样的数据序列必须是Ｅｘｃｅｌ预先保存在系统之内的，如果一个序列在系统中经常要用到或Ｅｘｃｅｌ提供的序列不能满足用户的实际需求，就要先定义序列，然后再使用。(２)用户自定义序列Ｅｘｃｅｌ提供了自定义序列的功能，其操作步骤如下。①单击“工具”→“选项”命令，打开“自定义序列”选项卡。②在“输入序列”项下面的文本框中输入要定义的序列。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作③单击“添加”按钮，将输入的序列添加到自定义序列中，如图３－１８所示。④单击“确定”按钮，序列就会添加到Ｅｘｃｅｌ系统中，以后用户就可以用自动填充的方式输入该序列。如果已经在Ｅｘｃｅｌ中输入了一个序列，并且想将该系列添加到自定义序列中，可以单击图３－１７中的“导入”按钮，然后选择该序列区域，再单击“确定”即可完成。用户可以自己实践该方法。(３)产生一个序列填充尚未定义但有明显变化规律的序列，如“名称１、名称２、”，“２、４、８、１６”，“１、５、９、”等，可以按照以下步骤输入。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作①选定一个或两个单元格作为初始区域，输入序列的前一个或两个数据，如输入１，３。②用鼠标指针将要填充的区域全部选择，如将Ｂ４:Ｂ１４选择。③选择“编辑”→“填充”→“序列”命令，弹出如图３－１９所示的对话框。选择“等比数列”选项，指定步长，然后单击“确定”按钮即可产生需要的序列。也可以不先选择产生序列的区域，直接在图３－１９所示的“序列”对话框中设置相关选项即可，用户可以自己实践。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.６设置表格的边框和底纹１.设置表格边框Ｅｘｃｅｌ默认的表格线在打印时是没有的，要打印出有边框的表格，需要为表格添加所需边框。其具体方法如下。(１)选定要添加边框的单元格或单元格区域。(２)选择“格式”→“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中打开“边框”选项卡，如图３－２０所示。(３)在右侧的“线条”选项组中选定所需的框线样式和颜色。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作(４)要将所选框线应用于整个表格的外框，则单击左侧“预置”选项组中的“外边框”按钮ꎻ若要将其设置为表格的内部框线，则单击“内部”按钮，在其下的预览草图中可以看到设置的效果ꎻ要为单元格的某一边添加不同的边框，选定所需线型后，直接在预览草图中单击相应的边，或单击预览草图旁边的相应按钮。(５)设置完成后，单击“确定”按钮。使用“格式”工具栏上的“边框”按钮，可以快速地为单元格设置简单的边框。单击“边框”按钮右侧的向下箭头，在弹出的菜单中选择所需的框线，或选择“绘制边框”命令，然后直接在表格中手工绘制所需边框。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２.添加底纹如果要为单元格设置纯色的背景，可单击“格式”工具栏上的“填充颜色”按钮右侧的向下箭头，然后在弹出的菜单中选择所需颜色。如果要为单元格填充图案，则需在图３－２０所示对话框中打开“图案”选项卡，然后在其中的“图案”下拉列表中选择所需的底纹图案及其颜色。３.１.７设置数字的格式Ｅｘｃｅｌ中常用的数字格式类型如表３－２所示。１.利用“格式”工具栏设置数字格式在“格式”工具栏中有５个工具按钮可以用来设置数字格式，选定单元格后单击某个按钮即可设置相应的格式。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２.使用“单元格格式”对话框设置数字格式选定需格式化的单元格，然后选择“格式”菜单中的“单元格”命令，或右击快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框。