《采购管理第4版》-第２章

２.１采购组织的组建及功能２.１.１采购组织的组建采购组织的组建，就是将采购组织应负责的各项功能整合起来，并以分工方式建立不同的部门加以执行。建立采购管理组织，需根据企业的具体情况，深入分析采购管理的职能、任务和内容，根据采购组织的组建原则，设立采购组织相应的职能、岗位、责任和权利，选择配置合适的人员，组织一个采购管理组织。具体步骤为：１.确定采购组织的结构采购部门的组织结构随着企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。以采购为主要功能的采购部门可以有以下四种组织结构形式。下一页返回２.１采购组织的组建及功能（１）产品结构式：是指将企业所需采购的产品分为若干类，每一个或几个采购人员分成一组，负责采购其中的一类或几类商品的组织形式。按产品结构如按主原料、一般物料、机器设备、零部件、工程发包、维护和保养等类别，将采购工作分由不同的人员办理。运用这种结构形式可使采购人员对其经办的项目非常专业和精通，能够做到熟能生巧、触类旁通。这种形式适合于所需采购的商品较多、专业性较强、商品间关联较少的企业。（２）区域结构式：是指将企业采购的目标市场划分为若干个区域，每一个采购人员负责一个区域的全部采购业务。一般是依照物品采购来源进行区域的划分，如国内采购部、国外采购部。上一页下一页返回２.１采购组织的组建及功能这种组织形式便于明确工作任务和绩效考核，有利于调动员工的积极性并与供应商建立良好的人际关系，也适合于交易对象及工作环境差异性大的企业。（３）顾客结构式：是指将企业的采购目标市场按顾客的属性进行分类，每一个采购人员负责同一类顾客。这种组织形式可使员工较为深入地了解顾客的供应情况及存在的问题，通常适用于同类顾客较为集中的企业。（４）综合式：这种组织形式综合考虑了上述三种因素的重要程度和关联状况。稍具规模的企业在采购量较大，而且作业过程复杂、交货期长等情况下可以选择此种结构形式。上一页下一页返回２.１采购组织的组建及功能２.为采购组织设定岗位，配置适当的人员在根据企业具体特点选定了部门组织结构形式后，根据采购具体的管理职能和组织结构，设定各个岗位，并进行部门人员的选择。岗位设置包括每一个岗位责任和权利的设置。一般来讲，采购部门的人员包括：（１）总经理：是采购部门的最高领导，主要向运营副总裁负责，负责从提供服务到行政管理的各个阶段，并统管整个采购部门的运作。总经理必须在最大限度地运用资产的同时，努力降低采购部门的成本，保证满足企业供应的需要。上一页下一页返回２.１采购组织的组建及功能（２）采购科长：受总经理的直接领导，主要负责安排本科室的具体工作，并制定本科室的中、短期计划，帮助办事人员协调部门内部的工作，对内部人员实行控制和管理。（３）助理：是科长的助手，辅助科长开展日常工作，协助科长根据具体需要制定中、长期计划，协助科长进行具体工作的安排、下属人员的监督和管理，并就与科室相关的档案资料进行整理和管理。（４）采购人员：是在科长直接领导下的日常工作的具体执行者。主要是按照部门和各科室制定的计划来进行工作。３.确定采购部门人员的数量上一页下一页返回２.１采购组织的组建及功能在确定采购人员职能后，就需要确定采购部门的人员数量。采购部门在确定一个采购经理后，其余的部门成员数量应视具体情况而定。如果涉及的工作量大，且难度较大时，成员的数量可相对多一些；如果涉及的工作量不大，且任务较轻时，成员的数量可相对少一些。通常情况下，采购部门的成员数量以能满足工作的需要为标准，太多则容易增加成本，造成浪费；太少又易造成工作的延误，难以满足工作要求。４.明确采购部门的职责采购部门的职责包括一些与采购工作直接或间接相关的活动，具体包括下列内容：上一页下一页返回２.１采购组织的组建及功能（１）物料来源的开发与价格调查；（２）请购单内容的审查；（３）交货的稽催与协调；（４）物料的退货与索赔；（５）采购计划与预算的编制；（６）采购制度、流程、表单等的设计与改善；（７）对供应商的选择、评价和管理；（８）国外采购的处理。明确了组织结构的构成，然后选定采购组织人员，确定人员数量，明确其职责，采购部门就算构建完毕，可以进入运作阶段了。上一页下一页返回２.１采购组织的组建及功能２.１.２采购组织的功能采购组织主要有以下四项功能：１.凝聚功能凝聚功能，是采购组织凝聚力的表现。凝聚力来自于目标的科学性与可行性。