档案管理制度 (七)

风电场档案管理制度

第一章总则

第一条为加强国电电力山西新能源开发有限企业（如

下简称“企业”）档案管理工作，深入明确档案归档规定，

以有效地运用和保护档案，根据《中华人民共和国档案法》

及上级档案管理工作的有关规定，特制定本制度。

第二条本制度所指档案是指企业在各项活动中形成

的对我司、对国家、对社会具有运用、保留价值的多种文献、

材料、协议等，包括不一样的载体形式。

第三条档案是企业和风电场的宝贵财富，任何部门和

个人不得以任何形式和手段将应归档的文献、材料、协议等

据为己有。

第四条本制度合用于企业下属各风电场。

第二章组织体系和责权划分

第五条企业综合管理部是企业本部档案的管理部门。

企业人事档案由人力资源部自行建档保管，财务档案由财务

产权部建档。其他需要归档的材料，各风电场应在对初始材

料进行整顿后，按规定在综合管理部的指导下及时归档。

第六条企业下属各风电场在风电场综合楼设置档案

室，配置档案管理兼职人员，负责统筹、协调、组织所属风

电场的档案管理工作。

第七条企业本部各部门应设兼职档案人员，负责本部

门形成的应归档文献材料的积累、整顿和准时向档案室归档

的工作。

第八条档案专兼职人员应有高度的事业心和责任感，

良好的职业道德，具有专业知识和档案管理知识，并熟悉和

理解企业的各项管理活动。

第三章保密规定

第九条档案保密工作关系到党和国家以及企业的主

线利益，档案工作人员在整顿案卷、提供运用过程中以及在

业余生活中，应严格遵守保密工作的有关规定，如出现失、

泄密现象应受到认真追查、严厉处理。

第十条严格执行档案借阅制度，凡属机密文献、机密

档案资料，须经主管领导同意，方可提供借阅。交接文献应

当面交清，严格履行登记签字手续，使用单位和个人有责任

保守机密。

第十一条档案工作人员调离时，应将保管的所有档案

交接清晰，并有交接记录。

第十二条销毁文献资料必须按规定列出销毁清册，经

领导同意，明确监销人，方可销毁。

第四章归档范围

第十三条但凡反应本风电场工作活动、具有查考运用

价值的文献材料均属归档范围。

第十四条上级机关的文献材料归档范围：

（一）上级机关召开的需要贯彻执行的会议重要文献材

料，参会人员在会议结束后，将文献材料整顿完毕，及时归

档；

（二）上级机关颁发的波及我司主管业务并需要执行的

文献，以及非我司主管业务但需要贯彻执行的法规性文献，

由总经理工作部（党委办公室）进行收文处理，并将纸质文

献进行扫描，文献在办公系统自动化中流转结束后，打印签

批单，将纸质文献、电子文档同步归档；

（三）党和国家领导人及国电集团领导等对本企业工作

的重要指示、发言、题词、照片和有特殊保留价值的声像等

材料，由各部门整顿完毕后，及时移交总经理工作部（党委

办公室）归档；

（四）企业代上级机关草拟并被采用的文献的最终草稿

和印本，由总经理工作部（党委办公室）直接将纸质文献、

电子文档归档；

（五）上级机关转发企业的文献（包括报纸、刊物转载）,

文献由总经理工作部（党委办公室）送批，并进行归档。

第十五条企业部门及各风电场的文献材料归档范围：

（一）企业股东大会、董事会、监事会、党委会议、总

经理办公会议、领导班子工作例会、年度工作会议、年度党

建工作会议及其他企业级的会议记录、纪要、文献材料，其

他专业会议文献材料，会议结束后一周内归档；

（二）各部门承接的企业颁发的（包括转发及与其他单

位联合颁发的）多种正式文献的签发稿、印制稿以及重要文

献的修改稿；

（三）我司的请示与上级机关的批复文献，下级单位的

请示与我司的批复;

（四）企业及各部门业务活动中形成的工作计划、总结、

汇报；

（五）企业与有关单位签订的多种协议、协议书、意向

书等文献材料，企业多种授权委托书；

（六）内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和

企业调查所形成的汇报和材料；

（七）企业党委、工会和内部组织机构在工作活动中形

成的重要文献材料；

（八）反应企业业务活动和科学技术管理的专业文献材

料；

（九）企业检查下级单位工作、调查研究形成的重要文

献材料；

（十）企业或企业汇总各单位的记录报表和记录分析资

料（包括多媒体）；

（十一）企业形成的财务报表、凭证、账薄、审计、监

察等文献材料;