单击“数字”标签，打开“数字”选项卡，如图３－２１所示。要设置数字的格式，首先在“分类”列表框中选择一种类型，然后在列表框的右侧进一步设置所需的格式，在“示例”框中可以查看设置的格式效果。最后，单击“确定”按钮完成数字格式的设置。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.８字体的格式化在默认情况下，输入的字体为“宋体”，字形为“常规”，字号为“１２”。可以通过工具按钮和菜单重新设置字体、字形和字号，还可以添加下划线以及改变字的颜色。１.用工具栏按钮对字体进行格式化可用“格式”工具栏上的字体按钮设置字体的格式，其操作如下。(１)选定要格式化的单元格。(２)选择某一字体格式，如图３－２２所示。２.用菜单对字体进行格式化用菜单可设置字体的格式，其操作如下。(１)选定所要格式化的单元格或单元格区域。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作(２)在选定的区域内右击，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图３－２３所示。或者选择“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。(３)打开“字体”选项卡，如图３－２４所示，在其中选择“字体”、“字形”、“字号”、“下划线”、“颜色”以及“特殊效果”等选项。(４)单击“确定”按钮。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.９设置对齐方式输入单元格中的数据通常具有不同的数据类型，在Ｅｘｃｅｌ中不同类型的数据在单元格中以某种默认方式对齐。例如文字左对齐、数字右对齐、逻辑值和错误值居中对齐等。如果对默认的对齐方式不甚满意，可以利用“单元格格式”对话框设置数据对齐方式。首先选中要改变对齐方式的单元格，如果只是简单地把选中单元格设置成“两端对齐”、“居中对齐”、“右对齐”或“分散对齐”，可以直接通过“格式”工具栏的相应工具按钮来完成。如果还有更高的要求，可以选择“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，利用其中的“对齐”选项卡中进行设置，如图３－２５所示。在此选项卡中可对选定单元格在水平方向和垂直方向的对齐方式进行设置。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作３.１.１０条件格式１.单条件格式对于学生成绩中不及格的分数，要将其用红色标记出来，手工查找操作费时费力，Ｅｘｃｅｌ提供了一个很有用的工具，利用条件格式可以很容易达到这样的效果。条件格式的作用在于，当满足一定条件后单元格采用所设置的格式。这里当单元格中的分数数值低于６０分时，设置字体颜色为红色，加粗倾斜。选择整个表格中的分数部分，选择“格式”→“条件格式”命令，如图３－２６所示。设置格式可以先单击右方的“格式”按钮后，再在对话框中进行，这里设置为“红色，倾斜、加粗”。这种设置只有一个条件选项，因此称为单条件格式。上一页下一页返回任务１Ｅｘｃｅｌ的基础操作２.多条件格式如果有多个条件，比如在对不及格分数设置成红色的同时，也要将９０分以上的分数设置成蓝色的话，可采用如图３－２７所示设置，单击图中的“添加”按钮即可添加一个条件格式，在Ｅｘｃｅｌ中最多可设置三个条件，可利用删除按钮对单元格式进行删除。３.１.１１自动套用格式在设置表格格式时，Ｅｘｃｅｌ提供了１６种可以直接使用的格式，极大地方便了我们的操作，如图３－２８所示。在使用自动套用格式后，如果不想使用，可以使用“自动套用格式”对话框中最后一种格式，也就是没做任何设置的一种格式进行清除，或者使用“编辑”→“清除”命令来清除格式。