涉密会议记录用表填写规范及模板

涉密会议记录用表填写规范及模板一、引言涉密会议记录是记录涉密会议内容、过程及决议的重要涉密载体，其质量直接关系到国家秘密和工作秘密的安全。为规范涉密会议记录用表的填写行为，确保记录的准确性、完整性、保密性和可追溯性，特制定本规范。本规范旨在为相关人员提供清晰、具体的操作指引，确保涉密会议记录工作严谨有序。二、基本原则1.准确无误原则：记录内容必须与会议实际情况完全相符，涉密信息的表述、数据、术语等必须精准，避免任何歧义或错误。2.真实客观原则：如实记录会议过程和各方意见，不添加个人主观判断或推测，确保记录的客观性和原始性。3.完整规范原则：记录要素齐全，格式统一，符合既定规范要求。会议的核心涉密内容、关键决策、重要讨论过程等均应完整呈现。4.突出重点原则：在全面记录的基础上，重点突出会议涉及的涉密议题、形成的涉密决议、讨论中达成的涉密共识以及需要贯彻执行的涉密事项。5.全程保密原则：从记录的产生、流转、使用到保管、销毁，全过程必须严格遵守保密规定，严防泄密事件发生。三、填写规范细则（一）会议基本信息栏1.会议名称：应准确、规范地填写会议全称，能清晰反映会议的性质和内容。避免使用简称或模糊不清的表述。2.会议编号：如单位有统一编号规则，应按照规则填写；若无，可由记录部门或保密管理部门统一编制，确保唯一性和可追溯性。3.密级及期限：根据会议讨论内容的最高密级和保密期限，在“□”内勾选或填写具体密级（如“绝密★长期”、“机密★XX年”、“秘密★XX年”）。密级标注应醒目、准确。4.会议时间：精确到年、月、日、时、分。如会议跨日或分时段进行，应分别注明。5.会议地点：填写具体的会议室名称或地点，确保准确。6.主持人：填写主持人姓名及职务，如“张三（局长）”。7.记录人：填写记录人姓名及职务，确保责任明确。8.出席人员：*应填写所有出席会议人员的姓名、单位、职务。人员较多时，可先列出主要负责人，其余人员可列表或注明“名单附后”，附件需同样标注密级并妥善管理。*确保姓名准确无误，避免错别字。9.列席人员：参照“出席人员”填写要求，注明其列席身份及原因（如“技术支持”、“特邀专家”等）。10.缺席人员及原因：如有应出席的涉密人员缺席，需注明其姓名、职务及缺席原因，确保会议参与情况的完整性。（二）会议内容记录栏1.会议议题：*逐项列出会议讨论的议题，应清晰、具体，与会议通知或实际讨论内容一致。*若议题有编号，应按编号顺序填写。2.会议主要内容及过程：*开场白/背景介绍：简要记录主持人对会议目的、议程的说明，或会议召开的背景情况。*传达学习：如会议传达上级指示、文件精神等，应记录传达的核心内容、来源及要求。*讨论发言：*记录与会人员围绕议题发表的主要观点、意见和建议，特别是涉及涉密信息的部分。*对于关键发言或争议焦点，应准确记录其核心内容和逻辑。可采用“XXX（职务）认为：……”的方式。*避免记录与涉密议题无关的闲聊或重复性内容。*形成决议/决定：*这是记录的核心部分，必须准确、完整、清晰地记录会议达成的最终结论、决策事项、工作部署、责任分工、完成时限等。*决议应明确具体，避免含糊不清的表述。例如：“会议决定：由XX部门负责XX事项，于X月底前完成，并报XX审批。”*其他重要事项：记录会议过程中涉及的其他需要备查的涉密重要信息。3.会议遗留问题：记录本次会议未能解决、需提交下次会议讨论或另行处理的涉密问题。（三）会议结束及后续安排栏1.散会时间：填写实际散会的年、月、日、时、分。2.报送范围及要求：记录会议纪要或相关材料需要报送的部门、领导及报送要求（如时限、方式等）。3.其他事项：如会议材料的分发、回收，下次会议预告等。（四）签批及附件栏1.记录人签名：记录人核对无误后亲笔签名，并注明日期。2.审阅人签名：通常由会议主持人或指定的负责人对记录内容的准确性、完整性进行审阅并亲笔签名，注明日期。审阅是确保记录质量的重要环节。3.附件：如有会议材料（如涉密文件、图表、报告等）作为会议记录的附件，应在此处列明附件名称、份数、密级，并确保附件与记录一并管理。四、涉密会议记录用表模板**栏目名称**填写内容备注:-------------------:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------:-------------------------------------**会议名称**全称**会议编号**按规定编制**密级及期限**□绝密★年□机密★年□秘密★年勾选或填写，标注清晰**会议时间**年月日时分至年月日时分精确到分钟**会议地点**具体会议室或地点**主持人**（姓名）（职务）**记录人**（姓名）（职务）**出席人员**（姓名、单位、职务），例如：张三（局长）、李四（处长）……

（若人数较多，可附名单，注明“出席人员名单附后（共页）”）确保准确无误**列席人员**（姓名、单位、职务、列席原因），例如：王五（专家）**缺席人员及原因**（姓名、单位、职务、缺席原因），例如：赵六（副局长，出差）如有**会议议题**1.关于……的讨论

2.研究……事项

……逐项列出**会议主要内容及过程****议题一：[议题名称]

**主持人介绍：……

**XXX发言**：……（核心观点、涉密信息、具体建议）

**XXX发言**：……

**讨论情况**：……（主要分歧、共识）

**形成意见/决议**：……（明确、具体、可操作）

**议题二：[议题名称]

**……（同上结构）按议题顺序记录，突出涉密核心内容**会议遗留问题**1.……

2.……需后续处理的涉密问题**散会时间**年月日时分**后续安排**1.报送：……（材料名称）报……（部门/领导）

2.督办：……（事项）由……负责，完成时限……

3.其他：……**记录人签名**（亲笔签名）日期：年月日**审阅人签名**（亲笔签名）日期：年月日**附件**1.《……》（密级）份

2.《……》（密级）份

……如有，注明名称、份数、密级模板使用说明：*本模板为通用参考格式，各单位可根据实际情况进行调整和细化，但核心要素及保密要求不得删减。*“填写内容”列用于实际记录，“备注”列用于提示填写注意事项，正式记录时无需保留“备注”列。*表格空间不足时，可另附页，附页需注明会议名称、编号、密级，并与正页一同装订。*所有手写部分应字迹清晰、工整，不得使用易褪色的笔书写。如需修改，应规范修改，由记录人在修改处签名或盖章，并注明修改日期，严禁随意涂抹或覆盖。五、注意事项1.记录工具：应使用符合保密要求的笔和纸张进行记录，禁止使用非涉密计算机、手机、智能手表等电子设备记录涉密内容。2.过程保密：记录过程中，无关人员不得随意翻阅记录稿。会议结束后，记录草稿、废弃稿应立即销毁，不得随意丢弃。3.及时整理：会议结束后，记录人应尽快整理记录，确保在记忆清晰时完成，避免遗漏重要信息。整理过程同样需在保密环境下进行。4.严格审核：审阅人应认真履行职责，对记录的准确性、完整性、规范性和保密性进行全面审核。5.载体管理：涉密会议记录及其电子版本（如有，需按同等密