采购组织要发挥其凝聚功能，就必须做到以下三点：（１）明确采购目标及任务；（２）建立良好的人际关系与群体意识；（３）发挥采购组织中领导的导向作用。２.协调功能上一页下一页返回２.１采购组织的组建及功能协调功能，是指正确处理采购组织中复杂的分工协作关系。这种协作功能主要包括以下两方面：(1)组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致；（２）组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。３.制约功能制约功能主要表现在：采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担着相应的职能，同时，也有相应的权利、义务和责任。通过这种权利、义务和责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为起到制约作用。上一页下一页返回２.１采购组织的组建及功能４.激励功能激励功能，是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。采购组织应高度重视采购人员在采购中的作用，通过物质和精神的激励，使其潜能得到最大限度的发挥，以提高采购组织的工作效率，确保采购任务的完成。上一页返回２.２采购组织的类型采购组织的基本类型有分权式采购组织、集权式采购组织、混合式采购组织和跨职能型采购小组。２.２.１分权式采购组织分权式采购组织属于平行式管理组织。物料采购作业，采用分散平行的体系。企业把与采购相关的职责与工作分别授予不同的部门来执行（见图２－１）。分权式采购组织的特点：１.优点（１）紧急采购时可争取时效，能够机动配合生产需要，及时提供最佳服务。下一页返回２.２采购组织的类型（２）有利于地区性物资的采购，仓储管理方便，占用库存空间小，占用资金少。（３）采购手续简便，过程较短，如有问题能够快速直接反馈。２.缺点（１）权力分散，无法获得集权式采购的价格折扣，难以培养专业人才。（２）对供应商的政策可能不一致，可能出现多部门与同一个供应商就同一种产品进行谈判，结果达成了不同的采购条件。（３）决策层面低，易产生暗箱操作。（４）作业分散，手续重复，致使成本增加。上一页下一页返回２.２采购组织的类型３.分权式采购组织适用条件（１）小批量采购。（２）采购价值较低。（３）市场资源有保证。（４）距离总部较远（如异国异地供应）。（５）研发实验物品的采购。２.２.２集权式采购组织集权式采购组织，是指所有生产或经营的物料、商品集中进行采购与供应，即将采购相关的职责或工作集中授予一个部门来执行。上一页下一页返回２.２采购组织的类型这是为了建立综合的物料管理体系，而设立的管理责任一元化的组织机构。此种物料管理体系通常包括生产（包括生产计划、生产过程），采购（包括采购事务、跟查）及仓储（包括收发料、进出货、仓储、运送）等方面的管理功能。公司上层设有一个中心采购部门，其中完成的工作主要有：公司的采购专家在战略和战术层次上的运作；产品规格的集中制定；供应商选择的决策；与供应商之间的合同准备和洽谈（见图２－２）。１.优点（１）减少作业费用，获得价格折扣、运输等方面的多种优惠，形成规模效益，降低采购和物料成本；上一页下一页返回２.２采购组织的类型（２）采购功能集中，便于人员分工，提高效率，培养专业人才；（３）易于稳定与供应商的关系，实现成效最佳的长期合作；（４）公开采购、集体决策，实行阳光操作，可有效防止腐败；（５）便于实行采购程序标准化，减少分散采购的重复作业。２.缺点（１）手续较多，过程较长；（２）专业性强，责任重大。３.集权式采购组织适用条件（１）大宗和批量物品的采购；上一页下一页返回２.２采购组织的类型（２）价格较高的物品；（３）关键的零部件；（４）保密性强的物品；（５）易出现问题的物品；（６）定期采购的物品；（７）连锁经营、特殊经营的物品。２.２.３混合式采购组织混合式采购组织吸收了集权式采购和分权式采购的优点，一个健全的采购组织应该是决策集中，执行分散，集权与分权协调运用，最终在集权与分权的采购中建立一种有效的平衡。上一页下一页返回２.２采购组织的类型混合式采购组织的架构为：总公司设有采购部门，所属的各工厂也分设采购部门（见图２－３）。政策性、技术性采购，大量采购或向国外采购等仍由总公司统筹采购，除此以外的零星采购、地区性或紧急采购，则可由分权式采购部门自行办理。