医院职工档案管理操作规范

医院职工档案管理操作规范第一章总则第一条目的与依据为规范医院职工档案管理工作，确保职工档案的真实性、完整性、安全性与可利用性，维护医院及职工的合法权益，依据国家有关档案管理、人事管理的法律法规及行业规范，结合本院实际情况，特制定本规范。第二条适用范围本规范适用于本院所有在职、离退休、离职（含辞职、辞退、解除聘用合同等）职工的个人档案管理工作。档案管理部门及相关科室、所有接触和使用档案的人员均须遵守本规范。第三条基本原则医院职工档案管理遵循以下原则：（一）统一领导，分级负责：档案工作在医院统一领导下，由指定档案管理部门（通常为人力资源部或档案室）负责具体实施，各科室配合做好材料收集与移交。（二）真实准确，完整规范：档案材料必须真实可靠，内容完整，手续齐全，符合归档要求。（三）安全保密，依法利用：严格执行保密制度，确保档案安全，按照规定程序提供利用，保护职工个人隐私。（四）动态管理，服务发展：及时更新档案信息，为医院人力资源管理、医疗教学科研等各项工作提供有效服务。第二章档案的建立与接收第四条新进职工档案建立（一）新录用、调入、聘用的职工，档案管理部门应在其报到后一个月内，为其建立个人档案。（二）建档时，应指导职工如实填写《职工登记表》等基础信息材料，并收集其学历学位证书、专业技术职务资格证书、执业资格证书、身份证复印件、履历材料、奖惩材料、党团组织材料、聘用（劳动）合同等关键材料。（三）对于应届毕业生，应重点审核其《毕业生就业报到证》、学籍档案材料的完整性。对于社会招聘人员，应核实其工作经历、离职证明、原单位鉴定等材料。第五条外部档案接收（一）从外单位（包括学校、原工作单位等）接收职工档案时，档案管理部门应认真核对档案材料的完整性、封装的严密性，并在《档案接收登记簿》上详细记录接收日期、档案份数、材料情况、移交单位及经办人等信息，双方签字确认。（二）发现档案材料不全或存在疑问的，应及时与原移交单位沟通，督促其补充或说明。第三章档案材料的收集与归档第六条收集范围职工档案材料的收集范围主要包括：（一）履历材料：个人简历等；（二）考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等；（三）学历学位、专业技术职务、职业资格、学术评议、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书复印件、培训结业证书等；（四）政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；（五）党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；（六）奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令、荣誉证书复印件等；（七）处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等；（八）招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等；（九）其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。第七条收集要求（一）档案材料的收集应及时，务必做到材料产生后尽快归档，避免遗漏或延误。各科室应指定专人负责本科室职工应归档材料的及时收集，并定期向档案管理部门移交。（二）归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档规格。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。（三）档案管理部门应主动与医院组织、人事、医务、科教等相关部门保持沟通，及时获取职工各类奖惩、职务变动、职称晋升、培训学习等信息材料。第八条材料审核与归档（一）档案管理人员对收集到的材料要认真审核，检查材料是否真实、完整、规范，手续是否齐全。对不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善。（二）审核无误的材料，应按照《干部档案整理工作细则》等有关规定进行分类、排序、编目、装订。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。归档材料应使用符合档案保管要求的纸张和书写工具。第四章档案的日常保管第九条库房管理（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。（二）库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。保持库房整洁、干燥、通风。（三）档案库房应实行专人负责，非档案管理人员未经许可不得进入。第十条档案存放（一）职工档案应按照档案编号顺序集中统一存放于专用档案柜中。档案柜应坚固耐用，并具备良好的保密性能。（二）档案存放应科学排列，做到定位存放，易于查找。可采用按姓氏笔画、部门或档案号等方式进行分类排列，并绘制档案存放示意图。（三）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理，确保账物相符。第十一条档案登记建立健全档案管理台账，包括《档案接收登记簿》、《档案材料收集归档登记簿》、《档案查阅登记簿》、《档案借阅登记簿》、《档案转递登记簿》等，详细记录档案的流转情况。第五章档案的查阅与利用第十二条查阅权限与范围（一）因工作需要查阅职工档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。查阅本院在职职工档案，须由所在科室提出申请，经档案管理部门负责人批准；查阅离退休或离职职工档案，须经医院分管档案工作的领导批准。（二）公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经医院分管领导批准。（三）严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、公布职工档案内容。职工本人一般不得查阅本人档案，因特殊情况确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经档案管理部门负责人及医院分管领导批准后，由档案管理人员查阅并告知结果，本人不得直接接触档案。第十三条查阅程序与要求（一）查阅档案时，查阅人须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅对象及查阅人身份信息，经有权批准人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。（二）查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。档案管理人员应在场监督。查阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得将档案带出阅档室。（三）查阅档案时，如需摘抄或复制材料，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责摘抄或复制，复制件须加盖档案管理部门证明章。（四）查阅完毕，档案管理人员应认真核对档案材料，确认无误后，由查阅人在《档案查阅登记簿》上签字。第十四条档案利用的保密档案管理人员及所有接触档案的人员，必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。对档案利用中产生的涉密信息，应按照保密规定进行管理。第六章档案的转递第十五条转递条件职工因调动、辞职、辞退、解除聘用合同、开除、退休、升学、参军等原因离开本院，或因其他特殊情况需要转出档案时，档案管理部门应及时将其档案按规定转递至新的档案接收单位。第十六条转递方式与要求（一）档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。（二）转递档案前，档案管理人员应认真核对档案材料是否齐全、准确，确保无误后，填写《干部（职工）档案转递通知单》，详细注明材料份数、页数等，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。（三）档案封装应严密，在封口处加盖档案管理部门印章。（四）对转出的档案，应及时跟踪了解接收情况，确保档案安全到达。第七章档案的鉴定与销毁第十七条档案鉴定对于已故职工档案和已超过保管期限的离职人员档案，档案管理部门应会同相关部门按照国家有关规定进行鉴定。鉴定工作应由医院档案鉴定小组负责，对档案的保存价值进行评估。第十八条档案销毁（一）经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序予以销毁。销毁档案须填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的编号、姓名、形成时间、销毁原因等，报医院分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。（二）严禁个人私自销毁档案材料。销毁档案的过程应严格保密，确保档案信息不外泄。第八章档案的信息化建设第十九条信息化管理医院应积极推进职工档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。档案信息化建设应符合国家及行业相关标准和安全保密要求。第二十条电子档案管理（一）对纸质档案进行数字化扫描、著录、存储，建立电子档案数据库。电子档案的采集、存储、处理、传输、利用等环节应确保信息的真实性、完整性、可用性和安全性。（二）电子档案与纸质档案具有同等效力。电子档案的管理应参照纸质档案管理的要求执行，并做好备份和保密工作，防止信息丢失和泄露。第九章责任追究第二十一条责任主体档案管理部门负责人是档案管理工作的第一责任人，档案管理人员是直接责任人。各科室负责人对本科室应归档材料的及时收集、移交负有领导责任。第二十二条奖惩措施对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个