学生出差报销管理制度

学生出差报销管理制度一、学生出差报销管理制度

一、总则

第一条为规范学生出差费用报销行为，加强财务管理，提高资金使用效益，保障学生出差工作顺利开展，根据国家有关财务制度及学校管理规定，制定本制度。

第二条本制度适用于所有因公出差的在校学生，包括本科生、研究生及进修生。

第三条学生出差费用报销应当遵循“实事求是、厉行节约、手续完备、流程规范”的原则，确保报销的真实性、合理性和合规性。

第四条学生出差需经所在院系及学校批准，并按照本制度规定提交相关报销材料。

第五条费用报销范围包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费及其他经批准的杂费。

二、出差审批程序

第六条学生出差需提前提交《学生出差申请表》，经所在院系负责人审核，并报学校相关部门审批后方可出行。

第七条出差申请表应详细列明出差事由、时间、地点、行程安排及预计费用等信息。

第八条学校批准后方可购买车票、预订住宿等，不得擅自更改出差计划或超出预算。

三、费用标准及报销要求

第九条交通费报销标准按照国家及学校相关规定执行，包括飞机、火车、汽车等费用。学生因特殊情况需乘坐其他交通工具，需经学校批准并提供合理说明。

第十条住宿费报销标准根据出差地点及学校规定执行，超出标准部分需自行承担。学生住宿应选择正规酒店或学校指定的住宿地点，并提供正规发票。

第十一条伙食补助费按照出差天数及学校规定标准报销，不得重复计算。伙食补助费不得以现金形式发放，需通过报销方式结算。

第十二条市内交通费报销标准根据实际发生额及学校规定执行，需提供正规发票。学生不得使用现金支付市内交通费。

第十三条其他杂费包括会议费、资料费等，需经学校批准并提供相关证明材料，方可报销。杂费报销总额不得超过实际支出。

四、报销流程及材料要求

第十四条学生出差结束后，需在规定时间内提交报销材料，包括《学生出差报销单》、交通票据、住宿发票、伙食补助证明等。

第十五条报销材料应真实、完整、清晰，票据金额与大写一致，不得涂改、伪造。

第十六条报销单需经所在院系及学校财务部门审核，方可办理报销手续。

五、违规处理

第十七条学生如虚报、多报出差费用，一经查实，将按照学校相关规定进行处理，包括但不限于通报批评、取消相关待遇等。

第十八条学生如未按规定程序报销费用，将不予批准报销，并需补充相关材料或承担责任。

六、附则

第十九条本制度由学校财务部门负责解释，并根据实际情况进行修订。

第二十条本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、出差审批程序

一、出差申请的提交与审核

第一条学生计划进行因公出差前，应首先向所在院系提交正式的《学生出差申请表》。该申请表需包含出差的具体事由，例如参与学术会议、进行实地调研、执行社会实践活动等，并详细说明出差的起止时间、目的地以及大致的行程安排。此外，申请表还应列出预估的各项费用，以便院系进行初步的审核和预算。

第二条《学生出差申请表》应由学生本人填写，并确保信息的准确性和完整性。表单需经过所在院系负责人的初步审核，确认出差事由的合理性和必要性。院系负责人会根据学生的实际情况，如学业进度、经济条件等，对出差申请进行综合评估。

第三条院系负责人审核通过后，将《学生出差申请表》及相关材料提交至学校的相关部门，通常是学生工作处或科研管理部门。学校相关部门会对出差的必要性、行程安排的安全性以及经费使用的合理性进行进一步审查。审查过程中，可能会与学生进行面谈，了解出差的具体内容和预期成果。

第四条学校相关部门审查完毕，确认无误后，将正式批准出差申请，并通知学生及院系。获得学校批准后，学生方可按照计划进行出差准备，包括购买交通工具票、预订住宿等。

二、出差过程中的审批与调整

第五条学生在出差过程中，如遇特殊情况需要更改出差计划，例如行程延误、临时增加会议参与等，应及时向学校相关部门报告，并提交书面说明。学校将根据实际情况，对出差计划的调整进行重新审核。