上一页返回任务２数据统计３.２.１输入公式Ｅｘｃｅｌ除了能进行一般的表格处理外，还可以在工作表单元格中输入公式和函数，用于对工作表中数据的计算。公式是指一个等式，是一个由数值、单元格引用(单元格地址)、名字、函数或操作符组成的序列。使用公式有助于分析工作表中的数据。公式可以用来运算。当改变了工作表内与公式有关的数据，Ｅｘｃｅｌ会自动更新计算结果。输入公式的操作类似于输入文本，其不同之处在于输入公式时要先输入“＝”以激活编辑栏。函数是预定义的内置公式。它使用被称参数的特定数值，按照语法的特定顺序计算。一个函数包括两个部分:函数名称和函数的参数。例如，ＳＵＭ是求和函数，ＡＶＥＲＡＧＥ是求平均值函数，ＭＡＸ是求最大值函数。函数的名称表明函数的功能，函数参数可以是数字、文本、逻辑值、数组、形如Ｎ/Ａ的错误值。下一页返回任务２数据统计在单元格中输入公式的操作步骤如下。(１)单击将要在其中输入公式的单元格。(２)输入一个等号“＝”。如果单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Ｅｘｃｅｌ将插入一个等号。(３)输入完成后按Ｅｎｔｅｒ键。３.２.２公式中的运算符运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算。Ｅｘｃｅｌ包含４种类型的运算符:算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。上一页下一页返回任务２数据统计１.算术运算符用来完成基本的数学运算，包括“＋”(加号)、“－”(减号)、“∗”(乘号)、“÷”(除号)、“％”(百分号)和“~”(乘幂)等，还可以连接数字并产生数字结果。２.比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值Ｔｒｕｅ或Ｆａｌｓｅ，包括“＝”(等号)、“›”(大于号)、“<”(小于号)、“>＝”(大于等于号)、“<＝”(小于等于号)和“<>”(不等于号)。例如，若单元格Ｂ２的数值小于３０，则公式“＝Ｂ２>３０”的逻辑值为Ｆａｌｓｅ。上一页下一页返回任务２数据统计３.文本运算符“＆”(连字符)用来将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值。例如:“ｅｎｇ”＆“ｌｉｓｈ”的值为“ｅｎｇｌｉｓｈ”。４.引用运算符有“:”(冒号)、“，”(逗号)和空格。其中冒号为区域运算符，例如，Ａ１:Ａ１５是对单元格Ａ１至Ａ１５之间(包括Ａ１和Ａ１５)的所有单元格的引用。逗号为联合运算符，可以将多个引用合并为一个引用。如ＳＵＭ(Ａ１:Ａ１５，Ｂ１)是对Ｂ１及Ａ１至Ａ１５之间(包括Ａ１和Ａ１５)的所有单元格求和。空格为交叉运算符，产生对同时属于两个引用的单元格区域的引用，例如，ＳＵＭ(Ａ１:Ａ１５Ａ１:Ｆ１)中，单元格Ａ１同时属于两个区域。上一页下一页返回任务２数据统计３.２.３输入函数输入函数可采用直接输入函数法和使用“函数下拉列表框”法。１.直接输入函数法直接输入函数法的操作步骤如下。(１)选定要输入函数的单元格。(２)输入一个“＝”号。(３)输入函数名(如ＳＵＭ)和括号。(４)选定要引用的单元格区域，此时所引用的单元格或区域名称会出现在括号里。上一页下一页返回任务２数据统计２.使用“函数下拉列表框”法使用“函数下拉列表框”法的操作步骤如下。(１)选定要输入函数的单元格。(２)单击编辑栏的“函数”按钮或选择“插入”→“函数”命令，会出现“插入函数”对话框，如图３－３２所示。(３)选择所需要的函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图３－３３所示。(４)在函数的参数文本框中直接输入参数值、引用的单元格或单元格区域，也可以单击“函数参数”对话框中的按钮，在工作表中选定单元格区域。上一页下一页返回任务２数据统计３.