城市桥梁检测桥梁检测档案管理

城市桥梁检测桥梁检测档案管理

目录

第一节档案管理制度.............................2

一、目的.....................................2

二、范围.....................................2

三、职责.....................................2

四、档案格式.................................3

五、记录的管理流程...........................7

笫二节桥梁档案管理.............................7

一、桥梁技术档案管理制度....................7

二、检测人员档案.............................9

第三节桥梁档案管理的必要性...................12

一、道路桥梁档案管理的重要性...............12

一、道路桥梁档案管理存在的不足.............14

三、加强道路桥梁档案管理的措施.............14

1

第一节档案管理制度

一、目的

对各项工作中形成的记录、资料、往来文件档案进行控

制，为质量体系有效运行和检测工作负荷要求提供证据，为

工作改进提供依据。

二、范围

适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术

记录、各部门间的往来文件的归档管理等。

三、职责

1.质控室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的

保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管

理。

2.各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的

收集、立卷。

3.财务人员负责会计账册、报表的立卷、归档管理。

4.宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

5.质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记

录、技术记录的格式及相关产品的检验报告，做好质量体系

活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归

档管理。

2

6.办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

7.质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准

实施。

8.各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记

录和技术记录，做好各类记录的收集。

9.各科室兼职档案员负责本科室记录的预档和移交。

10.技术主管批准到期记录（档案）的销毁处理。

四、档案格式

（一）记录格式的确定

1.技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。

2.质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主

管审核。

3.质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批

准实施。

4.所有经批准受控的记录格式由质量管理科室统一编码

标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责

人审核同意后直接投入使用。

5.在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用

部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负

责通知有关部门和人员，发放新的格式表。

6.上级部门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入

记录清单。

（二）记录的内容要求与改进

3

2.如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，

中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正

者在改正的内容旁签名或盖章。

3.电子存储记录的更改也必须遵循上述更改原则，以免

原始数据丢失或改动。

（五）记录的收集与归档

1.本单位的记录档案实行分级管理，即由档案室和各科

室分别存档。

2.记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归

档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、

立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有记录的标

