会计档案归档与保管管理细则

会计档案归档与保管管理细则第一章总则第一条为规范公司会计档案管理工作，确保会计档案的真实、完整、准确与安全，有效利用会计档案信息，防范财务风险，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等相关法律法规及公司内部财务管理制度，特制定本管理细则。第二条本细则适用于公司总部、各分公司、子公司及下属事业部（以下统称“各单位”）的所有会计档案管理活动。公司所有涉及会计核算、财务管理及相关业务活动的部门和人员，必须严格遵守本细则规定。第三条会计档案是指各单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的各种形式的会计资料。包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第四条会计档案管理遵循统一领导、分级负责、规范归档、安全保密、便捷利用的原则。公司财务部负责全公司会计档案工作的统筹规划、业务指导和监督检查；各单位财务部门负责本单位会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用和销毁等具体工作；公司档案管理部门负责对已移交的会计档案进行最终验收、集中保管和提供利用服务。第五条各单位应当加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。会计档案管理工作应当纳入各单位财务管理和档案管理的整体规划，所需经费应当纳入单位预算。第二章组织机构与职责第六条公司财务部是会计档案管理的职能主管部门，其主要职责包括：（一）制定和完善公司会计档案管理制度及相关操作规程；（二）指导和监督各单位会计档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（三）负责组织公司范围内的会计档案业务培训和经验交流；（四）协调解决会计档案管理工作中出现的重大问题；（五）负责审核各单位会计档案的销毁申请。第七条各单位财务部门负责本单位会计档案的具体实施，其主要职责包括：（一）按照规定的时间和标准，完成会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料的收集、整理、装订和立卷；（二）编制会计档案移交清册，按期向公司档案管理部门或本单位内部档案室移交会计档案；（三）负责会计档案在移交前的临时保管和安全保密工作；（四）配合审计、税务、监察等部门查阅、复印会计档案；（五）提出会计档案的鉴定和销毁意见，并办理具体销毁手续。第八条公司档案管理部门（或综合办公室）负责会计档案的集中保管，其主要职责包括：（一）接收财务部门移交的会计档案，并进行质量检查和入库登记；（二）建立会计档案管理台账，对档案的分类、排列、编号进行科学管理；（三）负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防鼠、防高温等工作；（四）按规定办理会计档案的查阅、借阅和复制手续；（五）会同财务部门对到期会计档案进行鉴定和销毁处理。第九条各单位信息技术部门负责配合财务部门和档案管理部门，做好电子会计档案的技术支持工作，包括：（一）提供电子会计档案存储所需的硬件设备和网络环境；（二）保障电子会计档案管理系统的安全稳定运行；（三）协助做好电子会计档案的数据备份、迁移和恢复工作；（四）确保电子会计档案在长期保存过程中的可读性和完整性。第三章会计档案的归档范围与分类第十条会计档案的归档范围主要包括以下四类：（一）会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；（三）财务会计报告类：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附注、文字说明、财务情况说明书等；（四）其他会计资料类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、以及其他具有保存价值的会计核算专业资料（如审计报告、资产评估报告等）。