２.４自动求和求和是常用函数之一。使用“常用”工具栏上的自动求和按钮可以快速输入求和函数。自动求和的具体操作步骤如下。(１)选定要自动求和的区域。(２)单击“常用”工具栏中的(自动求和)按钮，则在当前单元格中自动插入求和函数，如图３－３４所示。如果当前单元格正上方的单元格中没有数字，那么自动求和将用类似的方法在当前单元格所在行的左侧搜索并进行求和。上一页下一页返回任务２数据统计３.２.５常用函数举例Ｅｘｃｅｌ提供了数百种函数，现就一些较常用的函数以图３－３５所示的工作表为例说明其用法。１.ＳＵＭ函数其主要功能是计算所有参数数值的和。语法:ＳＵＭ(Ｎｕｍｂｅｒ１，Ｎｕｍｂｅｒ２)参数说明:Ｎｕｍｂｅｒ１、Ｎｕｍｂｅｒ２代表需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格(区域)、逻辑值等。例如，在图３－３５所示的Ｇ３单元格中输入公式“＝ＳＵＭ(Ｃ３:Ｅ３)”，确认后，即可计算出第一名同学的总分。将该公式复制到Ｇ４:Ｇ１１单元格区域，即可计算其他同学总分。上一页下一页返回任务２数据统计２.ＡＶＥＲＡＧＥ函数主要功能:计算所有参数的算术平均值。语法:ＡＶＥＲＡＧＥ(ｎｕｍｂｅｒ，ｎｕｍｂｅｒ２，.......)。参数说明:ｎｕｍｂｅｒ，ｎｕｍｂｅｒ２，表示需要求平均值的数值或引用单元格(区域)，参数不超过３０个。例如，在Ｆ３单元格中输入公式“＝ＡＶＥＲＡＧＥ(Ｃ３:Ｅ３)”，确认后，即可求出第一名同学的平均分。将该公式复制到Ｆ４:Ｆ１１单元格区域，可计算其他同学平均分。上一页下一页返回任务２数据统计３.ＳＵＭＩＦ函数主要功能:计算符合指定条件的单元格区域内的数值总和。语法:ＳＵＭＩＦ(Ｒａｎｇｅ，Ｃｒｉｔｅｒｉａ，Ｓｕｍ＿Ｒａｎｇｅ)。参数说明:Ｒａｎｇｅ表示条件判断的单元格区域ꎻＣｒｉｔｅｒｉａ为指定条件表达式ꎻＳｕｍ－Ｒａｎｇｅ代表需要计算的数值所在的单元格区域。例如，在Ｃ１３单元格中输入公式“＝ＳＵＭＩＦ(Ｂ３:Ｂ１１，“女”，Ｃ３:Ｃ１１)”，确认后，即可求出女生数学成绩的总和。如果把上述公式修改为“＝ＳＵＭＩＦ(Ｂ３:Ｂ１１，“男”，Ｃ３:Ｃ１１)”，即可求出男生数学成绩的总和。其中“男”和“女”由于是文本型的，需要加英文状态下的双引号。上一页下一页返回任务２数据统计４.ＩＦ函数函数名称:ＩＦ主要功能:根据指定条件的逻辑判断的真假值，返回不同的结果。语法:＝ＩＦ(Ｌｏｇｉｃａｌ＿ｔｅｓｔ，Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｔｒｕｅ，Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｆａｌｓｅ)。参数说明:Ｌｏｇｉｃａｌ＿ｔｅｓｔ用来表示逻辑判断表达式ꎻＶａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｔｒｕｅ表示当判断条件为逻辑“真(ｔｒｕｅ)”时返回的结果，Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｆａｌｓｅ表示当判断条件为逻辑“假(ｆａｌｓｅ)”时返回的结果。上一页下一页返回任务２数据统计例如，假定平均分在６０分以上的同学为“成绩合格”，６０分以下为成绩“不合格”。在Ｆ３单元格中输入公式“＝ＩＦ(Ｆ３:Ｆ１１>＝６０，“合格”，“不合格”)”，确认后，如果Ｆ３单元格中的数值大于或等于６０，则Ｆ３单元格显示“合格”字样ꎻ小于６０则显示“不合格”。将该公式复制到Ｆ４:Ｆ１１单元格区域，可计算其他同学是否合格。ＩＦ函数中可以嵌套ＩＦ函数，最多可嵌套７层。上一页下一页返回任务２数据统计５.ＲＡＮＫ函数主要功能:返回某一数值在一列数值中相对于其他数值的排位。语法:ＲＡＮＫ(Ｎｕｍｂｅｒ，ｒｅｆ，ｏｒｄｅｒ)。