档案管理总制度

档案管理总制度

总贝11

一、为推进档案的规范管理，有效保护和利用档案，

全面提高档案管理水平，为各项工作提供有效服务，根据

《档案管理制度》，结合工作实际，制定本制度。

二、本制度所称的档案是指在工作活动中形成的对

国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形

式的历史记录，主要包括：文书档案、科技档案、人事档案、会

计档案、专业档案、照片档案、录像档案、业务数据档案、实物

档案C

三、负责检查、落实各科室、局属各单位档

案的管理工作。负责档案（不含不动产登记档案、

人事档案）接收、保管、利用，承担档案信息化建设日常工作。

四、配备兼职档案员，负责本单位档案的整理、立卷、

移交归档工作。

五、人事档案单独设库，按照组织关于人事档案管理

的规定，由负责收集、整理和保管。

六、会计档案，由派专人负责收集、整理和查阅，

只负责保管，其他科室不得单独查阅。

七、不动产登记档案由不动产登记中心单独设库管理。

档案归档制度

一、归档范围

（一）文书、科技、会计、专业、照片、录像、业务数据、

实物档案。凡是各项职能活动中形成的具有保存价值的文

件材料（包括文件、数据、图表、照片、移动硬盘、光盘、声像

材料等）均应归档。主要包括：主要职能活动和基本历史面貌，

对工作、国家建设和历史研究具有保存、利用价值的文件

材料；工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等

方面具有凭证价值的文件材料；其他对工作具有查考价值

的文件材料。

（二）业务档案。凡是业务活动中形成的具有保存价

值的文件材料（包括文件、数据、图表、照片、移动硬盘、光盘、

声像材料等）均应归档。主要包括自然资源管理类、自然资源规

划类、测绘地理信息类、建设用地管理类、林业管理、科技信息

化建设类、地质矿产类、执法监察类、集体土地征收类、不动产

登记类。

二、归档要求

（一）归档的文件材料应齐全完整、真实可靠，准确反映工

作的真实内容和历史过程。

（二）对归档的文件材料，要区分保存价值，按照其形成规

律和特点，分门别类进行整理归档。

（三）凡属档案室集中统一管理的文件材料，任何单位或个

人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

（四）与纸质或其他载体形式的文件相对应的电子文件应当

一并归档。

（五）各单位对接收范围内档案应当按规定实行集中统一管

理，不得由承办部门和个人分散保存。

三、归档时间

（一）文书档案中各类收发文、会议纪要等材料由负

责归档工作，在每年五月底前移交收发文台账。

其余文书档案参照《文件材料归档范围和文书档案保

管期限表》中文件分类由责任科室承担档案归档工作，在每年五

月底前整理移交至档案室归档。

（二）各类学习、考察、培训等会议材料由主办科室在活动

结束后，及时归纳整理并交至档案室。

（三）专业档案由主办科室收集，并由科室兼职档案管理员

进行整理、立卷，在每年四月底前整理移交至档案室归档。其中

基建、土地整理、征地拆迁、土地储备等文件材料应在项目完成

后三个月内将资料整理移交O事项应在办结后就

将档案移交以保证资料的安全与完整。

（四）会计档案在会计年度结束后由在第二年四月底

前向档案室移交。

（五）照片及录像档案由在每年的二月底前，将照片

及声像资料编注图像内容、摄像者、摄像时间等文字说明，统一

编号向移交。照片电子版参考电子公文进行归档管理。

（六）科技档案、基建类项目、信息化项目等应于活动结束

后三个月内，由主办科室单位将所形成的材料整理后移交档案室

归档。

四、归档份数

归档的文件材料原则上一式一份，有电子版或其他材质的需

一并归档。归档的数据档案为电子介质一份。

档案接收制度

一、接收要求

（一）各单位按照归档要求，规范整理待移交的文件材料，立

卷文件材料须齐全、完整；编制详细卷内目录和移交清单，一律

规范打码、立卷、签字，保证编制完整、清晰无误、一一对应。

图纸按A4折叠或胶装，材料不需穿孔装订即可移交档案室。

（二）档案立卷要件材料均应为原件，复印件须加盖本部门公

章。

（三）建设工程类档案移交，规划设计方案、建设工程规划许

可证相关的施工图提交CAD电子图纸，施工图纸有扫描件的一并

移交；项目竣工验收的测绘成果提交CAD电子数据，并移交测绘

成果报告书扫描件。

（四）文本（成册）资料移交电子文档。

（五）档案室专职档案员要按移交方提供的目录和清单清点、

核对、建立台账，确认无误后入库排列上架。

二、接收程序

（一）移交方将待移交文件材料整理核对，制作详细卷内目录

