《会计制度设计》-第五章 会计凭证的设计

第一节会计凭证设计概述一、会计凭证的作用和种类

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。填制和审核会计凭证是会计核算的重要内容和基础环节，是登记会计账簿的依据。会计核算程序的基本形式可以概括为“填制和审核会计凭证一登记会计账簿—编制会计报表”，会计凭证是会计核算的起点和基础，离开了会计凭证，会计核算就无法完成。同时，通过填制会计凭证，还有利于加强会计监督和内部控制。因此，科学地设计各种类型的会计凭证，建立健全会计凭证体系，是会计制度设计的重要内容。下一页返回第一节会计凭证设计概述（一）会计凭证的作用1．及时准确地反映经济业务的发生和完成情况2．为登记会计账簿提供依据3．加强岗位责任制，完善内部会计控制制度4．为会计检查和审计工作提供依据上一页下一页返回第一节会计凭证设计概述（二）会计凭证的种类根据会计凭证在填制程序和用途上的不同，会计凭证可分为原始凭证和记账凭证。会计凭证的种类，见图5-1。1．原始凭证俗称单据，是在经济业务发生时取得或填制的，记录经济业务发生内容和完成情况的，具有法律效力的书面证明，是编制记账凭证的原始依据。原始凭证按其来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。2．记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，确定会计分录的一种会计凭证，是登记会计账簿的依据。上一页下一页返回第一节会计凭证设计概述二、会计凭证设计的原则由于各单位的生产经营规模、业务特点和管理要求不同，需要使用的会计凭证也有所区别。会计凭证的设计应满足企业管理和会计核算的需求，一般应遵循以下原则：（一）全面详细地反映经济业务（二）充分满足内部控制制度的要求（三）力求标准化和通用化上一页返回第二节原始凭证的设计一、原始凭证设计的主要内容原始凭证设计，就是按照经济业务的发生情况和内部控制制度的要求，确定原始凭证的种类、内容、格式和联次等。原始凭证的设计是会计凭证设计的基础和重点。主要包括：确定原始凭证种类、规定凭证格式、设计具体内容、拟定流转程序和制定管理办法。设计原始凭证时应按一定步骤进行，以便在设计原始凭证时统筹规划、合理安排，有秩序有主次地进行，防止重复、遗漏等现象。一般地讲，设计原始凭证应按下列步骤进行。下一页返回第二节原始凭证的设计(一)根据实际需要，确定原始凭证种类确定符合实际需要的原始凭证种类，是设计原始凭证首先要解决的问题，它给原始凭证的设计工作划定了范围。因此，各企事业单位在设计原始凭证时，首先必须根据本单位的经济业务类型、经营管理要求和会计核算方式等，确定所需要的原始凭证种类，保证单位发生的各种经济业务都有相应的原始凭证予以反映。在设计原始凭证之前，设计人员应当熟悉和掌握各种原始凭证的特殊性，以便设计出符合实际需要的原始凭证。为此，必须了解原始凭证的种类，原始凭证可以按不同的标准进行分类，详见图5-3。（二）按照原始凭证的用途，设计原始凭证格式和联次上一页下一页返回第二节原始凭证的设计（三）根据业务内容，设计原始凭证的内容不同类型的原始凭证，包含的具体内容虽然不尽相同，但为了全面、完整地反映经济业务，都必须具备一定的基本内容。一般说来，任何一张原始凭证均应该具备以下内容：1.原始凭证的名称（反映业务种类）2.填制凭证的日期(反映业务发生时间)3.凭证编号4.接受凭证单位的名称或个人姓名5.经济业务的具体内容(包括摘要、计量单位、数量、单价和金额等)6.填制凭证单位的名称（对外凭证还需加盖公章或财务专用章）7.经手人及部门负责人签章（表明经手人及相关人员的责任）上一页下一页返回第二节原始凭证的设计(四)制定原始凭证的传递程序原始凭证传递程序是指原始凭证从填制至归档为止的传递过程，包括原始凭证的签发、审核、使用、整理、记账、归档等。科学合理的原始凭证传递程序，对促进会计人员积极完成工作任务、加强协作关系、加强经济责任制、加强会计内部控制、确保会计资料真实可靠、提高会计工作效率具有重要意义。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计1．绘制业务处理流程图原始凭证传递程序的设计，应根据各部门和经办人员的分工情况以及各项经济业务的特点具体规定。为了便于工作人员应用，对于主要原始凭证流转程序的设计，应尽量绘制简明易懂的凭证流程图，把凭证传递的环节和人员都用指示图列示出来。如：反映领料业务的“领料单”一式四联，一般由生产部门（领料单位）填制后，交给供应部门审批，仓库根据审批后的“领料单”发料，并如实填写发料数量后，再交给供应部门、会计部门、生产部门各一联，并自己保留一联。领料单的传递流程图，见图5-4。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计2．原始凭证传递程序的设计应注意的问题