参数说明:Ｎｕｍｂｅｒ表示需要排序的数值(或单元格地址)ꎻｒｅｆ表示排序数值所处的单元格区域ꎻｏｒｄｅｒ表示排序方式参数。ｏｒｄｅｒ参数值如果为“０”或者省略，则按降序排名，即数值越大，排名结果数值越小ꎻ如果为非“０”值，则按升序排名，即数值越大，排名结果数值越大。例如，假定根据总分排出名次，在Ｈ３单元格中输入公式“＝ＲＡＮＫ(Ｇ３，＄Ｇ３:＄Ｇ＄１１)”，确认后即可得出第一位同学的总分成绩在全班成绩中的排名结果。将该公式复制到Ｈ４:Ｈ１１单元格区域，可计算其他同学在全班的排名。上一页下一页返回任务２数据统计６.ＣＯＵＮＴＩＦ函数主要功能:统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。语法:ＣＯＵＮＴＩＦ(Ｒａｎｇｅ，Ｃｒｉｔｅｒｉａ)。参数说明:Ｒａｎｇｅ代表要统计的单元格区域ꎻＣｒｉｔｅｒｉａ表示指定的条件表达式。例如，在Ｄ１３单元格中输入公式“＝ＣＯＵＮＴＩＦ(Ｄ３:Ｄ１１，″›＝８０″)”，确认后，即可统计出语文成绩大于等于８０的单元格数目。Ｅｘｃｅｌ还有许多常用函数，如表３－３所示。上一页下一页返回任务２数据统计３.２.６使用记录单管理数据清单在Ｅｘｃｅｌ中，数据清单是包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行。可以将数据清单看做数据库，其中行作为数据库中的记录，列对应数据库中的字段，列标题作为数据库中的字段名称。借助数据清单，Ｅｘｃｅｌ就能把应用于数据库中的数据管理功能(筛选、排序以及一些分析操作)，应用到数据清单中的数据上。用户可以直接在工作表中添加和编辑数据，也可以使用“记录单”命令管理数据清单。“记录单”命令一次显示数据清单的一行。为了在屏幕上显示记录单，可选定数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据”菜单中的“记录单”命令，打开如图３－３６所示的“记录单”对话框。上一页下一页返回任务２数据统计１.添加新记录记录单为每个列标志提供了一个相邻的编辑框，除非这一列包含由公式计算的值。若要添加一条新记录，可单击记录单中的“新建”按钮，Ｅｘｃｅｌ显示一个空白记录单，在此记录单中输入新行的值，按Ｔａｂ键可以将插入点移到下一个字段上，按Ｓｈｉｆｔ＋Ｔａｂ组合键可以将插入点移到上一个字段上。对每一条添加到数据清单中的记录重复这个过程。所有的记录添加完毕后，单击“关闭”按钮。２.数据的修改和删除使用记录单，可以对工作表的数据进行修改和删除等操作。选定数据清单中的任意一个单元格后，选择“数据”菜单中的“记录单”命令，打开“记录单”对话框。利用对话框中的以下按钮完成相应的操作。上一页下一页返回任务２数据统计(１)单击“上一条”按钮，显示数据清单中当前记录的上一条记录。(２)单击“下一条”按钮，显示数据清单中当前记录的下一条记录。(３)单击“删除”按钮，删除记录单中当前显示的记录。(４)单击“还原”按钮，取消对当前记录的修改。当利用“上一条”按钮或“下一条”按钮将所需的记录显示出来后，单击适当的编辑框对其进行编辑。３.使用记录单查找数据除了可以在记录单中输入、修改和删除数据外，还可以在记录单中查找所需要的数据。其具体操作步骤如下。上一页下一页返回任务２数据统计(１)选定数据清单中的任意一个单元格。(２)选择“数据”菜单中的“记录单”命令，打开“记录单”对话框。(３)单击“条件”按钮，出现如图３－３７所示的对话框。(４)在相应的编辑框中输入所需的条件。如果要查找包含某个确切值的记录行，则在编辑框中输入文字、数值、日期或逻辑值。如果要查找含有相似但并不相同的文本的记录，可以使用通配符“?”和“∗”，“?”代表任何一个字符ꎻ“∗”代表任何一组字符。用户也可以利用一些比较运算符来进行查找。例如，在“语文”框中输入“>７０”，表示查找语文在７０以上的记录，并且可以单击另一个编辑框来指定其他的条件。(５)输入查找条件后，单击“上一条”或“下一条”按钮，从当前的记录移到满足条件的指定方向上的下一条记录。