（十二）企业领导及业务人员在公务活动中，所形成的

重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本企业有关

的文献材料；

（十三）企业及企业同意的有关区域变化、处理有关纠

纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工文献材料，企业

直接管理的科研、生产、建设项目的科技文献材料；

（十四）有关企业融资、收购吞并资产等一系列文献材

料，财产、物资互换的凭证、清册；

（十五）企业成立、合并、撤销、更更名称、启用印信

及其组织机构、人员编制等文献材料；

（十六）企业制定的工作制度、措施、细则、条例、章

程等材料；

（十七）企业的历史沿革、大事记、年鉴，反应企业重

要活动事件的简报、刊物等文献材料；企业主办的刊物、内

部信息、简报等资料；

（十八）企业（包括上报和下批）干部任免、调配、培

训、专业技术职务评估、聘任，党员、团员、干部、工人名

册、报表，纪律检查，职工录取、转正、定级、调资、退职、

离休、转正、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文献材

料；

（十九）企业办理的干部、工人的转移工资、行政、党、

团、工会组织简介信及存根；

（二十）企业与境外机构签订的公约、议定书、协定、

协议、换文和参与国际会议的有关文献及机关外事活动中形

成的请示、汇报、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、

记录、声像材料、有参照价值的资料、互赠礼品清单、工作

来往文献等。

第十六条我司实物归档范围：

（一）参与国内外重大活动的奖品及各级领导机关授予

的奖品，包括：奖旗、奖状、证书、奖牌、奖杯等；

（二）名人书画、赠品、重要工程的模型等，包括：领

导题词、名人书画、国内外友人赠给的有历史见证意义的馈

赠品、纪念品、签到簿、宝贵图片等；

（三）有关的重要证件，包括：营业执照、房屋产权证、

土地使用证、作废印章、牌匾等。

第十七条我司声像归档范围：

（一）上级领导来企业视察工作、专业检查等活动的声

像材料，上级颁发给企业奖品和证书所形成的声像材料；

（二）反应企业历史线索、概貌的声像材料和企业自制

或合作制作的专题录像片、新闻录像片等资料；反应企业重

要职能活动的多种重要会议的声像材料；企业多种重要签字

典礼的声像材料；归录企业重大事件（包括重大事故）的声

像材料；企业历届领导人参与重要业务活动的声像材料；企

业大型庆典活动、文娱体育活动形成的声像材料；

（三）外国来宾来企业进行考察、技术交流活动以及企

业组织的外事活动形成的声像材料；

（四）其他具有保留价值的声像材料。

第十八条同级单位和非从属单位的文献材料：

（一）同级单位和非从属单位颁发的非我司主管业务但

需要执行的法规性文献；

（二）有关业务单位对企业工作检查形成的重要文献；

（三）同级单位和非从属单位与我司联络、协商工作的

重要来往文献。

第十九条下级单位的文献材料：

（一）下级单位报送的重要的工作计划、汇报、总结、

经典材料、记录报表、财务预算、决算等；

（二）下级单位报送的重要的科技文献材料；

（三）下级单位报送的法规性立案文献。

第五章归档时间

第二十条企业发文，文献办理完毕后，纸质、电子文

献一起交总经理工作部（党委办公室）归档。

第二十一条企业收文：总经理工作部（党委办公室）

收到文献后登记并将全文扫描，保留纸质文献归档，电子文

献在办公自动化中流转，办理完毕后，打印处理签与纸质文

献一并及时归档。

第二十二条协议协议：签字盖章后，协议正本及有关

报审资料在一种月内交由总经理工作部（党委办公室）归档。

第二十三条签报：企业本部签报由总经理工作部（党

委办公室）统一编号、送阅，年终直接归档，如有秘件，可

由起草部门自行送阅，处理完毕后，及时交总经理工作部（党

委办公室）归档。

第二十四条审计案件：审计文献材料的归档工作，在

案件办结后一月内，交总经理工作部（党委办公室）归档。

第二十五条案件档案：纪检监察案件材料的归档工

作，由纪检监察办公室管理。

第二十六条信访、上访材料：由总经理工作部（党委

办公室）统一编号、送阅，办结后及时归档。

第二十七条会计档案：由财务产权部按照归档规定负

责整顿、装订成册，及时归档保管。

第二十八条人事档案：由人力资源部按照归档规定负

责整顿、装订成册，及时归档保管。

第二十九条科技档案：科技、科研材料于项目鉴定验

收或评奖后一种月内向总经理工作部（党委办公室）移交归

档。

第三十条实物及声像档案：宝贵礼品和奖杯、奖牌等,

在一种月内及时向总经理工作部（党委办公室）登记造册。

需由部门保管的，经总经理工作部（党委办公室）同意，可

由部门保管。