企业在推行集中采购时，可将部分作业合理分散执行，例如，一些小额、小批量或地区性的采购，要给下属企业较大的执行权，这样不但可以提高效率，还可以降低采购成本。２.２.４跨职能采购小组跨职能采购小组是采购中相对较新的组织形式，这种采购组织的构建与赋予它的职能有直接的关系。上一页下一页返回２.２采购组织的类型采购小组各种业务的实施都有其行政管理或上下层关系，而不是必须完全听命于需求或委托单位。否则采购小组便无法完成企业所交付的任务。对于与生产相关的物料采购，ＩＢＭ追求的是全球范围内的统一采购程序。供应商选择和挑选遵循统一的模式。他们越来越集中于对主要供应商的选择和与他们签订合同，这些供应商以世界级的水平提供产品和服务并且在全球存在。这导致了更低的价格和成本水平、更好的质量、更短的交货周期，并因此实现了更低的库存。这种方法实现了更少的供应商和逐渐增加的相互联系，因为采购总额被分配给更少的供应商，因此可以更多地关注价值链中与单个供应商的关系，并可以发展以绩效的持续改善为基础的关系。上一页返回２.３采购组织的团队建设２.３.１采购组织团队概念１.采购组织团队概念团队是由一些具有共同信念的人，为达到共同目的而组织起来的群体组织，通过成员沟通与交流，保持目标、方法、手段的高度一致，从而能够充分发挥各成员的主观能动性，运用集体智慧将整个团队的人力、物力、财力集中于某一方向，创造出优良业绩的工作单元。企业要成功地完成采购任务就需要建设一个高效的采购组织团队，所谓采购组织的团队，就是让员工适当打破原有的部门界限，将知识与技能互补的人员组成一个团队。下一页返回２.３采购组织的团队建设该团队对公司的总体目标负责，以团队任务为导向，直接面对供应商是一个具有相对独立的决策权和执行权的联合体。采购组织的团队建设要目标明确、责任清楚、畅所欲言、共同决策、全体参与、自觉协作、团队成功至上，有意识地在采购组织中开发有效工作小组，相互信任、相互支持、目标一致、技能互补，共同完成某一采购任务，这也是采购组织获得成功的切实保障。２.采购组织团队分类上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设采购组织的团队一般可分为两类：一类是项目采购团队，成员主要是来自公司各单位的专业人员，为完成某一特定采购项目而组织在一起，他们要解决的采购项目可能是某一产品的小项目，也可能是提升企业综合竞争力的工程、产品或服务的大项目，通常项目完成后，团队即告解散；另一类是采购工作团队，如采购部或采购科。这些团队通常是长期性的，主要从事日常经营工作。３.采购团队的特征第一，共同的明确的采购目标。共同的目标是采购团队存在的基础。每一个团队都有一个非常清楚的目标，如为采购一个新产品、采购一项新工程等。上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设第二，职能部门共享。采购团队组织可能由不同部门、不同技能的员工构成，员工一旦进入团队后，这些成员就不再受原职能部门左右，而是有权在现场做出决定，直接面对相关群体。第三，角色适当分工。团队的成员必须有清晰的角色定位和分工。团队成员应清楚地了解自己的定位与责任。第四，信息沟通顺畅。团队成员通过深入、密切的沟通与交流，在确定目标、制定和执行工作计划以及培训计划等方面取得一致意见。第五，成员知识互补。团队成员总体专业知识和技能全面，规模适中，素质与技能互补性强。２.３.２采购组织团队建设主要措施采购组织目标的完成通常需要团队整体的配合与协作。上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设企业采购组织团队建设的主要措施如下：１.明晰的共同目标在采购团队中，不同职位的成员目标也是不一致的。不同角色由于地位和看问题的角度不同，对企业的目标和期望值会有很大的区别。因为目标的不一致，导致其动力也会不一样。如何在采购团队内部建立明确的共同目标，有效激发从业人员工作动力，关键是管理者如何理解一般员工的需求，帮助他们树立共同的奋斗目标，劲往一处使，使得组织的努力形成合力。加强对员工的教育、合理设计员工的职业生涯、增加员工的未来收益等方法，都可以使员工的个人利益与企业整体利益紧密联系在一起。上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设２.明晰的人员分工和角色认知员工有了共同目标，通过正确分工，在工作过程中加强沟通和协调，就能形成一个团结奋进的团队，发挥最大的力量。