(1)符合内部控制的要求（2）充分满足各部门需要（3）传递程序要适时修订

(五)建立原始凭证的使用保管制度原始凭证是具有法律效力的经济资料和会计档案，应明确规定原始凭证的使用和保管要求，建立规范化的使用保管制度，保证原始凭证使用保管的合理、合法。原始凭证的管理内容主要包括：空白凭证的管理、制错凭证的管理等。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计二、主要原始凭证的设计举例原始凭证按照反映经济业务内容的不同，大致可以分为：反映货币资金业务的原始凭证；反映工资业务的原始凭证；反映固定资产业务的原始凭证；反映采购业务的原始凭证；反映存货业务的原始凭证；反映成本核算的原始凭证；反映销售业务的原始凭证等。反映各类经济业务的原始凭证具体设计如下：

(一)货币资金业务原始凭证的设计

1.收款收据收款收据一般设计为一式三联：①存根联；②收据联，交付款单位或个人作为报销凭证；③记账联，收款方会计人员据以记账。其基本格式参见表5-1。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计2.借款单借款单通常设置一式四联：①借款单位(或人员)留存联；②报销联，会计部门用于记录实际报销金额和报账时收回多余现金额；③核销联，报销后退还借款人，也可在交回多余现金时代替收款收据；④记账联，即借款收据，作为会计部门的记账依据。其基本格式参见表5-2。3.差旅费报销单差旅费报销单属于汇总原始凭证，只设计一联，由报销人和会计主管人员共同填制，经有关人员签章后，作为会计记账的依据。其基本格式参见表5-3。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计4.库存现金盘点报告表库存现金盘点报告表是在对库存现金进行清查盘点，记录盘盈或盘亏情况所使用的一种原始凭证。通常可设计两联：①由出纳员留存；②送交会计人员审查后编制记账凭证。该凭证在小型企业里可以不专门设计。其基本格式见参表5-4。(二)采购业务原始凭证的设计采购业务发生后，必须首先取得供货单位的“发货票”、运输单位的“运单”、银行的结算凭证以及其他有关凭证，在此基础上进行会计核算。核算的任务包括计算材料的实际采购成本和反映材料入库的实际情况。因此，需要设计的原始凭证包括：“材料采购成本计算单”、“材料入库单”等。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计1.材料采购成本计算单材料采购成本计算单通常设计一联，在材料采购业务不多的企业里，可不必专门设计，在计算材料采购成本时，由有关人员临时绘制。2.材料入库单材料入库单一般应设计三联：①留在仓库登记材料卡片；②退给交料单位进行业务核算；③送交会计部门进行账务处理。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计(三)存货业务原始凭证的设计存货是指企业用于销售或生产消耗的各种物资。存货业务的主要内容包括：存货的收入、存储、发出和盘点等。为了正确反映各种存货的收、发、结存情况，加强存货的管理，应当设计“领料单”、“产品入库单”、“委托加工材料出库单”、“收发料汇总表”和“存货盘点报告表”等。这里只介绍其中几种主要的存货凭证设计。1．领料单领料单是生产车间或其他用料部门从仓库领用材料的凭证。一般设计四联：①存根联，由领料单位留存；②交供应部门审批并进行业务核算；③记账联，送交会计部门记账；④留存仓库登记材料卡片。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计2．限额领料单限额领料单是一种累计凭证，在有效期限内，只要领用不超过限额，就可以连续使用。该凭证应在每月使用开始前，由生产计划部门或供应部门根据生产计划、材料消耗定额等有关资料，按照每种材料的具体用途填制，经供应部门审批后使用。“限额领料单”一般设计一式两联：①交仓库据以发料；②交领料单位据以领料。3.产品入库单产品入库单是用来记录已经生产完工并经检验合格送交仓库准备销售产品的原始凭证。入库单的内容应包括：生产车间或班组的名称、产品名称、产品质量等级、生产成本、入库数量等内容。通常设计一式三联：①交生产部门留存；②交仓库据以登记存货明细账；③送交会计部门进行账务处理。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计(四)成本核算业务原始凭证的设计成本核算所使用的原始凭证包括：材料费、人工费、折旧费等各项费用的计算表和分配表，产品成本计算单等。这里重点介绍“产品成本计算单”、“工资单”、“工资分配汇总表”和“制造费用分配表”。

