教学材料《基础 会计》-第5章

第一节会计账簿概述一、会计账簿的含义会计账簿是指以会计凭证为依据，由具有一定格式而又互相联系的账页组成，用来全面、系统、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。企业通过将会计凭证中反映的经济内容记入相应账簿，全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的会计信息。通过账簿的设置和登记，可以将企业不同的信息分门别类地加以反映，提供企业一定时期内经济活动的详细情况，也可以反映企业的财务状况及经营成果。下一页返回第一节会计账簿概述二、会计账簿的分类各个单位的经济业务特点和管理的要求不同，所设置的账簿种类及格式也不同。１.按账页格式不同，会计账簿可分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿和横线登记式账簿２.按用途不同，会计账簿可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿３.按外表形式不同，会计账簿分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿上一页下一页返回第一节会计账簿概述三、会计账簿的构成要素虽然会计账簿所记录的经济内容及其格式多种多样，但都具备一些基本内容，也称基本构成要素。这些构成要素主要包括:(１)封面。主要表明单位名称和账簿名称，如现金日记账、材料明细账等。(２)扉页。主要列明账户目录(或科目索引)和账簿使用登记表。(３)账页。是构成账簿的主要部分，其基本内容一般包括:①会计科目。②日期栏。上一页下一页返回第一节会计账簿概述③凭证种类和号数栏。④摘要栏。⑤金额栏。⑥总页次和分页次。四、会计账簿的作用登记会计账簿是会计核算的一种专门方法，它在会计核算工作中具有重要作用，主要体现在以下几个方面:１.系统地登记和积累会计资料通过设置和登记会计账簿，可以把会计凭证所反映的全部经济业务按照不同的标准进行归类和汇总，使分散的资料进一步系统化。上一页下一页返回第一节会计账簿概述这对于加强经营管理、合理地使用资金、保护资产的安全完整能起到控制作用。通过登记各种日记账，对经济业务进行序时核算，可以防止账务处理上的错误和遗漏。通过登记各种总分类账，对经济业务进行分类核算，可以连续、系统地记录各项资产、负债、所有者权益的增减变化以及财务成果的核算资料。２.为编制各种会计报表提供数据资料会计报表信息是否真实、可靠，是否及时，在一定程度上与账簿的设置和记录有关。上一页下一页返回第一节会计账簿概述账簿通过对会计凭证所反映的大量经济业务进行记录和加工后，在一定时期终了，就积累了编制会计报表的资料，再将这些资料进行加工整理后，可以作为编制会计报表的主要依据。３.考核经营成果，进行业绩评价根据账簿记录的结果，可以计算出各种收入、成本、费用和利润指标，从而反映企业一定时期的财务成果。确定财务成果后，按规定的方法进行利润分配，计算出一系列财务指标，进而可以评价企业经营状况和财务成果的好坏，分析和评价企业的经营活动，为企业的经营决策和预测提供可靠的参考数据。上一页下一页返回第一节会计账簿概述４.保证财产物资的安全完整通过设置和登记账簿，能够在账簿中连续反映各项财产物资的增减变动及结存情况，并通过财产清查等方法，确定财产物资的实际结存情况，用账簿记录控制实存物资，以保证财产物资的安全完整。上一页返回第二节会计账簿的设置和登记一般而言，每个企业都离不开日记账、总分类账、明细分类账的设置，任何单位都应当根据本单位经济业务的特点和经营管理的需要，设置一定种类和数量的会计账簿。下面主要说明日记账、总分类账及明细分类账设置的账页格式及登记方法。一、日记账的设置与登记日记账即序时账。会计核算中使用的所有账簿都必须按照经济业务发生的时间顺序进行记载反映，不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。日记账一般分为普通日记账和特种日记账两种。下一页返回第二节会计账簿的设置和登记二、分类账簿的设置与登记１.总分类账簿的设置与登记总分类账是根据总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。一般按照一级会计科目的编码顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页。