每个属于团队的成员都要在团队中扮演某种角色，并按照角色的规范和要求去行动。任何一个进入团队的人，首先是建立和适应团队的角色意识，尽快掌握角色规范。莎士比亚说：“世界是一个大舞台，所有男人和女人不过是舞台上的演员。”可以这样说，所有的团队成员都是演员，每个人都扮演一种角色。试想，如果成员对角色和分工都不认同，怎么会有积极性呢？１）采取职位说明来对角色分工进行细致的说明上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设职位说明不仅能够使工作效率提升，也能够使员工本身和周围的同事明白他的工作性质，更重要的是，员工能学会在自己的职位范围内找事情做，而不会干等着上级指派工作给他们。２）培养员工的归属感在员工清楚自己角色的基础上，为了企业的未来，从长远的角度来看，应尽力吸引住员工，留住员工的心，增强员工的归属感。积极帮助员工进行职业生涯规划，让员工更好地规划自己，规划自己的人生方向，这也是在帮助企业规划自己的人才。只有员工能更好地开发自己的潜能，实现自我价值，才能为采购队伍带来更多的价值。上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设此外，为了防止职工达到职业高原———“高原缺氧死亡症”，应举办职工职业培训班，提高员工的技能。并注意加强员工的素质教育以及实施岗位轮换制等，这对于员工更好地扮演自己的角色以及留住员工的心也会起到一定的作用。２.３.３采购人员的工作职责一般来讲，部门人员的职责与其在企业中所处的岗位必然相关，不同职位层次具有不同的职责。１.采购主管的工作职责（１）新商品供应商的寻找、资料收集及开发工作；上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设（２）对新供应商质量体系状况进行评估，以保证供应商的优良性的；（３）与供应商的比价、议价谈判工作；（４）对原供应商提供的价格、品质、交货量的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力；（５）及时跟踪掌握市场价格行情变化，降低采购成本；（６）采购计划的制定，商品订购及交货期控制；（７）采购部门员工的管理培训工作；（８）与供应商以及销售部门的沟通协调等。２.采购主管助理的工作职责上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设（１）协助主管进行商品采购渠道的搜集；（２）制定采购计划；（３）市场行情的调查分析与统计；（４）供应商评估数据的统计与分析；（５）采购人员的培训工作；（６）有关采购文件的编写工作。３.采购员的工作职责（１）订购单的下达；（２）货物交货期的控制；上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设（３）商品市场行情的调查；（４）验收货物的品质和数量；（５）与供应商就有关交货期、交货地点等方面的沟通协调。４.采购文员的工作职责（１）各种采购单据与报表的收集、整理与统计；（２）采购品质记录的保管与维护；（３）采购事务的传达。２.３.４采购人员的基本素质上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设高素质的采购团队能使供应管理具有高效率，并能在追求降低成本的同时，科学地判断和预防采购风险。采购人员应必须具备一定的基本素质，主要包括职业素质和职业道德。１.职业素质１）采购专业知识不同的采购项目，涉及的专业范围广，采购人员必须熟悉相关的专业知识，如现代物流管理、仓储管理等知识，掌握相关方面的专业技能，要善于开动脑筋，有针对性地学习国内外先进的采购工作经验，以弥补自身专业技能的不足。２）采购理论知识上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设采购涵盖的内容多，采购人员要有一定的理论素养，对采购的基本理论要有所了解，如供应商的选择、评估、管理与考核，物料计划、库存控制等，掌握一套经过实践验证的、行之有效的理论体系。３）采购业务知识采购业务知识主要是指采购的操作知识，包括采购计划和预算的制定、采购的过程、订单的处理等一套完备的方式和程序，采购人员只有掌握了采购的方式和程序，才能熟悉采购的工作方法和工作技能，不断提高工作水平。