第十一条下列资料虽然属于会计核算过程的产物，但原则上不纳入会计档案归档范围，应按相关业务档案管理：（一）财务管理制度、内部控制手册等管理性文件；（二）财务预算、决算分析报告（非法定对外报告）；（三）财务软件的操作手册、技术说明书等软件文档；（四）未作为记账凭证附件的纯事务性通知、会议记录等。第十二条电子会计档案的归档范围应当与纸质会计档案保持一致。对于仅以电子形式存储的会计凭证、账簿、报表等，必须符合《会计档案管理办法》规定的归档条件，确保元数据齐全，且能够通过电子档案管理系统进行有效读取和利用。第十三条各单位应当建立会计档案案卷目录和卷内目录。案卷目录应标明案卷编号、案卷题名、保管期限、年度、备注等信息；卷内目录应标明文件编号、责任者、题名、日期、页号等信息。第四章会计档案的整理与立卷第十四条会计凭证的整理与装订（一）会计凭证在记账完成后，应按月进行整理。整理前应检查凭证是否齐全，附件是否完整，手续是否完备，编号是否连续。（二）装订凭证时，需去掉凭证上的金属物（如大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成与记账凭证大小一致，且要避开装订线，保持翻阅方便。（三）凭证装订一般采用“三孔一线”法，装订线应位于凭证左侧。装订必须牢固、整齐，不得压住凭证内容，便于翻阅。（四）每本凭证厚度一般控制在1.5厘米至2.0厘米之间，过厚或过薄均应适当调整。装订完成后，需在装订线封口处粘贴封签，并由装订人在封签处加盖骑缝章或签名。（五）凭证封面应填写齐全，包括：单位名称、凭证名称、起止日期、起止号码、册数、本册号、会计主管签字、装订人签字、装订日期等。第十五条会计账簿的整理与装订（一）会计账簿在年度结账后，除跨年度使用的固定资产卡片账外，其他账簿均应按年度整理归档。（二）订本式账簿在启用时已装订成册，归档时应检查缺页、跳页、空行等情况，确认无误后，在账簿封面填写年度、账簿名称、账簿编号、启用日期、经管人员等信息，并加盖公章。（三）活页式账簿在归档前应撤去空白账页，加上账簿封面和封底，装订成册。装订要求与凭证类似，需牢固、整齐。（四）计算机打印的账簿应连续编号，经审核无误后装订成册。打印账簿时，必须按规定打印账簿启用表、目录、账页和封底。第十六条财务会计报告的整理与装订（一）月度、季度财务会计报告，一般在编制完成后即可整理，按月或季装订。（二）年度财务会计报告（包括会计报表、报表附注、财务情况说明书等）必须单独装订。（三）财务会计报告装订时，应依次排列封面、编制说明、各种会计报表（按报表编号顺序）、封底。（四）封面应注明：单位名称、报告所属年度、报告名称、编制日期、编制人、审核人、单位负责人等。第十七条其他会计资料的整理与装订（一）银行对账单、银行存款余额调节表应按月整理，可按月单独装订，也可合并装订，但需保持连续性。（二）纳税申报表按税种、按月或按季整理，年度终了后合并装订。（三）会计档案移交清册、保管清册、销毁清册应单独装订，并作为永久或长期保管的档案管理。第十八条会计档案的排列与编号（一）会计档案应按照“年度—类别—保管期限”的顺序进行分类排列。（二）案卷编号应采用分类编号法，结构一般为“年度—类别代码—案卷号”。例如：2023年凭证类第1卷，编号为“2023-PZ-001”。（三）每个案卷都应贴有档号标签，标签位置统一在案卷封面左上角或脊背处。第五章会计档案的移交第十九条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂时由财务部门保管一年，期满之后，原则上应由财务部门编制移交清册，移交本单位档案管理部门统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部门同意，且最长不得超过三年。第二十条移交会计档案时，交接双方必须认真清点核对，确保案卷数量与移交清册一致，案卷质量符合归档要求。移交时应当做到：（一）纸质会计档案：检查案卷是否装订牢固，页码是否连续，卷内目录是否与实际内容相符，备考表是否填写完整。（二）电子会计档案：检查电子文件是否可读，元数据是否完整，存储介质是否完好，是否包含必要的签名信息和电子戳。第二十一条移交会计档案必须填写《会计档案移交清册》。