为了保证账簿资料的安全完整，总分类账簿应采用订本式账簿。总分类核算只运用货币量度，所以总分类账只登记各账户金额的增减变化。总分类账簿的账页格式，一般采用借方、贷方、余额三栏式。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记２.明细分类账的设置与登记明细分类账简称明细账，它根据二级科目或明细科目开设，用以分类、连续记录和反映有关资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等各会计要素的详细情况，为编制会计报表提供所需的详细资料。各单位应结合自己的经济业务特点和经营管理的要求，在总分类账基础上设置若干明细分类账，作为总分类账的必要补充。这样，既可以根据总分类账了解某一账户的总体情况，又可以根据明细分类账了解该账户更详细的情况。明细分类账一般采用活页式账簿，也有少数采用卡片式账簿。根据管理要求和各种明细分类账记录的经济内容不同，明细分类账的账页格式主要有数量金额式、三栏式、多栏式３种。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记３.总分类账和明细分类账的平行登记(１)总分类账和明细分类账的关系。总分类账是根据总分类科目开设，以货币为计量单位，提供总括指标的账户：明细分类账是根据明细分类科目开设，以货币为计量单位或同时以货币和实物为计量单位，提供明细指标的账户。总分类账和明细分类账都是用以提供会计核算指标的，但从其所提供的会计核算指标之间的关系考虑，前者是对后者的综合，后者是对前者的具体化。因此，总分类账对其所属的明细分类账起着统驭和控制的作用，称之为统驭账户，而明细分类账对其总分类账起着辅助和补充说明的作用，称之为从属账户。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记(２)平行登记的规则。总分类账与其所属的明细分类账所反映的经济内容是相同的，因而保持总分类账和明细分类账记录的一致，是记账工作的一条重要规则。为了便于账户核对，使总分类账与其所属的明细分类账之间能起到统驭和补充的作用，并确保核算资料的正确完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账中进行记录。平行登记是指发生经济业务后，根据会计凭证，一方面要登记有关的总分类账，另一方面要登记该总分类账所属的各明细分类账。采用平行登记规则应注意以下４个要点:上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记①依据相同。对于需要提供详细指标的经济业务，应根据会计凭证，一方面在有关的总分类账中进行登记，另一方面在其所属的明细分类账中进行登记。②期间相同。对发生的经济业务，总分类账和其所属的明细分类账必须在同一会计期间(如一个月、一个季度等)全部登记入账。注意，这里所指的同一会计期间并不代表同时，因为明细分类账一般根据记账凭证及其所附的原始凭证在平时登记，而总分类账因会计核算程序不同，可能在平时登记，也可能定期登记，但登记总分类账和明细分类账必须在同一会计期间内完成。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记③方向相同。在一般情况下，如果在总分类账中登记的是借方，在其所属的明细分类账中也应登记在借方：反之，如果在总分类账中登记的是贷方，在其所属的明细分类账中也应登记在贷方。④金额相等。在总分类账及其所属的明细分类账中登记的金额是相等的。当总分类账同时涉及几个明细分类账时，则在总分类账中登记的金额应当与其所属的明细分类账中登记的金额之和相等。总分类账本期发生额＝所属明细分类账本期发生额合计总分类账期末余额＝所属明细分类账期末余额合计上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记在会计核算工作中，可以利用上述关系检查账簿记录是否正确。检查时，可以编制明细分类账的本期发生额和余额明细表，与相应的总分类账本期发生额和余额相互核对，以检查总分类账与其所属的明细分类账记录的正确性。明细分类账本期发生额和余额明细表根据不同的业务内容，可以分别采用不同的格式。上一页返回第三节对账和结账一、对账概述１.对账的重要性在会计工作中，由于种种原因，账簿记录难免会有错漏。如填制凭证的差错、记账或过账的差错、计算及往来结算错误等。