４）其他相关知识上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设采购要涉及商贸、法律、财经、建筑工程、机电设备、网络等方面的知识，采购人员不仅要了解而且要熟练掌握预算管理、招投标、采购合同、商务谈判、市场调查及货物、工程和服务采购领域等方面的有关知识，有较高的文化知识，还要具备系统的管理知识和现代科技知识，对日新月异的知识经济、飞速发展的信息技术等应做到心中有数。同时，还应掌握经济知识、财务会计知识、商品知识、计算机及其网络知识、外语知识、世界贸易知识等。２.职业道德１）爱岗敬业上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设爱岗敬业是从业人员做好任何一项工作的基础，也是采购人员首先应当具备的最基本的职业道德。采购人员只有热爱本职工作，并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责，吃苦耐劳、兢兢业业、认真钻研采购业务，才能干好所从事的采购工作。２）诚实守信诚实守信是采购工作人员做好采购工作的根本前提，是做人、做事的基本准则。具体来说，采购从业人员只有具备了言行一致，做老实人、说老实话、办老实事、不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现自己做出的承诺，才能在具体的采购工作中严格履行自己的权利和义务，也才能自觉地避免各种欺诈、串通、隐瞒等不法行为的滋生，切实保障各有关方面的正当权益。上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设３）廉洁自律采购从业人员清正廉洁，自觉构筑思想防线，是遏止和抵制各种违法乱纪行为的重要前提。采购从业人员一旦跨越了廉洁自律的思想防线，势必经受不住来自于各个方面的腐蚀和侵扰，从而做出收受贿赂、贪污、挪用、假公济私等不良之举。因此，必须要求采购人员自我约束、自我规范、自我控制，努力提高自己的思想觉悟，树立高尚道德情操，自觉增强抵制不正之风的能力。４）客观公正客观公正，要求采购人员必须要公平正直，没有偏袒。上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设工作中既不得掺杂个人的主观意愿，也不被他人的意见所左右。表现在实际工作中，要求采购人员严格按照规定的条件和程序实施操作，对所有的供应商都一视同仁，不得有任何歧视性的条件和行为。在具体的评标活动中，更是要严格按照统一的评标规则和标准确定中标或成交的供应商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供应商的切身利益等。５）坚持原则坚持原则要求采购人员在其采购活动中，严格依照规定的操作程序和法定依据操作，依法办事，不被自己主观意志或他人施加的影响所转移。上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设采购人员一旦丧失了应有的原则立场，必定会产生各种暗箱操作、徇私舞弊、收受贿赂等不法行为，其结果必定会严重侵犯他人的正当权益，牺牲国家和社会的公共利益。因此，坚持原则是每位采购人员必须具备的基本素质。６）优质服务为供应商营造一个宽松、和谐的服务环境，缓解他们的竞争压力，并与供应商建立良好的关系，这是采购工作人员做好采购工作、完成采购任务的基本条件。采购人员对供应商应当一视同仁，做到态度温和、语言文明、尊重事实、谦虚谨慎、团结协作。上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设在实际工作中，必须以理服人，不以貌取人，不以势压人；在矛盾面前，尊重事实，心平气和地解释和沟通。只有这样才能圆满完成采购任务。２.３.５提高采购团队素质的途径１.采购人员的绩效考核采购人员绩效管理的最根本的目的是保证企业在一定时期经营目标的实现和员工个人工作能力的不断提高，取得“双赢”的结果。１）质量绩效上一页下一页返回２.３采购组织的团队建设质量绩效指供应商的质量水平以及供应商所提供的产品或服务的质量表现，它包括供应商质量体系、物料质量水平等方面，可通过验收记录及生产记录来判断。２）数量绩效数量绩效包括储存费用指标：现有存货利息及保管费用与正常存货水准利息及保管费用之差；呆料、废料处理损失指标：