移交清册应当列明：移交单位、接收单位、移交时间、档案类别、档案年度、案卷起止号、案卷数量、保管期限、备注等信息。第二十二条交接双方经办人、监交人应当在移交清册上签名或盖章。移交清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。第二十三条撤销、合并、分立、转制等单位的会计档案，应当根据国家有关规定办理交接手续，并编制《会计档案移交清册》。办理交接时，应当由双方单位负责人、财务负责人和档案管理人员共同监交。第二十四条电子会计档案的移交，应当符合电子档案管理的相关规定。移交时，应同时移交电子档案的读取软件、说明文档、元数据及必要的硬件环境说明。对于通过在线系统移交的，应办理在线交接手续，并记录交接日志。第六章会计档案的保管期限第二十五条会计档案的保管期限分为永久、30年、25年、10年、5年、3年六类。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第二十六条企业会计档案具体保管期限如下表所示：序号档案名称保管期限备注1会计凭证30年包含原始凭证、记账凭证2总账30年3明细账30年4日记账30年5固定资产卡片5年固定资产报废清理后保管5年6其他辅助性账簿30年7月度、季度财务会计报告10年8半年度财务会计报告10年9年度财务会计报告永久包含文字分析材料10会计档案移交清册30年11会计档案保管清册永久12会计档案销毁清册永久13会计档案鉴定意见书永久14银行存款余额调节表10年15银行对账单10年16纳税申报表10年17其他会计资料视情况而定根据具体内容确定第二十七条对于同时满足纸质和电子存储条件的会计档案，其保管期限应一致。电子会计档案的元数据、背景信息等辅助数据应与主体内容同步保存，保管期限相同。第二十八条各单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织财务部门、审计部门及相关业务部门共同进行。鉴定应当形成书面意见，并由鉴定人员签字确认。第二十九条经鉴定，仍具有保存价值的会计档案，应当重新划定保管期限，并继续保管；确无保存价值的会计档案，应当按照规定程序进行销毁。第七章会计档案的查阅、复制与借阅第三十条各单位应当建立健全会计档案查阅、复制和借阅登记制度。严格履行审批手续，严禁在档案上涂改、勾画、抽取、撤换、添加。第三十一条查阅会计档案（一）本单位财务部门人员因工作需要查阅会计档案，须经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。（二）本单位内部非财务部门人员因工作需要查阅会计档案，须经本单位财务负责人批准。（三）外部单位（如审计、税务、公安、检察院、法院等）因公需要查阅会计档案，须持有单位介绍信和经办人有效身份证件，经公司分管领导或主要领导批准后，方可查阅。查阅时，应由档案管理人员或财务人员陪同，并在《会计档案查阅登记簿》上详细记录查阅日期、查阅单位、查阅人、查阅内容、批准人、陪同人等信息。第三十二条复制会计档案（一）复制会计档案必须履行审批手续，审批权限同查阅权限。（二）复制的会计档案，应由档案管理人员或财务人员负责复制，并在复制件上加盖“档案复制专用章”或注明“此件与原件核对无误”字样，由复制人、核对人签字确认。（三）对于涉及商业秘密、个人隐私的会计档案，复制应当从严控制，必要时需经被查阅单位或本人同意。第三十三条借阅会计档案（一）原则上会计档案仅限在档案库房或指定阅览室查阅，不得借出。（二）确因特殊工作需要（如审计外勤、司法取证等）需将会计档案借出库房的，须经档案管理部门负责人和财务部门负责人双重批准。（三）借出时间一般不得超过三个工作日。确需延长借阅时间的，必须办理续借手续。（四）借阅人员必须妥善保管会计档案，不得转借、复印、抽取、拆散、涂改、污损。归还时，档案管理人员应当当面清点案卷数量，检查案卷质量，确认无误后办理注销借阅手续。第三十四条查阅、复制、借阅会计档案的人员，应当严格遵守保密制度，不得泄露档案中涉及的商业秘密、技术秘密和个人隐私。如有违反，将依法追究相关责任。第三十五条电子会计档案的利用，应当通过电子档案管理系统进行。