1．产品成本计算单产品成本计算单是按照成本计算对象（品种、生产步骤、批别）计算各种完工产品成本的原始凭证。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计2．工资单工资是以货币形式支付给职工的劳动报酬。工资核算业务主要包括工资的结算和工资费用的分配。为了防止在工资结算和发放过程中出现弄虚作假、贪污舞弊等行为，必须设计严密的控制程序和完善的凭证体系、建立健全考勤记录和产量记录。反映工资业务的原始凭证主要有“工资单”和“工资分配汇总表”等。3．工资分配汇总表工资分配汇总表是对各车间或部门的工资费用按用途进行归集和分配的原始凭证。4.制造费用分配表制造费用是生产车间为组织管理产品生产而发生的各种间接费用。制造费用是产品成本的重要组成部分，应按一定的标准分配计入产品成本。为保证制造费用分配计算的准确性，应通过“制造费用分配表”进行分配计算。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计（五）销售业务原始凭证的设计反映销售业务的原始凭证主要包括：销货单、提货单和代垫运费清单。销售凭证往往要与外单位发生联系，它既是本单位的自制原始凭证，又是购货单位的外来原始凭证。因此设计时，既要注重凭证的内容齐备，又要讲究形式的美观大方；既要满足本单位的需要，又要符合购货单位的要求。为防止发票的丢失和伪造，方便查询，销售凭证必须连续编号，并具备大写金额。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计1.销货单销售发票一般由税务机关统一印制，是统一的通用凭证，如：增值税专用发票等。这里介绍的是需要由企业自行设计的销货单。一般应设计为一式四联：①存根，由销售部门留存进行业务核算；②发票联，交购货单位作为报销凭证（必须加盖销货单位的财务专用章，否则无效）；(3)收款联，由会计部门办理收款并进行会计核算；④提货联，由仓库保管凭以发货并登记仓库台账。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计2．代垫运费清单代垫运费清单是采用发货制方式销售产品时，由销货单位代替购货单位向运输单位垫支运费后，再与购货单位结算款项所使用的原始凭证。一般设计一式三联：①加盖公章后，随同运输单位开具的货物运输收费单送交购货单位；②记账联，交会计部门进行会计核算；③存根，留存销售部门。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计(六)固定资产业务原始凭证的设计固定资产业务包括固定资产的购买、接受捐赠、工程完工验收、计提折旧、报废清理、清查等，为了反映各项固定资产业务的发生或完成情况，需要分别设计“固定资产验收单”、“工程验收决算报告”、“接受捐赠固定资产情况表”、“固定资产报废单”、“固定资产折旧计算表”、“固定资产内部转移单”、“固定资产盘盈盘亏表”等。由于固定资产业务不太频繁，该类原始凭证也不经常使用。因此，反映固定资产业务的原始凭证大都没有固定格式，多采用书面说明的办法或自行设计专用凭证。由于固定资产业务比较复杂，需要在凭证上反映的内容较多，因此设计该类原始凭证比较麻烦，经常需要与固定资产管理部门共同协商。上一页下一页返回第二节原始凭证的设计1．固定资产验收单固定资产验收单用以记录投资者投入、企业购进不需要安装的固定资产业务，通常由固定资产验收小组填制后，交财会部门结合其他有关资料进行账务处理。2．固定资产报废单固定资产报废单用于记录报废固定资产情况，由固定资产管理部门或使用单位提出报废申请，按报废对象填制，详细说明固定资产的技术状况和报废原因，经有关部门审定批准后执行。通常设计一式两联：①送交会计部门，作为组织固定资产清理核算的依据；②留固定资产管理部门或使用部门备查，并登记固定资产卡片。上一页返回第三节记账凭证的设计一、记账凭证设计的步骤和主要内容记账凭证的设计应适合会计核算形式和登记会计账簿的需求。同时又必须按照科学合理的设计步骤进行，以便提高设计工作的效率。记账凭证的设计，通常应按以下步骤进行：（一）根据实际需要，确定记账凭证种类各单位在设计记账凭证时，应根据自身经营规模大小、经济业务量多少、财会机构内部分工情况以及会计核算形式等因素选择适合的记账凭证。在设计记账凭证之前，设计人员应当熟悉和掌握各种记账凭证的特点，以便设计出符合实际需要的记账凭证。记账凭证的分类，见图5-5。下一页返回第三节记账凭证的设计（二）记账凭证的格式和内容设计根据单位规模大小确定了使用的记账凭证种类后，就可以对各种记账凭证，按照记账凭证设计原则进行格式设计。无论记账凭证的格式如何，都必须具备一些基本内容(即基本要素)。