第六条对于出差过程中产生的额外费用，学生需在返回学校后，及时提交相关证明材料，并填写《学生出差费用补充申请表》。该表需经院系负责人及学校相关部门审核批准后，方可进行报销。

第七条学生在出差过程中，应妥善保管所有相关票据，包括交通票据、住宿发票、餐饮发票等。这些票据不仅是报销的依据，也是证明出差真实性的重要材料。若因个人原因导致票据丢失，将难以进行后续的报销手续。

三、出差结束后的审批与归档

第八条学生出差结束后，应在规定的时间内整理并提交所有报销材料，包括《学生出差报销单》、交通票据、住宿发票、伙食补助证明等。这些材料需按照学校财务部门的要求进行分类整理，确保清晰、完整。

第九条《学生出差报销单》应由学生本人填写，并详细列明各项费用的具体金额及报销事由。该表需经院系负责人及学校财务部门审核无误后，方可进行报销。

第十条学校财务部门在审核报销材料时，会严格核对票据的真实性、合规性以及费用的合理性。若发现有问题，将及时与学生沟通，要求补充相关材料或说明情况。

第十一条报销手续完成后，学生需将所有报销材料进行归档保存，以备日后查阅。院系及学校相关部门也需对学生的出差情况进行记录，作为日后工作参考。

四、特殊情况的处理

第十二条对于因不可抗力因素导致的出差变更或取消，例如自然灾害、突发疾病等，学生需及时向学校报告，并提供相关证明材料。学校将根据实际情况，对出差费用进行特殊处理。

第十三条对于跨地区出差的申请，学校将根据出差地点的远近、出差时间的长短等因素，进行综合评估。对于偏远地区或国际出差的申请，学校将要求学生提供更详细的计划和预算，并可能要求导师或项目负责人进行担保。

第十四条对于长期出差的申请，学校将要求学生提交更详细的行程安排和经费预算，并可能要求学生定期向学校报告出差进展和费用使用情况。长期出差的学生需在出差期间保持与学校相关部门的沟通，确保出差的顺利进行。

五、审批时限与沟通机制

第十五条学生提交《学生出差申请表》后，院系负责人应在三个工作日内完成初步审核，并将审核结果报送给学校相关部门。学校相关部门应在五个工作日内完成最终审核，并通知学生审批结果。

第十六条若学生在出差过程中需要调整出差计划或申请额外费用，应在尽可能短的时间内向学校报告，并提交相关材料。学校相关部门将在收到报告后三个工作日内完成审核，并通知学生处理结果。

第十七条学校将建立专门的沟通机制，为学生提供出差申请、审批、报销等方面的咨询和帮助。学生可通过电话、邮件或当面咨询等方式，与学校相关部门进行沟通。学校也将定期组织相关培训，帮助学生了解出差报销的流程和要求。

第十八条学校将设立专门的咨询电话和邮箱，方便学生随时联系和咨询。学校也将定期发布出差报销的相关通知和公告，确保学生及时了解最新的政策和要求。

三、费用标准及报销要求

一、交通费报销标准

第一条交通费是学生出差中的一项主要支出，主要包括往返目的地的机票、火车票、汽车票等费用。学校根据国家相关规定以及地区经济水平，制定了统一的交通费报销标准。学生应根据实际出差需要，选择合适的交通工具，并在批准的预算范围内进行选择。

第二条对于学生因特殊情况需乘坐其他交通工具，如出租车、网约车等，需经学校批准并提供合理说明。学校将根据实际情况，对相关费用进行审核，确认合理后方可报销。

第三条学生在购买交通工具票时，应选择正规渠道，并保留好购票凭证。购票凭证是报销的重要依据，学生需妥善保管。若因个人原因导致购票凭证丢失，将难以进行后续的报销手续。