发生这些差错的原因有两种情况:一种是会计人员主观上的原因造成的，是可以避免的，如会计人员技术水平偏低，工作疏忽，工作状态不佳等：一种是单位客观上的原因造成的，如财产物资自身的特性和自然原因等。因此，为了保证账簿记录的正确、完整、合理和可靠，如实地反映和监督经济活动，并为编制会计报表提供真实的数据和资料，就必须进行账簿之间的核对，确保账证相符、账账相符、账实相符。下一页返回第三节对账和结账对账的时间通常是在月末，即将本月内的全部经济业务登记入账并结出各账户的期末余额之后。但是，如果出现人员调动等特殊情况时，应根据需要随时对账。２.对账的概念与内容对账就是按照一定的方法和手续核对账目。它是会计核算的一项重要内容，也是审计常用的一种查账方法。在会计工作中，由于种种原因，账簿记录难免会有错漏。为了保证账簿记录的正确、完整、合理和可靠，能如实地反映和监督经济活动，并为编制会计报表提供真实的数据和资料，必须进行账簿之间的核对。上一页下一页返回第三节对账和结账二、结账概述１.结账的概念与内容结账是指在将本期发生的经济业务全部登记入账的基础上，结算出每个账户的本期发生额和期末余额，并将期末余额结转至下期的一种方法。结账工作主要包括以下几方面的内容:①结账前，检查本期内发生的经济业务是否已全部登记入账，不能将本期发生的经济业务延至下期入账。②按权责发生制的原则调整和结转有关账项。③计算各账户本期发生额和期末余额。上一页下一页返回第三节对账和结账应该注意的是，会计人员不能为了提前编制会计报表而先结账，也不能先编制会计报表而后结账。２.结账的方法为了总结一定时期的财务状况和经营成果，需要进行结账。结账工作一般是在会计期末进行的，分为月结、季结和年结。结账主要采用划线法，即期末结出各账户的本期发生额和期末余额后，加划线标记，并将期末余额结转至下期的方法。划线的具体方法在月结、季结、年结时有所不同。(１)月结。首先，在各账户本月最后一笔记录下面划一通栏红线，表示本月结束。然后，在红线下结算出本月发生额和月末余额。上一页下一页返回第三节对账和结账如果没有余额，在余额栏内注明“平”字或“０”符号。同时，在“摘要”栏注明“本月合计”或“×月发生额及余额”字样。最后，再在“摘要”栏下面划一通栏红线，表示完成月结。(２)季结。首先，在各账户本季度最后一个月的月结下面划一通栏红线，表示本季结束。然后，在红线下结算出本季发生额和季末余额，并在“摘要”栏内注明“本季合计”或“第×季度发生额及余额”字样。最后，再在“摘要”栏下面划一通栏红线，表示完成季结。(３)年结。首先，在１２月或第４季度季结下面划一通栏红线，表示年度终了。上一页下一页返回第三节对账和结账然后，在红线下面结算出全年１２个月的月结发生额或４个季度的季结发生额，并在“摘要”栏内注明“本年合计”或“年度发生额及余额”字样，并在“本年合计”或“本年发生额及余额”下面通栏划双红线。年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在“摘要”栏内注明“结转下年”字样，同时，在下一会计年度新建的有关会计账簿的第一行余额栏内填写“上年结转”字样。上一页返回第四节会计账簿的启用和管理一、会计账簿启用规则账簿是储存会计信息的载体，是重要的会计档案。为了保证账簿记录的合法性，在账簿启用时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，在账簿扉页上填写“账簿使用登记表”或“账簿启用表”。启用订本式账簿，应从第一页到最后一页顺序编号，不得跳页、缺号。启用活页式账簿，应按账页顺序编号，并须定期装订成册。装订后按实际使用的账页顺序编定页数，标明目录、账户名称和页次。记账人员或会计人员调动工作时，应办理账簿交接手续，在交接记录栏内填写交接日期、交接人员和监交人员的姓名，并由交接双方人员签名或盖章。下一页返回第四节会计账簿的启用和管理二、会计账簿登记规则账簿登记是否客观、准确，内容是否清楚、完整，直接影响到会计核算的进行和会计资料的质量，也影响到会计职能和作用的发挥。因此，会计人员在登记账簿时必须遵循下面的规则:(１)账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一，以便于发生差错时更正。(２)登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，红色墨水必须按照规定使用，如画线、改错、冲账等。