和移交清单，向档案室移交。卷内目录应依次注明卷内文件材料

的序号、名称、页码；移交清单应注明移交的档案内容、档案总

数、移交人、接交人和交接时间。

（二）档案移交时，交接双方应根据目录和清单详细清点档案,

检查材料有无缺号、跳号，数量、附件是否一致，确保材料的完

整性、真实性等。如不符合归档要求的，暂不接收，并将

检查结果以及整改意见反馈移交方，待移交方补正后，再办理移

交手续；如确认无误，交接双方即履行签字手续，清单一式两份,

由移交人与档案室各执一份。

（三）各单位加强档案收集整理力度，确保文件材料应归尽

归，应收尽收。

档案查询与利用制度

一、专职档案员应熟悉档案检索工具和档案存放详情，及时、

准确地做好档案利用工作。

二、局系统工作人员因工作需要查阅本部门档案的，由查阅

人填写查阅登记表，方可查阅；跨部门的，需分管档案领

导签字同意。

三、外单位人员需要查阅档案的，需提供本人身份证及单位

介绍信，并填写《档案查询申请表》，经被查阅科室负责

人或分管档案领导签字同意后查阅。

四、查阅档案，还应当提交本单位的查询证明以及执

行查询任务的工作人员的工作证。律师因涉案查阅档案的，需出

具法院证明材料。

五、如工作需要确实须查阅秘密级档案的，必须经逐

级批准，在档案员监督下进行，不得有第三人同时在场，不准抄

录、复印、拍摄等或带离档案室。

六、查阅档案原件时，只限在阅档室内阅览，不得携带档案

原件外出或私自转交他人。查阅档案时，应保护档案的整洁和完

整，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆卷和撕毁。如发

现以上违规情况，将按《档案管理违法违纪行为处分规定》的相

关规定依法追究责任。

七、档案原件原则上不外借。因特殊情况需借出的，借阅人

应填写《档案调卷申请表》，经签字批准后，填

写《借阅登记单》，依照规定办理借阅手续，并按期归还，一般

不超过五个工作日，如有需要延长，必须办理续借手续。档案借

阅者必须遵守有关规定，履行必要的手续，不得转借他人，妥善

保管档案原件，不得随意增加或减少档案原件，如有必要增加，

须文字说明原因加盖本部门公章并与档案一并保存。归还档案时,

档案员须认真检查归还的档案宗卷是否与借出前状态一致。

档案保管制度

一、档案库房由档案员专管，其他人员未经允许不得入内，

经允许入内的须履行登记手续。

二、档案库房内档案柜放置应整齐合理，密集架应分类编号。

档案排列应整齐美观、条理系统，不同种类档案有序存放，密级

档案专柜存放，档案编号科学，方便查找。档案用后应及时归还

上架原处。

三、做好档案库房的防火、防盗、防光、防潮、防霉、防虫、

防鼠、防尘、防高温、防有害气体等工作，严禁将易燃易爆品、

有毒物品及食品等带进库房。

四、档案员应每天巡察库房，实时监测、及时调节库内温湿

度，保持库内整洁卫生和温度(14-24℃),湿度(45-60%)适宜。

做好档案库房检查记录，异常情况及时逐级报告。

五、保持库房、密集柜、防磁柜整洁整齐，定期对库房内空

调机房线路、消防设施进行检查，发现问题及时解决。档案员离

开库房时，应随手关灯，锁好门窗。

六、档案室应定期对所保管的档案进行检查、修复、整理，

保持档案整洁完好。定期对所保管的档案进行一次盘库和数据核

实，每年对库存电子档案介质进行一次机读检查，并做好相关记

录。

七、档案管理人员要做好实体档案安全、信息数据安全等检

查工作，及时消除安全隐患，认真记录检查整改情况。

档案统计制度

一、档案统计应符合《统计法》及其他有关法律法规要求。

二、档案室应建立档案工作登记和统计台账，认真细致地做

好各类档案收集、检索、编研和利用等情况的登记和统计，包括

档案数量、借阅次数、利用效果、档案人员情况、保管设施、检

索工具、编研资料等。

三、档案统计要求数字准确无误、实事求是、结论正确，各

项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清楚，不得潦草模糊。

四、每年按规定完成各类资料的统计，填报档案统计年报,

经局分管档案领导审查同意后，上报O

档案保密制度

一、档案员必须严格执行《保密法》，增强保密意识，严格

保密纪律，自觉维护国家机密的安全。

二、机密文件严格按照规定范围传阅，文件不横传、不截留、

不准带出办公室。借阅文件参照《档案查洵与利用制度》第七条

办理手续。档案员对借出的档案材料，应及时催还。

三、重要会议、机密材料摘记，必须严格保密，工作笔记本、

文件底稿、统计报表及其它有关资料等都应妥善保存。

四、业务档案和图纸、资料、数据要专人管理，专柜存放，

实行查阅登记制度，查阅手续参照《档案查询与利用制度》第六

条。