1．记账凭证的基本内容（1）记账凭证的名称(如：xx公司收款凭证)

（2）记账凭证的填制日期和编号（3）经济业务的内容摘要（4）会计分录，包括：会计科目（总账科目、明细科目)名称、记账方向和金额上一页下一页返回第三节记账凭证的设计(5)过账符号（即记账标记，它是根据记账凭证过入有关账簿后所做的已过账符号，避免漏记或重复登账）

(6)所附原始凭证的张数

(7)填制、审核、记账和会计主管人员的签章。收、付款凭证还必须有出纳人员的签章

2．记账凭证格式设计的基本要求

(1)应清晰反映应借、应贷的会计科目和金额

(2)符合会计审核和会计内部控制的要求上一页下一页返回第三节记账凭证的设计

（三）规定记账凭证的用途、传递和保管记账凭证格式设计完毕后，应当对各种记账凭证的用途、使用方法及注意事项等做出明确的规定，以保证各种记账凭证的合理使用。如：通用记账凭证适用于记录一切经济业务，而收款、付款、转账等专用的记账凭证则分别适用于库存现金、银行存款的收支业务和与库存现金、银行存款无关的转账业务。明确规定会计凭证的传递流程，以便促进会计人员积极完成工作任务、加强协作关系。如：收、付款凭证一般经审核、编号后，交出纳收、付款，并登记库存现金、银行存款日记账。定期装订后(装订前一般由出纳保管)交有关总账、明细账人员过账。转账凭证一般以“谁制证、谁过账、谁暂管”为原则。上一页下一页返回第三节记账凭证的设计二、主要记账凭证的设计举例企业常用的记账凭证具体设计如下：（一）复式记账凭证1.通用记账凭证通用记账凭证可通用于记录收、付款业务及转账业务。常用格式按金额栏的设置分为单栏式和双栏式两种，单栏式记账凭证是指在记账凭证上只设一个金额栏。双栏式记账凭证是指在记账凭证上设有借方金额和贷方金额两栏。双栏式记账凭证能够检查科目借贷双方金额的平衡关系，但科目对应关系不够直观；单栏式记账凭证能完整的反映科目之间的对应关系，但不便于检查借贷方科目的平衡关系。上一页下一页返回第三节记账凭证的设计2.专用记账凭证专用记账凭证包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。(1)收款记账凭证用于反映库存现金、银行存款收款业务，包括库存现金收款凭证、银行存款收款凭证，其借方科目必然是“库存现金”或“银行存款”科目，因此设计格式时，可将借方科目固定印在表格的左上角，在表格内反映贷方科目。(2)付款记账凭证用于反映库存现金、银行存款付出业务，包括库存现金付款凭证、银行存款付款凭证，其贷方科目必然是“库存现金”或“银行存款”科目，因此设计格式与收款记账凭证相反，即将贷方科目固定印在表格的左上角，在表格内只反映借方科目。(3)转账记账凭证用于反映不涉及库存现金和银行存款收付的转账业务，反映的应借、应贷的会计科目具有很大的不确定性，其格式设计基本上与通用记账凭证相同，只需将记账凭证的名称改为“转账凭证”即可。上一页下一页返回第三节记账