第四条交通费的报销应遵循实报实销的原则，学生需提供真实的交通票据，并按照实际支出进行报销。学校财务部门将严格审核交通票据的真实性、合规性，确保报销的合理性。

二、住宿费报销标准

第五条住宿费是学生出差中的另一项重要支出，学校根据不同地区的经济发展水平，制定了相应的住宿费报销标准。学生应根据出差地点选择合适的住宿地点，并在批准的预算范围内进行选择。

第六条学生住宿应选择正规酒店或学校指定的住宿地点，并提供正规发票。学校将根据住宿地点的等级以及住宿时间的长短，对住宿费进行审核，确认合理后方可报销。

第七条对于超出标准的住宿费用，学生需自行承担。学校鼓励学生选择经济实惠的住宿方式，以节约开支。若因特殊情况需选择更高档次的住宿，需经学校批准并提供合理说明。

第八条学生在住宿过程中，应妥善保管住宿发票，并按照实际住宿天数进行报销。学校财务部门将严格审核住宿发票的真实性、合规性，确保报销的合理性。

三、伙食补助费报销要求

第九条伙食补助费是学生出差中的一项补贴性支出，旨在保障学生在出差期间的基本生活需求。学校根据出差地点以及出差时间的长短，制定了相应的伙食补助费标准。

第十条伙食补助费按照出差天数及学校规定标准报销，不得重复计算。学生需提供相关的证明材料，如出差日志、会议通知等，以证明出差的天数。

第十一条伙食补助费不得以现金形式发放，需通过报销方式结算。学生应在返回学校后，按照规定流程进行报销，并提交相关的证明材料。

第十二条学生在出差期间，应合理使用伙食补助费，不得浪费。学校鼓励学生选择经济实惠的餐饮方式，以节约开支。

四、市内交通费报销要求

第十三条市内交通费是学生出差中的一项必要支出，主要包括在目的地市内进行调研、参加会议、办理事务等产生的交通费用。学校根据实际情况，制定了相应的市内交通费报销标准。

第十四条市内交通费的报销应遵循实报实销的原则，学生需提供真实的交通票据，并按照实际支出进行报销。学校财务部门将严格审核交通票据的真实性、合规性，确保报销的合理性。

第十五条学生在乘坐市内交通工具时，应选择正规渠道购票，并保留好购票凭证。购票凭证是报销的重要依据，学生需妥善保管。

第十六条对于超出标准的市内交通费用，学生需自行承担。学校鼓励学生选择经济实惠的市内交通方式，以节约开支。若因特殊情况需选择更高档次的交通工具，需经学校批准并提供合理说明。

五、其他杂费报销要求

第十七条其他杂费包括会议费、资料费、通讯费等，这些费用是学生出差中可能产生的额外支出。学校根据实际情况，制定了相应的其他杂费报销标准。

第十八条其他杂费的报销需经学校批准，并提供相关证明材料。学生需在出差前，根据出差计划，预估可能产生的其他杂费，并提交相应的申请材料。

第十九条学生在出差过程中，应合理使用其他杂费，不得浪费。学校鼓励学生选择经济实惠的方式，以节约开支。

第二十条学校财务部门将严格审核其他杂费的报销申请，确保报销的合理性。学生需按照规定流程进行报销，并提交相关的证明材料。

四、报销流程及材料要求

一、报销材料的准备与提交

第一条学生出差结束后，需在规定的时间内将所有相关报销材料准备齐全，并提交至所在院系进行初步审核。报销材料应包括但不限于《学生出差报销单》、交通票据、住宿发票、伙食补助证明等，确保每一项费用都有据可依。

第二条《学生出差报销单》应由学生本人认真填写，内容需清晰、准确，不得涂改。表中应详细列明各项费用的具体金额、报销事由以及对应的票据张数。学生需在提交报销单时，同时附上所有相关的票据，确保票据与报销单上的信息一致。