五、不在公共场所谈论机密事项，不该说的机密绝对不说，

不该知道的机密绝对不问。

六、凡借阅的各类档案材料必须注意妥善保管，不得转借及

带回家。

七、不在家属、子女、亲友面前谈论机密，不在私人通信中

涉及机密，不用公用电话、网络、明码电报、普通邮局办理机密

事项。

八、严格印章管理，档案复印件加盖印章须经分管档

案领导批准并做好登记。

档案鉴定和销毁制度

一、凡归档的文件材料，根据国家有关档案保管期限的规定,

结合实际，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。

二、鉴定工作必须根据《文件材料归档范围和文书档

案保管期限表》进行。对超过保管期限的档案，必须逐年，逐卷,

按顺序号进行重新核对与登记，确定过期档案的数量。

三、鉴定形成应随着档案利用价值变化，定期给予鉴定，更

改保管期限。

四、严格履行销毁审批手续，编写销毁清册，报主管领导审

核批准。认真执行销毁程序，销毁档案须指定两人按照批准的内

容在指定的地点实施销毁，监销人员在销毁清册上签字，未经鉴

定和批准，不得销毁任何档案。

五、鉴定销毁工作必须严格执行有关规定，成立档案鉴定集

毁工作领导小组；组长由局长担任；副组长由分管局长担任；小

组成员则由熟悉业务的工作人员数人及专职档案员组成。

六、档案鉴定销毁工作有疑问的，可以向市档案部门作出书

面请示，请求业务指导。

七、鉴定销毁工作必须在分管领导部署下，分阶段、按类别

进行，要有计划、有步骤地将档案鉴定销毁工作引入良性循环的

轨道。绝不允许擅自鉴定与销毁。

八、鉴定销毁工作要遵循，“慎重，再慎重”的原则，切实

保证所鉴定的档案确已无保存价值又超过保管期限，对经上级领

导批准，确定销毁的档案应保留一年时间，才可实施销毁。

九、鉴定确定销毁的档案，必须经仔细复查后，逐卷进行登

记，由鉴定小组编造销毁清册。其首页是销毁记录，记载销毁的

时间、地点、方法，鉴销人以及销毁过程中出现的有关问题等。

十、鉴定小组撰写销毁报告的内容应包括立档单位（内部机

构名称，全宗档案类别和完整程序，鉴定后留下的档案数量和大

体内容）。销毁档案所属的年代，数量及类别，销毁的理由等。

十一、销毁清册和销毁报告，必须按文书档案要求立即归档

永久保存。

十二、销毁档案，一律在指定场所销毁，必须由档案管理员

和指定监销人共同鉴销并在销毁清册上签字，监销人只有待档案

完全销毁后，方可离开。严禁将销毁的档案出卖或为它用。

档案灾害应急预案

一、应急预案启动条件

凡出现下列情况之一的，应启动应急预案：

（一）预警性自然灾害

防灾应急指挥机构，防汛、气象、公安消防等灾害管理部门

发出预警并已经启动相关预案，预期将对本区域内人民生命、财

产造成较大威胁或损失的灾害。

（二）区域性自然灾害

本区域遭受自然灾害，对档案安全可能构成威胁。

（三）其他重大灾害

直接危及档案安全的其他灾情。

二、应急处置指挥体系及职责任务

（一）领导机构

承担档案应急处置指挥工作，主要职责是：在

的指导下，负责档案的灾害应急处置、救灾组织和协调工

作，及时组织调查统计档案受灾害影响范围和受灾程度，评估、

核实灾害所造成的档案损失情况，及时上报；平时定期组织开展

档案安全检查和演练工作。

（二）各单位职责

各成员单位主要职责是：服从指挥，发生灾

情时，负责组织本单位档案资料的抢救疏散工作，并做好已疏散

和抢救档案资料的安全保卫工作。

三、应急处置保障措施

（一）资金保障

档案室应根据档案灾害应急处置工作实际需要，及时提出档

案抢救和保护工作专项资金的建议。

（二）物资保障

档案室应配备必要的安全防护设施，包括自动报警器、气体

灭火装置、灭火器、抽湿机等档案安全保护设备和器材。

（三）安全教育

档案室应积极组织专、兼职档案员开展档案安全教

育，认真学习应急抢险相关法律法规及预防、避险、避灾、自救、

互救常识，以及档案抢救与保护相关知识，提高防灾减灾和自救、

互救能力。

四、应急响应和灾后救助

（一）启动预案

灾害预报部门发出灾情预替或档案室工作人员发现灾情后，

应迅速按规程启动应急预案。

（二）灾情核定及报送

灾情发生时，立即组织人员现场核实、评估灾情，如灾情重

大，及时报告，并通报相关职能部门。灾情报告内容主要

包括：事件发生的时间、地点、经过、档案损失情况、伤亡人数、

直接经济损失初步估计、初步分析原因、抢救处理情况、已采取

的措施、需要有关部门协助处理的事项、具体救灾工作情况等。

任何单位和个人对突发危及档案安全事件不得隐瞒、缓报、谎报

或授意他人隐瞒、缓报、谎报。

（三）紧急转移安置

接到重大灾情预警，应按照有关救灾部门的要求，按

指定路线将档案转移到临时指定的安全场所，实施紧急避险。