不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。上一页下一页返回第四节会计账簿的启用和管理(３)各种账簿要按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。(４)登记会计账簿时，应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。(５)登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。(６)凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。上一页下一页返回第四节会计账簿的启用和管理没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“０”表示。(７)每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在“摘要”栏内注明“过次页”和“承前页”字样。(８)实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天，必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。(９)账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规定的方法更正。上一页下一页返回第四节会计账簿的启用和管理三、错账的处理方法在对账过程中，有可能出现“借贷不相等”的情况，一般是由错账而引起的，需要及时查找，以便更正。１.错账查找方法账簿登记有时会发生错误，常见错误主要有:漏记一项业务的借项记录或贷项记录：漏算一项或几项余额记录：借项记录或贷项记录方向记反：数字次序颠倒等。当发现存在“借贷不相等”的情况时，首先要确定错账的差数(借贷差数)，然后找出这一金额的某些特征，可能提供出错账的类型线索。最后按照线索，采用一定的方法，找出错误所在。上一页下一页返回第四节会计账簿的启用和管理(１)除二法。当一个借项被错记贷项(或相反)时，出现的错账差数将是错误金额的两倍，用差数除２得商数，即被记错方向的数字。例如，如果贷方总额超过借方总额(贷差)５０元，就要用２去除５０得２５，再查找账户的借方记录，有无２５元的借方记录被记入贷方，或查账户贷方记录有无２５元的记录应是借方。这种类型的错误，错账差额应能被２除尽。如果不是这样，那就可能是其他类型的错误。(２)除九法。除九法适用于查找数字次序颠倒所产生的错账。例如，将２８０误写成８２０，其差额可以被９除尽(８２０－２８０＝５４０，５４０÷９＝６０)。因此，如果错账差数是９的倍数，就可以设想是由于数字次序颠倒而引起的。上一页下一页返回第四节会计账簿的启用和管理(３)差数法。如果有人只登记了某项业务的一方(借项或贷项)，或在计算账户余额时漏算了一笔业务的一方记录(借项或贷项)，遗漏一方的一笔金额，就会造成“借贷不相等”。导致的结果，其差数应是被遗漏项目的金额。借方金额遗漏，就会有同量的超过额出现在贷方：同理，差额会出现在相反的方向。差数法就是按借贷的差数去查找账簿记录，如果是借差，应检查账簿贷方记录，看其有否这个差数，如果没有就可能是被漏掉：反之，如果是贷差，则应检查账簿借方记录，看其有否这个差数，如果没有就可能是被漏掉。需要注意的是，如果只有一种错误存在，可用上面提到的方法之一去查明和确定。但是，如果错账是由几种错误同时引起的，就不能运用上述几种方法。上一页下一页返回第四节会计账簿的启用和管理查找的唯一方法，只有追溯每一次记录，核对计算账户余额的运算有没有错误，确定在抄录金额或加计总数时有没有错误。２.错账更正方法在手工记账的情况下，常用的错账更正方法有画线更正法、红字更正法和补充登记法３种。(１)划线更正法。在结账以前，如果发现账簿记录中有数字或文字错误，而记账凭证没有错，可用划线更正法进行更正。更正时，先在错误的文字或全体数字上划一条红线，表示注销，但应保证原有字迹仍能辨认，然后在划线上方的空白处填写正确的文字或数字，并在更正处加盖更正人员的印章，以明确责任。上一页下一页返回第四节会计账簿的启用和管理(２)红字更正法。红字更正法又称红字冲销法，是指用红字记账来更正错账的一种方法。红字更正法适用于更正由于记账凭证的错误，而造成的账簿记录错误。红字更正法又分为