识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量

管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归

档。

（六）记录的保存和管理

1.档案管理注意对各类记录进行分类编目、装订保存，

按“年度一科室一保存期限分类法”进行排列和编制《全引

目录》、《案卷目录》和《收发文本》。由办公室主任、档

案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、

档案的保存期一般为5年特殊情况需长期保存的另立册存档

（如仪器设备档案、技术人员档案、图纸等）；超过保存期

的记录、档案，由保管人造册，列出销毁清单，科室负责人

审核，报技术负责人批准销毁。

2.档案保存室的环境要适宜，能防盗、防火、防尘、防

5

鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修

复或复制；设置记录档案框架。

3.记录档案应存放有序，便于存取、检索和借阅。严格

遵守保密纪律和制度，执行相应的保密和保护所有权程序。

4.电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏，

确保记录完整。

5.档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保

管数量和利用情况进行统计，填写《档案统计登记表》报上

级部门。

（六）记录档案的借阅

L对一般档案，人员对记录的检索和借阅需经相应档案

管理科室负责人同意，填写《借阅档案登记表》，和借阅本

专业范围的业务档案，受控文件资料者阅按《文件控制程序》

执行。

2.外部人员查阅或拷贝记录档案，须经质量管理科室负

责人批准，其他档案经相关部门批准。所有记录档案只可就

地查阅，不予外借。

3.工作人员借阅档案资料应先提出申请，经相关科室负

责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必

须妥善保管好档案资料，发现有损、撕、涂改或泄露档案内

容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报，采取适当的纠

正措施。

（八）记录的清理、处理和销毁

办公室主任会同档案员对保存期满的档案进行审阅，有

6

价值的档案继续保存，确认无需保存而又不能外泄的档案填

写《档案销毁清理册》报技术负责人审批同意后，由规定机

构监督销毁。

五、记录的管理流程

1.质量记录和技术记录格式的设计与审定

2.记录格式的填写

3.记录的唯一性标识

4.记录的收集

5.记录的编目

6.记录的归档与保存

7.记录的检索与查阅、借阅

8.记录的储存、保管与维护

9.记录的清理、销毁和处置

第二节桥梁档案管理

一、桥梁技术档案管理制度

L公路桥梁技术档案应包括桥梁基础资料、管理资料、

检查资料、养护维修资料、特殊情况资料等。

2.桥梁基础资料包括以下内容：

（1）桥梁设计施工图及竣工图；

（2）工程施工竣工资料及部分关键影响资料；

（3）桥梁安全管理控制影像资料。

7

3.桥梁管理资料包括桥梁养管单位及其负责人、桥梁养

护工程师等的基本资料。管理资料中对桥梁养护工程师除应

归档个人基本资料外，还应归档其业务考核情况和年度主要

工作情况（年度工作总结）。

4.桥梁检杳资料包括桥梁经常检杳、定期检杳结果、养

护对策建议、特殊检查建议报告、养护建议计划等技术资料,

以及检查的时间、实施人员等基本资料。特殊检查还应包括

检测（试验）方案、检测（试验）报告、照片及多媒体材料,

检测（试验）方的资质证书（复印件）、业绩证明（复印件）

以及主要检测人员的资格证书（复印件）等。

5.桥梁养护维修资料应包括以下内容：

（1）小修保养工程的实施技术资料和养护质量评定结

果，以及工程实施的时间、组织实施人员等。

（2）桥梁的中修、大修、改建工程的设计图纸、竣工

图纸、施工资料・、监理资料•、监控（监测）资料•、质量事故

处理报告、交（竣）工验收等技术资料，以及设计、施工、

监理和监控（监测）等各方的资质证书（复印件）、业绩证

明（复印件）及其主要检测人员的资格证书（复印件）等。

6.桥梁特殊情况资料主要包括地质灾害、气象灾害、超

限运输等特殊事件的具体情况、损害程度、处治方案等。

7.基本资料缺失的桥梁，应根据历年检查、养护资料，

逐步建立和完善其技术档案。必要时，可专门安排有针对性

的检测、试验或特殊检查，补充、完善桥梁技术资料。

8

二、检测人员档案

检测人员登记表

出生

姓名性别

年月

昭

参加工作技术，、、、

职务

时间职称

片

何校文化

专业

毕业程度

工

作

简

历

备

注

9

检测人员培训获证登记表

10

文化

姓名性别年龄

程度

技术

职务所在部门

E只称

专培训单位培训时间培训项目培训成绩培训证号

业

培

训

情

况

获证（论文）发证（发表论文刊物）

获证（论文）项目证书号

时间单位

获

证

(

发

表

论

文

)

