合同印章管理办法

合同印章管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）在经营管理活动中涉及合同签订所使用的公司合同专用印章（以下简称“合同印章”）。其他类型印章的管理，可参照本办法或公司其他专项规定执行。第三条基本原则合同印章管理遵循“专人保管、规范审批、严格登记、全程可控”的原则，确保每一次用印行为都有据可查、权责清晰。第二章管理机构与职责第四条管理部门公司行政部（或指定专门部门，下同）是合同印章的归口管理部门，负责合同印章的统一保管、用印审批流程的协调、用印登记以及印章使用的监督检查。第五条保管职责1.专人保管：合同印章应由行政部指定责任心强、工作严谨的专人（以下简称“印章保管人”）负责保管。印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》。2.安全存放：合同印章应存放于保险柜或其他安全可靠的装置内，严禁随意放置或交由他人代管。保管人离开工作岗位时，必须将印章锁好。3.保密义务：印章保管人应对印章的使用情况予以保密，不得泄露用印信息。4.变更交接：印章保管人因工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责时，须办理严格的印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监交，并报公司分管领导备案。第六条审批职责各业务部门是合同用印的发起部门，负责合同的洽谈、审核、拟定，并按照本办法规定的权限和流程办理用印审批。公司相关领导依据审批权限对合同用印申请进行审批。第三章印章的刻制、启用与废止第七条印章刻制合同印章的刻制须由行政部根据公司经营需要，提出刻制申请，报公司总经理批准后，由行政部统一到公安机关指定的单位刻制。任何部门和个人不得擅自刻制合同印章。第八条印章启用新刻制的合同印章，由行政部负责登记、留样、建档，并发布印章启用通知，明确启用日期、保管部门及保管人。启用前，不得提前使用。第九条印章废止与销毁1.因公司名称变更、印章磨损、合同专用范围调整或其他原因导致原合同印章不再适用时，原印章应予以废止。2.废止的合同印章，由行政部及时收回，填写《印章废止登记表》，报公司总经理批准后，按照规定程序予以封存或销毁。销毁时应有两人以上在场监销，并做好销毁记录。严禁个人私自留存或处理废止印章。第四章用印审批与使用规范第十条用印范围合同印章仅限用于公司对外签订各类经济合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件。严禁超出范围使用。第十一条用印审批流程1.申请：业务经办人填写《合同用印审批单》，详细注明合同名称、对方单位、合同主要内容、用印份数、申请部门、申请人及日期等信息，并附经审核无误的合同文本及相关附件。2.部门审核：业务部门负责人对合同的真实性、完整性、合规性及与业务需求的匹配性进行审核并签字。3.法务审核（如需）：涉及重大、复杂或专业性较强的合同，须经公司法务人员（或外聘法律顾问）审核其法律风险并出具意见。4.财务审核（如需）：涉及大额资金支付、融资、担保等合同，须经财务部对相关财务条款进行审核。5.领导审批：根据合同的性质、金额及重要程度，按照公司规定的审批权限，由相关领导逐级审批。审批人应对合同内容及前期审核情况进行复核。6.用印：印章保管人核对《合同用印审批单》的审批手续是否完备、合同文本与审批内容是否一致，确认无误后方可办理用印。第十二条审批权限合同用印的审批权限由公司根据管理需要另行制定并颁布《合同审批权限表》，作为本办法的附件。第十三条使用规范1.核对无误：用印前，印章保管人必须仔细核对合同文本内容（包括附件）与审批单内容是否一致，合同各方当事人是否均已签字盖章（我方最后盖章），合同条款是否清晰、无涂改（如有涂改须有各方签字或盖章确认）。2.位置规范：印章应清晰、端正地盖在合同文本的指定位置（通常为落款处或法定代表人签字处），印章名称应与合同首部列明的公司名称一致，印章文字不得模糊、歪斜或部分缺失。3.骑年压月：正式合同文本的盖章应做到“骑年压月”或“骑缝”，确保印章的严肃性。多页合同应加盖骑缝章。4.禁止行为：*严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张或未填写完整、未经审批的合同文本上加盖合同印章。*严禁携带合同印章外出使用。确因特殊情况（如异地签约且对方要求当场盖章）需要外出用印的，须经公司总经理特批，由印章保管人或指定专人携带，并对用印过程全程负责，用后立即归还。*严禁转借、复制、伪造合同印章。5.多人在场：用印时，原则上应有合同经办人和印章保管人同时在场。第五章用印登记与档案管理第十四条用印登记每次用印完毕，印章保管人应立即在《合同用印登记表》上详细记录用印日期、合同编号、合同名称、对方单位、用印份数、审批单号、审批人、经办人、用印人等信息，并由经办人签字确认。《合同用印登记表》应长期保存。第十五条档案管理1.《合同用印审批单》、《合同用印登记表》、合同正本或复印件（重要合同留存正本）及相关审核文件应作为公司重要档案资料，由行政部（或档案室）按照公司档案管理规定统一归档保存，保存期限不少于合同有效期后若干年。2.查阅用印档案须履行必要的审批手续，严禁私自查阅、复制或带出。第六章责任追究第十六条违规责任任何部门或个人违反本办法规定，擅自刻制、启用、使用、出借、复制、伪造、涂改、损毁、遗失合同印章，或在合同用印过程中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊，导致公司声誉受损或经济损失的，公司将根据情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。第十七条遗失处理如发生合同印章遗失或被盗情况，印章保管人应立即向行政部负责人和公司分管领导报告，并迅速采取补救措施（如登报声明作废等），同时配合调查处理。因保管不善导致印章遗失并造成损失的，保管人应承担相应责任。第七章附则第十八条监督检查公司行政部及审计部门（如有）有权对合同印章的管理和使用情况进行定期或不定期的监督检查，各部门应予以配合。第十九条争议解决因本办法执行过程中发生的争议，由公司行政部负责解释和协调；协调不成的，提交公司总经理办公会裁决。第二十条办法修订本办法根据国家法律法规变化及公司经营管理需要，可适时进行修订。修订程序同制定程序。第二十一条生效日