第三条学生在准备报销材料时，应注意票据的完整性和规范性。交通票据应包括购票时间、车次、座位号等信息；住宿发票应注明住宿日期、天数、房间号等；伙食补助证明应与出差天数相对应。所有票据均需为正本，复印件不得作为报销依据。

第四条学生在提交报销材料前，应仔细核对所有材料，确保无误。若发现有问题，应及时补充或更正。若因个人原因导致票据丢失，学生需尝试通过正规渠道补办，并附上相关说明。若无法补办，将可能影响报销的顺利进行。

二、院系及学校财务部门的审核流程

第五条院系在收到学生的报销材料后，将进行初步审核，确认材料的完整性、合规性以及费用的合理性。审核过程中，院系负责人会仔细检查每一项费用，并与学生进行沟通，了解费用的具体用途。

第六条院系审核通过后，将报销材料提交至学校财务部门进行最终审核。学校财务部门将严格按照学校规定的报销流程和标准，对学生的报销材料进行详细审核。审核内容包括票据的真实性、费用的合理性、报销单的规范性等。

第七条审核过程中，若发现有问题，财务部门将及时与学生沟通，要求补充相关材料或说明情况。例如，若某项费用的票据不完整或不符合规定，学生需按照财务部门的要求进行补充。

第八条财务部门在审核过程中，也会关注费用的合理性。例如，若学生的交通费明显超出标准，财务部门将要求学生提供合理说明。若说明不合理，财务部门将不予报销超出部分。

三、报销款的支付与发放

第九条报销材料经院系及学校财务部门审核无误后，学生方可办理报销手续。财务部门将根据报销金额，将款项支付给学生。支付方式可以是现金，也可以是银行转账，具体方式根据学校的规定执行。

第十条若报销金额较大，财务部门可能会要求学生提供银行卡信息，以便进行银行转账。学生需确保银行卡状态正常，并准备好相关的身份信息。

第十一条学生在收到报销款后，应妥善保管，并按照规定进行记账。学校建议学生将报销款用于出差费用的结算，避免出现超支或浪费的情况。

第十二条对于跨院系或跨学校的合作项目，学生可能需要将部分报销款支付给其他单位或个人。在这种情况下，学生需提前与财务部门沟通，并按照学校的规定进行操作。

四、报销材料的归档与管理

第十三条报销材料经审核无误并支付报销款后，学生应将所有材料进行归档保存。这些材料不仅是学生出差的记录，也是学校财务管理的重要资料。学生需妥善保管，以备日后查阅。

第十四条院系及学校财务部门也会对报销材料进行归档管理。财务部门将按照学校的规定，对报销材料进行分类、整理和保存，确保资料的完整性和安全性。

第十五条学校将定期对报销材料进行清理和销毁，以节省存储空间。在销毁前，财务部门会确认所有相关资料已妥善保存，并按照规定进行操作。

第十六条学生在报销过程中，若对相关政策或流程有疑问，可以随时向院系或财务部门咨询。院系和财务部门将为学生提供必要的帮助和指导，确保学生顺利完成报销手续。

五、特殊情况的处理

第十七条对于因不可抗力因素导致的出差变更或取消，例如自然灾害、突发疾病等，学生需及时向院系和财务部门报告，并提供相关证明材料。在这种情况下，学生的报销材料可能会进行特殊处理。

第十八条对于长期出差的报销，学生需在出差期间定期向院系和财务部门报告出差进展和费用使用情况。财务部门将根据实际情况，对报销材料进行审核，并可能要求学生提供额外的证明材料。

第十九条对于涉及多个学生共同出差的报销，学生需协商确定报销负责人，并共同提交报销材料。财务部门将根据实际情况，对报销材料进行审核，并可能要求报销负责人提供额外的证明材料。