（四）终止预案

档案灾情得到有效控制或灾情解除没有造成损失，应急预案

终止。

（五）灾后档案枪救保护

1.对突发事件造成的档案损毁情况进行全面清理、统计和登

记，应转移的档案全部转移，并要确保档案的安全。

2.视灾情严重程度及灾情的发展情况，及时向汇报灾情，并

申请给予救灾支援。

3.对突发事件进行总结，对因突发事件造成的档案损毁情况

进行评估，针对突发事件中暴露的档案管理问题进行分析，制定

切实可行的措施，加强和改进档案管理工作。

电子文件归档保管制度

一、对电子文件归档及管理工作进行监督和指导。

二、凡有保存价值的电子文件，形成科室必须归档，确保应

收尽收，应归尽归。与纸质或其他载体形戌的文件相对应的电子

文件应当一并归档。

三、电子文件一般应在所属事项办结后即向归档。

四、电子文件物理归档的基本要求：

(1)电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法

进行分类、整理，保存到耐久性的载体上；

(2)经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；

(3)归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保

管期限。

五、电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相

关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

六、归档电子文件移交时，档案室必须认真检测电子文件，

主要包括以下项目：

(1)载体有无划痕、是否清洁等；

(2)有无病毒；

(3)核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；

(4)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

(5)对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操

作手册等是否完整；

对检验不符合要求的，不接收。

七、移交档案室的电子文件，一式三套保管，一套封

存防磁柜保管，一套异质备份，一套拷贝到机房服务器。

八、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应

符合下列条件：

(1)归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层;

(2)单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压；

(3)存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

(4)环境温度控制范围为17℃-20℃,相对湿度控制范围为

35%-45%o

九、电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成科室或部

门和设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库

存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转

换工作，原载体保留时间不少于3年。

十、归档的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填

入《归档电子文件管理登记表》。每年对磁性载体进行一次抽样

读取检验，抽样率不低于20%,如发现问题应及时采取恢复措施;

十一、归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何

单位和个人不得擅自复制电子文件。

十二、利用已经归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保

密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有

关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

十三、档案室应每年对归档电子文件的接收、保管、利用和

鉴定销毁情况进行年度统计。

档案工作责任追究制度

一、分管档案工作的要把档案工作纳入整体

发展规划，并列入议事日程；要贯彻执行国家关于档案工作的政

策、法规，对档案工作提出建设指导性意见；研究决定档

案工作的重大事宜及时解决档案工作中的问题和困难，逐步改善

档案工作条件