上一页下一页返回任务２数据统计３.２.７数据清单的排序为了更好地分析和查看数据，常常需要对数据库的记录按某种顺序进行排序，即用某个字段名作为分类关键字重新组织记录的排列顺序。Ｅｘｃｅｌ２００３允许对整个工作表，或对表中指定单元格区域的记录按行或列进行升序、降序或多关键字排序。按列排序是指以某个字段名或某些字段名为关键字重新组织记录的排序顺序，这是系统默认的排序方式。按行顺序是指以某行字符的ＡＳＣＩＩ码值的顺序进行排列，即改变字段(即列)的先后顺序。排序所依据的特征值称为“关键字”，最多可以有３个“关键字”，依次称为“主关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”。先根据“主关键字”进行排序，若遇到某些“主关键字”的值相同的行，而无法区分时，根据其“次要关键字”的值进行区分，依此类推。上一页下一页返回任务２数据统计１.按一列排序如果要按一列进行升序排序，可单击“常用”工具栏上的“升序”按钮。排序时以活动单元格所在的数据列为标准，按照从低到高的顺序对数据清单进行排序。如果要按一列进行降序排序，可单击“常用”工具栏上的“降序”按钮。排序时以活动单元格所在的数据列为标准，按照从高到低的顺序对数据清单进行排序。如图３－３８就是对“语文”进行升序的排列结果。如果对排序的结果不满意，可以选择“编辑”菜单中的“撤销”命令，取消排序的操作。上一页下一页返回任务２数据统计２.按多列排序当排序的字段出现相同项时，可以使用Ｅｘｃｅｌ提供的３级排序方法进行排序。例如，对“语文”进行排序后，发现有许多相同的数据，这时可以继续对“英语”进行排序。其具体操作步骤如下。(１)选定数据清单中的任意一个单元格。(２)选择“数据”菜单中的“排序”命令，出现如图３－３９所示的“排序”对话框。(３)在“排序”对话框的“主要关键字”选项组中，为排序选择一个所需的字段，并且选中“升序”或“降序”单选按钮以便确定排序顺序。上一页下一页返回任务２数据统计(４)要使用其他字段作为排序的基准，就在“次要关键字”和“第三关键字”选项组中选择所需的字段和确定排序顺序。当根据多个字段进行排序时，“主要关键字”具有第一优先权，其次是“次要关键字”和“第三关键字”。(５)设置完毕后，单击“确定”按钮。３.用户自定义排序Ｅｘｃｅｌ并不局限于仅使用标准排序。如果要按非字母顺序排序，则可以指定一个自定义的排序序列。例如，可以按Ｅｘｃｅｌ定义的“甲、乙、丙”，“一月、二月、三月”等进行排序。其具体操作步骤如下。上一页下一页返回任务２数据统计(１)选定要排序的单元格区域。如果要排序整个数据清单，则选定数据清单中的任意一个单元格。(２)选择“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框。(３)单击“排序”对话框的“选项”按钮，出现如图３－４０所示的“排序选项”对话框。(４)在“自定义排序次序”下拉列表框中选择所需的排序。(５)在“方向”选项组中，如果要对数据按列排序，则选中“按列排序”单选按钮ꎻ如果要对数据按行排序，则选中“按行排序”单选按钮。(６)在“方法”选项组中，如果要按字母进行排序，则选中“字母排序”单选按钮ꎻ如果要按笔画进行排序，则选中“笔画排序”单选按钮。上一页下一页返回任务２数据统计３.２.８数据清单的筛选筛选是指将不符合特定条件的记录暂时隐藏起来，而在数据库中只显示符合条件的记录，供用户使用和查询。Ｅｘｃｅｌ２００３提供了自动筛选和高级筛选两种工作方式。自动筛选是按简单条件进行查询，高级筛选是按多种条件组合进行查询。１.自动筛选１)基本操作方法自动筛选的操作方法如下。(１)选定要筛选的数据清单中的任意一个单元格。(２)选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。此时，每个字段名旁边出现一个下三角按钮。