五、违规处理

一、虚报费用的处理

第一条学生如被发现虚报出差费用，将受到严肃处理。虚报费用包括伪造票据、夸大实际支出、冒领伙食补助等行为。学校将根据虚报金额的多少以及情节的严重程度，采取相应的处罚措施。

第二条学校财务部门在审核报销材料时，若发现票据与实际支出不符，将立即与学生沟通，要求其解释情况。若学生无法提供合理解释，或持续出现虚报行为，学校将启动调查程序。

第三条调查程序将由学校纪律委员会负责，相关工作人员将收集证据，并听取学生陈述。调查结果将综合考虑虚报金额、主观意图、是否初犯等因素，决定最终的处罚措施。

第四条处罚措施可能包括通报批评、取消相关奖学金或资助、暂停参与学校活动等。对于情节严重者，学校将依据校规校纪给予记过或开除学籍处分。

第五条被处罚的学生有权进行申诉，学校将设立专门的申诉渠道，确保学生的合法权益得到保障。申诉结果将由学校上级部门最终裁定。

二、未按规定程序报销的处理

第六条学生若未按照规定程序进行报销，例如未提交《学生出差申请表》、未获得学校批准便出差、未在规定时间内提交报销材料等，将影响报销手续的顺利进行。

第七条对于未提交《学生出差申请表》或未获得学校批准便出差的，学校将要求学生说明情况，并视情节严重程度进行相应处理。若出差行为对学校声誉造成负面影响，将给予更严厉的处罚。

第八条未在规定时间内提交报销材料的，学校将不予受理报销申请。学生需补齐相关材料，并按照规定流程重新提交。若因个人原因导致无法及时提交，需提前向学校说明情况，并寻求帮助。

第九条对于多次未按规定程序报销的学生，学校将进行警告，并要求其加强学习相关制度规定。若仍不改正，将可能影响其未来的出差申请及评奖评优资格。

三、票据问题的处理

第十条学生在报销过程中，若提供虚假票据或无法提供有效票据，将无法获得报销。学校将根据情节严重程度，采取相应措施。

第十一条提供虚假票据的学生，将受到与虚报费用类似的处罚。学校将视其行为性质，给予通报批评、取消奖学金、暂停参与学校活动等处分。

第十二条无法提供有效票据的，学校将要求学生说明情况。若情况属实，例如票据意外丢失且无法补办，学生需提供相关证明材料，并承担一定责任。

第十三条学校建议学生在出差前购买保险，以防止因意外导致票据丢失。同时，学校也将定期开展相关培训，帮助学生了解如何妥善保管票据，避免出现问题。

四、屡次违规的处理

第十四条对于屡次违反学生出差报销管理制度的学生，学校将采取更严厉的处罚措施。屡次违规包括多次虚报费用、多次未按规定程序报销、多次提供无效票据等行为。

第十五条学校将建立学生违规记录档案，对学生的每一次违规行为进行记录。若学生多次违规，学校将取消其未来一定期限内的出差申请资格，并可能影响其评奖评优资格。

第十六条对于屡次违规且情节严重的学生，学校将依据校规校纪给予记过或开除学籍处分。学校将确保处罚的公正性和严肃性，以维护管理制度的权威性。

第十七条学校将定期对违规案例进行通报，以警示其他学生。同时，学校也将加强对学生的教育引导，帮助他们树立正确的价值观和诚信意识，避免违规行为的发生。

五、处理结果的运用

第十八条学生出差报销管理制度的违规处理结果，将作为学生个人信用记录的一部分。学校将根据学生的违规情况，对其信用评级进行调整。

第十九条信用评级较低的学生，可能在未来的学习和生活中受到一定影响。例如，在申请奖学金、助学金、实习机会等方面，可能会受到限制。

第二十条学校将建立信用修复机制，为信用评级较低的学生提供改进机会。学生可通过积极参与学校活动、遵守校规校纪等方式