情

况

备

注

11

第三节桥梁档案管理的必要性

道路桥梁工程档案是科技档案，存在双重价值，即文件

的原始价值和文件的从属价值。道路桥梁工程档案在形成过

程中，其文件价值对文件的形成者在对工程质量评定、完工

后的维护管理等从事的其他工程实务都具有参考和凭证的

价值。而文件的从属价值体现了文件对社会的有用性，文件

档案可以给社会提供参考、借鉴等有用的情报价值。因此做

好道路桥梁工程档案管理非常重要，根据工程档案的价值属

性我们知道在文件形成的过程中，控制好文件的真实、准确、

完整是必要的。

在工程项目建设中，会涉及到多个方面的内容，因止，会

出现大量的信息资料，档案管理的主要目标就是完成这些信

息资料的整理，真实有效且内容完备的档案资料能够将工程

管理水平予以体现，而且能够为工程质量控制提供可靠的依

据，所以，工程档案管理有着重要的意义。

一、道路桥梁档案管理的重要性

L是道路桥梁建设养护的基础

我国对道路桥梁建设的质量要严格把控，进行相关路段

的养护、扩建、修建等工作时，都不是凭空产生出来的想法,

必须有大量的数据支持，必要时搜索相关的数据，而道路桥

梁档案管理对这些工作的顺利进行提供了数据支持和保障，

在很大程度上能提高相关人员的工作效率。高速道路桥梁在

12

投入使用后必然会面临很多问题，而要解决这些问题必须要

查询原始资料。高速道路桥梁建设和发展是巨大的工程，在

这样的过程中，会产生大量技术文件，其中包括图纸设计、

施工方案、管理措施、资金预算等数据和文件，这些文件是

进行道路桥梁养护的基础数据来源和依据，对道路桥梁的运

行和发展有促进作用。由此可见，道路桥梁档案管理能够提

高人们对道路桥梁项目的认识，有利于项目工作的开展和推

进，通过对其中一些关键数据的分析和总结，能为道路桥梁

项目的建设和发展提供有效的帮助。

2.为道路桥梁不同阶段的发展变化提供数据依据

道路桥梁事业的建设是一个看似简单实则复杂的过程，

它涉及多个领域，是一项巨大的工程，在道路桥梁的建设过

程中，特别是路段的设计路线和路段的施工进度工作都必须

有大量的数据支持，同样离不了道路桥梁的档案管理，整个

道路桥梁项目的许多过程都离不开道路桥梁档案管理工作，

比如审批手续、投资建设、施工管理、安全运营、后期养护

等过程，从该路段工程的筹建开始，工程可行性实施方案文

件、审批手续文件、资金预算等文件都要进行档案信息的收

集和整理，接着是专项评估、招标文件、合同、设计图纸等

数据文件，这些过程都必须严格存档，为后期该路段的发展

变化提供一定的数据依据。档案记录了道路桥梁建设和发展

的所有相关工作细节，对道路桥梁的建设发展有着重要的作

用，因此我们必须不断加强道路桥梁档案管理工作。

13

二、道路桥梁档案管理存在的不足

1.档案资料不规范不齐全

桥梁养护工作过去在我新区没有系统规范的标准，桥梁

管理工作更是一片空白，道路桥梁档案基本没有，新建道路

桥梁的建设资料因历史原因由不同部门保管的，在收集过程

中，存在应付、推诿现象，导致档资料不规范，收集不齐全。

2.档案管理人员不专业

档案管理队伍匮乏，不是档案专业学历科班出身，大多

都是“半路出家”，未从事过档案管理工作，要通过参加业

务培训、自学和一定的工作实践才能对档案专业知识有所了

解。很多档案管理人员都“身兼数职”，档案管理工作无法

保持在相对稳定的状态，导致档案业务水平低，在档案交接

或整理归档中出现原始资料遗漏。

3.档案管理不健全

档案工作虽有管理制度，但执行力不够，很多道路桥梁

小修工程，基本不留档案资料；建设单位交接来的档案资料

没有统一的标准、格式，一定程度上影响了归档效率；档案

管理信息的收集需要施工单位和管理科室的配合，才能确保

档案管理内容的准确性，而实际工作中，因部门工作重点的

不同和职责划分不明确，导致档案规范化管理难度增大。

三、加强道路桥梁档案管理的措施

1.优化档案管理水平

要贯彻《中华人民共和国档案法》精神，参照国家有关

14

城市道路桥梁档案管理的相关要求，结合城市道路桥梁管理

工作实际，建立科学、规范、可行的的档案管理机制，制定

道路桥梁档案的整理标准、统计标准、服务标准、技术标准

和道路桥梁建设交接档案的标准规范，完善细化档案收集、

分类、整理.、归档、保管、移交、利用、保密等各项工作制

度，明确档案管理人员职责。通过建立健全档案管理制度，

明确不同职能部门的权限，明晰相关责任及档案管理流程，

做到步步有章可循，件件规范标准，进一步提升道路桥梁档

案管理水平，确保档案管理工作顺利有序开展。同时，加大

档案管理的考核力度，对执行力度不够、实施不到位的科室

或个人，视情节给予通报批评或处分。

2.提高档案管理人员能力

道路桥梁档案管理工作是一项积累资料、收集和传递信

息，服务于社会的重要工作，档案管理人员的业务素质水平

直接影响道路桥梁档案管理工作的质量，因此档案管理人员

在学习和掌握好档案基础理论与技能等专业知识学习的基

础上，加大信息技术培训力度，多安排“走出去”参加先进

行业档案的学习交流，积极组织档案管理人员进行档案部门

组织的专业培训，及时更新档案管理水平；充分发挥档案工

作人员的积极主动性、创造性，组织档案管理人员深入一线

施工现场，加强档案的收集指导；稳定档案管理人员队伍，

增强爱岗敬业，忠于职守的职业素质，努力提高档案管理人

员的管理能力，才能做好新时期道路桥梁档案管理工作。

3.丰富档案管理信息

15

将每一条道路、每一座桥梁设置一个档案