上一页下一页返回任务２数据统计(３)如果只想显示含有特定值的数据行，则单击含有待显示数据的字段名旁边的下三角按钮，出现如图３－４１所示的下拉列表。(４)单击需要显示的特定值，结果如图３－４２所示。(５)取消筛选。如果要取消对某一列进行的筛选，可以单击该列旁边的下三角按钮，从下拉列表中选择“全部”ꎻ如果要取消数据清单中的所有筛选，可以选择“数据”→“筛选”→“全部显示”命令。(６)退出筛选。如果要退出自动筛选，可以选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，清除该命令前面的复选标记。上一页下一页返回任务２数据统计２)自动筛选前１０个记录用户可以在不排序的情况下，迅速查看数据清单中最大或最小的几个记录。例如，要查看语文成绩排在前３位的记录，可以按照下述步骤进行操作。(１)选定数据清单中的任意一个单元格。(２)选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。(３)单击要筛选字段名旁边的下三角按钮(例如，单击“语文”旁边的下三角按钮)，从下拉列表中选择“前１０个”选项，出现如图３－４３所示的“自动筛选前１０个”对话框。(４)在此对话框的第一个列表框中选择“最大”或者“最小”，在第二个文本框中输入数值，在第三个列表框中选择“项”或者“百分比”。例如，要显示总分最大的３个记录，则分别选择和输入“最大”、“３”、“项”。上一页下一页返回任务２数据统计(５)单击“确定”按钮，结果如图３－４４所示。３)自定义自动筛选用户可以将复杂的条件用于自动筛选，例如，要显示“语文”在７０~８５分之间的记录，可以按照下述步骤进行操作。(１)选定数据清单中的任意一个单元格。(２)选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。(３)单击要筛选字段名旁边的下三角按钮(例如，单击“语文”旁边的下三角按钮)，从下拉列表中选择“自定义”选项，出现如图３－４５所示的“自定义自动筛选方式”对话框。(４)从第一个下拉式列表中选择比较运算符(例如，选择“大于”)，然后在它右边的文本框中输入“７０”。上一页下一页返回任务２数据统计(５)如果要定义两个筛选条件，并且要同时满足，则单击“与”单选按钮ꎻ如果只需满足两个条件中的任意一个，则单击“或”单选按钮。本例中，单击“与”单选按钮。(６)从第二个下拉列表中选择比较运算符(例如，选择“小于”)，然后在它右边的文本框中输入“８５”。(７)单击“确定”按钮，结果如图３－４６所示。２.高级筛选与“自动筛选”命令一样，“高级筛选”命令也是对数据清单进行筛选，但“高级筛选”命令不在字段名旁边显示用于条件选择的下三角按钮，而是在工作表的条件区域中输入条件。使用“高级筛选”命令时，可以设置更复杂的筛选条件。上一页下一页返回任务２数据统计１)建立条件区域在使用高级筛选之前，用户需要建立一个条件区域，用来指定筛选的数据必须满足的条件。在条件区域的首行中包含的字段名必须与数据清单上面的字段名一样，但条件区域内不必包含数据清单中所有的字段名。条件区域的字段名下面至少有一行用来定义搜索条件。图３－４７就是建立的条件区域。如果用户需要查找含有相似的文本的记录，可以使用通配符“∗”和“?”。例如，在“姓名”字段中的名字可能是“刘化”，可以输入“刘∗”。上一页下一页返回任务２数据统计２)使用高级筛选查找数据建立条件区域后，就可以使用高级筛选来筛选记录，具体操作如下。(１)选定数据清单中的任意一个单元格。(２)选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，出现如图３－４８所示的“高级筛选”对话框。(３)在“方式”选项组下，如果选中“在原有区域显示筛选结果”单选按钮，则在工作表的数据清单中只能看到满足条件的记录ꎻ如果要将筛选的结果放到其他的位置，而不扰乱原来的数据，则选中“将筛