录音、录像、照片、光盘随有关文献材料一同移交总经

理工作部（党委办公室）归档。

第三十一条基建工程或其他技术项目的项目档案，尤

其是协议，在任务完毕后或告一段落时，应将应归档的文献

材料及时向总经理工作部（党委办公室）归档。

第三十二条其他需归档文献材料：

（一）会议文献：参与各类会议人员在会后一周内及时

按归档范围，将文献交总经理工作部（党委办公室）归档；

（二）无编号文献：如会议记录、纪要，大事记，工作

计划、总结，调研汇报、考察汇报、名册、外事协议、简报

及刊物等，由有关人员每月将文献材料搜集齐全后，下月前

15日移交总经理工作部（党委办公室）归档。

第三十三条其他纳入企业归档范围的文献材料，各

部门应及时归档。

第六章归档规定

第三十四条企业本部各部门领导是各部门归档工作

的负责人，应积极按照本规定做好归档工作。

第三十五条列入企业归档范围的文献材料，各项手续

应完备，正件与附件及印件与底稿齐全，且及时上传电子文

档，做到归档率、完整率、精确率100%,除人事档案、财务

档案分别由人力资源部、财务产权部建档外，其他文献材料

由总经理工作部（党委办公室）档案管理人员按档案管理规

定进行建档。

第三十六条归档的文献材料必须字迹清晰、工整，纸

张及文献格式符合规范规定（包括文字修改，签字等不能超

过左侧装订线），书写材料应有助于长期保留，严禁使用圆

珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸

第三十七条归档的文献材料必须是原件，文献材料不

完整、不精确、不系统的，档案管理人员不能鉴定、验收。

第三十八条归档的文献材料如不符合上述规定，档案

管理人员有权规定有关人员进行重新整顿和补充。

第三十九条企业各部门和全体员工有责任、有义务按

照企业各类文献材料归档范围、时间规定，及时进行归档。

对于不及时归档的部门和个人，档案管理人员有权督促其归

档，对屡催不归档的，企业将按有关管理规定进行惩罚。

第七章档案的保管规定

第四十条接受档案应认真验收、并办理交接手续。

第四十一条寄存档案应有专用库房和专用柜，做到办

公、阅览、库房三分开，库房应具有防火、防盗、防潮、防

虫、防灰、防光直射等安全措施。

第四十二条定期检查库房的安全措施，并做好温湿度

的调整和监测记录。

第四十三条案卷排列应科学，便于运用和保管。

第四十四条底图入库应认真检查其修改、补充状况、

底图寄存以平放为宜。

第四十五条实物档案的保管规定：实物档案库房陈列

架必须结实合用，并且符合“防潮、防水、防日光及紫外线

照射、防尘、防污奖、防有害生物、防有害气体、防盗”等

规定。档案人员应对实物档案的管理状况定期组织检查、鉴

定。假如无保留价值的实物档案，经登记造册后，由主管领

导同意，定期销毁。

第四十六条声像档案和纸质档案采用同一分类法，分

柜保管。寄存胶片、照片、磁带等要用特制的密封盒，温度、

湿度、通风适合规定。胶片库房应设置在没有空气污染和物

理性污染的地段。

声像档案入库应进行必要的检查，已污染的声像材料应

进行技术处理，接触声像材料应戴洁净的手套、防止汗渍污

染。

第四十七条定期进行库藏档案的清理、校对，做到账、

物相符。对破损或载体变质的档案应及时进行修复。库藏档

案因移交、作废、遗失等注销账卡时要阐明原因，保留根据。

第八章档案的保管期限

第四十八条企业各部门及各风电场归档文献材料保

管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16〜50年，短

期为5〜如下。专门档案（如财务档案、审计、监察档案）

按有关规定执行。

第四十九条档案管理人员应对的分析和鉴别档案内

容的现实作用和历史作用，根据企业工作的需要和积累财富

的需要，全面确定档案的保留价值，精确鉴定档案的保管期

限。

第五十条但凡反应企业重要职能活动和历史面貌，对

企业、国家建设和历史研究有长远运用价值的文献材料，列

为永久保管。重要包括：

（一）企业营业执照；

（二）机构演变及领导任免（处级以上）；

（三）年度综合报表；

（四）房屋产权证；

（五）重要的协议协议；

（六）法定代表人委托授权书；

（七）政策法规性文献；

（八）重要的会议纪要、文献材料；

（九）重要的请示、批复；

（十）直属上级单位颁发的属于我司主管业务并

应贯彻执行的重要文献材料等;

（十一）有关企业融资、收购吞并资产等材料。

第五十一条但凡反应企业一般工作活动，在较长时间

内对我司有查考运用价值的文献材料，列为长期保管。重要

包括：

（一）一般工作问题的文献材料；

（二）一般会议文献；

（三）人事管理工作形成的一般性文献材料；

（四）直属上级机关颁发的属于我司并贯彻执行的一

般性文献材料等；

（五）基层企业报送的重要总结、汇报和记录报