行政办公室文档归档管理规范

行政办公室文档归档管理规范第一章总则第一条目的与依据为规范本单位行政办公室文档管理工作，提高文档处理效率与利用价值，确保信息资源的完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及本单位实际工作需要，特制定本规范。第二条适用范围本规范适用于本单位行政办公室及各部门在日常工作中形成的各类纸质文档与电子文档的归档管理。全体员工均应遵守本规范的相关规定。第三条基本原则文档归档管理遵循以下原则：（一）真实准确原则：归档文档必须真实反映单位各项工作的实际情况，内容准确无误。（二）及时有效原则：文档形成后应及时收集、整理、归档，确保信息的时效性与可用性。（三）规范有序原则：按照统一的标准和方法进行分类、编号、排列和保管，做到条理清晰、井然有序。（四）安全保密原则：严格遵守保密规定，采取有效措施，确保涉密文档和敏感信息的安全。（五）便于利用原则：归档管理应以方便检索和利用为导向，优化管理流程，提高利用效率。第二章管理机构与职责第四条管理机构行政办公室是本单位文档归档管理的归口部门，负责统筹、指导和监督全单位的文档归档工作。各部门应指定专人（兼职或专职）负责本部门文档的初步收集、整理和向行政办公室移交。第五条行政办公室职责（一）贯彻执行国家有关文档管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位文档归档管理的规章制度。（二）负责对各部门文档管理工作进行业务指导和培训。（三）负责接收、审核、整理、保管和提供利用各部门移交的归档文档。（四）负责文档库房（柜）的管理，确保文档存放安全。（五）按规定对到期文档进行鉴定和处理。第六条各部门职责（一）负责本部门在工作中形成的各类文档的及时收集、初步整理和规范装订。（二）指定专人负责本部门文档的日常管理和定期向行政办公室移交。（三）严格遵守文档保密规定，确保本部门文档在移交前的安全。第三章文档的收集与整理第七条收集范围归档文档包括但不限于：（一）上级机关下发的需贯彻执行的文件、指示、通知等。（二）本单位对外发出的正式文件、函件、报告等。（三）本单位内部形成的各类管理制度、工作计划、总结、会议纪要、请示、批复、记录、统计报表等。（四）本单位与外部单位签订的合同、协议、意向书等具有法律效用的文件。（五）本单位在各项活动中形成的具有保存价值的声像资料、电子数据、实物等（参照本规范精神管理）。（六）其他具有查考、利用和保存价值的各类文字材料。第八条收集时间（一）日常办公中形成的零散文档，应于每月底前由各部门文档管理员收集整理。（二）专项工作、阶段性工作或重大活动结束后一个月内，应完成相关文档的收集整理工作。（三）年度总结、计划等年度性文档，应于次年第一季度内完成收集整理。第九条整理要求（一）分类：按照单位统一的分类体系进行分类。一般可采用年度-机构（部门）-业务（或问题）的层级分类法。具体分类细则另行制定或参照国家相关标准。（二）编号：对分类后的文档进行系统编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则应简明易懂，便于操作。（三）装订：1.纸质文档应去除金属物，对破损或不符合规格的页面应进行修补、折叠或复制。2.一般采用左侧装订，装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。篇幅较少的可采用左上角粘贴或文件夹存放。3.装订顺序一般为：文件处理单（如有）、正文、附件、批复（如有）、其他相关材料。（四）排序：同一类别、同一编号下的文档，按照形成时间顺序或重要程度进行排列。（五）著录：对整理好的文档进行著录，填写文档目录或备考表，内容包括文档名称、编号、形成日期、页数、责任者、备注等信息。第四章文档的鉴定与归档第十条鉴定行政办公室会同相关部门对收集整理后的文档进行价值鉴定，确定其保管期限（永久、长期、短期）。鉴定工作应坚持客观、公正的原则。第十一条归档移交（一）各部门整理好的文档，应填写《文档移交清单》，经部门负责人审核签字后，连同文档一并移交行政办公室。（二）行政办公室接收人员应对移交文档的数量、质量、完整性等进行核对验收，双方在《文档移交清单》上签字确认，清单一式两份，双方各执一份。（三）电子文档的归档，应符合相关技术标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质文档建立有效的关联。第五章文档的保管第十二条库房与装具（一）文档应存放在专用的档案柜内，有条件的应设立专门的档案库房。（二）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。（三）档案装具（如档案盒、文件夹等）应符合国家标准，材质优良，利于文档长期保存。第十三条存放管理（一）文档应按照分类编号顺序排放，便于查找和管理。（二）建立文档管理台账，对文档的收进、移出、利用等情况进行详细记录。（三）定期对库存文档进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第十四条保管期限与销毁（一）严格按照鉴定确定的保管期限进行管理。（二）对于保管期限已满的文档，由行政办公室提出销毁意见，报单位领导审批后，按规定程序进行销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁文档。第六章文档的利用第十五条利用原则文档利用应遵循“按需提供、严格审批、履行手续、注意保密”的原则。第十六条利用手续（一）本单位内部人员因工作需要查阅文档，须经本部门负责人同意，到行政办公室办理查阅登记手续。查阅涉密文档，须经单位分管领导批准。（二）外单位人员查阅文档，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位相关领导批准后，方可查阅。（三）查阅文档一般应在指定的阅档室进行。确因工作需要借出的，须经行政办公室负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。涉密文档原则上不得借出。第十七条利用要求（一）查阅者应爱护文档，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文档内容。（二）不得擅自复制、拍摄、摘录涉密文档内容。经批准复制的，复制件按照同等密级管理。（三）查阅完毕，应及时归还，行政办公室工作人员应对归还文档进行检查。第七章电子文档管理第十八条电子文档的收集与整理电子文档的收集应及时、完整，确保其真实性和有效性。整理时应按照纸质文档的分类原则进行，并对电子文档的格式、元数据等进行规范。第十九条电子文档的存储与备份（一）电子文档应存储在单位指定的服务器或安全的存储介质中，重要电子文档应进行加密处理。（二）建立电子文档备份制度，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。备份介质应异地存放。第二十条电子文档的安全与保密（一）严格遵守国家及单位有关信息安全和保密的规定，加强对电子文档访问权限的控制。（二）定期对电子文档管理系统进行安全检查和维护，防止病毒感染和黑客攻击。第八章监督与责任第二十一条监督检查行政办公室负责对本规范的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。第二十二条责任追究对于在文档管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位予以表彰和奖励。对违反本规范，造成文档损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