印章管理制度

印章管理制度一、总则（一）目的依据为规范公司印章的管理，保证印章使用的安全、准确、有效，维护公司的合法权益，防止因印章管理不当引发法律风险和经济损失，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构所有印章的制作、刻制、启用、保管、使用、变更、废止、销毁等管理工作。公司各类印章的领用、保管、使用及相关责任追究，均须遵守本制度规定。（三）管理原则公司印章管理遵循“统一管理、分级负责、权责一致、安全规范”的原则。任何部门和个人不得擅自制作、使用和保管印章。二、管理机构与职责（一）管理部门公司行政部（或指定办公室，下同）是印章管理的归口部门，负责统筹协调公司各类印章的日常管理工作，包括制度的制定与修订、印章的刻制与销毁、使用监督与检查等。（二）职责分工1.行政部负责公司公章、法定代表人印章及其他重要业务印章的统一管理，并指导和监督各部门的印章管理工作。2.各部门负责本部门专用印章的日常保管与规范使用，并配合行政部做好印章管理的相关工作。3.印章保管人对所保管印章的安全性和使用的合规性负直接责任。三、印章的种类与制作（一）印章种类公司印章主要包括以下几类：1.公司公章：代表公司对外行使法定职权的印章。2.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算等相关业务的印章。3.合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件的印章。4.法定代表人印章：用于需法定代表人签章的文件、凭证等。5.部门专用章：各部门在其职责范围内开展业务时使用的印章，不得用于对外签订合同、承诺债务等具有法律约束力的行为。6.其他专用印章：因特定业务需要而设立的专用印章，如发票专用章、报关专用章等，其使用范围应严格限定。（二）印章制作1.公司各类印章的刻制均须由行政部统一负责。任何部门或个人未经批准，不得擅自刻制印章。2.新印章的刻制，需由使用部门提出申请，经行政部审核并报公司相关领导批准后，由行政部统一到指定的、具备合法资质的单位刻制。3.印章刻制完成后，行政部应组织验收，登记备案，并预留印模存档。四、印章的保管（一）保管责任1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养。2.印章保管人名单由行政部备案，并根据人员变动情况及时更新。（二）保管要求1.印章应存放在安全、保密的地方，如带锁的抽屉或保险柜内。下班后或非工作时间，必须将印章锁好，不得随意放置。2.印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人代管或带出指定办公区域。确因工作需要带出的，须严格履行借用审批手续（详见本制度“印章的使用”相关条款）。3.印章保管人不得擅自用印，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无明确内容的载体上加盖印章。4.印章保管人如因工作调动、离职等原因不再负责保管印章时，须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由行政部派人监交，确保印章安全移交。五、印章的使用（一）用印申请与审批1.使用印章前，须由用印部门或用印人填写《用印申请单》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、拟盖章类别及用印日期等信息。2.《用印申请单》须经部门负责人审核签字。涉及重大合同、重要对外承诺、资金往来等关键性文件用印，还须报请公司相关领导审批。具体审批权限由公司根据实际情况另行规定。3.行政部或印章保管人应对用印申请及相关文件内容进行复核，确认审批手续齐全、文件内容合规后方可盖章。（二）用印审核1.印章保管人在用印前，应仔细核对用印文件内容与《用印申请单》所填写内容是否一致，确保文件内容真实、合法、完整。2.对不符合用印规定、审批手续不全或文件内容有疑问的，印章保管人有权拒绝用印，并及时向行政部或相关领导报告。（三）用印规范1.盖章时应确保印迹清晰、端正、完整，位置适当（通常为文件的落款处或指定位置）。2.一份文件需加盖多枚印章时，应按照相关规定或文件要求的顺序加盖。3.用印后，印章保管人应在《用印申请单》上记录用印情况，并由用印人签字确认。同时，对用印文件的复印件或电子版（如有必要）进行存档备查。（四）外出用印1.原则上禁止携带印章外出使用。确因特殊情况（如异地签约等）必须外出用印的，须由用印部门提出书面申请，详细说明外出用印的事由、时间、地点、携带人及担保措施等，经行政部审核并报请公司主要领导批准。2.外出用印须由两人以上共同负责，其中至少一人为部门负责人或指定的骨干人员。携带人应对印章的安全负全部责任，用印完毕后立即将印章归还保管人，并办理归还登记手续。六、印章的变更、废止与销毁（一）印章变更因公司名称变更、印章损坏、遗失或其他原因需要更换印章的，应按照新印章刻制的程序办理，并同时对旧印章进行处理。（二）印章废止1.对于不再使用的印章（如因名称变更、机构撤销、印章损坏等），由使用部门或行政部提出废止申请，经公司相关领导批准后，予以废止。2.废止的印章应及时交回行政部统一保管，不得私自留存或销毁。（三）印章销毁1.废止的印章需要销毁时，由行政部提出销毁申请，报公司相关领导批准后，组织两名以上专人负责监销。2.销毁前应对废止印章进行登记、编号，并拍照存档。销毁过程应做好记录，相关人员签字确认后存档备查。七、印章的遗失与报备1.印章保管人如发现印章遗失或被盗，应立即向行政部和公司相关领导报告，并同时向公安机关报案，积极配合调查。2.行政部应根据情况及时发布印章遗失声明，以最大限度减少可能造成的损失。3.遗失印章后，如需重新刻制，应按照新印章刻制的程序办理。八、责任追究1.对严格遵守本制度，认真履行印章管理职责，有效避免印章使用风险的部门或个人，公司可给予适当表彰或奖励。2.对违反本制度规定，造成印章遗失、被盗、滥用或不当使用，从而给公司造成经济损失或不良影响的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