系统应具备用户身份认证、权限控制、操作日志记录等功能。利用电子会计档案时，应确保其在网络传输和利用过程中的安全，防止被非法篡改、下载或传播。第八章电子会计档案的特殊管理第三十六条电子会计档案是指以电子数据形式存储在磁性介质、光盘、硬盘等载体上的会计档案。各单位应当积极推进会计档案信息化建设，逐步实现会计档案从纸质向电子管理的过渡。第三十七条电子会计档案的归档应当符合以下条件：（一）电子会计数据来源真实、合法，经过了相应的审核审批程序；（二）使用的会计核算系统符合国家有关规定，能够输出符合国家标准格式的会计资料；（三）电子会计档案的元数据应当齐全、完整，能够准确反映电子会计档案的产生过程、结构背景和内容特征；（四）电子会计档案应当采用符合国家标准（如GB/T18894）的通用格式存储，如XML、PDF/A、JPEG等，确保长期可读；（五）电子会计档案应当经过电子签名或电子戳等认证手段，保证其真实性、完整性和不可抵赖性。第三十八条电子会计档案的存储应当采取“在线存储”与“离线备份”相结合的方式。（一）在线存储：应建立专用的电子档案服务器或存储区域，具备防病毒、防黑客、防非法访问等安全措施。（二）离线备份：应定期将电子会计档案导出至光盘、磁带、硬磁盘等脱机载体上，实行异地备份。备份载体应标明编号、名称、密级、备份时间、保管期限等内容，并妥善保管。第三十九条电子会计档案管理系统应当具备以下功能：（一）档案收集与捕获功能：能够自动或手动接收会计核算系统产生的电子数据；（二）档案整理与分类功能：能够按照分类方案对电子档案进行自动分类、排序和编号；（三）档案存储与备份功能：支持多种存储格式，具备自动备份和恢复功能；（四）档案鉴定与销毁功能：能够根据保管期限自动提示到期档案，支持销毁申请和审批流程；（五）档案利用与统计功能：支持全文检索、在线浏览、权限控制和利用统计。第四十条电子会计档案的移交、销毁，应当符合国家关于电子文件管理的规定。销毁电子会计档案时，应当确保存储介质上的数据彻底清除，无法恢复，防止信息泄露。第四十一条对于同时存在纸质和电子形式的会计档案，应当保持两者的一致性。在查询利用时，原则上以电子档案为主，纸质档案为辅；但在法律诉讼或对数据真实性有异议时，应当以纸质档案原件为准。第九章会计档案的鉴定与销毁第四十二条会计档案的鉴定工作应当定期进行，一般每五年进行一次。由档案管理部门会同财务部门、审计部门组成鉴定小组，对已到保管期限的会计档案进行逐卷审查。第四十三条鉴定小组应当根据会计档案的历史价值、凭证作用、史料价值以及法律法规的规定，提出鉴定意见。鉴定意见分为“继续保管”和“予以销毁”两类。第四十四条对于确无保存价值，需要销毁的会计档案，应当按照以下程序进行：（一）由档案管理部门会同财务部门编制《会计档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁原因等内容。（二）由档案管理部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人在销毁清册上签署意见。（三）报经本单位主要负责人或分管领导批准。涉及重大债权债务、未结清事项的会计档案，即使到期也不得销毁，必须结清事项后方可按规定销毁。（四）销毁会计档案时，应当由档案管理部门、财务部门、审计部门共同派员监销。监销人在销毁前，应当按照销毁清册所列内容清点核对；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第四十五条销毁会计档案应当采取符合环保和安全要求的方式。纸质档案应送至指定的保密销毁机构进行碎纸化处理或焚烧处理；电子档案应当进行逻辑删除和物理擦除，确保数据不可恢复。第四十六条严禁个人私自销毁、转让、买卖会计档案。严禁在非指定地点销毁会计档案。第四十七条对于保管期限虽满，但未了结的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第四十八条正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第十章会计档案的保密与安全第四十九条各单位应当建立健全会计